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公司文件格式及文件操作细则
一、目的和适用范围
1. 目的
为减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2. 适用范围
文件管理内容主要包括：公司上报下发的各种文件、资料和与工作有关的相关资料。
二．管理职责
按照分工的原则，各部门各类文件由各部门自行管理。 三．文件的审批
各部门文件由部门主管签字、直属上级领导逐级审批。 四．文件发放
公司下发的文件，由文件起草部门协商确定发放范围，经上级领导审批后，由部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。文件的发放范围不得随意更改，增发时须按原发放程序办理。 五．文件管理
文件的印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；并及时交有关领导及有关人员传阅。 流程：文件→文件夹→杂志匣→文件柜
1、 按事由用文件夹对文件进行分类；按照一件事一个文件套
的原则，每个人准备若干个文件夹；
2、 按类别或内容将使用中的文件整理到文件夹；可以用文件
夹的颜色对文件类别进行区分，专用的文件夹分门别类的存放（做好标签登记），或以颜色区分做到一目了然（如：红色表示紧急文件夹„„）。
3、 文件夹收集到轻便杂志匣中；把文件夹整齐地摆放在轻便
杂志匣里并立于桌面上；
4、 责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文
件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；
5、 由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应该备
有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。 6、 使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有
化。
六、电子文档
电子档文件的管理建立单独的档案文件夹不同类别的文件放在相应的文件夹里（如：在公文文件夹里分别建立通知、函、行政命令文件夹、再按照文件的时间建立文件夹做到所有的文件一目了然
1、通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。 2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障
导致的文件丢失。
3、对重要文件做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。 七．文件损坏/丢失
文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员提出更换/补发；
1. 丢失文件，文件管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的文件号；
2. 损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件号不变，不再重新登记。
八．文件的作废
作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。 对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。作废的文件如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。可参照以下的方法进行： 1. 按文件进行废弃； 2. 按文件夹进行废弃； 3. 按项目进行废弃； 4. 按颜色进行废弃。
九．文件的领取及保存
1. 领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
2. 对文件进行分类可分为保存型文件和保管型文件。 3. 保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。
4. 永久保存的文件资料，可以使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等，节约成本 。
十．记录保管
1. 一般文件，在文件作废后仍需保存1年。 2. 重要文件在文件作废后仍需保存2年。
操 作 步 骤
一、文件分类
常用文件可分为：公文类、资料类、表格类、„„ 公文类：
1、请示类(下对上)：
A、地区:店铺对公司 B、地区:各部门对公司 C、公司对总公司 2、通知类(上对下)：
A、总公司对各部门 B、销售部门对店铺 C、店长对店员
3、函( 平级部门或对外单位)
A、平级:公司各部门对各部门 B、对外:本公司对其它事业单位 4、行政命令
A、晋升考试通过后管理层人员的任命 B、调动 C、人事任命 5、非正式公文类
A、晋升提报名单 B、市调报告
公文格式
件）
3、收发方式 二、目视管理 三、建立文件目录
