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合同管理制度
一、合同管理总则
1、目的和依据
为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。
3、合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
4、保守商业秘密
管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
二、合同管理职责
1、企业合同管理部门（法务部）的主要合同管理职责
1）、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。
2）、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。
3）、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。
4）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。
5）、做好合同统计、归档、保管工作。
6）、监督、检查本公司合同签订、履行情况。
7）、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。
8）、依法处理本公司的合同纠纷。
9）、制止公司或个人利用合同进行违法活动。
10）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。
2、供销部门的主要职责
1）、依法签订、变更、解除本部门的合同。
2）、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。
3）、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。
4）、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通报。
5）、本部门合同的登记、统计、归档工作。
6）、协助法务部对合同纠纷的处理。
3、财务部门的主要职责
1）、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。
2）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。【局合同管理制度】
3）、配合法务部做好合同管理工作。
三、合同审签管理
1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。
3、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。
4、所有合同都应按顺序由法务部统一编号。
5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。
8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
◆ 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章）。
◆ 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
◆ 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
◆ 代理人职务资格证明及个人身份证；
◆ 被代理人签发的授权委托书；
◆ 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
◆ 名片；
◆ 厂家介绍、产品介绍等资料；
◆ 各类广告、宣传资料；
◆ 各类电话、BP机等通讯工具号码；
◆ 对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1）、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2）、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
合同管理制度
随着国家经济的快速发展，工程建设正以前所未有的速度发展，工程建设市场也日趋完善和成熟，外包管理是项目管理的主要内容之一，外包合同管理又是外包管理的重要环节。同时外包合同管理也是提高经济效益、预防经济纠纷、保证工程安全质量的有效途径。
为加强合同管理，首先，我们从合同管理的源头着手，建立自上而下的合同管理体系，制定合同管理制度、管理流程、管理办法等，并对其负责解释；通过对合同管理体系进行不断完善，以满足公司及项目管理的需要。项目部对外部劳务队伍的录用具有选择权和确定权，即项目部可以根据施工要求从公司工程管理部定期公布的合格分包方名册中选用外部劳务队伍，在经公司审核劳务队伍的资信情况合格后，确定录用。
（一）建立合格分包方名册，择优选择劳务队伍
根据贯标工作要求，建立合格分包方名册，对进入名册的分包方实行动态管理，定期进行跟踪考核、记录业绩、年审评定、优胜劣汰。劳务队伍的素质高低对工程质量的影响较大，工程成本的高低取决于对劳务队伍管理的松紧程度。合格分包方名册的健全完善，是进行选用队伍的基础工作。择优选用劳务队可以从源头上提高项目管理水平、降低工程成本。因此公司工程管理根据劳务队在项目上的使用情况，每年定期公布合格分包方名册。新项目上场后，首先面临的就是劳务队伍的选择，项目部根据公司工程部定期公布的合格分包方名
