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1. 预计租船订仓：
1.1先明确合同里的交货条款是FOB条款还是CIF条款。
如果跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。收到业务员PI后应向业务员要货代/船公司资料，尽早与货代/船公司联系，确认资料，了解船期等情况，确认工厂的装货最少要在截关期三天以前。应在交货期两周之前要货运公司提供订舱单，填好后邮件或传真发给货代/船公司，通常在开船一周前可拿到定仓纸（Shipping Order）；
如果跟客人签定的合同是CIF条款，则要业务员提供目的港。联系多几家货代/船公司，提供柜型柜量、起运港目的港向货代/船公司询价海运费与Local Charge，经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，通常情况下得到的海运费报给业务员通告给客人时应尽可能加上Local Charge和我司合理的利润。
1.2与货代/船公司联系时，务必要货代/船公司提供营业执照、
税务登记证、组织机构代码，审核船公司资质。然后订舱时与货代/船公司书面确认以下几点：
① 确认按我司的要求出海运船东提单给我司。（除非已收齐客 户全部货款，否则不接受货代单。）
② 确认目的港客户凭且仅凭正本海运提单或我司的书面电放指令方可提货。
③ 确认我司的付款必须要凭正本海运税务发票。
④ 确认我司仅需要支付的Local Charge费用:DOC+ORC/THC （我司不承担任何的Handling Charge；若其他非正常的费用，则要向上级领导申请审批）
⑤ 在订舱单上盖章回传我司确认我司的订舱。
1.3拿到订舱单后要仔细审核内容，柜型、目的港是否正确，查看截柜截关上船时间。因商检需要，请在订舱单上写上合同号复印一份给报关员。
2. 了解生产情况
安排拖柜前要与工厂联系货物是否完成，能否如期装柜，以免产生不必要的压夜费等。另外，要制作《出货通知单》，按要求填写正确详细，并要求总经理、出口部经理、厂长、采购经理等签字后一式五份，一份存底，一份给报关员、一份给采购经理，一份给财务，一份给包装主管、一份给仓库。
3. 安排拖柜装货
3.1拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司邮件或传真订舱单，注明到厂时间。得到拖车公司回复后要求拖车公司提供柜号、封条号、车牌号、司机资料及联系电话等。
3.2 货柜来到工厂，应要向司机提供还柜纸、身份证、委托书，并核对柜号封条号。把委托书复印一份给予仓管，并查看装柜情况（详见附件《出货装柜要求》）。装完货后，把货物的实际重量告知司机。并追踪柜子是否已还柜码头、是否已报关等。
4. 制作运输文件：
在补料截止期限前，要将提单补料内容邮件/传真给船运公司或货运代理。提单因付款方式L/C或T/T而有所不同： 若付款方式为L/C，则补料内容即提单内容根据信用证要求来制作，做到单证相符；
若付款方式为T/T, 补料一般按客人的要求来做，并给出正确的货物数量（按出库调拨单上显示的数量），以及一些特殊要求等，但提货人一栏，在未收齐客户余款前只能显示“TO ORDER ”。若发给货代/船公司的补料是一次性的，要注意。补料最终要发给业务员给予客户确认。
5. 付款领取提单（Bill of Lading）
与货代/船公司核对提单Draft正确后，要求货代/船公司开出税务发票，一般为《国际货物运输代理业专用发票》以美元/人民币付款，并要求在收费内容项下写上“文件费、操作费”或“海运费”。
5.1收到的发票，若以美元付款，则有两联：第二联发票联附上出柜费用表，若有额外的费用则一并附上单据证明；第三类购付汇联附上销售合同与提单；另外，还要附上此月份的费用汇总表。若以人民币付款，则只有发票联。然后这些单据给出口部经理、财务部签字审核，交予财务部付款。交财务部前要登记此发票。
5.2付款后，一般发水单给货代/船公司，并及时取得提单，以免柜子到港后客户还未收到提单而产生不必要的费用。收到提单后，登记此提单并转交采购部劳经理签字确认。
6. 寄文件/电放
6.1寄文件/电放的前提是：收齐货款。一般收到提单COPY件后发给业务员要求客户付款并告知业务员柜子大概到港时间。客户付款后待取得银行水单，一式三份，给予出口部经理签字后再给予老板签字确认，一份留底，其余三份给予财务部。然后做《收汇一览表》，附上出库调拨单、合同、水单（务必正本）等文件，待出口部经理、财务签字审核后给予老板审批是否寄单。
