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合同签订流程及管理办法
为规范公司合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，合约部起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、 公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价。
2、 工程部负责审核工程合同的各项技术条款；
3、 合约部负责合同的商务条款，确认待签合同与审批调整建议的一致性；
4、 财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。
5、 其他部门审核本专业所有合同的技术条款。
二、合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：
1、合同名称；
2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
4、合同签订日期；
5、标的（内容）；
6、数量、质量；
7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
8、履约方式、地点、费用的承担；
9、违约责任（甲乙方权利和义务）；
10、生效、实效条件；
11、争议解决的方法；
12、合同的份数及附件；
13、保密条款（视合同性质需要）
14、合同负责或主办部门填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；
15、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、各部门合同审核的重点如下：
1、合同执行部门 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；
2、设计、工程、营销部门，审核合同的相应技术条款；
3、合约部审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款；
4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；
5、最后提交法务部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章；
合同按照规定审批顺序全部完成后，由合约部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；
2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外）
3、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
4、合同执行过程中，合约部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；
5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。
五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：
1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；
2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；
3、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。
签订及履行合同的法律注意事项
合同是企业经营过程中最常见的商业行为，合同的法律风险管理须引起高度重视。签订合同须注意“事前防范”，履行合同须重视“过程管理”、“事中控制”，发生合同纠纷须及时“事后补救”。
为预防、规避相关法律风险，维护公司的合法权益，现将签订及履行合同过程中须注意的主要法律事项介绍如下：
一、重视合同文本的起草，争取使用我方格式合同文本
