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档案管理制度
一、 总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
5、政府、项目批文、合同；
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、立卷归档要求
1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四、 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七、电脑档案的管理
1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
八、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九、罚则
1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十、附则
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集团行政人事部负责解释。
3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围
关于管理部文件管理规定
本制度适用于公司收、发文件，公司文件的保存、销毁，以及公司文件的保密管理。
1、本制度中所指的文件包括公司内部文件，上级主管部门下发的文件，业务往来产生的文件资料。
2、责任部门及领导
公司文件管理工作由公司办公室统一归口管理，受公司总经理领导。
3、管理职能
文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。
4、接收文件管理
4.1凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收。
4.2接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，
4.3文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。
4.4为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。
4.5收文处理程序
4.5.1分类登记
文件收到后，由公司办公室首先按既定要求进行分类并登记，分类要求为：中共中央及各部门、国务院各部委、省委各部门、省政府各部门、市委各部门、市政府各部门、市医药局、行业协会、兄弟单位、其他单位或部门、业务性传真、信函等。登记后附上公司专用文件处理标签，完整填写有关内容（内容要求见专用标签），交由公司办公室经理批转。
4.5.2批转
由公司办公室经理根据文件内容确定公司对口主管领导或总经理，签写批转意见后返回办公室。
4.5.3呈送主管领导
由办公室根据经理批示，将文件送交总经理或主管副总经理批示。
4.5.4批示
由公司主管领导根据文件内容确定处理意见，并在文件处理签上明确表示后，返回办公室。
4.5.5登记批示内容
由办公室将主管领导批示内容进行详细、完整登记后，交承办部门。
4.5.6文件分类处理
由办公室根据领导批示将文件分为三类：重要文件、一般文件、传阅文件，然后进行相应文件处理程序。
4.5.6.1重要文件处理程序
重要文件进入催办、督办程序，该程序按《催办、督办及结果报告制
度》执行。
4.5.6.2一般文件处理程序
4.5.6.2.1执行
由办公室根据经理批示，将文件送达有关承办部门，承办部门按文件内容及主管领导批示组织人员执行文件，在要求时限内做出执行结果返回办公室，并由办公室交总经理或主管副总经理。
4.5.6.2.2审查
由办公室经理对文件执行结果进行审查，审查内容为是否达到文件要求及主管领导批示要求。
4.5.6.2.3存档
由公司办公室将文件及执行结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。
4.5.6.3传阅文件处理程序
4.5.6.3.1送达传阅
由办公室将文件交由相应部门传阅，传阅结束后文件返还办公室。
4.5.6.3.2存档
由公司办公室将文件及传阅结果按档案管理要求存档。档案管理要求见《档案管理制度》。
4.5.7收文处理的要求
4.5.7.1 承办部门或人员要依据领导指示和文件内容、性质，抓紧处理。
4.5.7.2 重要电文、传真、急件必须当日阅办，阅办完毕后退公司办公室存档，业务性便函由承办部门存查。
4.5.7.3 两个或两个以上部门阅办的文件，要确定主办部门，主办部门接文后应主动与会办部门协商，在限期内拟办处理，如主、会办部门意见不一致时，应报告有关领导指示处理，不得拖延。
4.5.7.4 带附件的公文办完后，附件应同原件一起退公司办公室存档，因工作需要附件时，应在“文件处理签”上注明附件暂存某部门。
4.5.7.5 阅办后的公文，承办人应在“文件处理签”上签署承办情况，限期上报的文件，应注明已于某年某月某日报出，然后退公司办公室存档。
文件档案管理制度
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；
b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）
h.设施的设计、运行技术资料；
i.供应商和承包商档案；
j.作业许可证等；
