【www.gbppp.com--经典语录】
档案整理.保管细则
二0一五年八月
目 录
一、项目资料的收集与保管 ................................. 3
二、资料室的资料统计与保管 ............................... 4
三、具体相关规章制度： ................................... 4
3.1归档档案相关规定： ................................. 4
3.2、收发文规定： ..................................... 5
3.3档案归档时的相关要求： ............................. 6
3.4、档案的收集和归档 ................................. 9
3.5、 其他相关要求 ................................... 10
3.6、档案、资料、图书借阅制度 ........................ 10
3.7、日常资料检查要点： .............................. 11
四、档案的保管、统计与鉴定 .............................. 13
4.1 档案的保管条件和防护措施 ......................... 13
4.2档案的保管方法 .................................... 14
4.3 档案统计 ......................................... 14
4.4 档案鉴定 ......................................... 15
4.5档案的销毁 ....................................... 16
五、建设工程建设单位文件 ................................ 16
5.1 工程准备阶段文件 ................................. 16
5.2 施工单位档案中我司需提供的文件 ................... 18
武汉尚文工程管理公司 WU HAN SHANG WEN REAL ESTATE DEVELOPMENT CO..LTD
档案整理、保管细则
为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用；根据《中华人民共和国档案法》结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。
基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
一、项目资料的收集与保管
1.1项目所有收发文、图集、规范等必须登记台帐；
1.2工程施工过程中所形成的文件分类保管（按文件形成单位与日期）；
1.3文件保管期间档案盒必须有统一的编号（脊背），盒内必须有卷内目录；
1.4项目部进场时要求提供企业资质（1份），便于施工过程中质量监督部门的检查，还需提供（3份）项目机构（监理、施工单位）图和负责人名单，由现场移交至公司（以便交挡）；
1.5在项目正式开工前，要求施工单位将本项目施工组织设计、专项施工方案报监理、甲方审批，将审批合格后的施工组织设计、专项施工方案交项目现场1套；监理单位将本单位审批签字后的监理规划、监理细则报送现场1套；
1.6在施工过程中询问、检查施工、监理资料同步完成及保管情况；项目完工交房后办理竣工结算前，监理单位移交1套装订成册的城建档案于我司；施工单位（幕墙、桩基、总包）同样必须移交1套装订成册的城建档案于公司（消防、水电、电梯、栏杆等由总包统一汇集入册）。另外相对应的单位提供2套建筑总竣工平面图、绿化竣工总平面图、道路竣工总平面图、地下管线、给排水竣工总平面图、智能竣工总平面图。在资料编制过程中涉及的单位对应的资料（节能、消防、建管站备案的）多准备1份。
1.7要求现场各参建单位建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。
二、资料室的资料统计与保管
2.1收到的文件、下发的图纸、报告、借阅的资料等要有记录。
2.2收集项目管理人员的相关资料，填写建设机构及负责人质量责任书。
2.3查阅需备案资料的填写、签字、和书写格式、笔是否符合要求。
2.4收集有关城建档案交档档案中建设单位需要移交的文件、整理、组卷、编目。
2.5未交档的存于资料室的资料分类、编号集中保管。
2.6配合办理资料交档、备案及移交工作。
2.7参加重点建设项目档案资料的检查验收。
三、具体相关规章制度：
3.1归档档案相关规定：
3.1.1归档的工程文件应为原件。
3.1.2属于归档范围的文件材料收集齐全完整。建设工程归档范围按国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。
3.1.3 工程归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
3.1.4 归档文件必须采用耐久性强的书写材料（如：碳素墨水、蓝黑墨水），
且应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
3.1.5 所有的归档文件中文字材料幅面规格宜为A4幅面（297*210mm），采用的纸张应是能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