2、非（正式）公文型式
提案、市调报告、公文附件不需签审，内容应全面周全以便领导阅览。 1、传真：（需用传真发送的文件：请示详见公文范本 ） 此格式主要针对需要用传真发送的文件，如不需传真发送直接；用电子文件扫描发送电子档则直接用原文本格式； 2、复印件、电子档案
以不同的颜色标识区分文件夹的类别、做到一目了然（如：发文文件或文件夹红色表示紧急文件1天之内签发、黄色为较急的文件2天之内签发、绿色为一般文件五天之内签发）
1、建立文件目录：（在每个文件夹的第一页建立文件目录方便查找文
四、文件要求：（具体要求见公文范本）
1、文件的编号：如：FG-HR-070801编号依次表示FG-CW、HR-各部门
代码（人资部）、130601-一三年六月第一次发文文件各部门代码，其后以此类推。文件顺序号：01，02，03„„以此类推。如进入下一个月份则文件顺序号从01开始编起，如130801。便于管理保存。
总公司各部门缩写
公司:FG、财务部门：CW、人事部门：HR、销售部门：XS、商贸物流部门：WL、 综合部门：ZH„„ 店铺分类：（如）XX店 文件保密等级： 1) 绝密：
极端秘密的文件，处于最高秘密级别的文件（信息等），“绝密”是最重要的公司秘密，泄密会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害；授权副总级以上（含副总）查看。 2) 机密：
“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害；授权经理级、主管级、店长级以上（含店长级）
新疆建通监理公司文件管理细则
鄯善县改建二塘沟支渠19.3km渠道防渗项目工程监理文件管理
监 理 实 施 细 则
新疆成汇工程管理有限公司
2012年8月
一、总则
1.1 为有利于促进工程承建合同文件和工程建设监理合同文件中授予监理工程师职责的落实和履行，有利于工程建设监理文件的规范化管理制订本办法。
1.2 本办法依据工程施工承建合同、国家和部门行政规章以及工程建设管理法规文件有关规定制订。
1.3 本工作办法适用鄯善县改建二塘沟支渠19.3km渠道防渗工程项目工程监理标内工程项目的业主单位、设计单位、监理单位及承建单位之间所有文件的传递与管理。
1.4 工程文件分类及组成。
1.4.1 设计文件。指由设计单位通过业主单位提供或由业主单位提供的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及相应的设计修改通知，或按承建合同规定可由监理工程师签署的变更指示等文件。
1.4.2 施工文件。指承建单位根据工程承建合同规定或监理文件要求必须报送监理部的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、资料等。
1.4.3 监理文件。指监理工程师在业主授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会会议纪要等，所有反映工程承建与建设监理合同履行过程与建设监理过程的文件。
1.4.4 业主指示。指经业主单位或业主单位有关部门依照工程承建合同和建设监理合同文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转，以及与此有关的各种文图、函件等。
1.5 具有合同效力的一切工程文件，均以书面文件为准，且必须按规定签字盖章。特殊情况下可先口头或电话通知，并即补发书面文件。
1.6 除非业主单位另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序而来往的文件，可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋予的效力。由此所造成的工程延误与合同责任，由责任方承担。
二、工程文件管理
2.1 业主提供用于工程实施的设计文件，依照工程承建合同规定的份数，通过监理部审核后批转承建单位执行。
2.2 监理部于收到业主单位核转设计文件后14天内完成审核工作。对于需要修改的设计文件，提出具体修改建议，通过业主单位转回设计单位研究处理，审核后的设计文件即时签发承建单位执行。
2.3 承建单位对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查，对发现的或在作业过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误，应在14天内以书面方式通知监理部，避免由此引起返工和造成损失。
2.4 未经业主单位或监理部批准并签发的任何设计文件不能作为正式的依据。监理部也不为按未经有效签发的设计文件与施工变更实施的工程进行合同支付签证。
2.5 承建单位应依照工程承建合同规定和监理文件要求，报送工程活动全过程的施工文件。文件的报送期限、内容、格式和份数应符合业主单位和
监理部的要求。
2.6 对于已经批准的施工文件，若因自然条件发生重大变化，或必须对施工文件作实质性的变更，承建单位仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请业主单位或监理部审批。