册，结合工程项目特点，初步拟定分包方范围，然后对拟参与施工的劳务队伍进行资质与业绩审查，资质审查的内容包括：企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工企业安全资质证书、法人委托书，“三证一书” 初次审查时须为原件，经资质审查合格后，方可选用。在经公司经管部审查其资质的有效性后，方可录用。队伍选择录用后“三证”复印件加盖红印公章留存备查，法人委托书必须保留原件。
(二)严密合同条款，严控外包单价
合同管理作为外包管理的核心，项目部根据外包工程“工序分离、劳务分包”的外包管理模式，秉着合法自愿、合作共赢、兼顾企业、分包方利益的原则对合同条款进行协商、洽谈。根据集团公司规定，一律采用在集团公司统一的劳务合同与设备租赁合同示范文本，并根据工程特点，适当完善合同条款。
劳务分包合同条款中必须明确劳务分包内容及合同价款、双方责任、工期、质量要求、安全责任、材料及设备供应、劳务费用的计算及支付、违约责任和解除合同、纠纷解决办法等。机械设备租赁合同条款中必须明确租赁设备名称、规格、数量等、出租方设备操作人员配备、租赁形式及期限、租金的计算和支付、租赁设备的所有权、租赁设备到达地点和验收、租赁设备的使用、维修、保养和费用、租赁设备使用运转日志签认、租赁设备的安全管理、违约责任、其他约定事宜等。
合同条款中最关键的是合同价款的确定，而合同价款又取决于各外包单价。公司下达了劳务分包和机械设备租赁指导价，对公司所
属项目部上报的合同单价进行审核。同时，项目部针对合同确定的劳务分包项目，利用集团公司成本定额进行科学测算，并参考公司下发的外包综合单价指导价，结合实际施工情况及市场行情拟定《外包劳务项目综合单价一览表》。并在确定合同内容后，将最终确拟定的合同文本发电子邮件至公司经管部和法律事务办公室，公司经管部和法律事务办公室对合同条款及内容的合法合理、严谨规范性、合同单价进行审查修改，对个别单位出现的个别单价偏高的现象提出建议价。公司经管部将审查后的合同返还给项目部后，项目部方可与劳务队进一步协商、洽谈，确定最终文本。另外，在上报书面合同时须附合同审批表，合同审批表须经公司经管部、责任成本办、法律事务办公室审查盖章，并由公司领导签字同意后，方可签订。
另外，对周转材料、大型机械设备集中管理，建立内部租赁市场。在整个合同签定过程中，我们始终坚持严肃签约、规范签约、科学测算的原则，这些做法的实施，有效地杜绝了因合同原因引起的各类经济纠纷，防范了各类外包风险；降低了外包成本；提高了周转材料、大型机械使用效率，减少了重复投入，提高了项目成本管理水平，加强了外部劳务成本的控制。
（三）强化合同履约管理，严把计价结算关
合同履约过程中，公司经管部按照合同条款规范程序、严格把关。公司经管部与项目部分别建立合同管理台账，对合同的履约过程进行全程监控、记录。
我们主要从三个方面进行管理，一是加强内部管理。制定项目的
印章管理制度、合同管理制度，使项目管理真正体现管理层的意图和要求，有利于合同的履行和避免合同纠纷的发生。加强印章管理，避免因私刻、私盖公章，引起项目的合同纠纷。二是加强合同管理。坚持“先签合同后施工”的原则，严格执行合同条款，避免个别领导说了算，以维护合同的严肃性。 三是加强工程项目验工计价管理。严格执行合同中有关计价结算的条款，规范工程计价、结算行为，有利于提升项目管理水平，维护合同双方合法权益，防止拖欠款和超付款，确保企业经济效益的提高。为此公司制定并下发了《劳务分包项目验工计价实施细则》，规范验工计价的依据、程序和方法。
验工计价的依据：双方签订的《劳务分包合同》或《机械设备租赁合同》（《补充合同》）；经批准的变更设计的劳务分包项目及费用等；经批准的《现场签证单》；所完成的劳务分包项目，质量达到合同标 准，计价数量与现场实际完成数量相符，并经双方签认。
验工计价的程序和方法：甲乙双方现场负责人和技术人员一起到施工现场对达到合同规定质量要求的已完工程进行现场检验，并按设计图纸核对实际完成的工程数量，填写《已完工程数量表》，双方工地代表签字确认，甲方项目部预算部门按照甲乙双方审定的工程项目、数量以及合同附表中相应单价编制计费单，计费单经甲方项目经理部预算负责人、物资负责人、项目总工、项目经理和乙方项目负责人共同签认后生效。
合同外项目是效益流失的主要源头，为此我们要求项目部对照劳务合同严格自查合同外计价细目，特别是容易出现二次签证的临时设
施、现场文明施工、环保、排水等部分包干费用，如预算人员和现场管理人员沟通不及时，往往造成重复计价，验工计价时务必详细核对，杜绝发生重复计价。公司经管部在审核项目部结算资料中的合同外项目时，要求必须上报现场签证单原件，且单张现场签证单金额不得超过一万元，超过一万元的合同外项目必须签订补充合同（协议）。
对结算工作的严格控制，主要从以下几个方面着手：一是对上报的竣工结算资料，重点审查合同外项目和签证项目。二是针对执行的是劳务分包合同，要求项目部将材料节超情况分析表与结算资料一同上报，对超耗的材料一律从计价单中扣除，防止劳务队倒卖、浪费材料。三是单项工程完工后上报工程量节超情况分析表，对超责任预算计量的项目要说明原因。四是要求项目部办理竣工结算后，在劳务队签字之前将竣工结算资料发送电子邮件到公司，公司及时审核并将审核意见反馈到项目部，既加快了审核进度，又避免出现在劳务队签字后公司审核时只能走形式的现象。五是要求项目部在结算完后一个月内将竣工结算书面资料报公司成本办审批。
（四）合同管理是深化责任成本管理的突破口