3.1.6凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
3.1.7施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g的白色打印纸，如书写其书写材料必须符合要求，并且是原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
3.1.8调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
3.1.9主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
3.2、收发文规定：
3.2.1 收文规定：
1、各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
2、工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。
3、档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
4、档案资料室对接收工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
5、登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，如有需要应按领导审定的工程文件分发表(即发文)及时分发给有关单位和部门。
6、对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
档案保管制度
一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完
整、系统和安全。
二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。
四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好库房温湿度的监控与登记工作。
七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
档案保密制度
一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。
二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导
审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。
三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有
保密性质的档案内容 。
四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，
后果由利用者负责。
五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。
六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。
档案利用制度
一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同
时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查
阅申请书。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经
办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负
责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、
责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
档案管理制度
目 录
档案工作岗位责任制
文件、材料收集归档制度
档案鉴定制度
档案借阅管理制度
档案保密管理制度
档案复制制度
档案统计制度
档案库房管理制度
档案销毁制度
档案工作岗位责任制
一、 分管档案工作的局领导职责
1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。【档案可不可以自己保管】
二、 局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、 分管档案工作的各处（室）领导职责
1、 配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、 将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。
5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、 负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、 各处、室专（兼）职档案人员职责
1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案管理制度
目 录
档案工作岗位责任制
文件、材料收集归档制度
档案鉴定制度
档案借阅管理制度
