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档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式
档案管理制度
档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围
1、行政档案：
①上级下发的各类文件
②发出的的各类文件
③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等
④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等
⑤出具的或盖章的信函、报表等
⑥各类统计资料
2、人事档案
①在编人员的档案材料
②人员招聘的相关材料
③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案
①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案
①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
1 1其它有价值的资料。 ○
（二）档案管理体制：
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专
（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。
（三）立卷和归档
1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。
6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。
8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。
9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用
1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷（含音像网络资料）。
5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。
6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工
作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：
一是处理完毕的文件材料要随时收；
二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；
三是本单位发文，在盖章时当时收；
四是会议材料，要事先做好工作及时收；
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的具体操作方法
（一）收集
收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
（二）确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
（三）件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。
2、装订：
我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
3、件内的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
（四）件的分类
分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
1、按年度分类：
（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。
（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；
（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档
（4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。
2、按保管期限分类：
文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
（五）“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（六）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上
1（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位臵应统一；
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
（七）编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。
2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。
3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如惠档发[2008]0012号。
4、题名：即文件标题。一般应如实填写。
（1）没有题名或题名不规范的可自拟标题，外加“[]”。
（2）在计算机辅助管理条件下，若标题较为笼统，需进一步细化著录，可以输在二级目录内，以便快速检索。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2007-06-11”，若文件无日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。
6、页数：填写归档文件有字（有内容）页面的总页数。
7、备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册，封面采用档案局统一印制的红色硬封面归档文件目录夹。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。
（八）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：
1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；
2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；
3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放臵文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。
4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。
（九）档案排架
在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒 档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念
（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法
（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：
1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。
（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为
公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 凡公司各部门、下属公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利
用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司档案室（办公室）移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条 各单位的负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或
兼职人员负责此项工作。
第四条 公司业务档案，按照公司制定的《岗位职责和说明》归档、管理。
第五条 公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。
第六条 公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》
归档、管理。
第七条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能
力
第八条 公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。
第二章 归档范围
第九条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、
图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
第十条 上级机关文件材料应归档的有：
（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；
（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。
第十一条 公司文件材料应归档的有：
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；
（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；
（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；
（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
（九）公司及各部门、各子公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（十）公司及各部门、各子公司制定的规章制度等；
（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（十三）公司及各部门、各子公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；
（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；
（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（十八）公司或部门、子公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； （十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第十二条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；
（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章 立卷归档要求
第十三条 公司各单位、各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的
文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。
第十四条 各单位、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的
文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。 第十五条 各单位、各部门向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。 第十六条 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间
的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本公司各部门及各子公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由公司办公室统一发给。
第四章 档案保管期限
第十七条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年
左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十八条 确定公司档案保管期限的原则
（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章 档案的鉴定与销毁
第十九条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材
料，按规定进行销毁。
第二十条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被
鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第二十一条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。 第二十二条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在
销毁清册上签字。
第六章 档案的借阅
第二十三条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批
准，然后到公司办公室填写档案借阅单，方可借阅。
第二十四条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司
领导批准。
第二十五条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，
并在登记薄上注销。
第二十六条 借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外
出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。
第二十七条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。 第二十八条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章
第三十一条进行处罚。
第二十九条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有
关保密规定办理。
第七章 罚 则
第三十条 公司各单位凡违反制度第三章第十三条，无故延期或不交应归档的文件
材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。 第三十一条 公司各单位凡违反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进
行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
第三十二条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十七条，不按借阅期限归还的，
限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第三十三条 公司各单位凡违反本制度第六章第二十九条，遗失档案的，应立即
报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。
第八章 附 则
第三十四条
第三十五条
则。
第三十六条 本办法由公司办公室负责解释。 各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
Xxxxx有限公司
年 月
中国水电建设集团如东新能源有限公司
中水电江苏如东海上风电场(潮间
带)100MW示范项目
档
案
管
理
办
法
二〇一四年六月
1
1 范围
本标准规定了风力发电企业科学技术档案的分类规则、分类表、档号标识及其归档、组卷要求。
本标准适用于风力发电企业科学技术档案管理。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T11821 照片档案管理规范
GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
3 总则
3.1 为了建立科学、合理的风力发电企业科技档案分类方法，规范风电企业科技档案管理，特制订本标准。
3.2 企业应明确档案工作分管领导，设置档案归口管理部门，配备专职档案管理人员，档案管理的设备设施应满足档案管理和档案安全保管的需要。
3.3 企业应将档案工作纳入企业目标管理、工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。
3.4 档案人员应参加生产、项目招投标等重要会议，参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收，参加合同会签与工程项目付款会签，参加重要仪器、设备的开箱验收。
3.5 风力发电企业科学技术档案的归档管理应包括卷内目录、案卷目录、案卷 2
封面、档号章、竣工图章的编制与填写及竣工图归档质量和照片档案的管理。
3.5.1 卷内目录、案卷目录、案卷封面、档号章的填写应符合GB/T11822标准要求。
3.5.2 竣工图归档质量与竣工图章应按DA/T28标准执行。
3.5.3 照片档案的归档和整理的要求按照GB/T11821的规定执行。 4 科技文件的归档要求
4.1 归档职责
4.1.1 企业在电力生产运行、检修、经营过程中形成的文件由形成单位立卷归档。
4.1.1.1 生产技术管理部门负责检修规程、运行规程、系统图册等文件的收集、整理、归档。4.1.1.2 发电管理部门负责运行日志、交接班记录等运行过程中形成的文件的收集、整理、归档。
4.1.1.3 生产技术管理部门负责设备检修维护、技术改造过程中形成的文件收集、整理、归档。
4.1.1.4 计划经营管理部门负责招投标文件、合同、备品备件采购计划等相关文件的收集、整理、归档。
4.1.1.5 生产技术管理部门负责设备材料质量监督检测文件的收集、整理、归档。
4.1.1.6 企业质监部门负责生产过程中形成的小型技改项目、小型基建项目、设备维修更换等文件的收集、审核、整理、归档。
4.1.2 企业在科学技术研究过程中形成的文件由项目负责人或科研管理部门组织立卷归档。
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4.1.2.1 个人研发的科研项目文件及科技成果文件由研发者负责整理归档。
本文来源：http://www.gbppp.com/sh/457669/
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