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技术文件和技术资料管理程序
（ISO9001：2015）
1.目的
1.1 对本公司 内所有的技术文件和技术资料的编制、审核、批准、归档、发放、更改、作废作出规定，使公司的技术文件和技术资料得到规范化管理和受控，以确保在质量体系运行的各个场所都使用有效版本的技术文件和技术资料。
2.范围
2.1本规定适用于公司范围内所有技术文件和技术资料的管理和控制。
3.定义
3.1受控技术文件—是指在质量体系运行中指导现场工作的、带有指令性的技术文件和技术资料。受控技术文件在持有者中能始终保持有效版本并被列入更新服务范围。受控技术文件发放应在《文件分发清单》规定的范围内。
3.2主控技术文件--受控技术文件的原稿,称为主控技术文件。主控技术文件由档案室归档保管。
3.3 非受控技术文件--文件上不作任何标识或盖有“参考”章的技术文件和技术资料或者受控技术文件的复印件都是非受控技术文件。非受控技术文件不能作为依据，不列入更新服务范围。
3.4 参考文件—由档案室归档的、不属于主控技术文件和受控技术文件范围的技术文件和技术资料。作废的主控技术文件或受控技术文件，但凡为法律或积
累知识的目的，需要保留的文件，在盖“作废”和“参考”章后，可作为参考文件。
3.5作废文件--凡不是最新版本的并无需保留的文件即作废文件。
3.6 外来技术文件和技术资料—指所有非公司内部编辑的技术文件和技术资料。包括顾客提供的产品图样、技术规范；国外技术转让的图纸、技术标准及相关资料；设备购买的附属技术资料；通过相应渠道收集的各类法规、标准、技术资料等技术文件。
4.职责
4.1 产品工程部技术助理负责资料室 (2) 归档的技术文件和技术资料的管理和有效性控制；负责公司范围内技术文件和技术资料 (与质量体系要求相关的技术文件除外) 的发放和有效性控制；负责公司范围内编写的技术文件和技术资料 (与质量体系要求相关的技术文件除外) 的标准化管理。
4.2 质保部职责见《文件和资料控制程序》。
4.3各职能部门负责本部门的各类技术文件的编制、更改、审核和批准。产品设计文件的最终审核或批准由产品工程部经理负责；产品质量文件的最终审核或批准由质保部经理负责；工艺文件、生产线布局和生产车间布局文件的最终审核和批准由制造部经理负责。
4.4 各职能部门负责发放至本部门的技术文件和技术资料的保管和控制。对于发放至各部门的受控技术文件，必须由专门人员进行保管，并由各部门规定非授权查阅人员范围。非授权查阅人员若查阅受控技术文件，需经主管批准。
4.5 各职能部门负责本部门需要归档的技术文件和技术资料的归档。
4.6 各职能部门负责本部门需要评审的外来技术文件和技术资料的评审。
5.内容
5.1 技术文件的编号
5.1.1 项目文件的编号
5.1.1.1项目文件的表式编号按照作业指导书《文件和资料编号规定》的规定。
5.1.1.2项目文件（除“工程更改控制流程表”；“样件交接单”；技术合同；技术协议）的文件编号
公司-XXXX-N-RYYY-V.V
其中：公司—公司代号；
XXXX—项目编号后四位, 参见公司内部网/新产品开发；
N—产品类别代号，参见《文件和资料编号规定》；
R—文件类别代号，参见《文件和资料编号规定》；
YYY—文件的序列号；
V.V—文件的版本号，参见《文件和资料编号规定》。【技术文件管理软件】
5.1.1.3 “工程更改控制流程表”编号，参见《工程更改控制指导书》
5.1.1.4技术协议的编号，如“零件技术开发协议”
技术文件和资料管理控制程序
1. 目的：
对与本公司产品生产运行有关的技术文件和资料进行控制，确保现场使用文件为现行有效。
2. 范围：
适用于本公司产品生产运行中所有技术文件和资料的控制
3. 职责：
3.1工程部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归档管理。
3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。
4.工作程序：
4.1技术文件及资料（以下简称文件和资料）的分类及编号
4.1.1文件和资料的分类
4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:
a.内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等；
b.外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。
4.1.2文件和资料的编号:
文件和资料的编号由工程部统一规定，编号应层次分明，条理清楚，做到一物一号，既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。
