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会务工作流程
首届“中韩友好经济交流合作暨商品说明洽谈会”圆满闭幕，作为公司首次独立承办策划的商业会议，公司在整个会务筹备和会议前后或多或少出现纰漏：会议筹备时准备巩工作不足、会议过程中工作人员略显忙乱、在处理双边关系上不够沉稳，扎实等情况。此次会务中暴露出来的诸多问题值得大家深刻研究、反思，在以后的活动中避免再次发生，吸取经验教训，为以后的工作积累经验，做到尽善尽美。
以下是会务总结：
一、会务筹备
1、预先沟通：
与协会达成举办会议的事宜，提前确定会议主议题、召开时间、出席范围和人数等信息。
2、制定预案： 制定预案供对方选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。同时，就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
3、签订协议： 细化方案，以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会议的圆满结局为一致奋斗目标。在
此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。 4、经费支付：
经费由委托方在会议前提前支付总费用，会议过程中产生的额外经费在双方认可的情况下做为补充经费于会议结束当天进行结算。同时，会议过程中节省的经费也于会议结束当天进行结算。
二、会务准备
1、确定和落实会议预案执行。包括时间、地点、主题、人员等 2
2、发布会议通知。
通知内容主要包括主议题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式：电话通知、电子邮件通知、书面通知、移动短信通知等采取多种方式通知。及时向会务负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。
3、邀请领导、嘉宾。
邀请上级领导及来宾与会要提前制发邀请函并根据需要安排车辆接送事宜。
4、准备会议材料。
会议材料包括：会议文件、与会人员名单、样品等涉会材料与物 品。在会议召开之前审定后印制。
5、落实会场布置。
1.主席台布置。
包括会标、主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、茶 水等
2.根据参会人员摆放座签
3.会场环境。
包括会标布置、引导牌安置、音响设备、灯光、空调等， 就座区域划分。
4.落实会务人员职责。
包括会议签到、材料分发、茶水添置、车辆接送、餐饮安排
和其它应急服务。 6、安排会议接待。
根据会议需要做好接站、住宿和餐饮安排等。大型会议要制作接送、住宿和餐饮安排一览表。根据会议安排落实参观游览安排及有关纪念品赠送工作。
7、发布新闻信息。
通知公司部门做好新闻宣传工作安排。安排专人做好会议记录，做好会议简报工作。
8、制定分工预案、召开会务人员动员会。【举办会议的总结】
明确工作目标、任务、期限。明确责任人。 9、检查会务准备情况。
会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规 定任务的，要及时采取措施加以弥补，并做好相应预案。
二、会中服务
1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响、灯光等设备、主席台的布置情况。
2、检查会务人员就位情况。
1.会议签到处负责人员应该提前到位做好签到和会议材料准备 工作。
2.检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。
3.检查休会期间茶点服务等。
3、检查会议记录人员到位情况。
4、检查摄影、摄像、录音等工作到位情况。
5、检查文秘和翻译是否到位。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的新闻采访、安全保卫和医疗保障工作。 7、编印会议通讯录。 8、做好与会人员会后餐饮、游览以及送机的相关安排。
三、会后工作
1、结算。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