一般来讲，合同文本由谁起草，谁就掌握主动。起草一方的主动性在于可以根据双方协商的内容，认真考虑写入合同中的每一条款，而对方则无思想准备。所以，我方在谈判中，应重视合同文本的起草，尽量争取起草合同文本。如果做不到这一点，也要与对方共同起草合同文本，可参照国务院各部委或国家工商行政管理部门制定的示范标准合同文本。如对方一开始就提出一份完整的合同文本，要求我方按照合同文本的内容讨论每项条款。这种做法往往会使我方在谈判中处于被动的地位，一方面由于思想准备不足，容易让对方塞进一些对我方不利的条款或遗漏一些对方必须承担义务的条款；另一方面，按对方事先拟好的合同文本进行谈判，极大地限制了我方谈判策略和技巧的发挥，很难对合同进行比较大的修改或补充，甚至有的只能在对方的合同上签字。
格式合同文本是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的合同文本。 格式合同文本其实是强势地位的体现，业务过程中最好使用我方事先拟订的格式合同文本，尽量不要用对方的格式合同文本。《合同法》第四十一条规定：“对格式条款的理解发生争议的，应当按通常理解予以解释。对格式条款有两种以上解释的，应当做出不利于提供格式条款一方的解释。格式条款和非格式条款不一致的，应当采用非格式条款。”所以，如果使用我方拟订的格式合同，要注意淡化格式文本的表现形式，合同条款要清楚准确。
二、严格审查合同对方的签约资格、履约能力及商业信誉等情况，防止合同诈骗，防止合同无效及其他签约风险
合同主体必须合法。订立合同前，须要求对方提供营业执照、资质证书、税务登记证等有关法律证照，须调查对方的经营资格、履约能力及商业信誉等情况，无经营资格、无履约能力或无良好商业信誉的单位或个人不得与之订立经济合同；须审查对方法定代表人或委托代理人的身份证明资料，对方代理人须具有合法身份证明及明确的书面授权委托，防止无权代理或超越权限代理，以保证合同的合法性和有效性。
签订合同尤其是签订需我方预付款项的合同，须严防合同诈骗。不要轻易相信对方的名片、广告、宣传资料、厂家介绍、产品介绍等资料，这些不能作为主体资格和履约能力的证明；不要只看对方母公司的信誉和资产情况，母公司对子公司是不负连带责任的；没有对方总公司书面委托授权，不能和对方的分公司或分支机构签订合同，分公司不是独立的法人单位，不能独立承担民事责任；涉及货物运输的，原则上由客户送货到我方或由客户到我方拉货，我方最好不要通过配货站联系不熟悉的车辆为客户送货，如客户联系车辆到我方拉货而其本人不能到的，应要求客户向公司出具委托该司机和车辆拉货的委托书。
与个人订立合同的，须核对其身份证及其他相关证件真实性，须由其本人亲自在合同上签名。公司购买自然人重要资产的，须调查该自然人是否已婚，如该自然人已婚且非因日常生活需要将夫妻共同财产向公司转让的，须该自然人和其配偶亲自在买卖合同上共同签字。
公司一般应专人严格妥善保管公司公章、合同专用章、财务专用章及其他印鉴，建立健全合同签章审批登记及印鉴管理等制度并严格执行，应严禁出具空白授权委托书或在空白文本上盖章；在合同的最后落款处盖章时注意不要加盖在空白处；合同双方须加盖其公司公章或合同专用章，不得加盖其他印章代替使用；如无特殊情况应先由对方签字盖章后公司才签字盖章；单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，并在合同的页眉右上方标注合同双方及合同的名称；合同签订过程中尤其是以传真方式签订合同的，任何一方对合同文本有修改或涂改之处，须经合同当事人共同签章确认；因传真件可伪造性强，所以最好通过书面文本签订合同；通过传真方式签订合同的，传真件上要能反映出双方传真号及传真时间，对于以传真方式签订的重要合同文本，最好让对方把其签章的合同原件及时邮寄给我方，同时应禁止客户随意在我方传真机上发传真；合同字迹及签章应清晰，不得模糊不清；合同上应明确对方开户银行及银行帐号，便于如发生纠纷后我方采取诉前财产保全措施；公司委托代理人应在授权范围内负责谈判、签订合同，不能违规越权，也不能消极推诿；对重要合同文书可进行公证，提高证据效力；法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，须及时办理批准、登记手续；就涉外合同应明确“本合同的效力、解释、履行和争议的解决，均适用中华人民共和国法律”；有中英文合同文本的，最好明确“中英文合同文本具有同等法律效力，如有异议，以中文文本为准”。
三 、合同条款要全面完整、清楚明确、严谨细致，不得模糊不清
