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企业档案室档案保管期限
1、定义
用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导
性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
2、类型
（1）标准的档案保管期限表
（2）专门的档案保管期限表
3、结构
通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其
中条款和保管期限是最基本的项目。
4、保管期限的划分
分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保
存下去。长期保存，一般是指档案须保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。
5、不同保管期限的档案构成
列为永久保存的档案，是对企业的各项工作以至永世久代具有查考作
用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛意义和科学历史意义的，而属本企业在较长时间内进行工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本企业在较短时间内需要查考的文件材料。
企业档案室档案保管期限表
一、行政管理类档案
1 、本企业行政工作计划、总结、汇报、请示、 行政会议记录 永久
2、本企业的大事记、反映企业重要活动的剪报 永久
3、企业的机构建立（含内设结构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料 永久
4、本企业编辑的出版物 永久 编印的简报或期刊 30年
5、国家领导人或省级及以上领导视察检查本企业工作形成的各种材料（题词、照片、音像） 永久
6、文秘、保密、信访工作形成的文件材料 30年
7、本企业的收发文簿、电话记录簿 10年
8、本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、 消防、车辆管理方面的文件材料 30年
9、本企业有关法律事务、违纪审理的文件材料 永久
10、本企业干部任免、职工花名册 永久
11、本企业有关职工招聘、录用、调配、退休、退职、复员军人安置、富余人
员安置、职称评定、劳务出口、死亡怃恤的文件材料 永久
12、本企业干部职工奖励表彰的材料 永久
13、企业的劳动定额、定员材料 30年
14、企业人员的工资调整、补贴、奖金发放 30年
15、企业劳动工资报表 年报 永久 季、月报 10年
16、企业职工的养老保险单、花名册 永久
17、职工教育的计划、总结、规章制度 30年
18、本企业各类专题培训班材料 10年
19、本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料
永久
20、本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等 30年
21、本企业关于后勤福利、绿化管理、用电用水工作方面的文件材料
10年
22、企业外事工作、活动中形成的材料 永久
23、上级机关下发的需要贯彻执行和工作查考的文件材料 10年
二、经营管理类
1、本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料 永久
2、本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书 永久
3、本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，年度、季月
度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料 年度及年度以上的 永久
季、月度的 10年
4、本企业各种统计报表、统计分析等 年度的 永久
季、月度的 10年
5、本企业物质、仓库管理方面的文件材料如 管理制度、规定、计划、总结等 30年
6、本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定 永久
7、本企业销售合同、协议、往来电报、信件、售后服务等材料 30年
8、本企业产品销售的调查、分析、统计、广告宣传等材料 永久
9、本企业对外经贸方面的文件材料 永久
10、本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、 总结、制度 价格、会计、计算、汇报等 30年
11、本企业审计工作的文件材料 永久或长期
12、企业管理方面的文件材料
（1）企业的岗位考核责任制 30年
（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料 30年
（3）企业整顿、以及各种评优升级达标、评奖
活动的材料 永久
（4）工业普查形成的文件材料 30年
13、经济合同纠纷材料 永久
三、生产技术管理类
1、企业产品生产的组织、调度计划 年度的 永久
其他的 10年
2、产品生产的日报、班组日记等 10年
3、本企业科技管理方面的文件材料
鹏坤公司档案分类方案（附件一）