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；
4.4进行编写
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门
e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限
f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件
g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录
h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图
4.4.2文件的编号按如下要求：
/
记录编号
文件层别号
文件类别（AQ）
公司代号JP
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 „„„等；
文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。
例子：
文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》
表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
4.5评审和审批
4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交
相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制
4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。
4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，
生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理
4.9.1建立记录清单
安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。
4.9.3收 集
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护
4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处 置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件
无
6相关记录
制度体系管理制度
1.目的
为提升公司内部运营管理水平，实现公司内部制度管理的规范化、制度化、流程化，特制定此制度。
2.适用范围
适用于公司内部除技术类以外的所有制度（包括公文）。
3.职责
3.1 部门内部管理制度由部门负责人负责组织拟制并申请批准；
3.2 跨部门管理制度由发起部门或指定部门负责人负责组织拟制，分管副总审核、总经理批准；
3.3 公司级管理制度由职能部门（如：人力资源部、行政部或财务部）拟制，分管副总经理审核，总经理批准；
3.4 人力资源部为公司所有制度发布、原件存档唯一部门。
4.文件分类
4.1 管理文件
管理文件包括管理文件正文及其配套的记录表单。
4.1.1 管理文件的命名
管理文件指用于公司各层面执行的管理制度、管理规定、工作规范、管理类作业指导书、部门职责说明书、岗位职责说明书等。按下列方式命名： XXXXXX管理制度 XXXXXX管理规定 XXXXXX规范 XXXXXX部门职责说明书 XXXXXX岗位职责说明书
4.1.2管理文件编码规则
公司管理文件按下列规定编制文件编号： CYYZ/□□/□□□□□□/□□
1～2 1文件编号，4位数字
部门/业务代码，2位字母
文件类别，2位字母
企业代号,固定为CYYZ(创业印章 CYYZ)
⑴ 文件类别，用2位字母表示，用文件类别中关键词的汉语拼音首字母表示。如：
ZD ---- 制度类文件，包括管理制度、规定、规范等
BM ---- 部门说明书类文件
GW ---- 岗位说明书类文件
BG ---- 记录表格类文件
⑵ 部门或业务代码，用2位字母表示，用文件发布部门中部门/业务关键词的汉语拼音
或英语首字母表示(汉语拼音缩写优先)，以唯一、便于识别和理解为原则，优先选
用公司已采用的部门/业务简称（含职能相近的原部门/业务简称）和大众使用习惯。 制度类文件使用部门代码。一级部门代码定义如下:
⑶ 文件编号，用4位数字表示，一般为从0001开始的流水号。
⑷ 文件级别，用1位字母表示，按执行层分为4级，定义如下：
T级：公司最高级文件，包括公司章程，董事会决议、经营管理层决议等文件；
A级：由职能部门拟制并适合跨部门（含全公司）执行的文件，如人力资源类、财务
管理类相关文件；
B级：仅由职能部门内部执行的文件；
C级：其他文件。
⑸ 文件版本号，用1～2位数字表示，一般为从1开始的流水号；
初始发布的版本号为1，表示V1.0，每更改一次，版本号加1递增；
文件保密级别由低至高分为：公开、秘密、机密、绝密：
公开：指无需保密，泄露不会对公司利益产生损害；可以对公司内部和外部公开；
秘密：指一般的公司秘密，泄露会使公司的利益受到损害；公司内部职员级及以上
级别人员可以查阅，不能对公司外部公开；
机密：指重要的公司秘密，泄露会使公司的利益受到严重损害；公司内部经理及以
上级别人员可以查阅，严格禁止对公司外部公开；