合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的
方式等。除特殊情况下有些合同条款模糊些对我方有利外，一般情况下合同条款要全面完整、清楚明确，以免发生歧义。合同文字如果含糊不清，约定不全面，在执行过程中，往往争议纷纷，扯皮不断，甚至遗祸无穷。合同约定要全面细致，要考虑到各种可能出现的不利情形，作好事前防范。
买卖合同中要对产品的规格型号、交货时间、质量标准、产品检验、结算付款方式、售后服务、违约责任、争议解决方式等内容具体约定。如大宗商品买卖合同中为了使交货数量具有一定范围内的灵活性和便于履行合同，买卖双方可在合同中合理规定数量机动幅度，即使用溢短装条款。溢短装条款主要内容有：溢短装的百分比；溢短装的选择权；溢短装部分的作价方式。买卖双方可根据具体情况予以明确，以免发生分歧。
买卖合同中就产品质量标准及产品检验，如我方作为卖方，要在合同中约定明确的产品质量标准及产品检验期间，并且要求买方在检验期间内提出书面的数量和质量异议，如没有在约定期间内提出书面异议的，则视为卖出的产品数量和质量完全符合合同约定；如需送第三方检验机构检验的，须合同当事人共同抽样封存、共同送检，送约定的权威机构检验。如我方作为买方，则应明确约定买卖标的物执行的质量标准，合同标的涉及技术比较复杂的，须与对方签订《技术协议》作为合同附件；应明确产品包退、包换、包修的三包期限，并应尽量延长产品检验期限，同时约定质保金金额及其支付方式。须注意“包修期”和“保修期”的不同规定，“包修”的含义是在包修期内不要购买者支付任何费用的修理；“保修”的意思是保证修理，可能收费，也可能不收费。“包修”比“保修”的内涵更广泛更全面，生产厂方没有推卸责任的余地。
按《合同法》规定：买卖合同中，如无法律另有规定或合同当事人另有约定，货物的风险及货物所有权从“交付”时发生转移。因此，凡买卖合同中货物的“交付地”、“交货地”最好约定为“我方住所地”（如某合同中我方为合同甲方，该“我方住所地”应明确为“甲方住所地”，以下相同），将运输风险转移给对方。我方供货的买卖合同最好约定“对方货款付清之日为货物所有权转移日，如对方未按合同约定支付全部货款，我方保留货物所有权”；交货时应要求对方在交货单或送货单上加盖公章，如要求对方每次交货时加盖公章在实际中不可行时，可以在合同中事先约定对方指定人员签收即为有效，我方交货时就可直接交由该指定人员签收。对方供货的买卖合同，应明确货物交付时间，争取不要约定对方保留货物所有权的条款；对方分期分批向我方供货的买卖合同中，最好明确约定须对方交付全部货物并检验合格及向我方开具发票后，我方才付款。
对合同中的一些关键词句，一定要谨慎推敲。如“定金”和“订金”、“预付款”
差别很大。“定金罚则”：如支付“定金”的一方违约则“定金”不能收回，接受“定金”的一方违约则应双倍返还。“订金”是一种“预付款”，不能双倍返还，如支付“订金”的一方违约则“订金”抵扣违约金或赔偿金后返还，接受“订金”的一方违约则应全额返还并承担违约金或赔偿金。另“定金”金额不能超过合同标的额的20%，而“订金”没有限额规定。所以，在买卖合同中，如能事先确定我方非常需要该产品并肯定会严格履行该合同，那我方前期支付的20%款项最好约定为“定金”而不是“预付款”，增加对供方的约束。
我方为发包方的建筑施工合同中特别须对施工内容及承包范围、工期、工程质量标准及验收、工程款项的结算与支付方式、签证、工程保修、施工安全、违约责任、争议解决方式等约定明确。如建筑施工合同中“工期”的约定对发包方非常重要，对“工期”不能约定的太笼统。某案例中，房地产开放商发包由11个单体工程构成的群体工程开发项目，但在《施工总承包合同》中将施工期限笼统规定为“开工时间：1994年9月24日，竣工时间1997年9月24日，合同总工期1,095日历天”。开工后，承包单位施工进度严重脱期，开发商想终止合同，另行选择施工单位。但承包单位认为竣工时间要1997年9月24日才到，到那时才能确定是否预逾期竣工，不同意终止合同，致使开发商左右为难。而另一案例中，发包方在《建筑施工承包合同》中分阶段设定施工期限并赋予合同约束力，有利确保了工期。合同规定：工程于1993年12月1日开工，具体以发包方下达书面开工令为准，工期为25个月，于1995年12月31日竣工交付使用。合同具体规定：钻孔灌柱及围护工程：3.5个月；基础：±0.00：3.5个月；结构封顶：10个月；装饰扫尾：8个月。合同对工期的违约责任规定：因乙方的分阶段施工进度未到达本合同规定的计划要求，经甲方催促后乙方采取赶工措施仍无效果，甲方有权终止合同，由此造成的一切直接和间接经济损失均由乙方承担。在合同履行过程中，承包方在基础阶段施工时拖延了工期，发包方书面催促要求在30天内采取赶工措施并达到分阶段的形象进度。但30日期满承包方仍未实现目标。因合同约定很明确，发包方顺利终止合同，双方对承包方撤离现场及承担损失和善后处理很快达成一致。