档案保密管理制度
档案复制制度
档案统计制度
档案库房管理制度
档案销毁制度
档案工作岗位责任制
一、 分管档案工作的局领导职责
1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、 局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、 分管档案工作的各处（室）领导职责
1、 配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、 将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作 。
5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、 负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、 各处、室专（兼）职档案人员职责
1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。【档案可不可以自己保管】
8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
档案专业实务
第六部分 档案的保管与保护 一、档案库房的管理
（一）编号与排架
档案库房内的排架基本原则是：有利于档案的保管和利用，有利于空间利用，美观有序。
柜架摆放要避免强光直射档案，注意不要阻碍通风，摆放不能紧靠墙壁，柜架与墙壁之间距离大于10cm，最大限度地利用库房的地面与空间，同时与要便于档案的搬运与取放。两行间净宽不得小于0.8米，主通道应正对库房门，净宽不小于1.5米。
库房中的档案架、柜的排列，应合乎下列要求：1.排列整齐，横竖成行。
2.避免光线直射，注意通风。3.节约库房面积和空间，存取方便。
为了便于对库房内的档案的管理和迅速取放，所有的档案架、柜都应进行统一编号。编号方法为：自门口起，从左至右编架（柜）号，每个架（柜）子的栏也从左向右编号，每栏的格自上向下编号。（如果没有栏，则自上而下编格号）。
（二）档案的存放和排列
档案存放方式，可以采用竖放与平放两种。竖放是目前采用最多、最普遍的一种方式，其优点是便于存放和提供利用。平放，取放档案不大方便，但对保护档案有利，特别适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。一般我国档案馆（室）保存的档案应该按全宗排列、整理和保管。全宗的排列，一般采用两种方法。一种是按全宗号流水排列，一种是按全宗分类（分全
宗群）排列。前者简单易行，后者能把属于同一类型的全宗排在一起，能较好地保持全宗之间的群体联系。一个全宗的档案应排放在一起，同一全宗的档案，按案卷的顺序号，依柜、栏、格编号，依次排列上架。有的全宗内可能还包括一部分声像档案、技术图纸及会计报表等档案，这些不同载体和类型的档案，可以分别保管，但应填写说明放置于原全宗内，指明该部分的存放地点，以保持其应有的联系。
（三）档案存放位置索引
是一种记录、引导性管理工具。就是以表册或卡片的形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还或其它日常管理。
（四）档案代理卡和全宗卷
档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出的案卷的位置上，还卷时再将其取下。
全宗卷：是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。档案馆（室）应对其所管的全宗编制全宗卷，发反映全宗管理的历史面貌，从而便于档案的保管和利用。
全宗卷的主要内容包括：
（1）档案收集方面：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
（2）档案整理方面：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
（3）档案鉴定方面：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请求与批复、销毁档案的清册等。
（4）档案保管方面：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
（5）档案统计方面：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
（6）档案利用方面：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
（7）档案管理新技术的应用方面：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，它记录和反映了全宗内档案的管理过程，对该全宗的后续管理具有宝贵的凭证作用和参考作用，也是档案保管人员快速、全面掌握全宗情况不可缺少的重要依据。
（五）档案的安全检查
二、常见档案的保护要求
（一）纸质档案的保护要求
档案纸张的保护是保持纸张耐久性和应对档案纸张老化的重要措施与手段，应紧紧围绕下述三个方面开展工作：一是立足于档案造纸原料的优选和造纸工艺的优化。二是为档案纸张的保存创造良好的环境。三是在系
统工程思维和理论指导下，实施工程化管理，对档案纸张进行科学化抢救与修复。