一、公司全宗目录
二、公司档案分类架构图一
图一
全 宗 档 案
党群工作档案 行政管理档案 经营管理档案 经营决策类
生产技术管理 科技 档案 会计 档 案 特殊载体档案
资料 档案
人 事 档 案
声像档
行政事务类
党务工作类
生产经营计划统计工作类 财务管理类 资产管理类
工会工作类
外事事务类
董事会 监事会 工商管理类
法律事务类
企业管理类
宣传工作类
物资管理类
后勤福利类
产品销售类 合同管理类
纪检工作类
医疗卫生类
信用管理 知识产权管理 物业管理类
基本建设 设备仪器
生产管理类 质量管理类
产品类 凭证
照片类 录像类
图书类
人事管 理档案
教育训
安全保卫类 能源管理类
录音类
环境管理类 安全管理类 科技管理类 计量标准类 档案和信息类
技改类 科研类
账簿
实物档
产样品
报表
印章类
资格证类 赠品类 字画类 其他类
具
有参考价值的自编资料
练档案
干部职 工档案
在职档 离职档 其他档
审计类
电子档
光盘类
其他类
U盘类 硬盘类 磁盘类
三、公司档案类目表
保管期限：永久（y） 长期10年（c）； 短期，3年（d）；
档案管理规定
1、 目的
为了加强公司对档案的管理、收集、整理工作，有效的保护和利用档案，为公司管理体系有效运行和发展策略提供服务，根据国家、省相关档案管理规定，结合公司实际情况特制订本规定。
2 、适用范围
适用于本公司及其分、子公司在筹备、建设、生产、经营、管理活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的相关文件。
3 、职责
总经办档案室是公司档案管理工作的主管部门。
3.1 综合管理职责
3.1.1负责贯彻执行国家《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》和上级有关档案 工作的法规和规定，建立健全档案工作规章制度、刷新收集范围保管期限表，将档案工 作纳入年度工作计划，为档案工作持续发展提供充分的保障；
3.1.2 负责公司各种文书、科技、会计、声像、电子档案的收集、整理、立卷、保管、 借阅和利用、鉴定销毁、业务指导、季度检查、年度总结等管理督促工作；
3.1.3负责监督各部门因公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等进行《收集范围保管期限表》与二级档案管理制度的刷新审批工作及执行情况；
3.2 各职能部门职责
3.2.1各职责部门将档案管理纳入本部门绩效管理工作中，根据本部门文件形成情况建立 健全二级档案管理制度；
3.2.2各部门内设一名兼职档案员，负责配合公司档案相关工作的开展，按收集范围保管 期限表对本部门形成档案进行日常收集、整理装订、编目录入、集中保管、提供利用、 等兼管工作；
3.2.4根据公司组织架构调整、部门职责变动、业务调整等刷新《收集范围保管期限表》，并将经部门主管审批的签字版提交档案室备案；
3.2.5 信息管理部门负责基础信息、网络软硬件平台、电子档案存储的管理与维护，定期进行数据备份；
4、内容及要求
4.1 档案的立卷与归档
4.1.1 本公司档案实行集中统一管理的原则。各职能部门在工作中形成的具有保存价值的文件，由各部门参照不限于《归档范围保管期限表》收集文件整理、装订后交公司档或个人不得私自保留需归档文件；档案室档案管理员根据《收集范围保管期限表》对各业务部门移交档案的质量、数量当面进行5%的抽查，对不符合要求的一律退回整改；
4.1.2本公司每年形成的档案，根据[问题—年度—保管期限]按照文书、客户、供应商、 产品、基本建设、仪器设备、会计、照片、光盘、实物等进行分类收集、鉴定、组卷、 编目、排列和科学的保管。详见《档案综合管理分类方案》、《档案分类与编号规则》；
4.1.3 凡属归档文件坚持原件存档原则，符合文件格式、书写标准，严禁使用铅笔、圆 珠笔、红墨水、纯蓝墨水以及复写纸等不牢固的书写材料，签注全名与年月日；
4.1.4 归档文件打印符合存档要求，采用国家标准A4纸张，严禁喷墨打印，内容字体 清晰，边距符合装订要求；
4.1.5所有归档的文件以“件”为单位进行分类、排列、编号，并按保管期限的规定，注 明年代、保管期限，用铅笔在正面右下角编制页码。一般以每份文件为一件。装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后，有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。装订方式统一采用不锈钢订书钉，在文件左侧三等分位置装订两颗钉子，较厚的文件采用三孔一(棉)线装订方式（四等分位置)，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变；
4.1.6 凡属归档范围的文件，各部门兼职档案员每月按时收集、整理，集中存放，日清 月结、做好平时归档，纸质版、电子档同步管理原则，文书管理类文件在次年第一季度 整理装订完毕移交公司档案室；
4.1.7 市场部客户往来文件、合同、协议由职能部门兼职档案员整理、装订、录入软件 系统，遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则，次年第一季度向档案室移交归档； 详见《客户档案管理制度》；