6.2若客户要求电放，则联系货代/船公司做电放；
若寄文件，请先与业务员确认具体寄件地址等详细情况。一般寄的文件为提单（一般三正三副，三份正本要背书）、三份盖章签字商业发票、三份盖章签字装箱单、产地证。
船务基本操作流程和相关费用知识培训
一、微波炉海外目前的基本操作流程：
业务——→提交订柜单（包括FOB定柜单和CIF运费比较申请表）——→船务接受订柜单——→船务用船公司指定的格式向船公司订舱——→船务公司反馈船资料信息——→船务向业务反馈船期信息——→出货前一天或是当天船务提供柜号和头程资料给业务——→业务提交出货纸给仓库安排装货——→船务同时登记BOOKING——→出货后第二天单证人员将BOOKING 和出货纸核对制作SI和提单资料等——→提单确认OK后，船务公司提供正本提单给我司，单证人员安排交单。 二、订舱注意事宜
1. 所有的定柜单必须在出货前至少10个工作日提交给船务；
2. 无论是哪个交货条款，特别是LC，如客人对装船期有要求，必须在订柜单上备注清楚；（最迟装船期是指走驳船或者走大船的时间，而不是装货时间） 3. 订柜单上最好能够提供SQ 号码，特别是直接走船东公司的，以便船东公司可以尽快核对好资料放舱；
4. 一定要清楚显示客人要求的目的港以及该港所属国家，如有特殊要求，也请备注清楚中转港和该港所属国家； 5. 客人在海运方面有任何特殊，都必须在订柜单上备注清楚； 6. 请提供正确的客人PO 和客户型号/数量/重量/体积等；
7. 请务必提供正确的收货人资料（这个是指和船公司或是货代签约的正确客人名称） 三、商检注意事项
1. 所有出货必须在出货前至少10个工作日提交出货预告给张小青； 2. 必须保证出货预告内容的准确性和完整性； 3. 对于散货出口，必须备注要入仓；
4. 准确使用不同的格式以便根据报关方式的不同安排商检； 四、目前常用交货条款所包含的费用项目
1. FOB Beijiao/Rongqi/Leliu ShunDe：我们一般只是接受从北窖出运，其他两个港口对于我们报关和装货都有限制，并且相关费用会相对高。具体包括：
拖车费/ORC/THC/文件费/电放费/操作费/预申报费/驳船操作综合费等。
2. FOB Shenzhen/FOB Nansha具体费用包括：拖车费/ORC/THC/文件费/电放费/操作费/预申报费/港口建设费/港口保安费/转关费等； 五、各个交货条款下的费用明细（汇率只是供参考，在做出货费用评估时，要以即时汇率为准）
1.说明：ORC：USD141/20GP；USD269/40GP& 40HQ
THC：RMB370/20GP；RMB570/40GP&40HQ
驳船操作综合费：RMB20/20GP;RMB40/40GP&40HQ AMS：USD25/票（MEXICO--USD30/票）
1、北美和墨西哥需要增加USD25/票提前预申报费（AMS） 2、其中文件费、操作费因船公司收费标准不同会有变动。
三、C&F的运费请以股份市场部招标公布的价格为准。
船务基本操作流程【船务操作】
一、根据公司制定航线所提供确定的船舶，同时再根据该船舶是否曾挂靠过SCT码头，分两步执行：
1、未曾挂靠过
在这种情况下，需要提前一个星期以上、将该船舶档案及其船舶证件资料信息提供给码头船舶组、上港船务代理有限公司（以下简称上港船代）。
2、曾经挂靠过
在这种情况，需要在船舶确定时，通知码头船舶组、上港船务代理有限公司。
3、在该环节中，需要联系的相关人员：
码头船舶组：
陈主任 TEL：021-56441988转3451 FAX：021-56441863 上港船代：
肖经理 13501873377
操作员 TEL：021-63218939 (谁接都可以) FAX：021-63291859
二、提供整体预报资料
1、在船舶确定到达前一个星期，通知码头船舶组预计到达时间（以下简称：预报），最好是根据规律，半个月一报。
2、由于码头进箱时间是以上一步所提供的预报时间为基础，制定具体进箱时间，一般进箱时间为船舶预计到达前5天开始进箱。
3、此操作需要同时提供预报给码头船舶组和进箱计划组。
4、在该环节中，需要联系的相关人员：
码头船舶组：
陈主任 TEL：021-56441988转3451 FAX：021-56441863 进箱计划组
