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公司内部文件行文格式规范
本规范适用于公司内部上行文、下行文以及日常文件，原则上必须按照本规范发文，如因其他事宜有特殊要求时，可据内容适当修改。望公司全体员工照此执行
一、 题目:黑体2号加粗 居中：副标题：楷体三号号加粗居中，标题之间空一
行 二、 正文：四号、宋体，题目与正文空一行。
三、 正文行距1.5倍，每一自然段首行要空两字符，在正文中不随意空行
四、 正文中的序数顺序：一、 （一） 1. （1） 注：“一”后使用顿号，“1”
后使用圆点，（一） （1）后不加标点。
五、 日期，一般正文下空2行插入，要求年月日全，使用阿拉伯数字，并且右
空4个字符，部门在日期上，同时居右。
六、 当正好另一页只有日期等落款时，需空一行在写
七、 页面必须使用公司特定页眉页脚
八、 盖章必须骑年盖月
成都嗨喽酒店有限公司 密级：内部 Chengdu Hi myself Hotels Limited
四川蜀府酒店管理有限公司 备忘录 编号 Sichuan Shu Fu Hotel Management Co.，Ltd. MEMO 部门英文缩写：NO. 201403001 呈To： 周总、毛总
由From： ××部
时Date： 20××年××月××日
事Subject： 关于 ××××（加粗）
送 Copy： ××部 （以上部分：宋体，5号，居左）
关于某方案、某事（宋体，小四，加粗，居中）
（空一行）
一、×××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××××××××××××××××××××××××× （正文：宋体，5号，1.5倍行距；居左，首行缩进2格）
妥否，敬请批示！（楷体，四号，居左，首行缩进2格）
（以下部分：宋体，小四，加粗）
××部：（报告部门） ××部：（如总经办、财务部等） 总经办： 总经理助理：
总经理：
酒店文件密级分为：
1、绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害，绝对禁止对外传阅与公开。
2、机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害，绝对禁止对外传阅与公开。
3、秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害，绝对禁止对外传阅与公开。
4、内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害，仅限酒店内部传阅，禁止对外传阅与公开。
5、受限：指文件在限定层级人员中传阅，不能对所有酒店员工公开；A级只能在股东、高层管理中传阅，B级只能在经理级以上传阅，C级只能在主管级以上传阅。
6、公开资料：公开有助于公司利益。
编号：
部门英文缩写：NO.年月第几号文。如：
GMO：No.201403001（总经办2014年3月发第1号文，发文号为3位数）
部门英文简称：
总经办：GMO
财务部：FN
前厅部:FO
餐饮部: FB
客房部:HK
工程部:ENG 安保部:SEC 营销部:SM 采购部:PD 行政总厨：ATK 质检部经理:QCM 值班经理:MOD 副总经理：DGM 执行总经理：CEO 总经理：GM 1
XXXX公司行文规范
各部门：
为了规范公司行文、维护公司形象、提高公文质量，现对我司行文做如下规范，请大家遵照执行。
一、纸幅规格
各类新建材料和各级综述材料一般应使用A4型，有特殊要求者从其要。
二、版面规格
（一）排 版：从左至右横排
（二）印 刷：一般应双面印刷
（三）装订线：左侧装订
三、字体规格
段落标题应分行拟写，标题后不得使用标点符号。
（一）WORD文档(电子版见附件）
1、主标题：三号宋体(加粗) XXXX
2、子标题：四号仿宋_GB2312（可加粗） XXXX
3、正 文：四号仿宋_GB2312 XXXX
（二）EXCEL表格(电子版见附件）
1、主标题：16号宋体（加粗） XXXX
2、子标题：14号宋体（可加粗） XXXX
3、正 文：12号宋体 XXXX
（三）PPT文档
PPT文档字体规格可具体视版面结构而定，但各页面要保持一致性；主要内容字体一般采用仿宋_GB2312。
PPT背景模板示例（电子版见附件）：
四、段落结构层次
段落结构层次一般不超过四层，层级序号应使用下列数字标识。
（一）第一层：一、 二、 三、……
（二）第二层：（一） （二） （三）……
（三）第三层：1、 2、 3、 ……
（四）第四层：（1）（2）（3）……【公司内部行文范文,】
（五）第五层：①②③……
五、页码
位臵下居中，字体字号为默认，采用“-页码-”格式。
六、页眉
相关文件若添加公司logo作为页眉内容,位臵靠左对齐（一般不超过左14位臵）。
七、字距
（一）字符间距：一般选择默认，不作改动；
（二）边距：一般选择默认，不作改动；
（三）行距：可选择1.5倍行距或22-28磅之间（根据页面调整）；
（四）段距：段落间一般不另加间距。
八、落款
（一）相关文档一般需标识单位或部门名称；
（二）落款与正文空2行，向右对齐。
九、成文日期
成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
十、正文
（一）标题之间不要空行，标题后不需要加标点；
（二）正文开头要空2个字符，正文与正文之间不要空行。
十一、文件命名
文件、文档，均按八位日期+名称命名，如：20140110 XXXX公司行文规范。 十二、备注
若有备注，在正文下面标明“注：”，字体为四号仿宋_GB2312（加粗）
XXXX有限公司
二〇一四年一月十〇日
公司行文规范和管理办法
一 、目的和适用范围
为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。 本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。
二 、公文处理职责
（一）公司人事行政部为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；
（二）公司副总经理负责外部来文拟办意见的签署；
（三）相关部门负责公文的起草；
（四）相关部门主管负责公司内部对内对外行文的审核；
（五）总经理负责公司内部对内对外行文的签批。
三、公文起草及收发管理
（一）文件起草
1．公司的文件由人事行政部起草，总经办审核，总经理审批签发；总公司各部门及分公司的文件由总公司各部门及分公司人事行政部负责起草，总经办审核，总经理审批签发。
2．公文正式下发，需到人事行政部进行登记并填写《发文登记表》。
3．总公司各部门及分公司收到文件时应做好《收文记录》。
4．属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。参见《保密制度》。
（二）收文管理
1．外来的公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司的文件、简报、通报等。
2．外来公文由人事行政部根据来文性质统一签收，各部门收到的外来公文以及参加会议带回的各类文件，须主动送交人事行政部登记处理。
3．人事行政部指定专人负责外来公文的登记，并填写《收文登记表》，对简报、通报等一般来做登记，直接传阅。
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4．需经领导批办的公文，主批领导应明确签署意见，姓名和批办日期，人事行政部按领导批示立即复印文件转承办部门办理，办理时限以外来公文时限要求为准。
5．传阅文件由人事行政部专人负责收回，对领导指示的文件，人事行政部及时组织传达和落实。
6．对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅；对于不需具体办理的公文，由总经办确定公文的传阅范围，进行传阅。
（三）发文管理
1．凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。
2．公司下发文件主要用于：
（1）公司规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
（3）公司体制机构变动或干部任免事项；
（4）全公司性的经营管理、会议纪要、员工福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关公司的重大事项；
3．公司上行文、外发文主要用于：对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定；
4．发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
（四）公文归档和销毁
1．公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料送到人事行政部进行归档，以备后查。
2．公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。
3．公文被取消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。
4．不具备归档保存价值的公文，经过鉴别和分管领导批准，可以定期销毁。 ２ / 9