4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种，产品标准（包括国家标准、企业标准）、产品图样、工艺文件（工艺单）、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件；其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归档部门代号"和"使用部门"印章。
4.2文件的编号及审批
4.2.1为提高产品质量，增加竞争能力，企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。
4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由工程部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查，总工程师审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。
4.3文件的发放与接收
4.3.1在文件批准后，按技术文件发放范围发放，不得多发或漏发，文件领用人在文件收／发登记表上签名，受控文件加盖红色"受控"及"归档部门代号"和"使用部门"印章。
4.3.2当文件严重破损影响使用时，应到工程部办理更换手续，交回破损文件，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"更换"字样，由总工程师审批后，换发新文件。当使用部门将文件丢失时，由使用部门向工程部提出书面申请，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"重发"字样，经总工程师审批后补发丢失的文件，在文件上注明"重发"字样，并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归档部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到，应将原文件送回工程部，统一销毁，以防误用。
4.3.3工程部列出技术文件清单，接收部门收到文件后，在技术文件清单上做好记录。
4.4 文件的更改
4.4.1各部门在执行文件过程中，对文件的不适用处可向编制部门
提出修改建议，由工程部对修改建议进行分析，评价其适用性和可操作性，如需修改则由工程部进行修改，并填写技术文件更改通知单。经审批后，按文件收／发登记表到有关部门更改文件，更改完成后，由使用部门有关人员在技术文件更改通知单上签名。
4.4.2 若技术文件更改内容较多，不便在原文件上更改时，可按更改要求重新编制新的技术文件，由资料管理员按原文件收／发登记表发放，并填写文件收／发登记表，原登记表备注栏中注明"更换收回"字样，同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查，其余统一销毁。
4.4.3 技术文件更改时，涉及到在制品原有工装及于此相关制品有冲突时，相关部门应提出相应的处理意见。
4.4.4 技术文件更改时，与此相关的其他技术文件也应同时更改，以保证文件正确、统一。
4.4.5 由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目，可先不更改技术文件，而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据，《工艺单》经总工程师审核、总经理批准后生效实施。
4.4.6 技术文件更改方法
4.4.6.1 将需要更改的内容用细实线划掉，被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况，在适宜部分填写更改后的内容，在靠近更改部位写上更改标记，其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示，如 a b c d ……或①②③……
4.4.6.2 在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。【技术文件管理软件】
4.4.7 文件更改通知单应装订成册，并保存五年，涉及安全性的更改文件应保留15年，以便备查。
4.5 文件的管理
4.5.1 文件和资料由工程部统一保管，收发文件填写收／发登记表，归档文件填写归档登记表。
4.5.2 技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录（或台帐）及分目录清单，便于检索查询。
4.5.3 文件原件一律不准外借，任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。若要查阅，经总工程师同意后，查阅复制件。公司外需复制，经总经理批准后，填写文件收／发登记表，文件加盖红色"更改不通知"印章。