字迹的耐久性除了取决于色素成分和结合方式外，还受外界一些因素的影响。为了保护好档案字迹，延长其寿命，首先在文件形成时，就要注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料，其次在档案保管过程中，必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触。
（二）胶片档案的保护要求：
1.库房管理方面具体要求：控制温湿度；防止阳光照射；保持库内清洁；库内空气净化；注意预防火灾；加强检查。2.温湿度标准：档案局1987年《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片适宜的温度为14-24℃，相对湿度为45%-60%；保存母片适宜温度13-15℃，相对湿度为35%-45%
（三）磁性载体档案的保护要求：
1.适宜的温湿度，录音录像档案库内温度保持在15℃-25℃，相对湿度保持在45%～60%为宜。2.远离磁场以及有害气体的场所。3.防抹措施4.保持清洁5.定期检查，长期保存的磁带应每隔6～12个月重绕一遍，定期转录，可以5～10年转录一次。
（四）光盘档案的保护要求：
1.减少使用；为延长光盘寿命，要采取有效措施，减少光盘的使用。
2.防止空气污染物。光盘保存环境要注意远离氟化氢（HF）、氯化氢（HCL）气体、海盐（NaCL）微粒等物质使用，必要时须采用空气过滤措施。
3.调控库房空气温湿度。光盘保存比较适宜的温度范围是14℃-24℃，
较适宜的相对湿度范围是45%-60%。
4.保持信息读取面的清洁。在每次拿取光盘时，只能接触光盘的内外沿，不能触摸光盘的数据区，以免油渍、汗渍和指纹落在读取面的数据读取区，使用完毕后，应将光盘立即放回盘盒中，避免灰尘、异物的污染。
5.防止标记面的机械损伤。信息记录的坑点只能约30微米，即使轻微的划伤都有可能大面积地破坏信息记录的坑点，导致原记录信息的不可纠正性的损坏。因此绝对禁止在标记面上进行任何形式的书写、划伤，以免造成信息记录层不可避免的损坏。
三、档案保护环境
（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防盗、防火、防震的措施。
（二）档案库房温湿度的调节与控制
库房温湿度的调控是档案库房管理的一项经常性工作。标准温度14度-24度，标准湿度为45%-60%。控制是基础，调节是重要的补充。库房的温湿度调节的方法很多，如密闭、通风等。采取增湿、降湿、增温、降温相结合是调控温湿度的有效方法。
1.密闭。库房密闭的重点是门窗，考虑自然通风的需要，库房门窗、通
“放弃档案”行为对前程的消极影响
档案作为个人经历的记载，人事档案不是可以随便丢弃的“身外之物”。然而，由于种种原因，社会上一些人对自己的档案采取了漠视的态度，成为了“弃档族”，这种现象令人忧虑。据了解，目前存放于市人才服务中心的人事档案（占全市流动人员档案总数的1/10左右）中，尘封多年、失去联络的“死档”就有近2万份。
案例一
为了跳槽 大学生放弃“包袱”
从天津市某高校毕业的小林进入了某单位工作，工作还不到一年，他就萌生跳槽的念头。然而，小林当初和单位签订了3年的工作合同，如果按正规手续办理辞职，要拿回人事档案就必须赔偿单位4000元违约金。最后，小林连招呼都没打就跳槽走人了。他不无得意地说：“如果我一直背着档案这个„包袱‟，哪能这么容易就从东家跳到西家？档案对我而言是一种束缚。”据了解，大学毕业生对自己的档案弃之不理已不是个别现象，很多人由于毕业后没找到接收单位，他们便把档案留在学校，此后也不再理会。 点评：天津市人事部门有关负责人认为，很多刚走出校门的大学毕业生只忙着就业，而忽视了档案的接转，给自己的工作生活带来了不必要的麻烦和损失。作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，人事档案具有凭证、依据和参考的作用。大学生工作后，将来转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明，都会用到档案。因此，大学生一定要“善待”自己的档案，即使毕业后一时落实不了接收单位，也最好把档案放到人事部门的人才服务中心委托管理，以免日后给自己带来麻烦。
市教委有关负责人提醒，落实了工作的大学生，落实的工作单位如具有人事管理权，档案应自动调到该单位；落实的工作单位如不具备人事管理权，应将人事档案放到单位所在地的人才服务中心委托管理。没有落实工作单位的大学生，如果没有申请待业，人事档案将回转到生源所在地的人事部门，这一类大学生应该在规定时间内到当地人事部门报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是弃档。
就业办提醒：与单位签订三方协议时，问清楚档案保管等细节。学校依据三方为学生转档。未落实户档去处，学校为其办理二分回省手续，请在规定时间内到报道证所指单位报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是弃档。
案例二
忽视档案 工作业绩无以为证
崔先生大学毕业后，曾在某美术学院当老师。在这期间，崔先生敏锐地感到电脑3d技术在美术设计方面的巨大潜力和前景，便积极地进行研究，并在参加工作的第六个年头果断“下海”，加盟了一家民营广告公司。此后的9年中，崔先生先后在3家广告公司供职，并凭借良好的职业素养和高超的技术成为业内小有名气的专家。但是，他最近到一家外资广告公司求职时遇到了一个头疼的问题，原来公司对崔先生进行背景调查时发现，崔先生的人事档案仍然保存在其最初工作的高校内，而且档案里没有任何可以证明他“下海”后的工作业绩和职业信誉等方面的记录或资料。由于9年的专业经历没有载入档案，崔先生现在可能失去宝贵的职业发展机会。