四、合同要明确规定对方应承担的义务，特别就某些对我方非常重要的合同事项应明确规定如对方违约应承担的违约责任
签订合同一定要明确规定对方应承担的义务，要高度重视如对方不能履行合同义务应承担的违约责任，增加对合同的掌控能力。有些合同只规定双方交易的主要条款，却忽略了对方应尽的责任和义务，特别是对方违约应承担的责任。有些合同条款写得十分含糊笼统，即使是规定了双方各自的责任、义务，但如果合同违约条款不明确，
也无法追究违约者的责任。
在合同中最好明确对方违约后承担违约金的计算方式。违约金也是保证协议履行的一种形式。是指一方当事人不按标的履行或者不适当地履行协议时，按双方约定向对方支付的金额。这是经济合同的主要担保形式。违约一方不履行协议时，不论是否给对方造成损失，都应按合同约定支付违约金。
如我方购买设备的买卖合同中，交货时间、产品质量和产品售后服务对我方特别重要，为能约束和控制供货方，在违约责任里最好能约定如供方逾期交货每天应承担违约金的计算方式，约定如供方所供产品不符合双方约定的质量标准应承担的违约金的计算方式，约定如供方不能及时售后服务在规定的时间内解决质量问题恢复设备正常运行，每逾期一天应承担的违约金的计算方式等。
合同中应争取增加我方有权解除合同的条款。对于我方某些不能容忍的违约行为，可在合同中事先加以约定，如对方出现约定的违约情形时，我方有权解除合同、终止双方的合作关系，有权追究对方的违约责任并要求其赔偿我方因此产生的所有直接和间接损失。这样可以使我方处在非常主动的位置，不但可以提前终止合同，而且可以要求对方承担违约责任、赔偿损失。
五、应争取对方提供签约担保或履约担保
为保证合同的顺利履行，合同尤其是重大关键的合同要争取对方提供签约担保或履约担保。如可要求对方提签约或履约保证金，或要求有实力的第三方为对方提供履约担保，或要求对方提供房地产或车辆抵押，或要求对方交付动产或权利凭证质押，或要求对方提供无条件的、不可撤销、见索即付的银行保函等。
由有实力的第三方提供连带责任保证，即保证人以自己的名义担保对方履行合同，当对方不履行合同或不全履行合同时，由保证人连带承担赔偿损失的责任。如对方不履行合同或不完全履行合同时，我方有权请求保证人连带承担赔偿损失的责任，同时，有权请求对方继续按约履行合同。《公司法》第十六条规定：“公司向其他企业投资或者为他人提供担保，依照公司章程的规定，由董事会或者股东会、股东大会决议；公司章程对投资或者担保的总额及单项投资或者担保的数额有限额规定的，不得超过规定的限额。公司为公司股东或者实际控制人提供担保的，必须经股东会或者股东大会决议。前款规定的股东或者受前款规定的实际控制人支配的股东，不得参加前款规定事项的表决。该项表决由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过。”因此，商务合同中凡涉及对方或第三方公司向我方提供担保的，须对方或第三方公司按其章程规定向我方提交其股东会或董事会同意担保的书面决议。
合同签订管理办法
一、总则
为保障公司的利益，维护公司的信誉，规范公司经济合同的审批与签订工作，加强对经济合同、协议、合约（以下统称合同）的有效管理，保证合同执行严肃性，降低操作风险，同时为提高工作效率，确保项目正常运作，特制订本办法。
二、机构设置及职责
1、主管部门负责合同文本的起草，组织合同的审批和签订工作，并保证合同的有效执行。
2、公司相关部门参与对合同文本有关条款的制定、审核并监控合同的执行情况。
3、各类业务的合同签署权在坚持分级签署的原则下，最终经由董事长审核完成后，并授权总经理或其他人签字。
4、公司办公室、财务负责审核合同评审程序，编写合同编号和加盖合同章。【合同签订的法律依据】
三、合同的订立
1、合同的订立要符合国家《合同法》的规定。
2、凡属公司的工程建设、设备、材料采购范围内为实现一定经济目的的活动均必须按照该文件的规定订立经济合同，零星工程应签订框架协议。