加强成本管理是施工企业创造经济效益的必由之路，强化合同管理是促进成本管理的必要手段。以合同管理为突破口加强责任成本管理，既有利于项目部的自我管理和自我约束，又有利于施工企业的长期发展和整体经济效益的提高，更便于公司对项目部进行监督、检查、协调、控制和服务。合同的履约管理，是责任成本管理和控制的体现。通过合同管理，可以提高责任成本管理的质量，使责任成本的
工程项目部属工程监直接领导下的工程项目施工、管理部门，为明确本部门内各项职能，确保各项工作高效展开，在公平、公证的原则下，特制度实施本制度。
一、工程项目部工作内容:
1、组织完成工程项目开工审批手续，协调施工过程中的外部关系;
2、组织实施招投标，协助签定施工合同;
3、按照法律规范及合同规定和程序对建设项目进行从开工至竣工的全过程管理，实现项目合同目标;
4、制定并实施工程部管理制度。
二、工程项目部日常工作制度
1、工程部组织制度
①工程部衽部门经理领导下的专业工程师负责制;
②工程部根据建设项目需要，可设经理一名，副经理一名，土建专业工程师两名、安装工程师两名、资料管理员一名。
2、工程部会议制度
①工程部实行定期现场办公室制度(怡和?星国际项目定在星期五上午8:30)与定期会议相结合，根据工期、质量目标设专题会议;
②组织工程部与监理方定期现场办公例会制度(暂定星期五上午9:00)，班前会制度(星期一至星期五早8:00)不定期专题会议制度。工程部管理制度。
③积极参加监理例会制度(星期一下午3:00)及不定期监理例会。
3、检查制度
① 要求专业工程师会同监理相应专业及施工单位技术、施工员于上午、下午对施工作业点巡查各一次，重点部位及关键工序做到巡查各工作点达到100%，漏点处罚:每日每点50元(特殊情况或有其它工作除外);组织周小查，由工程师负责人与监理方负责人及各专业工程师会同施工方负责人共同实施检查(暂定星期一上午9:00)，组织月大检查或分部分项检查。请公司及管理人员参加，建立评比标准，进行现场讲评，及时组织竣工工程初步验收;
②针对检查结果及时以文字形式提交有关各方签认;
③工程部各岗位实行书面总结、计划，分周报、月报及分段目标报告制;
④写出管理日志，注明当日巡查情况及时间，记录工程会议检查事项、工程签证设计变更、施工质量、进度问题及相应措施的实施，并不定期对其抽查。
三、工程部岗位责任制
1、工程部经理岗位责任制
①工程部经理直接对公司工程总监负责，接受总监领导;
②按周、月、年制定生产计划及总结，协助制定项目目标、协调内外关系;
③组织起草审查招标文件、评定招标文件、拟定发包项目合同主要条款;
④组织参与施工进度计划、材料供应计划、资金需求计划的制定和初步审查;
⑤主持甲方、监理定期周例会、月检查、分部分项检查，参与监理周例会;
⑥组织参与施工组织设计、施工方案审查。
⑦将工程师报上的与施工单位来往的信函、文件等在24小时内报总经理，并在48小时内完成。
2、专业工程师岗位责任制
①工程部专业工程师对部门经理负责，接受部门经理领导;
②起草并保存与施工单位的来往文件、信函及各种法律文书，并在24小时内上报经理;
③组织项目施工审批所需资料;
④起草招标文件，拟定招标程序，参与评标，完成专业技术协议条款;
⑤进行施工现场工程量的统计、审核，并配合审算部进复核;
⑥组织进行工程质量安全检查，做好施工现场安全事故预防工作;
⑦组织对于隐蔽工程的验收，并确保所记录的资料的真实、完整;
⑧工程点的巡查工作应在48小时之内完成;
⑨组织起草变更、签证文件;
⑩审查批复施工方作业计划、预结算资料及相应业务应在24小时之内完成;批复质量整改措施及各方工程联系单，在24小时完成。
3、工程部文件资料管理制度:
①公司文件资料(含公司主管部门文件资料)，必须在四小时内传达到部门岗位人员，根据相应文件内容传达到相关单位;
②合同文件，凡由工程部负责签订的合同，必须确认合同方法律资格，经相关部门审查，报总经理审批签署后，方可交合同另一方施行。工程部管理制度。根据合同，图纸由工程部统一发放，相关专业工程师保留一套，妥善保管使用，竣工后交回工程部，以备存档或满足其它需要;
③设计院、总工办签署的变更统一发放到相关单位及专业工程师;
④专业工程师签认的变更(通知)、签证，由部门经理(或项目经理)审查签认后，盖技术专用章，统一发放到相关单位;
工程项目部考核制度
一、奖励制度:
(一)嘉奖(a类):
奖励个人50元至200元，与当月个人薪金一并发放;
1、对改善部门管理，提高业务水平提出合理化建议的;
2、工作中表现突出，创造优良成绩的;
3、工程施工过程中为公司树立良好形象，提高知名度的;
(二)记功(b类):
记功类奖励奖个人200元至500元，与当月个人薪金一并发放;全公司通报表彰;(以下三项节约成本均在5000—10000元以内者)
1、提出合理化建议，节约建设成本成效显著者;
2、杜绝浪费，发现公司内或施工方人员的浪费现象及时有效进行制止的;
3、提出建议，改进施工工艺、流程，经实际验证成果显著的;
(三)记大功(c类):(节约成本均在10000元以上者)
记大功奖励奖个人1000元以上，视具体情况由工程总监和公司领导研究决定，公司员工大会表彰。
一、处罚制度:
(一)警告类(a类):
情节较轻者给予警告处罚，不扣除个人薪金;情节相对较重者给予劝诫类处罚每次扣除当月薪金50元至100元罚款，本部门内通报;
1、不服从部门经理的领导，以各种理由推脱领导安排的工作，推诿应承担的责任;
2、消极怠工，在部门办公场所内发牢骚，发泄个人情绪的;
3、不按本部门规定参加例会及其他会议的;
4、对施工作业点的巡查不按规定次数进行，或者漏查;巡查过种中只走形式不重质量的;
5、不按规定填写管理日志、忘填、漏填，事后进行补填的;
(二)记过类(b类):
记过
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