刑主任 TEL：021-56441988转34122 FAX：021-56449213
三、船舶到达前48小时和船舶到达前24小时操作
1、在船舶到达前48小时，需要给码头船舶组提供船舶动态预报文件。
2、在船舶到达前24小时，需要给码头船舶组、上港船代提供船舶确切到达时间（以下简称：确报）
3、此操作务必提供给上港船代，以便在船舶到达后，船上人员与港务局申报锚地抛锚。
4、 在该环节中，需要联系的相关人员：
码头船舶组：
徐主任 TEL：021-56441988转3439 FAX：021-56441863 耿先生 TEL：021-56441988转3492 FAX：021-56441863 李先生 TEL：021-56441988转3444 FAX：021-56441863 王先生 TEL：021-56441988转3457 FAX：021-56441863 上港船代：
操作员 TEL：021-63218939 (谁接都可以) FAX：021-63291859
四、确定船到前24小时内，根据起运港船务提供的《装船清单》、《配载图》、《贝位图》以及该船舶的舱单资料，分步操作：
1、根据起运港船务提供，按照码头规定《进口EXCEL清单格式》制
作《进口EXCEL清单格式》；然后再根据该船舶的舱单资料进行筛选核对提单号、箱号，是否一致。（此步涉及车队提进口重箱报计划，如果出现错误，就会造成车队无法报计划送箱），最后发给码头信息组。
2、根据制作出的《进口EXCEL清单清单》，删除上海本港的进口舱单资料，重命名《进口中转EXCEL卸船清单》然后发给驳船公司，方便驳船公司安排驳船，由驳船公司报港。
3、在该环节中，需要联系的相关人员：
码头信息组：
张主任 TEL：021-56441988转34121
操作员 TEL：021-56441988转34105（进口卸船）
进口卸船邮箱：opsimport@sctport.com.cn
FAX：021-56449213
东瀚驳船：
进口(刘芸) TEL：021-55123103 FAX：021-55123115
4、重点备注：
由于在提供给码头《进口EXCEL清单清单》有一丝错误，否则无法导入SCT系统，造成船舶无法靠泊、卸船。现提供具体操作注意事项：
①、严格按照码头提供的范本格式制作，格式不能增减、位臵不能改变；
②、EXCEL格式内不能有空格、逗号等各种标点符合；
③、20尺小柜箱型须填20GP，40尺超高箱须填40HC（不是40HQ，否则系统无法导入）；
④、非上海本港箱，则要在中转栏Q/Z上填“Y”，上海本港箱则无需填写；
⑤、表格内，不得有颜色，最好选择“无填充颜色”（石湖发过来的清单，经常底色为白色，切记检查，清除）；
⑥、贝位号的输入，必须严格按照起运港提供的《贝位图》输入；同时，40HC的贝位必须为偶数，例如：01贝，则填02贝（注意起运港提供的贝位号）。
五、船舶到达前，需要操作的事项：
1、必须与驳船点人员或驳船公司拿出口资料（主要包括箱子基本信息及驳船船名航次）。
2、根据上一步，整理一份码头《工作联系单》，用EMAIL发送给码头信息组。
3、制作《工作联系单》，必须严格按照码头提供范本操作，内容为从驳船中转到大船船舶清单，通知码头出口信息组放关，如不放关，则码头无法安排配载操作。
4、如单条船操作，则根据在场箱量放关，如出现甩柜情况，须到码头查询在场箱堆放情况，尽量甩其下面集装箱，以免产生翻箱费，若有不清楚，可请教码头综合计划主任石泽林。
5、在该环节中，需要联系的相关人员：
出口信息组：
操作员 TEL：021-56441988转34103（中转信息组）
021-56441988转34125 （放关）
FAX：021-56449213
邮箱：opsinfo@sctport.com.cn
码头综合计划：
石泽林 TEL：021-56441988转5432
东瀚驳船：
出口(罗西蒙) TEL：021-55123106 FAX：021-55123115
六、船舶到达时，安排船舶配载管（以下简称大副）安排具体配载事宜。56441988-5433
七、从码头导出装船清单，然后标上货名，提供给目的港；同时，制作开航报给总部及目的港船务。
八、船舶开航后，12个小时内，找码头配载室索要《配载图》、《贝位图》，提供给目的港船务。
九、跟踪进口至长江各驳船点的驳船出运情况及预计到达时间。
