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我们从以下的五个方面交流：
一、无效会议的危害
二、高质量会议的好处
三、如何组织一场高质量的会议
四、如何衡量是高质量的会议
五、参会者会议礼仪
会议是我们工作中不可或缺的一种工作方式。可是经常会听到人们这样的抱怨：又要开会烦死了；天天开会，天天不会；开会简直是浪费我的时间，一听开会头疼，不去又不行等等这样的牢骚。为什么会出现这样的情况呢？主要是因为公司会议的效率太低，无数次重复同样的内容始终没有结果，使人们对会议很反感，却又不得不做，无效会议的危害产生了。
一、无效会议的危害：
(1)目标没有办法实现，会议成了抱怨的载体。
会议涉及到营销目标的制定、，人事、薪资调整等，一定要前期做充分的准备，否则就会成为抱怨会。比如：会议本来是想告诉大家目标制定的情况，却成了抱怨会。宣布了脱离现实的目标就会出现“这样的目标简直是不可能实现的，”“真是站得说话不腰疼，目标拍脑袋就定了，也不看看现在的市场是什么样的”“这么高的目标我不做了”等等的抱怨，这样会议就成为了抱怨的载体了。
(2) 时间成本、场地费用、资料成本等损失巨大。
时间是看不见的内耗，如果会议没有结果，其时间成本、场地费用、资料成本等损失是无法量化的。无效的会议造成企业巨大的浪费，有些是有形的，有些是无形的，有型的指：会议资料、场地费用、销售的影响等
等，无型的指：时间、机会等等，而这样的成本浪费往往没有引起企业足够的注意和重视。
(3)与会者对会议不满，会降低士气，对团队工作没有任何帮助。
由于对会议没有足够的认识，就使例会成为一种形式。比如：有一家餐饮公司，例会内容只有一项：把店内的问题讲出来。会议的气氛就开始紧张了。而且最要命的每次几乎就是那几个问题：员工士气不好、卫生不达标、员工服务不好。这些问题都是管理层面的问题，不是一天两天就可以解决的，然而就是次次说，次次没有解决方法。这样的会议由什么意义呢？对团队工作没有任何帮助。
天天开会，天天不会，长此以往，会议失去了应有的价值。
(4)形成巨大的公司内耗。把大量的时间用在无效的会议上，停滞和阻碍工作的有效进行。
这主要体现在时间成本、沟通成本等等方面，这些属于公司看不见的内耗，而这些内耗严重停滞和阻碍工作的有效进行。
二、高质量会议的好处
(1)开会是一种群体决策的方式，可以避免结论的片面性。避免出现闭门造车、纸上谈兵、一叶障目、乱作决定的现象出现。
就像有些公司的主管，比较大男子注意，所有觉得就得我说了算，这样就不好了，偏激的决定既影响内部的和谐，影响决策的执行情况、员工士气等。应该让大家都有发言权，群策群力，这样朝着一种良性的状态发展。
(2)会议让大家面对面地沟通和交流，可以弥合工作中的一些裂痕。
沟通可以解决一切问题。当然沟通也是有讲究的，高效沟通会起到事半功倍效果，如果有机会我们在交流一下关于沟通质量的话题。
开会就是公司内部沟通最有效的方法之一，可以批发领导的思想，短时间发现、分析、制定、解决公司问题。
(3)会议比简单地发一个文件更有效，因为会议是通过互动把某些观点提升、提炼、进行有效加工的过程。
比如：有些公司老总很重视开晨会，然而把文件下发下去之后发现执行不了，。有些人觉得早会无所谓，开不开都行；有些人在开，却流于形式；有些人开了，落实不了；有些人开几天可以，却坚持不了等等的问题。如果通过讨论让大家意识到早会有多重要，在配合合理的绩效，这比简单的下发一个开晨会的文件要有效的多。如果“意识”没有改变，“行为”就不会有好的结果。
(4)会议能够让与会者参与决策，更容易执行会议所定的目标和任务。
要知道会议的内容是需要员工去执行的，如果员工对所执行的内容有看法、不想执行，其会议决策落实打折扣了。
比如：目标、制度、方案等执行层面的内容就会出现执行难的问题。
(5)会议也是一种有效的培训，是进行信息交流和培训的很好方式。
有句话说：最好的培训是分享。因为在会议中通过交流会有很多的经验和思想撞击出来，有心人会发现，这样的交流可以学到的很多知识。
三、如何组织一场高质量的会议
前段时间有个向日葵说，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？ 呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。 怎样才能组织好一场会议呢？从四个方面来交流：
A、确定会议的性质
B会前准备
C会中注意
D会后注意
先说第一个方面：确定会议的性质
首先你要对会议的性质有所了解。一般按照参会人员来分：
1、外部会议
公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会、招商会等。
2、内部会议
内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。
每次开会前总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。
我们将会议分成会议前、会议中、会议后三大块。
第二个方面：会前准备
会前的准备工作根据角色的不同包括二个方面：
1、组织者准备的内容
时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
人物，以公司内部会议为例，会议有哪些部门来参加，会议有哪些人物来参加？主持人？会议记录？会议内容整理？会议决策下发？拍照？摄像？等等相关岗位人员的确定。
会议的主题
会议需要做什么决定？决定前找谁商议？谁会赞成或否定这一决定？这次会议希望有什么效果？会议组织者对这次会议的期望值实现了多少？会议议程是什么？会后如何跟进？
与会人员是否明白会议议题、任务？是否拿到了会议议程？是否有备而来？是否明白会议结果向谁传达、怎样传达、如何贯彻？
物品准备：就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。
一般来讲：纸、笔、笔记本、投影仪、照相机、DV、咖啡、小点心、条幅、会议议程、会议纪律、座次排列等。
2、参会者准备的内容
根据收到的会议通知精神，从主题出发，准备相关的工作资料。 “凡事预则立，不预则废”，会议组织者恰恰是制造员工行为效果的决定因素。
第三个方面：会中注意
在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。 这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。
一个有经验的会议主持人应该起到以下作用：
•介绍参会人员
•控制会议进程
如何有效地组织会议
【本讲要点】
会议的必要性
会议的准备
会议的进行
会议的结束
在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议才算成功？
◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。
会议的必要性
什么情况下有必要开会