销毁带有密级的公文，应向公司总经理申请并进行登记。
四 、公文分类
决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；
决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；
通告——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；
通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；
通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；
报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议； 请示——适用于下级请上级部门指示或批准；
批复——适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复；
函——适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）；
规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；
会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。
五 、公文级别和签批
（一）根据公司实际情况，公司内部公文分为以下三级：
一级公文包括：决定、决议、规定；
二级公文包括：通告、通报、通知、批复、会议纪要；
三级公文包括：请示、函及其他。
（二）一级公文必须经总经理签批，二、三级公文由副总经理签批。
（三）需签批文件只在原稿上签批存档，印制文件时不再标注签批字样。
六 、公文格式
（一）公文适用范围
1．公文分为红头文件和普通公文；
2．一、二级公文使用红头文件印发，三级公文用公司普通信纸印发； ３ / 9
3．红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；
4．红头文件对内行文可以以公司总经办名义行文。
（二）公文编号，由人事行政部统一编号
1．红头文件编号
（1）以公司名义对外发文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx号；
（2）公司总经办文，用总字〔xxxx年〕xxx号；
（3）财务部发文，用财字〔xxxx年〕xxx号；
（4）市场部发文，用市字〔xxxx年〕xxx号；
（5）客服部发文，用客字〔xxxx年〕xxx号；
（6）网络部发文，用网字〔xxxx年〕xxx号；
（7）技术部发文，用技字〔xxxx年〕xxx号；
（8）人事行政部发文，用人字〔xxxx年〕xxx号；
2．普通文件编号
（1）公司总经办文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx号；
（2）财务部发文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx号；
（3）市场部发文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx号；
（4）客服部发文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx号；
（5）网络部发文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx号；
（6）技术部发文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx号；
（7）人事行政部发文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx号；
(三)发文字号
1．使用“红头”时发文字号用4号仿宋体“中君恒基字[****]*号”，红线上居中排布；
2．使用普通模式发文时，发文字号用（）号仿宋体“中君恒基**字[****]*号”，
3．公文密级和保密期限
（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。
（2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔 ４ / 9
开。
4．公文标题
（1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。
（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
5．主送机关
标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
6．正文
每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。
7．附件
在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号。
8．成文日期
用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。
9．印章
要求上不压正文，下压成文日期。
10．主题词
“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；
11．抄报、抄送、抄发机关
标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。
12．印发机关和印发日期
用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
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公司行文规范及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。
一、纸型、纸质
复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。
二、封面
文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求
（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。【公司内部行文范文,】
（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。
（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。
（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一），第三层“1、”，第四”
层“（1），第五层“1）”。 ”
（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。
（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印
在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
五、页面设置
上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。
六、装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。
七、分类与编号
（一）文件分类
公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理
制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。
（二）简化编号名称
由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
（三）细化编号内容
仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。
编制方法：HZYZF-HR-2014-001(公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部）；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2015-001。便于管理保存。
（五）各部门名称为
设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：
SC
工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD
所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。
八、行文管理主要内容
外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
（一）内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。
（二）发文处理程序
