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文件档案管理制度
一 总则
目的： 为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效
率，特制定本制度。
范围： 本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理。
二 文件分类
公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。
（一） 机要文件 （A类）
1. 公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记
材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；
2. 公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录
（纪要）、会议决议及《任务督办书》等；
3. 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料；
4. 财务类各种对内统计报表、各类单据；
5. 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等；
6. 所有涉及保密工作的文件资料；
7. 其他有所定义的机要文件。
（二） 重要文件（B类）
1. 外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标
准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等；
2. 公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等；
3. 与公司经营管理相关的各类统计报表；
4. 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等；
5. 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序
文件、质量记录、作业文件等；
6. 技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、
任务书、协议书、验收标准、评审意见等。
7. 行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等；
8. 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；
9. 公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录
（纪要）、发放/回收记录等；
10. 各部门的工作计划、总结等；
11. 本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音
像资料等；
12. 以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训
材料；
13. 各种形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、会议记录（纪要）等；
14. 公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。
（三） 普通文件（C类）
1. 各部门非涉密呈批文件。
2. 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。
3. 公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。
4. 公司的简报、内刊。
5. 公司购买的各类图书、报纸、杂志。
6. 其他公司定义的普通文件。
三 文件制作规定
凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。
（一） 红头文件
1. 红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文；
2. 以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件
的公司或部门应严格按照文件内容执行；
3. 红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下：
3.1 红头文件模板请参见附件MK/WJ-01《红头文件》模板；
3.2 用纸要求：标准A4纸；
3.3 字号要求：标题用3号宋体加粗，正文用4号宋体；
3.4 文件要素标识：
3.4.1 发文字号：由发文机构代字、年份和序号组成，用4号宋体，
居中排列。机构代字反映发文公司或部门的性质，如“明科司
发”是四川兴达明科机电工程有限公司发文，“明科系统部发”
是四川兴达明科机电工程有限公司系统部发文；年份置于六角
括号〔 〕中，用阿拉伯数字标出全称，如2012年，不能简化
为“12”；序号是发文的流水号，保持1位虚位，如第01号。
3.4.2 签发人标识：仅是在上报的公文中才出现。签发人姓名平行排
列于发文字号右侧。发文字号于行首居左空1字，签发人姓名
于行尾居右空1字，用4号宋体字。
3.4.3 标题要求：一般由发文机关、发文事由和文种组成。标题用3
号宋体字加粗，可分1行或多行居中排列；回行时，要做到词
义完整（不能把完整的词拆开）。
3.4.4 正文要求：是文件的主体部分，正文的内容要准确，鲜明、完
整地表达发文件意图、目的和要求。正文用4号宋体字，文中
数字、年份不能分行。
3.4.5 附件要求：是正文内容的组成部分，与文件正文具有同等效力。
应在正文末尾下空1行，左空2字，用4号宋体字表明“附件”，
后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应
与正文一起装订。
3.4.6 成文日期：是文件生效的时间，是文件的一项重要内容。成文
日期和落款用4号宋体字。为了加强其准确性，成文日期要用
汉字（一二三四五六七八九〇）书写，例如二〇一二年四月十
五日。
3.4.7 主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词
语。用4号宋体字，词目之间空2字，一般不超过5个主题词。
3.4.8 文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式。主送，是主要收
受文件的机关，指上级部门向同级部门或下级部门发送文件；
抄送，是指除主送机关之外需要知晓公文内容的其他机关；抄
报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。
（二） 请示呈批文件
1. 用于向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都
应以呈批文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件
时，则以呈批文件附件的形式上报；
2. 《呈批文件》模板见附件MK/WJ-02《请示呈批文件》模板。
（三） 任务督办书
1. 主要用于公司领导对各部门下达重要任务时使用；
2. 承办部门应按照时间节点要求，将任务执行情况反馈至督办部门；
3. 《任务督办书》模板见附件MK/WJ-03《任务督办书》模板。
（四） 其他文件格式
1. 其他文件格式参照公司已经下发的格式要求执行；
2. 若无具体格式要求，可自行确定行文格式。
注意：报公司领导的各类文件内容不得任意涂改。
四 文件的收发规定
1.公司所有外来文件行政人力部指定专人负责收发、传递、登记及保管工作。
2.公司内部文件由各部门自行负责文件的收发、传递、登记及保管工作。
3.收文负责人在接受文件时应检查文件的完整性，对于不完整的文件应要求并督促来文单位/部门予以补齐。
4.收文负责人应将收到的文件及时交部门主管查阅，由部门领导视其重要程度决定是否报上一级主管领导审批。