点评：目前，离职单位、职业介绍所等档案保管机构经常遭到个人投诉，理由是这些机构没有及时为当事人转移人事档案。但事实上，当事人离职时不重视与原单位进行沟通，也是导致此类问题的一个原因。例如，当事人离职时不辞而别甚至强行违约一走了之，导致单位无奈暂留档案；当事人户籍或居住地发生变化没有及时告知有关单位，导致档案转移错误；当事人到新单位工作后，没有及时办理档案调转手续等。因此，当事人离开单位的时候，不仅要做好业务上的善后，也要做好包含人事档案在内的一系列人事事务的交接。
人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的，其中的内容尤其以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面居多。哪些材料应该归档，哪些材料不能归档，是有明确规定的，在实际操作中由人事档案的保管部门负责掌握。劳动者个人应该对此给予关注，及时协助人事部门完成变更工作。
人事档案并非可有可无
深度分析
牛皮纸袋里装了什么
一个牛皮纸袋，里面的材料还不到一斤重，但这些材料记录了一个人的人生经历。这个神秘的牛皮纸袋里究竟装了什么东西？
据市人才服务中心人事代理专家介绍，人事档案是某些单位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依据，档案材料涉及初高中毕业登记表、高考相关档案、填报志愿表、大学学习情况表、实习鉴定表等，此外还有学历证书复印件、转正手续、考核表、职称评定（报考）表、奖惩记录、出国记录及各种鉴定材料。涉及党团关系、政审、调函等一系列材料也会存放在档案中。一个人退休后其档案也不会被销毁，而是继续保存于所在单位或人才服务机构，直到该人死亡。
哪些人最易弃档而去
据市人才服务中心人事代理专家介绍，四类人最容易成为“弃档族”。
第一类是大学毕业生。按相关规定，大学生毕业后经个人申请，档案可以在学校寄放两年。于是一些尚未落实工作单位或选择到非户口所在地工作的大学毕业生便将档案丢在学校，并在日后的职位流转中无暇顾及档案，这一类人群在“弃档族”中所占比重较大。【档案可不可以自己保管】
第二类是自费出国留学及办理移民手续的人员。他们可能在国外停留多年，由于身份的变化及国外不同的人事政策，档案对他们来说已经无用。
第三类是在非公有制单位打工的人员。由于有些单位没有保管档案的权限，而他们自己一时也用不着，于是这些人员对档案不闻不问。
第四类是跳槽者和异地求职人员。由于和原单位的一些人事问题尚未解决，或因档案异地调动手续繁琐，他们最终选择了放弃个人档案。
专家指出，弃档的深层原因是很多人对档案的重视不够，认为档案在现代社会中的功能日趋淡化。不少人还认为“多数情况下用不着档案，在人才市场存着还要产生费用，没有必要”。有些人干脆把档案放在家里，成为“口袋档案”。对此，专家提醒，“人档分离”虽是我国人事制度改革的一种趋势，是人才柔性流动或管用分离上的进步，但决不意味着会取消档案制度，也不代表档案是能够随便丢弃的“身外之物”。目前，档案并不是可有可无的东西，对自己的档案不闻不问、随便放置的做法，十分不明智。
弃档六大消极影响
影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人还是辞职后另求新职者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。那些因放弃或自揣个人档案而造成记录断档的人，在个人利益上会遭到损失。专家介绍，漠视档案，也会给自己的职业生涯造成非常大的影响。 影响毕业生转正定级和工龄计算 很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。
耽误职称评定和工作调转 有的毕业生自大学毕业后，档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，职称评定就会因手续不全而受到影响；有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动。
影响户籍档案 目前很多人开始考虑购买房屋，在银行办理房贷手续时要求出具贷款人的户口证明。然而很多弃档多年的毕业生认为档案并不重要，没有及时从学校转出户口和档案，结果耽误了办理贷款。 导致留学人员保险断档 现在自费出国留学人数与日俱增，但当许多学子海外深造归来，荣归故里、大展宏图之时，却发现由于人事档案存放不当，自己无意间做了几年“无业人员”，为今后的工作带来很多不便。比如，他们交纳社会保险的年限出现了断档，享受社会保险就会受到影响。目前，受到档案问题困扰的“海归”越来越多。
导致干部身份丢失 全日制普通高校毕业生，在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后，可获得干部身份。然而，很多全日制普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道，导致干部身份丢失，影响自己的职业生涯。
寻回档案给您支招
人事档案对个人的重要性不言而喻，对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人力资源部门提供依据。档案是个人历史的真实记录，通过档案可以清楚地了解一个人过去的工作轨迹。同时，一些企业为了保护知识产权，会对新进员工进行严格筛查，当事人个人档案中的学业成绩及思想表现情况通常会成为重要依据。