1、整理与会人员照片和制作通讯录。
2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。
3、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。
4、落实会议形成的决议，明确专人协调落实。
5、建立客户档案，对与会人员进行必要的问候和工作联系。
关于召开2012年第一季度工作总结大会的
通 知
各部门：
经研究决定，于2012年5月7日（星期一）下午14：00时，在中心二楼会议室召开2012年第一季度工作总结大会，部署2012年第二季度相关工作，为确保本次会议的成功召开，现就有关事项通知如下：
一、本次会议届时有XX 领导参加。
二、中心领导班子成员在会议上分别汇报各自的分管工作，要求结合实际重点汇报2012年第一季度相关工作。
三、所有参会人员必须提前十分钟到达会场进行签到，14时将准时召开会议。
四、要求参会人员必须做好本次会议记录，会后部门负责同志要及时将会议内容传达给部门人员。
五、中心部门负责人（含）以上领导不得缺席本次会议，汇报工作时要求必须有书面汇报材料。各自书面汇报材料于5月7日上午9时前送交办公室进行复印。
六、会议汇报工作程序：人事部——销售部——财政部——采购部——策划部
特此通知
2012年4月20日
龚发亮
尊敬的 先生/女士：
您好！我公司决定于2012年5月7日下午14：00时在中心二楼会议室举办2012年公司年会，该年会由我公司策划主办，主要包括我公司在近期的情况与营业额。为了加强我们公司的经验交流，互相促进我们公司的发展，现在诚挚地邀请各个部门负责人参加会议。
为使会议更有效果，让每个部门负责人都有机会发表。
一主题：关于公司上季度的发展情况
二时间：2012年5月7日(星期一) 下午14：00时，地点：中心二楼会议室
三会议形式：各部门负责人讲出自己部门的情况
会务联系人：龚发亮 18901068928 电话： 010-82894792
传真： 010-82895474 E-mail ：xumuren@189.cn
邀请函
2012年4月20日 龚发亮
会议议程安排
会议议程安排表【举办会议的总结】
关于召开2012年终总结会议的通知
各部门：
为认真总结好2012年度各项工作，明确2013年工作重点和计划，经研究决定于2013年01月11日召开2012年终总结会议，现将会议的各项工作安排通知如下，请各部门提前做好准备，并安排号相关人员准时参加会议。
一、 各部门年终总结会议【举办会议的总结】
1. 各部门需在公司总结会议前召开本部门的年度总结会议，会议由各部门负责人主持，参加人员应是本部门所有成员或骨干成员，同时公司副总、副总特别助理及人力资源部经理将受邀参加；
2. 各部门应认真组织及安排会议各项工作，并在2012年12月25日前提交附件一《 部年终会议安排》到人力资源部汇总；
3. 各部门应该通过本次会议产生公司总结会议所需的书面材料，并将会议记录在三个工作日之内将报总经办。
二、 公司经营管理会议
1. 会议时间：2012年01月11日 PM17:30~~20:00；
2. 会议地点：二楼会议室；
3. 会议主持：杨虹飞副总、郭声波经理；
4. 参加部门：总经办、业务部(内/外)、财务部、人力资源部、技术部、采购部、ERP部、
生产部、仓储部、品管部；
5. 参加人员：各部门负责人及指定参加人员(会议前一周提交名单至人力资源部)；
6. 会议内容：各部门的总结材料应包括两部分：
a) 一是2012年工作总结部分，要对2012年的各项工作，包括各项指标完成情况、人员情况、工作改革和创新、安全管理、服务质量管理、基础管理工作进行全面总结，仔细查找存在的问题，认真总结经验教训，对所面临的工作形势进行深入分析。总结部分力求精练、内容详实、重点突出、数据充分，能够全面真实地反映本部门2012年全年工作实际情况；
b) 二是2013年工作计划部分，在全面总结2012年工作的基础上，深入研究2013年的工作思路，制定下一步具体计划，要求切合公司整体及和本部门实际，思路清晰、力求创新、措施得力。各部门要真正重视做好2012年工作总结和2013年计划工作，主要负责人要亲自负责，抓好落实，确保工作总结和计划具体全面，不走过场，具有较强的可参考性和可操作性； c) 各部门需提前准备书面汇报材料，材料格式尽量以PPT或WORD档格式为主，会议时由各