开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。 ◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会
开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：
◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。【组织会议】
会议的准备
与会人选的确定
如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：
◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者
◆与会主题相关的专业人士能不能到场
◆开会时提供特定咨询的人
如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?
一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。
准备会议的议程
写明会议开始时间和结束时间：
◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。 ◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
【自检】
请填写会议议程表。
会前准备
(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。
(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。
请填写会议准备检查表。
召开会议——会议的进行
遵守时间
◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。 ◆准时开会，即使还有人没有到。这是一个领导者或者主持会议的人的素养。
◆告诉与会者开会的目的和意义。
◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。
这种工作一般在外国公司做得最好，他们开会都是会议一开始主持人、总经理，或者CＥＯ：“ＯＫ，我们现在开会，这儿有一个时钟，现在的时间是下午2点，我们将在下午4点钟会议结束。”当闹铃响的时候会议准备结束，他可能提前10分钟拨上让闹钟响，给主持人预留总结的时间。这是一个很好的习惯。
如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。
◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。
◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。
会议的开始
(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）
如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。【组织会议】
(2)说明会议规则
今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程
(4)指定会议的记录员
主持、控制会议
1.收集信息、鼓励发言
如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是解决问题，可能是作一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。
怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这个产品有哪些看法？大家也可以看一下这个产品怎么定价？
主持会议的人要学会点将法，一定要学会打破冷场。
主持会议的人一定要注意避免走题。走题是浪费时间，是会议的失败。明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。
2.中断冗长的发言
◆表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。
◆还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。
◆打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。
3.维持会场次序
作为会议的主持人，选择能够同时看得见所有与会者的位置，可以看到全场。规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。保持与会者的注意力。对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。
会议的结束
会议的总结
开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。
会议记录
每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。
【自检】
根据会议计划表检查会议的要点。
会议计划表
【总结】
会议是沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。在最短的时间内达到会议目的，才是一个成功的会议。首先决定会议是不是有必要开。如果有必要，就要进行会议的准备，包括与会人员的选择、准备会议的议程、进行会前的准备。有效地进行会议，要求遵守时间，会议主持人要控制会议。会议结束前要对会议作总结，同时有效的会议还要有符合标准的会议记录。
【心得体会】
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秘书工作：大型会议安排的３０个程序性环节（集体原创）
2007-08-02 0:54
关键词：秘书 会务工作 程序【组织会议】
各位网友：
<<大型会议的３０个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大 现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！ 大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。
1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题
2.成立会议组织，确定会议主持人
3.确定会议具体议程
4.会议宣传和气氛渲染
5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训
6.初步确定会议时间、地点
7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程