十、每航次完后，整理该航次的所有资料，驳船点进出口箱量以及驳船船名航次装载量，提供给商务，以便商务对账。
船务部安全操作规程
一、船长安全操作规程
1、离码头的操作
（1）船长应根据风向、风力、流速、流向对船舶的影响及码头周围的水深和船停靠情况，决定离码头的方法；
（2）在甲板上操作的人员一律要穿好救生衣；
（3）收起船舷外不必要的缆绳和障碍物；
(4)注意码头、泊位、周围环境、前后船、来往船舶动态，在无妨碍他船航
行时方可行动
(5)船离码头时，在有流河段，一般正常情况下，可根据水流流向，解掉首尾缆，待船首或船尾与水流成一夹角时，解掉全部缆绳，动车离开码头；
(6) 驶离码头时，用车不宜过猛，用舵不宜过早，需要小舵角，防止船尾扫码头或其他停靠船舶；
2、靠码头的操作
(1)在靠码头前应考虑到船舶冲程大小、载重情况、倒车后制动能力、风流对船舶的影响、码头泊位前后船的动态、水域的大小等；
(2)靠码头时，应集中思想，谨慎驾驶，慢车、停车利用惯性采用小舵角逐步靠拢码头，当到达泊位适当位置时，用倒车停稳；
(3)应以适当车速，保持舵效，以船头先拢、适当倒车、靠好；
(4)靠码头时，风流对船舶影响较大时，应考虑采取防风、防流压等措施；
(5)遇有吹拢风靠码头，船与码头夹角不宜过小，并做好防碰工作；
(6)风、流推开无法靠码头时，应采用游移紧靠码头或小角度靠码头的方法；
3、船舶调头的操作
(1)船舶调头必须选择河面宽阔，水深足够的水域进行；
(2)根据风、流的情况和方向及航道的特点确定调头方法；
(3)在确认无碍他船航行后方可调头，调头不能抢越他船船头；
(4)正确使用车舵，调头前应适当减速，船顺流调头，更应及早减速。开始
时操舵要慢，待船回转后，再加车助舵，结束前应立即回舵，保持航向稳定；
(5)航道正常情况下，行船应尽量驶向航道一侧，保持较大的回转直径；
4、航行中的操作
(1)航行中要集中精力观察瞭望，对一切可疑物进行避让。
(2)风大浪大时，注意避浪、避涌。
二、电工安全操作规程
1、 电气操作人员应思想集中，电器线路在未经测电笔确定无电前，应一律视为“有电”，不可用手触摸，不可绝对相信绝缘体，应认为有电操作；
2、工作前应详细检查自己所用工具是否安全可靠，以防工作时发生意外；
3、维修线路要采取必要的措施，在开关手把上或线路上悬挂“有人工作、禁止合闸”的警告牌，防止他人中途送电；
4、使用测电笔时要注意测试电压范围，禁止超出范围使用，电工人员一般使用的电笔，只许在五百伏以下电压使用；
5、工作中所有拆除的电线要处理好，带电线头包好，以防发生触电；
6、所用导线及保险丝，其容量大小必须合乎规定标准；
7、工作完毕后，必须拆除临时地线，并检查是否有工具等物漏忘；
8、检查完工后，送电前必须认真检查，看是否合乎要求并和有关人员联系好，方能送电；
9、发生火警时，应立即切断电源，用干粉灭火器扑救，严禁用水扑救；
10、工作结束后，带走所有材料、工具、仪表等，原有防护装置随时安装好。
三、机修安全操作规程
1、操作前应清除工作地点的杂物，不能使通道堵塞；
2两人、以上搬运机械设备时，起落要协调，卸下时应轻卸轻放，并注意周围行人动态，防止碰撞伤人；
3、作业后工具应收拾放妥，上下传工具时，禁止乱扔；
4、使用电气焊设备时，应严格注意安全，并做好个人防护措施；
5、需要吊机械设备时，要紧密配合，听从指挥，被吊物下面严禁站人；
6、检修人员到检修现场时，首先检查和了解现场情况，研究和采取安全措施；
7、检修设备时，必须等设备停止转动后，方可进行检修工作。同时相邻运转的设备也因同时关闭，在设备未停稳时，不得进行拆卸工作。在设备运转时，严禁修理转动部位或跨越转动设备；
8、检修完毕时,必须将检修时拆掉的防护装置全部安装还原后，才准许试车，等到设备试车正常后，通知岗位操作人员检修结束，方可离开维修现场；
9、工作完毕后，要检查现场，切断电源，收拾工具。无异常现象后方可离开。
四、驾驶员安全操作规程
驾驶员在船长的领导下工作,在船长操作船舶时，协助船长瞭望，及时将周围的信息汇报船长。
1、离码头的操作
(1)应根据风向、风力、流速、流向对船舶的影响及码头周围的水深和船停靠情况，决定离码头的方法 ；
(2)在甲板上操作的人员一律要穿好救生衣；
(3)收起船舷外不必要的缆绳和障碍物；
(4)注意码头、泊位、周围环境、前后船、来往船舶动态，在无妨碍他船航行时方可行动；
(5)船离码头时，在有流河段，一般正常情况下，可根据海水流流向，解掉