部门负责人进行报告(业务部除外)，汇报时间为10分钟左右，各部门在总结会议结束后三个工作日之内将报告材料报总经办。
d) 报告内容请按照附件二《2012年终会议总结及计划》要求进行填写，具体可参考附件三。
三、 业务销售总结会议
1. 会议时间：2012年01月11日 PM20:15~~21:30；
2. 会议地点：二楼会议室；
3. 会议主持：郭声波经理、黄盛总监、资佳新主管；
4. 参加部门：总经办、业务部、财务部、人力资源部、技术部、采购部、ERP部、生产部、
仓储部、品管部；
5. 参加人员：各部门负责人；
6. 会议内容：
a) 2012年工作回顾及总结；
b) 销售情况概述及销售任务分解；
c) 市场分析(国内/国外)；
d) 销售架构\营销体系及团队建设情况；
e) 存在的问题及解决思路；
f) 2013年工作计划；
g) 业务部需提前准备书面汇报材料，材料格式尽量以PPT或WORD档格式为主，会议时分别由国内\外负责人进行报告，汇报时间为国内40分钟，国外20分钟，业务部在总结会议结束后三个工作日之内将报告材料报总经办；
h) 报告内容请按照附件二《2012年终会议总结及计划》要求进行填写，具体可参考附件三。
四、 其他要求：
1. 此次会议既是工作总结会，又是业务学习会议，无特殊情况不得请假；
2. 会议开始后请将手机调至震动或静音，如有紧急电话请在征得主持同意后移步至会议室外接听；
3. 会议过程中请不要随意交头接耳或大声喧哗，尊重每一位发言人；
附件二：关于在华举办国际会议的总结报送要求
在华举办国际会议的总结报送要求
一、 内容要求
1. 会议背景介绍（会议的申办情况，国际系列会议还要包括该系列会议的背景介绍）；
2. 会议具体情况（会议的整体规模、与会重要人员介绍、学术报告情况、重要领导人出席会议情况等）；
3. 会议产出情况（会议宣言、纪要、共识等，达成的合作意向，对国内该领域研究的推动作用等）；
4. 会议经费情况，院提供的经费资助的用途；
5. 有关会议组织的经验和建议。
二、 其他要求
6. 字数要求：精炼文字5000字左右；
7. 照片要求：精选会议照片5张左右；
8. 时间要求：会议结束后2个月内报送；
9. 形式要求：以电子文件形式报送。其中文字材料使用word文档编辑，照片格式不限；
10. 报送要求：总结发送给国际合作局。
关于召开2014年度年终总结大会的通知 各公司领导及全体员工：
时光荏苒，岁月如梭，转眼之间2014年即结束，在过去的一年里，在各位领导的正确领导下，在全体员工的共同努力下，公司各项工作稳步发展并取得了可喜的成绩。为了认真总结经验、分析问题，全面促进2015年各项工作的开展，同时考察、提升管理人员的综合素质及呈现力，公司决定召开2014年度年终总结大会，现将具体安排及要求通知如下：
一、地点：甘肃xxxxxxxxxxxxxxx有限责任公司办公室。
二、时间：2015年XX月XX日。
三、参会人员：公司领导、各公司经理、各项目经理及全体员工
四、会议报告内容及要求
（一）报告内容：
1、管理项目介绍；（此项仅限项目负责人进行介绍，）
2、2014年主要工作情况，内容包括《目标责任书》完成情况、做法、经验和体会；日常管理工作，包括加强管理和提高服务质量方面；直接为公司创造的量化成绩，或者间接为公司创造的价值。
3、2014年工作中存在哪些具体不足，是什么因素影响工作业绩，有待进一步提高方面，要分析原因，提出解决的措施。
4、2015年工作的打算和思路，特别是面临即将签订新的目标责任书有什么好的建议、想法，需要公司创造什么条件来促进项目更好的完成目标责任书及自我完善目标（能力和素质），采取什么措施达成目标等等。 5、2015年对公司经营、管理、下一步发展的建议。
（二）报告的要求：
1、要求各位管理人员高度重视述职报告，提前做好准备工作；
2、内容要客观。必须实事求是、客观实在、全面准确。既要讲成绩，又要讲失误；既要讲优点，又要讲不足；既不能夸大成绩，也不能回避问题。只有客观陈述履行职务的情况，才能有助于对自身工作做出全面、准确、客观的评价。
3、重点要突出。抓住带有影响性、全局性的主要工作，对有创造性、开拓性的特色工作重点着笔，力求详尽具体，日常性、一般性、事务性工作表述要尽量简洁，略作介绍即可。
4、此次报告将作为年底对管理人员及项目部工作考评的重要依据。