3、合同订立前主办部门应对市场价格、对方履约能力及信誉等收集足够的信息，做好充分的准备。
4、主办部门应及时完成经济合同的签订，严格限制未签合同先实施的情况发生。为确保项目能够正常规范的操作，对于临时突发的不可预见的情况下合同的签订事项特例审批，经办人将事件缘由、合同方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由主办部门负责人签字，经合同最终签批人批准后实施，并在10日内按正式合同审批程序完成补办手续。对逾期未办的合同（总经理特批除外），按日扣罚主办部门负责人工资至合同归档为止。
5、子合同签订时应明确该合同价款与母合同价款的关系，以避免结算时发生争议。子合同的编号要附属于母合同的编号。
四、合同条款
1、合同条款要求语言简练、明确，不得出现模棱两可的语言，更不能签署日后协商解决的内容。
2、合同文本应规范化，各种合同若有合同范本，可按合同范本填写或修改填写各项条款；对于非国家标准的合同文本须由主办部门起草合同文本，合同中应明确工程内容、质量标准，工期要求、合同价款（分别注明大、小写）、数量、结算单价、结算方式、付款方式、违约责任及工程保修等事项，属招标项目的合同条款必须与招标文件中的相应条款吻合。各类合同公司留存不少于两份原件。
五、合同审批
1、合同审批有主办部门组织填写《合同签审表》，经办人负
责按《合同签审表》顺序报各级主管人员审核合同文本，认真回答各级主管人员提出的有关合同的相关问题并确保各级签署意见得到落实。合同经逐级审批通过后，经办人代表公司在合同上签字。
2、各级主管人员应认真审核合同文本并各自在《合同签审表》上签署意见，经办人及主管部门负责人对合同内容负直接责任，各相关部门签字人员对本部门业务范围内的内容负直接责任。
3、所有待签合同技术指标均由地产公司各级相关部门负责审查，并对审查结果负直接责任；审查合格后交由集团公司进行商务谈判。
4、工程、设备、材料合同价款超过叁拾万元，其他合同价款超过壹拾万元以及合同履行过程中容易发生纠纷的合同，应由公司法律顾问在《合同签审表》上签署意见。
5、合同审批完毕，公司办公室经理及财务经理应对合同审批单各级签署意见与合同修改情况进行认真核对，核对完毕编写合同编号并加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。合同章有公司办公室和财务保管，并应做好相应用章记录。
六、合同管理及执行
1、为了便于管理，合同签订后，原件由办公室和财务部分分别统一保管，有管部门执复印件执行，各方应分立合同台账备查。
2、在合同的实施过程中，主办部门应严格执行合同的有关条款，严格执行拨款程序，公司监事有权并有责任监督各合同的履行。
3、如合同在实施过程中发生变化，凡超过合同范围内的部分，应及时办理有关书面签证手续，在结算时对合同价款予以增减；工程竣工后，各相关部门应按合同规定复核各项合同履行情况，办理竣工结算。
附：《合同签审表》
合同签审表
合同编号：
合 同 签 订 流 程 及 规 定
为规范公司合同管理，维护公司利益，特制定如下规定：
一、销售合同相关规定：
1．销售合同签订流程：
2．签订的订单一式四份：客户、业务员、财务部、生产调度（彩板车间：边艳
飞；钢构车间：赵杰）各留存一份原件。
3．业务员在签订合同和订单时必须填写的基本资料包括：合同编号、业务经办
人、订货单位、单位地址（家庭住址）、订货人（联系人）、联系电话、订货日期、合同金额、产品名称、产品数量、产品单价、产品规格。
4．销售部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司销售订单、合同登记表”
存档，登记内容：
业务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、签订日期。
财务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、单位地址（家庭住址）
、签订日期、订货人、联系电话、产品名称、合同金额。
5．对金额较大、货币不能及时两讫的及有风险的合同进行合同评审，对欠款发
货的客户进行信用等级评审之后才能决定是否发货。
6．对欠款人或单位应办理的手续：
执行“签订工程承包合同及销售合同应具备的资料”规定，同时办理欠款或抵押手续。
