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采购文员
采购文员主要是给采购部作各种文档处理工作和部分对外工作，不同的公司会有些不同的安排。
中大型公司的采购量采购任务都是很多的，为了配合各种申请、审批、询价、订货、验收、入库、付款、返修等采购流程（企业ERP的一部分内容），都会有大量的文档工作包括资料录入等内容。 大部分公司会让采购部配备采购文员或采购助理来处理这些事，以协助采购们完成任务。
例如：某公司采购文员的岗位职责：
(1)请购单、验收单之登记。
(2)订购单与合约的登记。
(3)交货记录及跟踪。
(4)供应商来访的安排与接待。
(5)采购费用的统一申请与报支。
(6)进出口商品文件及手续之申请。
(7)电脑作业与档案管理。
(8)承办保险、公证事宜。
（9）下采购单，催货
采购文员工作内容：
1.编写采购合同等文件，单价对比，报价单输入系统。
2.编制采购部门的周报表或月报表
3.收集、整理与统计各种采购单据与报表
4.采购品质记录的保管与维护
5.采购事务的传达
6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等
7.协助采购员完成价格谈判等工作
8.管理日常采购文件，记录采购进度
岗位职责
1. 在采购部经理及主管领导下，协助处理采购部日常具体事务；
2. 负责采购部与相关部门间的文件往来及其他部门间文书的传递、收发、传
达；
3. 负责采购部内部会议记录，并跟踪具体事项实施结果；
4. 负责汇总每一期商品明细并通知有关部门；
5. 负责部门业务档案资料及相关文书管理；
6. 在采购部经理指导下负责安排办公室日常工作事务；
7. 负责整理汇总各业务小组送交的各类业务数据及统计分析结果，及时上报
采购部经理；
8. 负责本部门文化宣传及各类培训的组织管理工作；
9. 完成采购部经理及主管交办的其他工作【物流采购计划】
岗位职责
1．服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；
2．负责公司的原料、辅料、设备、配件的采购工作；
3．搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息；
4．负责对所采购材料质量、数量核对工作；
5．申购单必须经仓库确认，以确定准确的采购数量，确保减少采购中的浪费和不足；
6．有权拒绝末经领导同意批准的采购定单；
7．负责办理交验、报账手续；
8．负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报；
9．验收货物入库相关单据，积极配合库房保质、保量完成采购货物的入库；
10．对所承担的工作全面负责；
11．对所采购的物资、设备要有申购单并上报采购主管；
12．协助做好有关物资采购工作的事项；
采购部经理岗位职责
1.根据公司经营状况负责管理公司采购相关工作，做到:积极跟踪、忠于职守、廉洁奉公、以身作则;
2.确保所购物料及时、价格合理，负责复核采购员提供的市场信息，确定需采购物料的最终渠道；
3.对于必须现金采购的物料，严格执行公司相关财经制度，严格遵守“一人为私、二人为公”的采购原则；
4.严格遵守公司相关采购制度、严格执行2人以上经办，对涉及物料采购的相关事宜，实施行之有效的监督、监管工作；
5.对各项业务督办到底,对应付的款项和物品,按照合同的规定及时安排人员进行追踪和催付,出现问题及时处理;
6.不得利用职务为自己谋私利,不得私自接受或索要供应商的回扣、佣金;不得损害本单位利益换取私利;不得介绍客户或转移业务给其他单位谋取私利;
7.积极发展新客户,与客户保持良好的关系和持久的联系,不断开拓业务渠道;
8.管理控制好本部门人员出差时交通、住宿、业务请客等各种费用尽量做到节俭，不得奢侈浪费。
9.每月制定采购成本下降比例，实行目标考核；
10.负责搭建公司采购平台；
11. 大宗采购实行提前申报制，采购前必须了解公司仓库库存以免造成浪费；
12.总经理或分管副总授权委托其他相关工作。
13.坚决服从总经理的指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向总经理负责； 严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责；
14.组织订制采购程序、采购监控、信息收集、价格体系等的制度拟订，检查、监督、控制及执行；