首尾缆，待船首或船尾与水流成一夹角时，解掉全部缆绳，动车离开码头；
(6) 驶离码头时，用车不宜过猛，用舵不宜过早，需要小舵角，防止船尾扫码头或其他停靠船舶。
2、靠码头的操作
(1)在靠码头前应考虑到船舶冲程大小、载重情况、倒车后制动能力、风流对船舶的影响、码头泊位前后船的动态、水域的大小等；
(2)靠码头时，应集中思想，谨慎驾驶，慢车、停车利用惯性采用小舵角逐步靠拢码头，当到达泊位适当位置时，用倒车停稳；
(3)应以适当车速，保持舵效，以船头先拢、适当倒车、靠好；
(4)靠码头时，风流对船舶影响较大时，应考虑采取防风、防流压等措施；
(5)遇有吹拢风靠码头，船与码头夹角不宜过小，并做好防碰工作；
(6)风、流推开无法靠码头时，应采用游移紧靠码头或小角度靠码头的方法。
3、船舶调头的操作
(1)船舶调头必须选择河面宽阔，水深足够的水域进行；
(2)根据风、流的情况和方向及航道的特点确定调头方法；
(3)在确认无碍他船航行后方可调头，调头不能抢越他船船头；
(4)正确使用车舵，调头前应适当减速，船顺流调头，更应及早减速。开始
时操舵要慢，待船回转后，再加车助舵，结束前应立即回舵，保持航向稳定；
(5)航道正常情况下，行船应尽量驶向航道一侧，保持较大的回转直径。
4、航行中的操作
(1)航行中要集中精力观察瞭望，对一切可疑物进行避让；
(2)风大浪大时，注意避浪、避涌。
五、轮机长安全操作规程
1、发动柴油机前，检查冷却水、润滑油、燃油后方可发动；
2 、柴油机运转时要注意声音、气味，发现异常情况立即通知当班驾驶人员停车；
3、检查舵系、电设备和机舱管系，必须符合航行条件；
4、 在船长统一领导下进行工作。机舱当班人员必须严格遵守各项规章制度和安全技术操作规程，集中精力，认真操作管理，不做与工作无关的事，不得擅离岗；
5、做好主、辅机、电器系统的维修保养工作和启动前的检查准备工作。保证主、辅机及各类设备正常启动运转，各指示仪表的指针处在正常范围；
6、做到主、辅机无泄漏，做到供水、供电、供油正常，各液压、气动管系畅通，压力正常，保证生产连续性；
7、注意监听和观察机械设备有无异常响声。保证船舶供油、供电工作正常；
8、航行中应巡回检查仪表及各类设备、压力、温度、水位等情况，有异常现象及时排除，并将详细情况及时记入轮机日志；
9、做好机舱运转应变准备，当机舱发生各种故障时，应积极采取措施排除；如遇特殊情况需要慢车或停车时，应当及时与船长报告；
10、发生机械事故，应采取紧急措施，防止事故的扩大，立即船长报告，并及时查明原因，填写故事报告；
11、在挂缆解缆时动作要迅速，注意力集中，防止手被挤伤；
12、认真做好《轮机日志》做好预防检查、养护、修理工作，及时填报各类报表。
13、工作完毕整理工具，打扫机舱清洁卫生保持机舱整洁，做好机舱及设备维护保养工作，做到文明生产。
六、轮机员安全操作规程
1、轮机员在轮机长的领导下工作，协助轮机长做好机械设备维护保养工作；
船务操作流程【船务操作】
目前外贸工作越来越引起各行各业的关注，尤其是毕业生的关注，船务作为这一行业的一部分，却较少有人听说过。现在就这一行业的操作流程在此作一细细的描述。
1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。
2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。
3．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
3.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。
3.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。一般订金为货款总额的30%或60%。
3.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需总经理确认。
4． 验货
4.1：在交货期前两周或一周，要通知公司验货员验货。验货时间视公司情况而定。
4.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知业务部。
4.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