7．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货〔请示相关领导（工程请示工程部经理；销售请示销售部经理）可适度执行〕。
8．财务部每周五向总经理报送“包头恒久公司销售订单、合同登记表”。
二、工程合同相关规定：【合同签订的法律依据】
1．工程合同签订流程：
2．签订的合同一式三份：客户、财务、工程部管理组各留存一份原件。
3．工程部业务在签订合同时，按合同范本规定内容严格填写。必须填写的基本
资料包括合同编号、业务经办人、合同金额、签订单位、单位地址（家庭住址）、联系人、联系电话、工期、付款方式、工程结算方式、质保金留存金额及年限、甲方单位开户行、帐号、税号。
4．工程部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司工程合同登记表”存档，
登记内容：
工程部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、签订日期、施工地点。 财务部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、单位地址（家庭住址）、签订日期、联系人、联系电话、合同金额、施工地点。
5．不按合同付款约定付款的，对客户进行信用等级评审。
6．对不按合同付款的，经评定可以继续施工的，应办理延期付款手续，需加盖
甲方公章并由法人或授权人签字，如甲方是个人需由签订合同的人签字。
7．客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货。
8．财务室每周五向总经理报送“包头恒久公司工程合同登记表”。
注：客户信用等级评审人员由总经理、常务副总经理 副总经理、财务经理、
相关业务经理、业务经办人组成。
下发于： 总 经 理：
常务副总经理：
副 总 经 理：
工 程 部：
销 售 部：
财 务 部经理：
综 合 办公室：
注：各部门负责人必须将文件传达到本部门相关员工。
包头恒久钢构有限公司/ 二零壹零 年九月二十三日
备注:销售业务流程的解释
一、订货单，销售合同的签订
1、订货单的签订:
订货单作为一种简易的销售文本合同或销售合同的补充附件，由销售人
员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户洽谈、协商一致后签订。
订货单内容应包含：订货单位名称、联系人电话和地址、订货时间、提
货时间、货物名称、规格、尺寸、型号、数量、单价、金额、付款方式，交货地点、提货方式等。
订货单一式四联。第一联，作为销售部门业务统计，销售员保存；第二
联，作为下达生产通知单和开具出库单的依据，生产调度保存；第三联，作为收款结算及发货出库的依据，财务保存；第四联，作为提货的依据，由客户保存。
2、销售合同的签订：
销售合同是在合同额较大或执行周期较长而签订的一种规范双方责任
和义务的文件。由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户对合同的各项条款洽谈，经公司相关部门组织评审认定后签定。
销售合同一式四份，主本两份，副本两份，分别由甲乙方保存。合同签
定后，原件（主本）交财务部门存档，复印件（副本）由销售公司保存，复 印后按使用人分发。
销售合同执行时应有对方签字确认的定货单作为组织生产和发货的依据。
3、销售合同和定货单应统一按公司的要求进行编号。
二、收款的操作流程
销售合同或订货单签订后，由业务人员陪同客户持合同或订货单到财 务收款处交款。收款员根据合同或定货单规定的应交金额开具收入凭证（现 金、支票收入），并收取款项。
未收全款的订货单，每次收款时收款人要在订货单上注明实收款项、收 款人、日期。业务人员应留存一联收入凭证，同时对订货单和销售合同的 正确性承担责任，收款人员应留存合同或定货单，同时对定货单和销售合 同的准确性承担复核责任，并做好开票记录。
三、生产的操作流程
生产调度根据业务人员转来的订货单登记业务记录，并下达生产通知 单。业务记录包含所有的与本单位相关的往来；用各种符号表示诸如：所 交款项多少，生产通知单是否下达，用何种材料、厂家、厚度，提货时间， 那种已发运等。
生产通知单包含订货单位（统一使用合同编号），提货时间，产品名称，合同约定规格型号、尺寸、颜色、数量、图形、总数量，原料选用（用约定的标识），任务下达人、任务接受人等。