15.负责对采购人员的培训、考核、评比、激励；【物流采购计划】
16.草拟本部的年度、季度、月度以及当周工作计划，并组织实施、检查监督及控制；
17.负责审核申报的采购计划，严格控制采购成本；
18.监控跟踪采购计划的执行进度，对异常情况随时做出调整，并及时上报；
19.负责对所采购的原料、辅料、设备、配件质量、数量的跟踪管理工作，确保及时到位；
20.负责应付款的审查工作；
21.收集已使用产品的性能和质量信息，以图改进；【物流采购计划】
22.组织对物资市场信息的收集和分析工作；实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术；
23.按照组织的要求，规范、考察、管理供应商；
24.发展、选择和处理供应商关系，如价格谈判、采购环境、产品质量、供应链、数据库等；
25.对所选样的规格、质量全权负责；
26.定期或不定期组织本部门人员进行分析讨论、总结经验，改进工作方式，提高效率、降低成本；
27.改进采购的工作流程和标准，通过尽可能少的流通环节，减少库存的单位保存时间和额外收入的发生，以达到存货周转的目标；
28.有对下属的人事推荐权和考核、评价权。
29.按时完成公司领导交办的其他工作任务。
部门职责
1、 及时掌握原材料仓库、成品仓库和配件仓库的库存数量，根据公司的采
购单和仓库的库存信息，制定采购计划，联系供应商，完成公司的采购任务。
2、 及时向公司采购需求方反馈采购进展情况，定期向上级汇报采购业务完
成情况。
3、 负责供应商管理，保证供货渠道顺畅；挖掘新的供应商，对其进行信誉
调查，并进行备案管理；及时掌握市场价格信息，并对原材料市场进行分析预测。
4、 严格按照采购流程和审批程序开展采购业务。负责交货期、价格谈判以
及产品质量审查；铜带等原材料成本涨幅过大时需向上级汇报，并根据批复情况进行采购。
5、
负责采购信息、凭证和相关书面资料的整理保存。
物流采购的工作思路
采购流程：
1、申购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立申购单，逐项注
明材料名称、规格、数量、需求如期及注意事项，按规定逐级呈核。
2、 所有材料物资申购原则上必须在系统平台上完成，各子公司仓管员原材料申
购须经仓库主管审核。而五金材料经仓库主管审核后，再由运维部、模具等专人审核报采购部主管审批分单落实。机器设备、仪器类由设备选型小组负责人或专人审核审批后转采购部落实。材料物资申报及仓库主管审核工作必须在生产计划单下达后半个工作日内完成。（如材料物资急用，仓管员申报后必须立即电话通知仓库主管说明原因情况，仓库主管马上与采购部对接）
3、因生产急用需紧急采购的，要注明原因。可先采购后补办审批手续。 4、 采购部不能按用料日期及时采购材料物资是，必须如实填写预计到货时间，
并说明原因。
5、 材料物资到库后，各子公司仓库马上通知品质部，品质部必须按检验规程、
标准进行检验，检验合格后自行组织卸货、点数、称重。仓库保管员须按平台的内容办理入库手续。如品质部检验不合格，品质部及时把结果信息反馈到采购部（平台上操作），并电话联系采购人员，以便于采购部第一时间掌握材料物资的质量问题的动态情况，做到及时地跟踪处理。
6、制造电缆出现质量事故如是原材料原因，由品质部确认后并及时将信息反馈
到公司采购部，组织有关部门按规定处理。
7、各电缆公司采购人员须对所采购材料物资进行询价，在申购单记录询价结果，
不能空白，否则不予受理。
8、做好计划部、请购部、采购部之间的对接、沟通落实，说明进度，争取采购
项目完成的时间点，防止耽误时间而造成的一些不必要的重大损失。
9、物料入库必须要附供应商的名称或联系电话，否则不予入库。
10、各子公司的原材料、五金、成品、废品仓库，要求进行细化、分类，合理摆
放场地。
11、人员的分工。（金属材料、塑料类材料、化学填充类、五金综合类）
12、供方管理流程图。（附件一）
13、采购管理流程图。（附件二）
14、 供应商预审资料。（附件三）
15、 物流管理结构图及管理制度。（附件四）
16、 财务结算办法（付款审批权限范围）。
物流管理：
1、对采购物料分类、规范入库、划分区域。采购的物料按原材料仓库，五金配
件仓库，辅助材料仓库分类入库，成品、废品、呆料、废料要按区域划分标识清楚，及时跟踪处理。
2、确定各仓库管理人员，定编定岗，合理编制各仓库人员数量，确定各人员的
工作职责，落实到每个人。
