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行政管理制度——合同管理办法
（讨论稿）
第一章 总 则
第一条 为加强公司合同管理，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二章 管辖范围
第二条 本办法管辖合同包括：各类经济合同、协议、合作书、意向书、证明书、承诺书等书面文本。
第三章 管理体制
第三条 公司经济合同统一归口行政部管理。
第四章 职责范围
第四条 行政部合同管理职责范围：
1.制定、修改合同管理办法；
2.核查本公司范围订立合同和履约情况，并对总经理和常务副总经理负责；
3.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作；
4.做好合同归档，合同章管理工作；
5.对经济合同法宣传教育，培训活动。
第五条 合同经办人员职责范围：
1、负责收集，整理合同起草所需资料：市场调查和资信审查。重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料，并上报合同管理部门备案；
起草合同的基本要求：
（1）对方具有签约资格（法定代表人或法人代表）；
（2）内容符合法律和政策规定；
（3）双方具有履约能力；
（4）没有超越公司经营范围及经办人授权范围；
（5）条款完整，文字准确，签约手续完备；
（6）草案交部门主管。
2、组织合同谈判。重大或法律关系复杂的合同谈判，必须在行政部的指导或参与下进行；
3、起草合同、组织协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向本部门及行政部报告；
4、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续；
5、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；
6、收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料并归档。
第五章 管理程序及权限
第六条 凡在授权范围内洽谈的合同，经行政部，并经总经理同意方可成立。经法定代表人或法人代表审核，签字后，在行政部盖章，必要时可请律师审核，工商部门鉴证。
第七条 除公司总经理同意外，一律不得擅自对外部门或个人提供经济担保。
第八条 合同发生变更或解除时，合同经办人应及时填写合同变更通知单（见附表三）并通知本部门和行政部。
第九条 行政部协同经办人对合同变更，解除的正式文件，函电作出处理，以书面形式答复。
第十条 合同履约过程发生违约事项，应按合同条款规定处理；合同经办人应及时通知本部门和行政部，不得自行决定免罚。
第十一条 合同争议或变更事项其协商结果须形成书面协议，作为原合同补充，并按协议执行。
第十二条 合同纠纷协助商不成，应及时向有关部门和公司领导汇报。和行政部整理、收集完整的合同文件、资料，并通知律师，根据合同规定，向有关机构提请仲裁或诉讼。
第六章 签订合同的准备工作
第十三条 签订合同的准备工作对于防范合同风险，保障公司的合法权益，具有重要意义。公司签订的合同，均须经过事先准备并履行审查手续。
第十四条 重大合同项目应成立由合同承办部门、相关职能管理部门和行政部参加的谈判小组。
第十五条 各承办部门在签订合同的准备工作中，必须严格审查下列事项： 1合同主体的审查。主要有：对方签约部门或个人是否具有签约主体资格；经营
范围；履约能力；资信情况及委托代理权限。
2合同手续的审查。主要有：委托代理手续；法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等；
3合同内容的审查。主要有：合同标的物是否合法；合同约定是否完整、可操作；权利、义务及违约责任是否明确；文字表达是否准确、严谨、妥当。执照、许可、证明或授权等书面材料，审查时应当核对原件。合同对方为委托代理人身份的，应当留存委托代理书原件。
第七章 合同的审查和批准
第十六条 签订合同的准备工作已经完成，并对合同主要内容达成一致后，合同承办部门填报“合同会签审批表”(见附件一)，将合同的有关文件同时分送各职能部门进行专业会审，然后由行政部进行综合审查。
第十七条 需要送审的合同文件主要有，
1拟签订的合同文本；
2对方当事人主体资格、资信能力等有关资料；
3合同的其他必备文件。
4重大合同需提供有公司领导批准的项目可行性报告。
第十八条 承办部门对合同的审查，主要是根据本专业的法规、政策和业务管理的规定，对合同的政策可行性、经济可行性、技术可行性等方面进行专业审查并出具审查意见书。审查意见应具体、明确，审查期限不超过2天。
第十九条 行政部会同法律专业人士对合同的审查，主要是根据国家法律和承办部门提供资料，审查当事人的主体资格，合同内容是否符合国家法律、政策的规定，合同法律条款是否完备，合同审核、签订的手续是否按规定的程序办理等，以保证所签合同合法有效。
行政部应当在收到全部材料之日起5日内出具审查意见书，提出意见，重大或需要协调的合同，应在收到全部材料之日起10日内提出。
第二十条 行政部认为合同背景不清或资料不全，可能影响本部门审查工作的，应及时通知承办部门说明或补充。审查期限于事实查清或材料补齐之日起重新计算。
第二十一条 审查部门提有修改意见的，应同时提供合同审查意见书；承办部门未完全采纳审查部门意见的，还应当附有《审查意见未采纳说明》。