《合同法》中规定：合同的基本要素包括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。我们来有针对性的具体讲解一下：
（一）当事人的名称或者姓名和住所， 合同的主体审核：1、合同当事人情况：首先，合同当事人必须具有合格主体资格。虽然现行《合同法》对合同当事人并没有特别限制（已经包括了自然人），但并不是说没有合格主体的问题。一方面涉及到专营、专控的业务必须由专业公司经营或经特别批准后经营，另一方面一些工作要求必须具有相应的资质等级的公司或人员才能完成。
首先，合同当事人的资质、履约能力能否适合合同内容，符合法律的强制性或指导性的规范，是审查合同是否有效的一个重要标准。主体不合格的合同是无效合同。因此存在巨大的风险。其次，合同如果是企业的法定代表人或其他合同当事人授权的经办人或代理人代为签订的，在审查合同主体是否合格的同时，还应注意审查合同签订人是否取得委托人的委托证明，并根据授权范围以委托人的名义签订。在一些单位委托本单位业务人员或聘请外单位人员签订经济合同但未给予正式的、完备的授权委托书的情况下，对合同签订人的代理资格和代理权限，应作具体分析：1)合同签订人用委托单位加盖公章的空白合同书，或者用委托单位的合同专用章签订合同的，应视为委托单位授予合同签订人代理权。这种情况下所签订的合同应确认为有效。2)合同签订人持有委托单位出具的订立合同或者联系业务的介绍信签订合同的，视为委托单位授予合同签订人代理权。这种情况下所签订的合同应确认为有效。3)合同签订人未持有委托单位的任何委托证明文件所签订的合同，如果委托单位未予盖章，这种情况下所签订的合同无效。但是如果委托单位已经开始履行，应视为委托单位对合同签订人的代理权已经予以追认，因此，所签订的经济合同有效。
（二）标的：标的违法是指合同的标的物为国家法律、行政法规所禁止流通，或限制流通的专卖、专控物质不是由专业公司或经专门部门批准后经营。比如毒品是禁止流通的；再比如烟草制品必须由烟草专卖企业经营。违反这一规定，不仅所签订的合同无效，还要依法追究有关人员的法律责任。最高人民法院关于适用《中华人民共和国合同法》若干问题的解释（一）中第十条有规定：当事人超越
经营范围订立合同，人民法院不因此认定合同无效。但违反国家限制经营、特许经营以及法律、行政法规禁止经营规定的除外。涉及知识产权的标的物，应注意符合国家有关规定。合同标的违法，必然导致整个合同无效。这显然非常重要。
（三）数量，质量，价款或报酬，履行期限、地点和方式：合同的这四项交易性条款非常重要。除了要符合经济性，保证实现企业目的外。还要注意其内容是否有违法及风险所在。如质量标准要遵守国家有关产品质量的法规规定。如果有国家规定的指令性或指导性价格的，价格条款应予遵守。对于买卖合同，合同的履行期限、地点和方式，应特别加予注意。合同法规定，标的物的所有权自交付时起转移，法律另有规定或当事人另有约定的除外。所谓法律另有规定的除外，是指不动产所有权自登记之日起转移，部分动产如船舶和民用航空器所有权的取得、转让和消灭也应进行登记的。在所有权保留的买卖合同中，标的物所有权自买受人交清最后一笔款项时转移给买受人。虽然之前出卖人早已将标的物交付给买受人。标的物的风险并不是随所有权转移而转移，而是按照标的物交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担的控制原则承担。 此外注意，货款的结算方式必需符合财务制度的规定。
掌握好合同交易性条款中的相关法律规定，对于避免违法违规带来的制度风险很重要。而合同的救济性条款是为了保证合同的交易安全，主要针对合同违约的信用风险的条款。《合同法》第十二条，合同一般应有的条款后两项，就是救济性条款。
（四） 违约责任：违约责任，是指合同当事人因违反合同约定的义务而应承担的法律后果。违约责任制度在合同法中居于十分重要的地位。英美法系国家的合同法站在“保护”的角度，将这种制度称为“违约救济”。我国现行合同法规定的违约责任实行的是无过错责任的归责原则，也就是说只要存在违约事实就应承担违约责任。违约责任的赔偿，《合同法》第113条采用了合理预见规则。第113条：当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给对方造成损失的，损失赔偿额应当相当于因违约所造成的损失，包括合同履行后可以获得的利益，但不得超过违反合同一方订立合同时预见到或者应当预见到的因违反合同可能造成的损失。在违约责任的各种形式中，最常见的是损害赔偿。实践中如何确定损失数额，尤其是如何界定间接损失，这是一个很复杂也很有趣的问题。按照一