绝密：指最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益受到特别严重损害；公司内部特
定人员可以查阅，绝对禁止对公司外部公开。
4.1.3 管理文件
制度、规范类文件一般应包括以下内容（可根据实际情况取舍）：
1.目的
2.适用范围
3.职责
4.内容
5.奖惩
6.生效日期
7.解释权
8.相关文件
9.记录表单
10.流程图
4.1.4 部门职责说明书
部门职责说明书至少应包括以下内容：
1.部门组织架构
2.部门职能
3.部门责任
4.部门权限
5.部门岗位设置
6.部门关键绩效指标
4.1.5 岗位职责说明书文件内容
岗位职责说明书至少应包括以下内容：
1.岗位名称
2.工作职责
3.工作权限
4.岗位任职资格要求
5.岗位知识结构和能力结构要求
6.工作关联关系等
4.1.6 文件发布
⑴ 文件按本文件中“3 职责”规定的权限审批后发布，按文件规定的生效日期执行； ⑵为确保文件的一致性，文件使用部门须将经审批的纸质文档原稿及电子文档文件报
送人力资源部，并确保纸质文档原稿与电子文档文件内容一致；
⑶ 管理文件电子文档存档文件名规定为： 文件编号+文件名称
示例： CYYZ- HR0001-A1 文件管理制度
（即：CYYZ/ HR0001/A1 文件管理制度）
⑷ 人力资源部根据文件类别、编号、保密等级进行分类保管，并通过OA发布至各使
用部门；
4.1.7 文件变更
管理文件不适应内外部环境的变化，应由原用文单位或业务相关部门申请进行修订，按相 关流程和权限审批后发布。文件版本号逐次加1。
4.2 会议纪要与通知类文件
4.2.1 会议纪要与通知类文件命名
会议纪要是指公司各部门组织召开的专题会议，例会等形成的会议记录，是相关部门（人员）用于执行会议决定的依据。会议纪要按下列方式命名：
⑴ 会议纪要--XXXXXX--YYYYMMDD
其中： XXXXXX --- 会议主题
YYYYMMDD --- 会议召开的时间（YYYY年MM月DD日，月、日不足2位时，第1位补0） 例如： 会议纪要—公司周例会--20150921
⑵ 通知指公司人事聘任通知、公司或相关职能部门发布的专业性通知等，是其覆盖范
围相关部门（人员）用于执行的依据。通知按下列方式命名：
关于XXXXXX的通知-YYYYYY
其中：XXXXXX --- 通知的主题内容
YYYYYY --- 通知发文单位的发文号
例如：关于2015年五一劳动节放假的通知—深创行字[2015]017号
4.2.2会议纪要与通知类文件编码规则
会议纪要文件与通知类文件按下列规定编制文件编号：
会议纪要/通知编号，3位数字
部门/业务代码，2位字母
文件类别，2位字母
企业代号,固定为CYYZ(创业印章 CYYZ)
⑴ 文件类别，用2位字母表示，用文件类别中关键词的汉语拼音首字母表示。如： HY ---- 会议纪要类文件
TZ ---- 通知类文件
⑵ 部门或业务代码，用2位字母表示，用会议纪要/通知用文部门中部门/业务关键词的
汉语拼音
⑶ 或英语首字母表示(汉语拼音缩写优先)，以唯一、便于识别和理解为原则，优先选
用公司已采用的部门/业务简称（含职能相近的原部门/业务简称）和大众使用习惯。
部门代码对照表
⑷ 会议纪要/通知编号，3位数字，一般为从001开始的流水号；
⑸ 年度编号，4位数字，指发起部门发起会议或通知的年度，如：2015；
⑹ 文件级别，用1位字母表示，按执行层分为4级，定义如下：
T级：公司最高级文件，包括股东会/董事会会议纪要、经营班子会议的会议纪要等
公司文件管理制度（草案）
第一章： 总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
第二章：文件管理
一、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件管理，有效为公司发展服务。
二、办公室是公司公文处理工作的管理部门，负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。
三、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
第二节：文件分类
一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。
二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。
四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
六、批复。答复请示事项用“批复”。
七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。
八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。
九、联络单。 用于公司内部跨部门协同办公时进行信息反馈，相关人员会签完之后再提交给起草人，在由起草人按照工作完成情况选择结束流程或提交上级继续审批。
第三节：文件格式
一、公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（平级部门）、抄报（送上级）单位（部门）、印发部门（发至下级部门）、张贴（公布栏）和时间等部份组成。
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三、紧急程度分为“加急”、“急件”。
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