天津市人才服务中心专家提醒大学毕业生，应按照相关规定，及时办理毕业报到手续，并把档案转入政府所属人才流动服务机构保存，使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。把档案留在人才服务机构但一直没有理会的，只要办妥相关手续，就可将关系理顺；存有“口袋档案”的，则要尽快将档案交回原单位或政府所属人才服务机构，如果档案袋被打开，里面的资料就要经过相关部门进行核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认；跳槽人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新单位。
对于那些不知自己档案“身在何方”的人士，专家也给出了答案——毕业生要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门咨询；已经多次变换工作的人要向第一家用人单位进行咨询。如果档案被单位遗失，应按照国家有关规定与该单位取得联系，维护自己的合法权益。
你的档案哪去了？
随着越来越多的“单位人”变为“社会人”，导致“弃档”现象越来越严重，尤其是大中专院校的毕业生，放弃人事档案者呈逐年上升的趋势。
办理养老保险以及出国、升学、结婚、生育等都没办法离开档案,如果档案丢失，由学校和自己保管，会使成长记录中断，还会出现“虽工作，但无工龄”的损失。
临近毕业离校，前往人才交流中心办理档案手续的高校毕业生络绎不绝。与此同时，因档案出现问题而前来咨询的人也不在少数。记者近日探访发现，部分高校毕业生办理档案托管只是“一托了之”，不懂如何维护，导致数万份档案长期“酣睡”在托管机构，还有少数毕业生干脆自己保存，由此带来种种问题…… 不少毕业生没把档案当回事
近日,27岁的徐文勇参加完公务员考试后猛然意识到一个问题:毕业时根本就没管档案的事，如今自己的档案在哪里?自2006年7月从三峡大学毕业后,小徐先后在几家公司做过业务员,公司从未要求他转档案,但这次一旦通过公务员考试,必须要提档，该到哪里去找档案呢？
事实上,和小徐面临同样情况的高校毕业生不在少数。记者近日走访3家省、市档案托管机构发现,高校毕业生档案“休眠”现象相当普遍——武汉市人才服务中心有近3万份档案被主人长期闲置,约占总数的30%，其中大部分为高校毕业生档案；在湖北省人才中心,也有近万份高校毕业生档案闲置。“大多数„休眠‟档案已超过3年，最长的达到10年。”其中一家机构相关负责人介绍。
省人才中心人事代理处副处长李军介绍，高校毕业生最容易出现三种档案问题：一是毕业时未办任何手续，任档案留在学校；二是虽然托管到了相关机构，但从此置之不理，只到用时才回头查找；三是留在自己手上或干脆丢弃。
除高校毕业生，还有大量灵活就业人员的档案“酣睡”在托管机构，无人问津。
他们为何任档案“酣睡”？
省人才中心专家分析认为,人事制度改革后，用人单位不再接收或看重档案，是造成高校毕业生档案意识淡薄的主要原因。“但也有很大一部分原因，是毕业生对自己的档案缺乏责任感。”李军说。
2005年毕业于武汉某院校的顾霞,在被记者问到其档案去处时,显得有点茫然:“毕业时学校直接把档案给了我们,一直保存在家里啊!有什么不妥吗？”“档案不能由本人经手,更不能自行保存,如果私自拆封,就成为废档!”武汉市人才服务中心副处长王宇晗介绍,“档案的转接调动,必须通过机要部门的专门渠道负责传送。”
不过，也有毕业生认为，人才交流中心服务不到位，是他们闲置档案的一个重要原因。2005年毕业于武汉大学，现供职于深圳的张先生说，自己的档案托管在武汉的一家人才交流中心，“每次打电话回去查询时，工作人员都是一种很不耐烦的声调，后来就再也不问了。”他有点愤然的说，“收托管费时不含糊，服务起来却太差劲。”
此外，每年180元的档案托管费，也让一些人感到“价格太高”。张先生说：“薄薄的一本档案，每年要收180元，让人感到是这个行业的暴利。”
省人才中心一位负责人解释，每年180元的费用，是按照物价部门规定的标准执行的，且对应届高校毕业生还有3年免费期。
需要档案的地方其实多着呢
按规定,档案不允许个人经手,个人并不清楚自己档案里记载了什么。那么,那个牛皮纸袋里究竟装了些什么？对个人有何用？
李军介绍,高校毕业生档案袋里所装的材料,包括高中毕业登记表、高考相关档案、大学学习情况、实习鉴
定表、学历证书复印件等。此外,还有转正手续、考核表、职称评定(报考)表、奖惩记录及各种鉴定材料,涉及党团关系、政审、调函等一系列材料,也都存放在档案中。
高校毕业生看似一时用不到档案,但当个人需要异地调动、职称申报、报考研究生、公务员、特别是办理社会保险、工龄工资计算、以及退休手续时,都要用到个人档案。李军提醒，档案长期在托管机构“休眠”，会造成个人材料不齐，在办理以上手续时均会遇到阻碍，因此，包括高校毕业生在内的流动人员，需及时对档案进行维护更新，对于“休眠”和因故保留在自己手中的档案，需尽快到托管机构补办手续。
托管不仅仅是缴费了事
王宇晗介绍,各档案托管机构都有详细的托管流程,毕业生如有不明,一定要事先咨询清楚。她还特别强调,对于因故未办理档案托管的高校毕业生,一定要注意保留好《报到证》,这是补办托管手续时的重要凭证。 另外,已经办理了档案托管手续的毕业生,在毕业满一年后,需要到托管机构办理转正定级手续。
人才交流中心相关负责人还反复强调，毕业一年后的培训、技术等级认证、奖惩情况、工作异动，都需要在档案中增加和反映，当联系方式发生变更时，也一定要通知托管机构。
本文来源：http://www.gbppp.com/jd/497398/
推荐访问:档案自己保管的后果 驾驶证档案自己保管