4.1.8采购供应商类往来文件、买卖合同、价格协议、供应商管理手册等由职能部门兼 职档案员每月整理、装订、录入软件系统，遵行审批、签署、盖章等有效原件存档原则， 于次年第一季度向档案室移交归档；详见《供应商档案管理制度》；
4.1.9公司产品类档案的归档，由技术中心档案室总扎口，
成的整套原版文件的收集、整理、确保书面文件与PDM系统中文件的一致性。整合录入软件系统、量产一年后移交档案室。其中CCC产品档案、试验室检测报告由职能岗位专职人员负责整理、装订录入软件系统，次年第一季度移交公司档案室；详见《产品档案管理制度》；根据大众客户指定的零部件特殊特性文件管理要求，各部门日常产生的D特性文件按存档要求每月10号前移交档案室保留15年，D特性文件清单见《收集范围保管期限表》；
4.1.10 基本建设类在一个项目完成验收鉴定后，由责任部门兼职档案员按项目立项审批、 档案室移交归档；详见《基建档案管理制度》；
4.1.11 仪器设备类随机文件、使用说明书、操作手册、光碟、检测报告、装箱单、合格 证、保修卡、验收单等由职能部门负责整理、装订、编目、录入软件系统，在设备安装 调试验收结束后，向档案室移交归档，详见《仪器设备档案管理制度》；
4.1.12会计类凭证、账簿、报表、其他会计资料等完结后，由财务部门兼职档案员整理、 装订、录入软件系统，次年上半年移交归档，详见《会计档案管理制度》；
4.1.13光盘、声像档案在年终向档案室移交归档，大型活动、会议形成的声像、整套文件在结束后二个月内由其主办部门负责收集归档，详见《影像档案管理制度》；
4.1.14电子档案，由各部门兼职档案员核对文件真实性、完整性、有效性整理后定期存
4.1.15实物类档案，公司获得的各类荣誉、纪念品、带公司LOGO标记的福利、作废印章及各类资质证照（包括分、子公司资质证照）等发生当月及时交档案室编号存档；
4.1.16归档文件遵循纸质档与电子档同步移交存档原则，电子文件归档应明确版本、数据类型、存档文件名称一致，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，按年度打包存放于指定位置；
4.1.17凡属归档文件移交前确保完整、真实、准确，经部门长审批后方可向公司档案 室移交，归档部门对其质量负责，交接双方须认真清点、核对，并在移交单上签名。一 般材料归档一份，重要的和使用频繁的归档二份；
4.1.18各部门按收集范围保管期限表（不局限)应归尽归，不得遗漏私自留存，并对归档 文件质量负责，移交与档案利用中发现不符要求，由责任部门负责整改。
4.2 库房管理
4.2.1 公司档案室设置三分开：库房、阅档室、办公室；
4.2.2 档案库房是存放各门类具有保存价值的文件材料的专用基地，库房内严禁吸烟， 严禁存放易燃、易爆及其它有损档案文件材料的物品；
4.2.3 库房内必须保持清洁卫生，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、 防高温、防霉、防有害气体要求，保证安全可靠实用；
4.2.4 房里柜橱要按类、按序排列整齐，便于通风顺畅；
4.2.5 档案管理员每天对库房温湿度进行检查记录,并采取措施使库房温度控制在14-24 ℃，湿度控制在45-60%标准范围之内；
4.2.6 对库房里的档案资料进行季度检查，发现问题及时报告，并采取必要的整改措施；
4.2.7归档保存的档案，任何个人不得私自撤销、抽出、清洗和涂改，销毁必须经过鉴定， 征得归档单位同意，报经主管领导审批并登记造册。
4.3 档案借阅
4.3.1本公司借阅档案者，须提供《档案提供利用审批表》。借阅本部门形成的档案文件 由本部门主管签批同意，借阅跨部门形成的档案文件需由双方部门主管签批同意，借阅 公司密级档案需经总经办主任签批同意方可查阅；
4.3.2 外单位查阅必须持有关单位介绍信，经公司分管副总同意签批后由对接部门人员 陪同办理登记手续后给予查阅；查阅会计档案，要有本单位财务人员陪同。档案材料未 经分管领导许可不得查阅、外借；
4.3.3 借阅档案者，必须按规定填写《文件资料借阅记录》表。档案员按《档案提供利 用审批表》、《文件资料借阅记录》负责查找、提供，禁止查阅人员自行进入库房翻找；
4.3.4借出的档案限期归还，借阅期限最长半个月时间，到期未能归还仍需借阅者必须办 理续借手续，续借期限不得超过一个月，查阅人员未经许可不得摘录、翻印，因需要摘 录、翻印的必须经领导批准；
4.3.5 查阅人员必须爱护档案材料，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、替换、拆散、 摘抄、翻印、复印、摄影，转借等损坏档案原貌的行为。否则，按违反保密制度追究 当事人责任；
4.3.6 档案归还时，档案员必须认真检查案卷有否缺损，并及时做好借阅注销登记；
4.3.7 积极开展档案利用工作，查阅、借阅档案者必须填写档案利用效果登记表，写明 利用目的和效果。见附件一借阅流程图。
4.4 档案密级划分与定义【企业档案管理期限】
4.4.1是指不为公众熟悉，能为企业带来经济利益具有实用性并经企业采取保密措的技术
信息和经营信息 。档案保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种；