3、完善各仓库制度。
4、帐、卡、物不一致，需重新建立。
20XX年，我部门员工在工作上勤勤恳恳、任劳任怨，不分昼夜、节假日，出色的完成了公司交办的采购工作。积极参与公司组织的各种紧急任务，获得公司领导的肯定和表扬。在作风上执行公司管理制度，坚持原则，坚持财务制度，以采购纪律严格要求自己，廉洁奉公，从未出现违法、违纪、腐败现象。我们树立“为公司节约每一分钱”的观念，坚持同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本的原则。紧紧围绕公司生产这条主线努力开展工作，使各项工作比去年得到了比较明显的进步。
一、工作完成情况及修订完善管理制度
1、本年度工作完成情况
根据公司安排，我们物资采购部主要担负①公司卤水加工厂、办公区、生活区建设所需的钢材、水泥，②井上钻采工具、套管、隔热油管、泥浆材料，③建厂所需成套设备、仪器仪表、阀门管件，④电器设备，⑤劳保用品，⑥一般工具，⑦输卤管线，⑧研究所实验材料、化学试剂、仪器仪表，⑨公司交代的其它采购业务。
为节约资金，防止库存积压，坚持零库存管理方法，在采购量大，部分物资紧缺的情况下，千方百计，精心组织寻找货源，积极组织落实，始终把保障生产所需放在首要位置，一切工作围绕在建项目，保障钻井施工，科研开发这个中心来开展，圆满完成了工作任务。在公司领导的大力支持和正确的领导及其他部门的配合下，20XX年共完成采购计划申请单份，签订合同0份。全年采购额达到万。其中建厂设备、阀门管件、仪器仪表、机械设备等计款7550万，加工厂区购进水泥吨计款万，购进各种钢材吨计款万，3个井队共组织购进泥浆药品吨，计款万，购进套管吨，计款万，隔热油管米计款万等。合同采购万，零星采购万。
目前基本做到XX元以上的采购，由财务转账，减少现金交易环节，逐步建立起物资采购渠道及供应商信息档案。现已有一百多家供应商。我们一直强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗材料、设备还是小型材料的零星采购，都尽量多与相关职能部门共同参与。即使在时间紧，任务重的时候，也始终坚持这个原则，和相关部室人员一起询价比较，在采购工作的各个环节中主动接受监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。逐步完善制度，
2、部室建立每人每天工作写实，所干工作一目了然，督查每人每天工作量，和每一笔业务操作进程，也便于采购环节上的查询。每周上报周工作量，每月报采购报表，出年底财务报表等供领导参阅决策。
3、重新制定完善岗位制：人员按其所长，专业化分工分类，各负其责。解决职责专业分不清：容易出现行行都会干，行行都不专，材料性能不知道，型号参数搞不清，有了失误扯不清，干起工作来理不清等憋病。避免丧失自觉性，业务始终得不到提高，很难独挡一面处理问题，对公司，对个人危害极大。岗位责任制的落实，彻底扭转了这种局面的存在，每个人的工作积极性和工作效率显著提高。
4、定制出台本部门管理制度：使大家充分认识到采购制度严肃性，在工作中必须严格遵守国家、企业的采购纪律。本制度内容包含：落实公司管理制度、员工管理、质量管理、采购流程管理、和惩治违纪、违法、条款等内容，以时刻警示本部门人员。
5、安全工作方面：本着安全第一，预防为主的主导思想，时刻提示加强安全意识，每笔业务资金安全是第一位的，反复强调要与企业知名度高，信誉好，资质证件齐全的企业做为合作伙伴，每项合同条款必须反复推敲，防止出现意外，给公司和个人造成经济上损失。在出差，装卸车时，特别强调注意人身安全，防止意外事故发生。20XX年，本部门无一例安全事故发生，做到全年安全生产。
二、基本做法
1、注重市场调查
为保证能采购到质优、款新、价廉的货物，我们以了解市场最新行情、最新动态和相关行业政策及规则为基本任务，以便更好地掌握主动权，不至于受供应商片面因素的影响。进一步加大市场考察力度，一方面我们从多侧面、多角度去认识市场，摸清了生产厂家与其代理商之间的利益分配关系，供货商产品利润的构成。达到1万元以上的采购项目，我们尽量先考察，后采购，变被动接受为主动出击，因此在采购过程中我们总能够争取到采购的主动权。
