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#####公司档案管理规定
一、纸质文件存档
【时 间】例行工作
【责任人】行政专员
【工作步骤】
存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档 ——文件借阅——文件移交
【操作标准】
1、文件接收
行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。外单位发往我处的文件要在 2 个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。
2、文件打印/备份
行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。
3、文件传阅
行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。
4、文件分类存档
行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。
5、文件借阅
行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。
【相关规定】
存档文件范围：
1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。
3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。
4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。
5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。
6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。 档案盒设置：
按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。档案盒类别名称分设 6 个。
档案的编码：
公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。
1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-” 进行连接；
2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。
经理办公会—JB、人事行政部—RX 、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。
档案的归档方法：
1、归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。
2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。
3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。
4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。
档案的借阅及保密规定
1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。
2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。
3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、 借阅、查询等登记手续。
其他文件的分类保管
公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。
挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。
二、纸质档案电子化备份
【时 间】例行工作
【责任人】行政专员
【工作步骤】
纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交
【操作流程】
1、纸质档案扫描
行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。
3、文件分类存储
电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。
4、电子文件加密
存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。
【相关规定】
1、人事行政部准备一个存储量在 320G 以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。
2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。
3、文字型电子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 为通用格式，图像型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式，音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格
式，视频和多媒体文件以 MPEG、AVI 为通用格式。
4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。
5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。
三、声像档案管理
【时 间】例行工作
【责任人】人事行政经理【公司工程档案存放时间规定】
【工作步骤】
声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写
【操作标准】
1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。声像资料应在形成后一个月内归档。
2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。声像档案按照如下标准设置文件夹：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。各个文件夹科目内按 照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。影像和声音则可以按内容编号。
3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容，
为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。 2.档案管理范围 2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 3.档案管理机构及职责 3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。 3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。 3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。 3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 3.5 档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。 3.6
会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。 4.档案管理原则 4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。 4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。 4.5 归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。 4.6 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向综合部部长报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。 4.7 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。 4.8 公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。 4.9 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。 5.档案管理办法 5.1 档案档号的编制： 5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。 5.1.2 档号编制方法■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号组成。 5.2 档案保存期限： 5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。 5.2.2 工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案）列为永久保存；人事档案列为长期保存；
会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。 5.3 档案的归档 5.3.1 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。 5.3.2 归档要求：■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档；工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档；电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交；声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，综合部保存复印件。 5.4 工程竣工档案管理： 5.4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交综合部，办理档案移交手续。 5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部，归档存放。 5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。 5.4.4 年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。 5.4.5 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。 5.4.6 档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。 6.档案分类管理说明 6.1 文件档案的管理： 6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。 6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。 6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。 6.1.4 档案资料如因特殊情况，需修
改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。 6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。 6.1.6 文件档案纸张的规格以A4 纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm 尺寸标准。 6.2 电子文档的管理： 6.2.1 收集、积累要求：■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。■在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 6.2.2 收集、积累方法：■及时按照要求制作电子文件备份。■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并
附有纸张打印件。 6.2.3 归档要求：■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。 6.3 声像档案的管理： 6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。 6.3.2 文字说明的编写要求：■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者) 等。■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。 6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。 6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。 6.3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
第1篇：公司档案管理制度
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责【公司工程档案存放时间规定】
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制
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