4.4.2“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期，一定范围内需要绝对保密的， 一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失的。如公司战略规划、投资组建、未经披露 公布的董事会、监事会、股东会决议等主责部门过了绝密期再移交存档；
4.4.3“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦 泄密会使公司遭受较大危害和较大损失的。如与上级、客户往来的技术信息、订单等主 责部门过了机密期再移交存档；
4.4.4“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使公司遭受一定危害和损失的。含公 司保密协议各项条款内容。
4.5 档案保密要求
4.5.1 严格遵守公司保秘协议、阳光工程承诺书、信息系统安全管理制度、保密基础知 识等制度的各项相关条款，保守各密级档案的秘密，做到守口如瓶、绝不泄密；
4.5.2 文件及时收发、登记，机要文件妥善保管，随阅随关，防止文件遗失；
4.5.3 传阅文件严格按传阅范围、规定进行，不得横传，阅文者确保流传过程中的信息 安全保密工作，不得将文件带入家中、或公共场所，不得未经领导审批私自外发；
4.5.4 严格遵守档案管理制度，对不符合借阅手续者一律不予借阅、复制、摘抄、拍照， 公开档案应当遵守有关保密规定；
4.5.5 不该看的不看，不该记录的不记，加强保秘档案的管理，凡违反保密规定造成损 失的，视情节轻重给予处分；
4.5.6凡属归档文件不得私自外发，遵行信息安全审批流程，经相关部门负责人审批同意 及解密后方可执行。
4.6 档案统计、鉴定、销毁
4.6.1 档案管理员定期按保管期限表做好到期档案的统计工作，按时填报档案基本情况 统计表；
4.6.2将已到保管期限的档案材料清单，报鉴定小组重新鉴定其保存价值，提出存销意见；
4.6.3经鉴定继续保存的档案材料，按鉴定意见重新设定继续保存期限，并加盖续存期限 章，续存清单一并存档；
4.6.4 经批准销毁的档案材料，应编造清册，审批手续完备后由安全员（二人以上）监 销，并在销毁清册上签字。见附件二销毁流程图。
企业文件材料归档范围和档案保管期限表
企业管理类档案保管期限表
归档范围和文书档案保管期限表
一、党务工作（党务、工会、共青团）
1、党务
1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议
1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
1.1.2发言、简报、小组会议记录 10年
1.2党务综合性工作
1.2.1工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研
材料、党务工作大事记 永久
1.2.2情况反映、工作简报及一般材料 10年
1.3上级机关关于党务工作的文件
1.3.1针对本单位重大问题的指示、批示文件 永久
1.3.2对本单位一般性、普发性的文件 10年
1.4对下属单位关于党务工作请示的批复 30年
1.5各项规章制度、管理办法与条例等 30年
1.6入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册 永久
1.7党组织关系介绍信及存根、党费收支 永久或30年
1.8党员学习教育等活动形成的文件
1.8.1重要的 永久
1.8.2一般的 10年
1.9党员统计年报、计划总结、组织发展计划 30年
1.10党员干部考察、考核、任免、政审决定等 永久
1.11党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
永久或30年
2、组织工作
2.1企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参
与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方
面的文件）
2.1.1重要的 30年
2.1.2一般的 10年
2.2组织工作年度计划、总结 30年
2.3组织关系介绍信、介绍信存根 永久
2.4评选表彰先进集体、劳动模范、先进工作者的材料
2.4.1受区级（含）以上表彰奖励的 永久
2.4.2受区级以下表彰奖励的 30年
2.5领导干部出国（境）审批、考察报告等材料 30年
3、纪检与监察工作
3.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、
纪要、计划、总结、请示报告及上级批复 永久
3.2违纪案件调查处理材料
3.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见
等材料 永久
3.2.2一般案件的调查处理材料 30年
3.3纪检与监察工作统计报表 30年
4、工会工作
4.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
4.2职工代表大会及有关会议文件
4.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
4.2.2发言、简报、小组会议记录等 10年
4.3工会会员名册 永久
4.4民主管理、劳动竞赛、劳保福利、职工维权方面的文件
重要的 永久
一般的 30年或10年