般逻辑推理，在两个事物之间找因果关系，并不困难。但只要有因果关系的损失，违约方就应当赔偿的话，实践中就可能发生损失无限扩大的情况。为此，创立了“合理预见规则”，即违约方在订约时已经或应当预见到的因违约将会发生的损失，才是他应当赔偿的损失。《合同法》第119条还规定了防止损失扩大规则。第119条：当事人一方违约后，对方应当采取适当措施防止损失的扩大；没有采取适当措施致使损失扩大的，不得就扩大的损失要求赔偿。
当事人因防止损失扩大而支出的合理费用，由违约方承担。对于合同双方自行约定的违约金，合同法也确立了适当性的原则。这些规定都有利于限制违约风险的无限扩大。
（五）解决争议的方法：《合同法》规定，当事人可以通过和解、调解解决合同争议，及根据仲裁协议或条款向仲裁机构申请仲裁。没有订立仲裁协议或者仲裁协议无效的，可以向人民法院起诉。企业应根据法律规定选择既有利于解决争议又能保护自身利益的争议解决方法。并应特别注意诉讼的时效及中止和中断的规定。
华瑞公司相关合同的审批权限
1 本规定适用范围
1.1 本规定不适用于：用地合作或转让协议、主力店合作协议、主力店租赁协议、商铺销售合同或协议及物业管理协议，这些协议须按特定的程序申报。
1.2 除上述1.1条之外的主要涉及工程、设计、监理、采购、广告等所有经济合同均按本规定执行。
2 合同审批程序
2.1 管理公司合同应按以下所列顺序，依次逐级审批：
a) 经办人员签字
b) 经办部门经理审批
c) 律师审阅
d) 财务总监会签
e) 主管副总经理审批
f) 总经理批准
2.2 项目所在公司合同应以下列顺序，依次逐级审批：
a) 经办人员签字
b) 经办部门经理审批
c) 项目公司总经理审批
d) 总公司主管部门审批
e) 律师审阅
f) 财务总监会签
g) 总公司主管副总经理审批
h) 总经理批准
2.3 合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经所属公司总经理或主管副总同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理（主管副总）召集会议审批。
2.4 审批“签字组合”
2.4.1 每一项经济合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。
2.4.2 “签字组合”是指各部门经济合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“经济合同审批表”上完成必要的审批签名(参见《合同文件审批汇签表》)。
2.4.3 签字责任人外出时，应随时与公司保持传真联络，及时传真完成签字审批。
2.4.4 负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合的经济合同加盖经济合同印章或公章，对于未完成“经济合同审批表”的合同，印章管理员拒绝给予盖章。未经审核或未加盖经济合同印章的合同，财务部门拒绝执行。完成签字组合的《合同文件审批汇签表》，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。
3 合同审批权限
3.1 管理公司审批权限
单项合同估算价在10万元以上。
3.2 项目公司审批权限
单项合同估算价在10万元以下（含10万元）。由项目公司按相关规定审批，报总部备案。
3.3 需要上报集团总部审批的合同，应首先经集团财务部审核、集团财务总监审批，再由集团财务部上报各分管的集团副总裁以上领导批准。
3.4 各部门签订合同时应保证合同内容的完整性，严禁拆分合同。
4 合同审查责任
4.1 经办部门将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行审查，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。
a) 是否按公司管理规定招标确定。如未通过招标，应有充分理由并经相关部门
或领导批准；
b) 经济合同是否符合公司目标管理的总体框架，涉及的合同价款是否确定，是
否在预算
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