第二十二条 合同承办部门应结合审查部门意见，与对方当事人进行充分协商，修改合同送审稿，形成正式合同文本。
第二十三条 合同经过事先准备和审查程序后，报送公司财务总监审批，经财务总监审批后，报送法定代表人或法定代表人授权的负责人批准。
第二十四条 报批的合同文件包括：正式合同文本，合同会签审批表。
第二十五条 公司对外签订合同应当使用合同专用章。并在用《用印登记表》（见附表二）上登记备案。合同专用章启用后，合同文本上均不得加盖部门公章、内部机构章等其他印鉴。
第二十六条 法律、行政法规规定应当办理批准、登记、公证等手续或公司认为需要公证、见证的合同，合同签订后应当办理批准、登记、公证、见证等手续。
第八章 合同的签约
第二十七条 公司对外发生经济往来，除标的额较小（ 万元下）或能即时清结的外，均须签订书面合同；虽能即时清结但属批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。
第二十八条 公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。委托代理人必须依据授权委托书（见附表四）规定的权限和范围签订合同。
第九章 合同章和合同文本保管
第二十九条 凡订立，变更，解除的经济合同，应当使用合同专用章方可生效。 第三十条合 同专用章由专人保管，任何部门、人员不得借用、代用合同章，违反规定造成的后果，由印章保管人负责；发生遗失，应及时报告处理。
第三十一条 使用合同专用章或办理授权手续，应持有“合同会签审批表”及公司领导批准的合同文本。
第三十二条 签订合同应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本或参照规范文本，具体份数按实际情况确定，但我方至少留存四份，行政部一份、财务一份、承办部门一份、档案室一份。
第三十三条 档案管理员对生效的合同，建立档案，及进分类，整理，立卷，统一装订归档。如需调阅，根据权限调用。
第十章 考核与奖罚
第三十四条 任何部门和个人不得为弄虚作假、循私舞弊、推卸责任的违法行为
提供证明、证照、帐户、凭证以及其它便利条件。
第三十五条 违反本办法的，行政部视情节轻重报请分管领导批准后分别给予警告、辞退等处分，并收回授权委托书。
第三十六条 违反本办法或合同承办人员玩忽职守、滥用职权、循私舞弊的，法律、法规已有明确规定的，从其规定；法律法规未作规定的，合同管理部门视其情节轻重，书面报分管领导批准后分别给予扣除一定比例的奖金或工资、追回损失、通报批评的处分，或给予辞退，触犯刑律的，移送司法机关追究法律责任。 第三十七条 有下列情形之一者对责任者酌情扣发奖金
1、违法或违反公司规定签订合同的；
2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的；
3、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同的，但法定代表人在一个月内追认代理的除外；
4、没有对合同对方进行资信审查，或资信审查不认真、不准确，给公司造成经济损失的；
5、由于承办部门及个人的原因造成我方违约的；
6、对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的；
7、拒绝、阻碍合同管理人员依法执行职务的；
8、对检举和揭发者进行打击报复的；
9、不按时将已签订的合同交行政部备案的；
10、履行过程中，因部门之间相互推诿影响合同的履行，而造成较大经济损失的；
11、变更或解除合同时不依法办理，从而发生纠纷造成经济损失的；
12、因我方不按期履行合同而败诉的，视其给公司所造成的损失大小给予处罚；
13、有意逃避行政部审查的；
14、不负责任、玩忽职守，错签合同或购进伪劣产品的；【行政机关合同管理制度】
15、与对方蓄意通谋签订合同的；
16、应采用而未采用书面形式订立合同的。
第三十八条 发生第三十八条行为造成经济损失的，对责任者给予该条款规定处罚的同时，按下述规定再予处罚：
南京市行政机关合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范行政机关合同管理，防范合同风险和减少合同纠纷，维护社会公共利益和保障国有资产安全，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条 本办法所称行政机关合同，是指本市行政机关在行政管理、公共服务以及民事经济活动中，作为一方当事人所订立的涉及国有资产、财政资金使用和自然资源、公共资源利用的合同。
本办法所称行政机关，是指市、区人民政府及其工作部门以及由其管理的行政机构、事业单位、开发园区。
第三条 本市行政机关合同的订立、履行和监督管理活动适用本办法。
政府集中采购合同、劳动人事合同、应对突发事件采取应急措施订立的行政机关合同，不适用本办法。
第四条 本市实行行政机关合同合法性审查制度。合法性审查工作由本级政府法制部门、政府工作部门法制机构负责。 行政机关合同合法性审查工作经费列入部门年度预算。
第五条 行政机关合同订立和履行遵循合法、审慎、公平、诚信的原则。
第二章 合同起草
第六条 行政机关合同应当依照法定程序和法定条件订立。政府合同由政府相关部门和单位起草。
行政机关以政府名义订立合同，应当取得政府授权或者委托。
第七条 行政机关订立合同不得有下列情形：
（一）超越行政机关职权或者超越政府授权、委托权限订立合同；
（二）委托不具备法人资格的内设机构、临时机构等订立合同；
（三）违反法律规定作为合同担保人；
（四）损害国家、社会公共利益订立合同；