8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求
9.费用预算、借支票、报销
10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT
乐、价格；
13.购买或借用会议用品
（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等 １４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置 会、调试仪器
１５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单
１６．报到，签到、会前文件发放
１７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品
１８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、 提供娱乐休闲
１９．会议记录：录音录象、会议记录
２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供
２１．会议简报、纪要等文书起草
２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况
２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置
２４．会议文件清退
２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙
２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返 回
２７．报销、结帐
２８．会议督查催办
２９．会议文书归档
３０．会务总结 有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。 11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等 实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查 两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片
会议组织流程图
一、公司级会议的组织工作
会议分为：大、中、小
大型会议一般较少，以年终总结会议为代表
中型会议以竞岗、办公会议等为主
小型会议最多，以领导班子会议为代表
如何组织大型的会议呢？
绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。
1、前期的筹备：
1.1 会前通知：
有2大工作：一是通知，二是反馈
1.1.2 先说通知，方式有：
书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议；
口头：小型的、小范围的会议。
内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等）
•••注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底）
如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！）） 所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！”
1.1.3 准备会议需要的资料：
设立接待处，一般在进场入门处，
讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）
会议日程安排表
铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）
签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。
横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作）
1.2 会议的日程：中型以上会议：
1、主持人2、讲话人3、发言人是谁？4、发奖人是谁？
一定要书面的第一、第二、三、四……
时间……某某作什么…某某做什么……
如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托
讲话人：总经理或其他分管领导主持。
另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！
排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行
选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、
发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！
1.3 会场的布置
1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、
1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。
1.3.3 给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。
1.3.4 悬挂横幅
1.3.5 非常重要的会议，请速记员。
1.3.6 国际性会议，准备同音翻译。
1.4 现场的安排：要求参会者提前10分钟入场，
1、在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？
2、安排谁服务？应该注意什么？
3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）
4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？
二、会议中：
问题往往出现在会议中！
如：空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！
出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！
因为成年人最容易受到外界的干扰！所以，温度非常重要！
案例：02年在青岛某宾馆夏天，讲师着西装领带，听课的人都着夏装，结果，未结束，人员就走掉一般！效果非常差！
——如果人在特冷或特热的环境下一段时间，人就不能聚精会神！切记！
服务人员：1、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。
2、动作要轻、慢、柔、避免快、重！
冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。
冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光 主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。
上面是会议的组织及注意事项，有些部分内容培训中也适用。
下面说一下培训：
一、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出企业服务细节的水平！
二、前期的工作：1、调研
2、确定培训公司
3、与培训公司沟通 沟通是一个详细的过程：1）老师是谁？几位？几点到？怎样到？2）课程的安排：6小时还是7小时？还是7.5个小时(一般在6—7个小时)，课程从几点开始？上午几个小时？下午几个？中间怎样安排休息？休息多长时间？休息几次？3）讲师来时：怎样安排？巡店？交流？还是需要休息？（此小环节要向上级主管汇报）
第二天讲课的内容是那些？有什么疑惑？误区是什么？
座谈：如果安排座谈（交流）有谁来参加？怎样座谈组织？
服务意识：讲师的饮食习惯？茶水？矿泉水还是咖啡？——要注意花了钱还做不好的误区！（把所有人作为一个人来对待是错误的！！）
讲师必须要尊重！
有的讲师习惯在授课时喝水，有的不喝，喝与不喝我们都要准备好，如果和咖啡，我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡
主持人：从始至终要注重：一旦出现问题，第一个快速反应的是主持人，必须快速处理，全局控制！主持人非常重要！！！在一节课程结束时，要先示意大家鼓掌。还应注意在中间休息快到时间的时候要主持：“请外面（室外）的人员回到位子上来，课程（会议马上开始）”。
在中间结束时主持人要先带动鼓掌，再主持感谢词！
主持人：在介绍时，应先抛出几个现在存在的问题，我们为什么要培训，培训的目的是什么？然后再重点介绍老师。
中午或晚上的就餐：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？
组织会议的时候不可能是一个部门全部完成，是需要其他部门来协调的，但必须有一个部门主导，其他不么配合，这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助，主导的部门主管必须作到细致、周到。
事先要考虑问题，如果出现怎么办？
其他的一些问题：
1、在会议（培训）课见休息的时候，参会人不能按时返回怎么办？
答：这需要我们在平时的会议中留意这些问题，要注意会议中的这些问题，那些是好的，那些不好，下一次怎样解决？
方法：1、制定会议管理制度 2、下一次会议时提前强调
例如：手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的，在主持时提前强调要记录好，对于到晚的如何处理？对手机铃声如何处理？对于一而再出现的问题，也可以强调，如果不按规定，我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。如果还不行那就直接纳入个人的考核
不要强调了的事情还犯，就是要改正！
注意：会议前最好进行点名，我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因
2、中间休息的时间可否放音乐？
答：当然可以，但要注意几个问题1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。
3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度？
答：在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务，然后有对应的领导或部门进行接待或陪同，我们要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我们安排的必须提前预定，是否有早餐？如果没有，怎样安排并告知客人？
另外，在课间、在路上，我们都要进行沟通，把需要办理的事情提前了解清楚，有时候，我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理
4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决？
答：在会议中、授课中，参会者有人直接接打电话，能反映出一个企业的管理水平和个人的素质，我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态，而不强行说必须关机（极特殊情况除外），因为我们是企业，以经营为主，不是党政部门，如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情（人物）打来电话，可以选择到会场外面接打。
在前面我们也谈到，如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人，那么我们可以在会议结束时说：“在前几次的会议时我们一再强调……但还是出现了……（几种现象），那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了？这样，我们请他们到前台来表演个节目或者……”
或者：“……圆满结束，但还有问题……那些部门……希望下一次不要出现类似的问题”
5、对会议中的温度如何进行控制和把握？
答：对于温度的控制，我们一般把握好“适中”就可以了，但如何作好适中是一个大学问。老师来之前我们要作好交流，我们当地的温度有多少？老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符？会议中是否温度过高（低）？如何控制？是否需要辅助材料？（如增加电风扇、电暖气）
会议组织与活动管理 测试成绩：100.0分。 恭喜您顺利通过考试！
单选题
1. 不同会议召开的频率不同，固定部门最适合的会议频率是： √
A 一个月召开一次
B 随时召开
C 三个月召开一次
D 半年召开一次
正确答案： A
2. 会议小礼品的购买费用应该计入会议成本的： √
A 时间成本
B 效率损失成本
C 直接成本
D 隐形成本
正确答案： C
3. 不同议题有不同的顺序安排，排放议题时遵循的原则是： √
A 敏感议题排在先
B 先急后缓
C 先易后难
D 先重后轻
正确答案： D
4. （ ）是指将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。 √
A 议题
B 议程
C 日程
D 讨论
正确答案： B
5. 会议人员的选择要遵照三个原则，其中不包括： √
A 知情人必须到场原则
B 决策人必须到场原则
C 重大关系人必须到场原则
D 领导人必须到场原则
正确答案： D
6. 如果会议的召开或宴请中没有设群众席，则（
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