5.对于需要向上一级领导呈报的收文，应由收文部门附《来文处理单》，向上一级领导呈报。
6.收文负责人应将收到的文件进行分类登记，设立专门的《收文薄》以备查。
7.《收文薄》中应注明收文日期、类别、来文单位、题目、需送达部门/个人、签收人、移交人等基本要素。
8.接到与公司经营管理相关的外部来电，应在《重要电话接听登记表》上做好记录，并与相关部门做好内容交接。
9.收文负责人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。
10.收文负责人在传递文件至各部门时，各部门收文人员应在《收文薄》上签收，并写明签收时间。
五 文件的审批
1.各类须经过各级领导审批后方可执行的文件需先填写《请示呈批文件》。
2.根据文件牵涉范围提交各级领导审批。
3.领导对于不符合制作要求或有疑问的文件有权将其退回，各部门应根据要
求重新呈报。
4.在文件呈报过程中，若相关部门或各级领导提出疑问，呈报部门应负责收
集反馈信息，并将反馈信息以书面形式说明后，再向上一级领导呈报。
六 发文
上级主管部门需以正式文件形式向下级或相关部门发文时，应遵循以下流程：
（一） 第一步：相关人员起草文件。拟稿人根据工作需要以公司或者部门
名义拟制文件，文件起草完毕后，附《来文处理单》，交与部门主
管审核。红头文件发文采用《发文稿纸》。
（二） 第二步：部门主管审核。部门主管对文件进行初审，审查文件内容
是否与发文意图相吻合，并于发文稿纸上签写审核意见。
（三） 第三步：办公室负责人复核。对文件进行再审核、校正，负责人应
认真查阅文件格式是否符合以及文字是否存在错别字等明显错误
和漏洞。检查无误后由拟稿人将文件打印出来，办公室负责人人在
发文稿纸上签写意见和建议并同文件呈报分管领导审核批示。
（四） 第五步：公司分管领导或授权人审批通过后，拟稿人再根据拟发份
数打印相应数量的文件，加盖公司公章，文件交由相关人员发送，
并归口于行政人力部存档管理。
七 文件执行情况反馈
公司及部门对于需要定期反馈执行情况的文类、反馈形式及格式应明确做出规定，并严格按照时间节点统计完成情况，及时反馈给上级领导。
1.各部门内部的信息反馈流程由各部门自行确定。
2.由各部门向公司反馈的文件执行情况，必须经各部门负责人签字后报至公
司相应的督办部门。
湖南微科新材料有限公司
公文管理制度
（意见征集稿）
第一条 目的
为了规范公司的公文处理，使之制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》、《企业公文管理规定》制定本办法。
第二条 管理部门
综合部是公司公文管理归口部门。
第三条 公文定义及分类
（一）定义：公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。主要包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、决议、制度等，具体用法如下表：
（二）根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为四大类：
（二）公文版式制定标准
1．公文用纸：除有关单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜×297㎜）打印纸（或复印纸），允许误差±2㎜
2．页面设置：
（1）A类和B类公文页面设置为：上边为25.4㎜，下边为25.4㎜，左边为28㎜，右边为26㎜。
（2）C类和D类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上边为25.4㎜，下边为25.4㎜，左边为31.7㎜，右边为31.7㎜。
3. 装订要求：A类和B类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；C类和D类公文可根据版面装订。
（三）行文规则
1．外部行文规则。公司内除综合部外，其他部室不得对外正式行文，其他部门要对外行文的，到综合部进行办理。
2．内部行文规则。
（1）各部门向上级领导的请示、报告、汇报等上行文材料，均应按一级对一级负责的原则同时结合公司其他相关制度程序进行审批。
（2）公司内相关部门须对其他部门送达公文的，由部门起草，由综合部批准后方可送达其他部门。部门间应尽量避免用发文形式解决一般性的问题。
3.以公司、董事会或监事会的名义向各部室下发的通知、指示、命令、制度、决定等下行公文中，重要的行政公文需用红头文形式行文。
4.一般书写要求：有模板的按模板要求进行书写，无模板的参考下列书写。
（1）公文标题居中排成一行或数行。
（2）公文标题用2号宋体加黑。
（3）正文用3号仿宋。
（4）结构秩序数，第一层为“一”；第二层为 “（一）”；第三层为 “1”；第四层为 “（1）”。
（5）成文时间用汉字，零可写为0，右空四个字。
第四条 收文处理流程及说明
（一）定义：本收文处理是指收到公司外部文件及部门提交给公司的文件的办理
过程，包括签收、登记、审核、分发、批办、催办等程序。
第五条 发文处理流程及说明
（一）A类和B类公文发文程序为：拟稿（起草人）、审核(部门负责人)、送审（分管领导或总经理）、样稿（综合部主管）、传阅（相关部门负责人）、签发(总经理)、打印（行政体系专员）、发文（行政体系专员）、归档（档案管理员）等。
（二）C类和D类公文发文程序为：拟稿（起草人）、审核(部门负责人)、签批（分管领导或总经理）、发文（起草人）、归档（部门内档案员）等。三类、四类和五类公文发文使用“文件审阅单”（见附件十三）或相应的签批单。
第六条 附则
本办法由综合部解释，经批准后颁布执行。
第1篇：会议管理制度
一、目的
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责
（一）行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。
（二）会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。
（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
（一）、公司部门周会制度
1、主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持
2、召开时间：每周一上午10：00、特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。
3、参加人员：部门主管、部门员工
由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。
（二）、公司员工周会制度
1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间：每周五下午4点。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
4、会议内容：
（1）公司日常运作情况的总结。
（2）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
（3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
（三）、公司工作述职会议制度
1、主持与记录：工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。
2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由人力资源部安排。
3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
（四）、其他会议
1、公司年终总结表彰大会
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。
2、各专题会议
相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、
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