4.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育
4.5.1重要的 30年
4.5.2一般的 10年
4.6工会会费与财务管理材料 30年
4.7工作统计报表
4.7.1重要的 30年
4.7.2一般的 10年
4.8 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4）
4.9 职工纪律处分材料
4.9.1受到警告（不含）以上处分的 永久
4.9.2受到警告处分的 30年
5、共青团工作
5.1共青团工作规划、总结 30年
5.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
5.2.2发言、简报、小组会议记录等 10年
5.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复 30年
5.4团费收据与团组织关系介绍信及存根 30年
5.5共青团工作统计报表
5.5.1重要的 30年
5.5.2一般的 10年
5.6 评选表彰先进集体、先进工作者的材料（参照一、2、2.4）
5.7 团员纪律处分材料（参照一、4、4.9）
6、在本部门工作中形成的除以上条款以外的其他材料
6.1重要的 永久
6.2一般的 30年或10年
二、办公室
1、行政事务
1.1上级机关颁发的本单位应执行的有关文件 30年
1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料
1.2.1重要的 永久
1.2.2一般的 10年
1.3行政工作计划总结等 永久
1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久
1.5公司制发的行政决定、通报 永久
1.6公司同外机关签订的行政协议、合同
1.6.1有效期20（含）年以上的 永久
1.6.2有效期10（含）年至20年的 30年
1.6.3有效期10年以下的 10年
1.7公司的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模
等方面的文件 永久
1.8公司文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件
1.8.1重要的 （有领导重要批示和处理结果的） 永久或30年
1.8.2一般的 10年【企业档案管理期限】
1.9单位编史修志方面的文件
档案的保管期限与保管期限的确定
从档案保管角度讲，档案的保管期限就是档案的保存价值。
按照1987年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。
1、永久
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；党、团、工会的工作报告、总结；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
2、长期
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告、内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
3、短期
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；季度、月份的计划、规划、控制数字、统计报表；与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材料；上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
档案密级划分暂行规定
根据中央关于保密工作的规定，遵循“内外有别”，“既便利工作、又确保秘密”的原则，结合城乡建设档案的实际，特制定本规定。
第1条 保守党和国家的秘密，是每个档案工作者和查阅利用档案人员的职责，必须严格遵守。
第2条 按照党和国家有关保密的规定，凡涉及党和国家安危和利益的，尚未公布或不准公布的事项，都属于保密的范围。
第3条 保密等级分为“绝密”，“机密”、“秘密”和“内部”等四种：
（1）“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使党和国家遭受严重危害和重 大损失。
（2）“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使党和国家遭受较大危害和较大损 失。
（3）“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄露会使党和国家遭受一定危害和损失。
（4）“内部”是没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使用。
第4条 城乡建设档案馆（室）应建立严格的保密制度。对“绝密”和“机密”档案要责成可靠的专人保管。
第5条 要严格履行借阅绝密档案的批准手续，未经有关领导批准，不得随意借阅。
（1）城乡建设档案一般不借国外人员查阅，如特殊需要，查阅一般非保密档案的，需经主管领导批准，并上报主管部门备
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