5．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作export contract、invoice、packing list等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
6．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
7． 租船订舱：
7.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定forwarder agent or shipment co.。应尽早与forwarder agent or shipment co.联系，告知发货意向，了解将要安排的port of loading、shipping schedule等情况，以确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向forwarder agent or shipment co.发出书面定仓通知（booking form or shipping order），通常在开船一周前可拿到shipping order。
7.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向forwarder agent or shipmentco.咨询shipping schedule、freight、port of loading等。经比较，选择价格优惠，信誉好，shipping schedule合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
7.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向forwarder定散货舱位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。
7.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
8． 安排拖柜：
8.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
8.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
8.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
9．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。
10． 获得运输文件：
10.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
10.2． 督促船公司尽快出提单样板(B/L drafte)及运费帐单(Debit note)。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
10.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
11． 准备其他文件
11.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
11.2．FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
11.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
11.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
11.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净
重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
12．交单：
12.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，一般是15天或21天，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
12.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
12.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
不过，有的公司因为客人信用好，也可以收到订金后出货，出货后，把提单资料和其他的文件传真给客人，再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。
13．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
14．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
15．单证员平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助
船务文件操作
制作船舶动态及箱量动态
1．1
船舶动态的用途
用以报给计审部门，用以核对我司相关费用的产生。
1．1．1 需要的资料： ⑴、 各港口代理所发的《船舶抵离港报》 其资料来源：由各个港口的代理在船开后，发至我司。
要求：此资料需要内勤人员在每周星期一下午前收齐，在星期一下午完成。 完成后，发至我司计审部。 各地代理情况：
青岛 连云港 烟台 天津 石岛 威海
日本各港 青岛中远船舶代理
中海船代和连云港弘扬代理 烟台中远 天津外代 石岛外运 威海外运
由日本总代理
此工作，需要注意平时资料的收集，及时的督促各地代理提供相关信息。
⑵
其资料来源：中国各港口和日本各港口，由青岛内勤统一配出。
请注意：所需要的是，完船以后的配载图纸。日本进口的配载图—由日本代理发出。（并不是他在配）。
作用：用以核对《动态》中日本出口的数量和目的港的卸箱量
⑶（按箱型）
中国其他各港口，由我司各地办事处提供。（目前的情况是星期一由我司内勤电话向各个地方要。希望以后各个地方办事处星期一发过来，写进其工作流程，以提高工作效率。）
此数量需要要跟我方单证系统核对和船舶抵离港口报的数量核对。
⑷准班的情况需要经过船务部负责人的确认。
⑸其他需要注意的情况： 倒箱的数量：
A在日本各港口，倒箱10个以内的（单船舶单航次），不产生费用 B在中国各港口：石岛 倒箱10个以内的（单船舶单航次），不产生费用 ； C其他中国各港口均产生费用，需要注明数量。
二、
每日船舶动态的维护
2．1 每天船舶动态的用途
按要求发给公司的各个部门，以保证各个部门能够及时的了解船舶的动态，能够及时的做出各种反映。
2.1.1资料的来源：
⑴各地代理发的《船舶抵离港报》
⑵船长发出的电报（具体格式见后面）【船务操作】
电报大概分：抵港报；离港报；船位电报；申请加油；滞航和续航；（准）予抵电报；以及其他报告。
EXAMPLE：//ARR/HAKATA 0800L/08TH/JAN
//BERTHING（MOORING）DIRECTLY/ISLAND CITY NO.6
//FINE/SW/05/04
//DRAFT FORE/5.51/6.20M185.8/65.6/125.8MT //POB:0900L/08/JAN DOP:0930L/08/JAN
//ETCD.HAKATA 0400L/10TH/JAN
⑶日本各个港口的靠泊计划
船开以后，到日本之前，日本代理会把我们各个船舶的靠泊计划发给我们。每个星期一早上，需要把各个船舶在青岛的开航时间发给各个地方及相关部门。平时，要求中午和晚上下班前各发一次。有时间的话，有船靠、离都要更新一下。
需要注意的地方：在更新时候请注意航次的更改，日期的更改。 三、舱单的录入（日本进口舱单的录入）
3.1 每天船舶动态的用途
生成舱单，发给相关船代用以进口报关。
3.2资料的来源： ⑴日本方面发来的舱单
⑵日本代理发来的EDI舱单（用于系统导入） ⑶进口配载图 3.3.录入流程
进入系统---基本资料录入----放号列表----新建航次---录入
录入时：请注意，无空格，资料准确。
需要录入的资料有：发货人，收货人，目的港，装货港，货名，帐单港，件、重、尺。 订舱备注：若浩达空箱------无收入
HASCO海华-----青岛浩达代收
若重箱------青岛—青岛中远船舶代理代收
本文来源：http://www.gbppp.com/jd/441033/
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