4.5.4 外协件技术文件由采购部发放并填写文件收／发登记表，文件加盖红色"外协" 印章。
4.5.5 进行计算机辅助产品设计时，应把相应文件应在硬盘上备份，备份文件名应较易辨认。
4.5.6 外部文件应填写收／发登记表，需归档的填写归档登记表。
4.5.7 文件应妥善保管，防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。工程部每年对保管的文件检查一次。
4.5.8 工程部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次，对不适用的文件进行修订，对适用的在文件右上角加盖红色"＊＊＊＊年
确认"印章。
4.5.9 工程部应及时收集上级的文件资料及相关标准，确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》，对公司所有标准进行复查，及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同，只是标准号有所变动的，可把旧版本标准号改为新版本标准号，同时加盖红色 "＊＊＊＊年 确认" 印章。
5.相关文件:
无
6.相关表单:
6.1 受控技术文件清单
6.2 技术文件发放清单
6.3 技术文件发放/接收表
6.4 技术文件更改通知单
6.5 技术文件更改台帐
6.6 技术文件作废通知单
6.7 技术文件领用/复制申请单
6.8 技术文件借阅登记表
6.9 技术文件销毁记录表
6.10 技术外来文件清单
技术文件控制程序
1目的与范围 规范技术文件管理，确保相关部门使用有效文件。
本程序适用于公司与经营业务有关的技术文件（包括外来文件）的控制。
外来文件包括手册第2.0 章节中声明引用的标准、法律法规以及涉及经营政策的上级、主管机关或相关方的文件、函电、通知等。
2术语
本程序采用GB/T19001-2008 idt ISO 9000：2008规定的定义。
3职责
3.1理货部负责技术文件的确认（再确认）、发放、更新、退出使用及作废的管理。
3.2 各业务部负责本部门技术文件的提出与日常管理，对涉及本部门经营政策的外来文件编目管理。
4程序内容
4.1文件提出
4.1.1文件由使用部门（新增）或理货部（更新）负责提出。
4.1.2提出部门填写《技术文件确认/退出表》并提供相应文件。
4.2文件确认
4.2.1 确认文件有效性可采用网上、电话、传真向发布单位或权威管理机构查询等方式，填写“确认部门结论”栏。
4.2.2 确认有效的，理货部在文件上角加盖“现行有效”标识并编号，填入《技术文件目录》。
4.2.3
理货部每年一季度对使用中的技术文件进行有效性
再确认，执行4.2.1条款并填写“再确认记录”栏。
4.2.4 确认无效的文件通知相关部门停止使用，并按4.4、
4.6条款办理作废、更新手续。
4.3文件发放
4.3.1理货部填写《技术文件管理登记本》，文件自留一份，其余发放使用部门，填入部门《技术文件管理登记本》。
4.3.2文件丢失，由丢失部门写出书面报告并提供相同的文件，到理货部补办手续。文件使用原标识，在编号下方注明“补发”和“补发日期”。
4.4文件更新【技术文件管理软件】
4.4.1当使用部门提出新版文件或有效性再确认中发现文件已换版时，应及时进行文件更新。
4.4.2文件更新需重新确认，执行4.2及4.3条款。
4.5文件退出使用
4.5.1有效文件因经营项目变化等原因不再继续使用的，按退出使用办理。
4.5.2文件退出使用由使用部门填写《技术文件确认/退出表》，写明退出原因报理货部收回退出文件统一保存，在编号下方加盖“退出使用”标识，在《技术文件管理登记本》和《技术文件目录》的备注栏中加盖“退出使用”标识。
4.6文件作废
4.6.1使用中的文件被新版文件替代时原有文件作废。
4.6.2文件作废后，理货部在《技术文件管理登记本》的备注栏加盖“作废”标识，收回作废文件，从《技术文件目录》中删除。
4.6.3 需要留用参考的在标号下方加盖“作废参考”标识并在《技术文件管理登记本》、《技术文件目录》的备注栏加盖“作废参考”标识。
4.7外来文件管理
4.7.1标准由企管企划部保存，法律法规由法律部保存（该部不在质量体系覆盖范围）。
4.7.2涉及经营政策的外来文件、函电、通知等由相关业务部加以识别，编入《技术文件管理登记本》。
4.8本程序涉及的记录执行《记录控制程序》。
5相关文件和记录
5.1相关文件
《记录控制程序》
5.2记录
《技术文件确认/退出表》
《技术文件目录》
《技术文件管理登记本》
附加说明:
本程序由企管企划部提出
起草人:高建民
审核人:周宏伟
批准人:陈 硕
本文来源：http://www.gbppp.com/jd/505682/
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