（五）法律、法规、规章规定的其他禁止情形。
第八条 行政机关应当依法确认合同当事人的主体资格，并对其资信和履约能力进行评估审核。评估工作可以委托专业机构实施。
第九条 涉及重大决策、重要政策、重大项目安排、大额度资金使用的重大合同，应当进行法律、经济、技术、环境和社会稳定风险分析，出具书面风险评估报告。风险评估报告包括风险可控程度及对策措施。
第十条 行政机关合同涉及国家秘密和商业秘密的，应当作出保密约定，并采取必要的保密措施。
第三章 合法性审查
第十一条 行政机关合同合法性审查工作遵循统一管理、分级负责的原则。
以政府名义订立或者依政府授权、委托订立的合同，由本级政府法制部门负责合法性审查工作。
以其他行政机关名义订立的合同，由该行政机关的法制工作机构负责合法性审查工作。但本办法第九条规定的重大合同，由本级政府法制部门负责合法性审查工作。
未经合法性审查或者合法性审查未通过的合同，行政机关不得订立。
第十二条 行政机关合同由政府法制部门审查的，报本级政府领导批转政府法制部门办理；由行政机关法制机构审查的，由行政机关负责人交由法制机构办理。
第十三条 合同订立机关应当提供下列合法性审查材料：
（一）合同文本草案；
（二）合同相关说明，包括起草过程、风险评估、合约方资信调查情况和其他需说明的事项；
（三）相关批准文件；
（四）审查部门和机构认为需要提供的其他材料。
第十四条 合同订立机关对材料的完整性、真实性负责。材料不符合规定的，应当在3个工作日内补全；未补全的，审查部门和机构不得审查。
第十五条 审查部门和机构在合法性审查中，可以委托专业服务机构提供咨询意见。
第十六条 审查部门和机构对下列内容进行合法性审查：
总则
为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
二、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
合同的签订
三、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。
四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。
五、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
六、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
七、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。
八、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的主要问题是：
1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；
2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；
3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
九、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
十、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
公司管理制度合同的审查批准
十一、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
十二、合同审批权限如下：
1、一般情况下合同由董事长授权总经理审批。
2、下列合同由董事长审批：
标的超过50万元的；投资10万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
3、标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
十三、合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：
1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
十四、根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
公司管理制度合同的履行
十五、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
十六、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
十七、总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
公司管理制度合同的变更、解除
十八、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
十九、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
二十、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。
二十一、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批
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