五、年度总结大会报告结果运用
结合月度绩效考核成绩和年终述职成绩，给予奖惩：
六、述职人员
各公司经理、各项目经理及全体员工
七、注意事项
1、所有参会人员必须提前十分钟到达会场，准时召开会议。
2、经理（含）以上领导不得缺席本次会议，汇报工作时要求必须有书面汇报材料。
3、会议汇报程序：甘肃xxxxxxxxxxxxxx代理公司——xxxxxxx电子科技有限责任甘肃——xxxxxxxxxxxxxx有限责任公司
特此通知
2015年1月15日
公司召开上半年工作总结和下半年工作部署会议新闻稿
20**年8月7日上午，联网公司在203会议室召开了20**年上半年工作总结暨下半年工作部署会议，贯彻落实控股系统领导干部会议精神，总结今年上半年工作，部署下半年工作。会议由邢玲书记主持，崔小龙总经理在会上讲话，公司全体员工参加了会议。
会上，邢玲书记传达了杨根林董事长在控股系统领导干部会议上所作题为《凝心聚力谋发展 分发有为当先行 以优异成绩迎接党的十八大胜利召开》的重要讲话。公司各部门负责人分别就部门上半年工作情况和下半年工作计划作了报告。崔小龙总经理全面总结回顾了公司上半年的各项工作，客观分析了当前面临的形势，并对公司下半年的主要工作作了部署。他强调，公司上下要认真贯彻落实杨根林董事长的重要讲话精神，紧紧围绕“四个年”活动目标和下半年工作安排，统一思想，埋头苦干，扎扎实实做好各项工作。
会上，崔小龙总经理还就做好迎接党的十八大胜利召开各项工作进行了部署，他指出：一是要以优异的工作成绩迎接党的十八大胜利召开，进一步创新思路、创新方法、创新技术、创新管理，高标准、高质量地全面完成各项工作任务。二是要创造安全、稳定、和谐的环境迎接党的十八大胜利召开，进一步加强系统、机房、用电、消防、人员、车辆、饮食等各个方面的安全管理，保持公司内部团结和谐的良好氛围，确保安全稳定工作不出任何问题。三是要以优质的服务迎接党的十八大胜利召开，进一步抓好路网应急管理，全力保障路网安全畅通；抓好苏通卡网点现场服务，高效解决苏通卡用户的各类问题；抓好96777服务质量，通过提升业务水平和加强沟通，及时化解各种矛盾。
最后，崔小龙总经理分别对领导干部和全体员工提出了工作要求。他强调，公司各级领导干部，要勇于担当，勤于思考，自觉主动做好工作；要增强工作的时效性，按时按点保质保量完成工作；要带好队伍，组织好、教育好、团结好每一位同志，大胆管理，不当老好人。公司全体员工要明确各自岗位职责，积极思考，主动工作；要珍惜自己的工作岗位，克服困难，全身心投入工作，踏踏实实做好本职工作；要严格遵守公司的各项规章制度，坚持按制度办事；要相互团结、相互学习、相互帮助，不断增强团队凝聚力和战斗力。
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关于举办2014年上半年工作总结暨表大会的
申 请
公司领导：
2014年上半年，在全厂干部职工的努力之下，取得较好的成绩，为鼓励先进，鞭策后进，树立员工荣誉观、价值观，为下半年再鼓劲、再加油，实现全年产值目标，申请在七月上旬举办上半年工作总结暨表彰大会，事项及费用如下：
一、 会期：0.5天
二、 议程：
1. 2014年上半年工作总结
2. 2014年下半年工作计划
3. 宣布获奖名单
4. 颁奖
5. 聚餐
6. 卡拉OK
三、 奖项：
1. 优秀员工：8名（拉管/切管分别1名、手工6名）
2. 优秀干部：2名（车间1名、办公室1名）
3. 表扬员工：8名（拉管/切管分别1名、手工6名）
4. 表扬干部：3名（车间2名、办公室1名）
5.优秀新员工：6名
7. 特别奉献奖：13名（上半年星期天赶货加班出勤率最高的）
四、 费用：
1. 优秀干部/员工：10*100=1000元
2. 表扬干部/员工：11*50=550元
3. 优秀临时工/新员工：6*50=300元
4. 特别奉献奖：13*50=650元
5. 证书：24*5=120
6. 横幅：80元
7. 聚餐：（选择周三举行，不另外增加聚餐费用）。
8. 卡拉OK：（开放公司音响设备，自由放歌）。
总费用：2700.00元
生产部
2014.6.23.
本文来源：http://www.gbppp.com/jd/418565/
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