2、围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作我们围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上进行询价比较，注重沟通技巧和谈判策略。调整了部份工作程序，增加了采购审核环节，采取先由采购部长在采购员对采购物资询价比较的基础上进行审核，再由计划经营部和公司领导进一步复核，力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
巧和谈判策略。调整了部份工作程序，增加了采购审核环节，采取先由采购部长在采购员对采购物资询价比较的基础上进行审核，再由计划经营部和公司领导进一步复核，力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到煅练。
3、逐步加强对采购物资信息的管理
逐步加强对采购物资信息的管理，对物资采购申请单进行编号存档管理，发票产品合格证等复印留底，保持了信息资料的完整，同时输入电脑保存，建立采购部台帐，方便随时查阅、对比。还建立本部门每天工作写实报表，反应采购部每位员工每天的工作内容。
4、提高部门工作员工的业务素质和责任感
我部门人员多数是刚参加工作的大学生，采购业务水平还很低，经验很少。除参加公司安排的培训及部门内部培训外，在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断指导，同时反复强调采购人员的责任感，强调每个人对自己采购的材料设备负责到底，保证了对材料、设备使用过程进行有效的追踪。员工在学习中不断总结经验教训，努力提高工作能力及业务素质。
三、存在问题和建议
1、采购规范化程度还需进一步提高
采购工作遇到许多问题，主要是采购的计划性不强，我们采购任务中的一多半是临时采购计划，因为没有库存，往往刚解决了上一笔，下一笔又有上一笔内容，为不影响生产只有再排车辆人力重复采购，工作量较大。审批程序过于复杂，浪费很多人力时间，影响工作效率。还需要进一步规范采购程序，不断提高效率。
2、业务人员的素质还需进一步提高
质量与价格永远是采购工作的主题。采购人员的技术能力与业务水平直接影响到采购工作的质量和效率。我们将永远记住玻璃钢输卤管线惨痛教训，严把质量关不是一句空话，要具体落实到每一个技术环节上，每一笔业务必须谁办的谁从头到尾负责到底。由于多数采购员参加工作时间较短，经验不足。在采购技能上有待进一步提高，以后将极积为他们提供培训和学习的机会，真正建立一支专业性强，业务精，清正廉洁、敬业高效让领导放心的采购队伍。为公司生产一线服务做好先行官。
3、供应商的范围还不够广
一则由于我们公司新型企业，行业独特，很多商家对我们不了解，供应商网络仍需逐步扩大。二则出于对售后服务响应速度的考虑，部分物资的采购以老客户为主，这在一定程度上影响了竞争能带来的效益。
四、20XX年工作思路
明年我们将按照“行为规范、运作协调、公开透明、廉洁高效”的指导思想，抓规范、重效益，确保全年采购任务顺利完成，在更规范合理的采购前提下，进一步降低采购成本。主要做好以下几个方面的工作：
1、细化采购管理流程
企业管理水平的差异最明显的体现在流程管理上的差异，流程管理成熟度，是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。细化采购管理流程，从而全面提高公司采购管理水平。
2、改进供应商的选择
在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。
3、加强供应商档案管理，建立供应商产品信息数据库对供应商资质材料、往来函件和产品质量证明等重要档案交公司存档，并复印留底；建立起重要货物供应商信息的数据库，以便在需要时候能随时找到相应的供应商，以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
4、采购员根据采购申请单提前询价
明年，我公司加工厂区建设完成，并开始试运行投产。还有后续盐井的开发。方方面面还需要很多大宗物资、仪器，材料。我们将对这些物资提前进行询价，做好市场调研。不仅要保证生产，还要降低成本，减少公司的支出。
五、奋斗目标
总结上一年得失，指导下一年的工作思路。在20XX年的工作中，我们要虚心向其它部门学习工作和管理经验，借鉴好的工作方法，努力学习业务理论知识，不断提高自身的业务素质和管理能力。使本部门工作再上一个新的台阶。要进一步强化敬业精神，加强责任感，对待工作高标准，严要求。同时我部门将不断搞好阶段性总结；开展批评与自我批评，找差
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