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：
1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；
2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；
3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；
4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。 审核签发流程：
1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿；
2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；
3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；
4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；
5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；
6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。
7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发；
8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签
各单位（部门）常用文件行文格式模板
一、各单位（部门）红头文件模板
1、文件格式要求:
(1)文件头:宋体加粗红色字体，字体大小根据单位（部门）名称字数的多少介于40-60号字体之间，同时根据字体缩放调整至同一行内
(2)发文字号:宋体小三号字体（注：序号前不加“第”，也不加“0”）
(3)正文标题:黑体小二号字体，由事由和文种两部分组成
(4)正文:宋体四号字，行距为固体值23
(5)落款、日期: 宋体四号字体
(6)板记（文尾部分）：黑体四号字体
2、文件模板（注：①文中“□”代表空格；②文中蓝色虚线框为页面示意图，下同）
劲牌公司××（部门）文件
[200×]×号
关于对××的通知
（空一行）
××、××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（空一行）
附件：1、（附件名称后不加任何标点符号）
2、
（日期右空两格，落款居日期中间）×××××× 二〇〇×年×月×日□□
主题词：××（文件内容类别）××（内容关键词）××（文种） ————————————————————————————— 抄 报：×××××（上级领导和部门）
抄 送：×××××（平级单位（部门），多个单位（部门）用空格） ————————————————————————————— 劲牌公司××××部门 200×年×月×日印发
二、各单位（部门）请示模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体【公司内部行文范文,】
(3)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(4)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
关于×××的请示
（一文一事，并且一对一进行请示）
××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（请示理由、请示事项）
××××××（请示结语，如“是否妥当，请批示”、“妥否（当否、可否），请指示（请复示）”）
××××××
二〇〇×年×月×日□□
三、各单位（部门）会议纪要（备忘）模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
XX（部门）会议纪要（备忘）
[2008]X号
□□第一部分：（会议指导思想、主持单位、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、主要领导人在会上的活动、会议的基本议程、会议的中心议题、主要收获以及对会议总的评价等内容。）
□□第二部分：（会议正文写会议精神。包括会议对工作情况的分析、会议研究的问题、讨论的意见、会议做出的决定、提出的任务、要求、措施等。常在段落与层次之首冠以“会议认为”、“与会者认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定”等习惯语作为提挈语，以引出会议的主要精神。）
□□第三部分：（结尾部分或写会议的要求、希望和号召，或写会议遗留的尚待解决的问题，或交待会议其它有关事项。此部分可根据具体会议内容省略。）
□□参会人员：
□□记 录：
二○○×年×月×日□□
四、各单位（部门）通报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
关于对××的通报
[2008]X号
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）
×××（居日期中间）
二○○×年×月×日□□
五、各单位（部门）月度工作简报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件头:华文中宋加粗黑色字体（字体大小以占满整行为准，最大不超过46）
(3)文件号:宋体四号加粗红色字体
(4)正文标题:黑体小三号字体，居中
(5)正文:宋体四号字体，行距为固体值23
(6)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
×××（部门）×月工作简报
[2008]×号
第一部分 ×月份工作完成情况
第二部分 ×月份重点工作目标
二○○×年×月×日□□
鸿业地产公司
行文流程及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
1、内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由总经办统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。
2、外部文件的管理
外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
3、公司文件的种类及范围
（1）、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。
（2）、各类公司文件使用范围：
（3）、 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。
（4）、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求
下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。
（5）、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。
（6）、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解 释、补充和完善。
4、公司文件处理的定义及原则
（1）、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
（2）、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
（3）、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
（4）、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。
（5）、对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
5、公司公文的分类及操作
（1）、公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；
（2）、公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；
（3）、公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。
（4）、公司文件的机密等级划分的规定与操作
根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。
公司使用文件的机密等级的具体划分：
a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。
b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。
c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经办根据文件内容共同
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