2.7 施工文件的报送期限以监理部指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行，若合同文件未做明确规定的，按有关监理细则或监理工作规程要求执行。
2.8 监理文件的送达时间以承建单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签发时间为准。
2.9 除非业主单位另有指示或工程承建合同另有规定，否则承建单位向业主报送的施工文件都必须主送监理部，并经监理部审核和转发。
2.10 除非业主另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则业主关于工 程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理部向承建单位下达实施。
三、工程文件管理强制办法
3.1 各施工单位必须有专人负责工程信息档案管理，做到在资料检查或抽查时，1分钟之内能够提供所需实物文件或电子文档。
3.2单元工程质量评定资料必须按照批准的工程项目划分和单元工程质量评定表分段及时填写，否则，
3.3各施工单位每月20～22日上报月进度报表时，要同时上报当月已完成单元工程质量评定统计表，如果所上报的进度工程量有具备评定条件而没有评定单元，则没有评定资料的部分不予计量；对混凝土工程已经完成但没有到评定日期的部分，当月报进度报表时，该部分工程量按85％计量，剩余
15％的工作量待质量评定后予以计量。
3.4监理部或监理工程师要求施工单位上报或反馈（回复）有关资料时，必须按照要求的期限和份数及时上报，否则，不允许相关内容的下一道工序施工。并且计入该单位资料一次不合格率统计报表。
3.5每月对各单位资料进行评比，资料一次不合格统计结果达到三次者，按照当月完成工程量数额的10×（10－迟报天数）％支付，迟报日期达到10天以上者，相关工作量不予支付。
1 目的
为明确技术部文件的定义，规范技术部文件的种类、编制、审批、编号、发放、更改及保管，以及在领取、使用、归还过程中，为防止发放错误、车间误用、滥用或使用过期作废的工艺文件，特制定本文件管理实施细则。
2 适用范围
本细则适用于本公司范围内技术部文件的管理。
3 职责
技术部负责技术类文件的编制、审核、批准、更改、发放、保管及发放工艺文件的回收、
作废和销毁工作；
4. 管理规定
4.1 常用文件的种类
技术类图纸、作业指导书、作业工艺卡、标准产能、产品材料消耗工艺定额、技术文件。
4.1.1技术类图纸:
4.1.2作业指导书: 指导各生产工序作业员正确规范生产操作的技术性文件
4.1.3作业工艺卡: 指导各生产工序作业员正确生产操作的技术性标准文件
4.1.4产品材料消耗工艺定额:
产品在制造过程中所需的各种原材料消耗及工艺损耗标准：如冲压件、拉伸件、板金件、喷塑、装配等产品；
4.1.5标准产能:
制造产品各工序生产所消耗的标准工时；
4.1.6技术文件：
技术部编制的各种具指导性、规范性、标准性技术文件：颜色编号、配方汇总、客户信息、内控标准（冲压等内控标准）、规格书、技术通知、其它类技术文件；
4.1.7采购规范
用以指导采购进行相关物料、零件进行准确采购的详细技术性图纸文件规范资料信息；
4.2 文件的编制要求
4.2.1 技术文件应做到正确、完整、统一、清晰，能指导生产；
4.2.2 尽可能采用同行业先进工艺技术和经验，做到专业化、标准化；
4.2.3 在保证产品质量的前提下，应尽量满足节能降耗，高效的原则；
4.2.4 技术文件在编制过程中，应与图纸,相关内控标准协调一致，不得相互矛盾；
4.2.5 技术文件所用的术语、符号、代号要符合相应标准的规定，计量单位应全部使用法定
计量单位；
4.2.6 编制技术文件的主要依据：
------- 产品国际、国内标准及产品技术要求
------- 公司工艺装备条件
------- 图纸或内控标准
------- 客户的特殊要求（如有）
4.2.7 编制程序
4.2.7.1 相关部门提出编制要求；
4.2.7.2 技术部确定编制方案；
4.2.7.3 技术工艺类文件由技术部负责任人编制，依据《文件和资料控制程序》中4.4.5.a
和4.4.5.b条款执行；
4.2.7.4 品质部制定产品检验规程，依据《文件和资料控制程序》中4.4.5.c条款执行。
4.3 工艺文件的编号规则
4.3.1工艺文件由技术部统一编号：
4.3.1.1 工艺文件代号：SEC/GY××
4.3.1.2 工艺文件编号：
一般性工艺文件、技术文件编号如下：
SEC/GYXX□XX-XXX（X）
流水号 文件大项类别号
注意□为空格一个字符
对于成品图单独使用一个标准通用的编号JYXXXXX----X为流水号(00001~99999)；
对于技术通知单独使用一个独立的编号JSB-T-AABBCCDD（AA为年，BB为月，CC为日期，DD为当天所发的文件流水号）；
4.3.2 详细工艺文件类型代号按《工艺文件管理细则》规定；
4.3.3登记序号在每一文件特征号内一般由001开始连续递增，位数视需要而定。
4.4 工艺文件的更改
4.4.1 工艺文件有下述原因必须更改：
4.4.1.1 产品结构或技术条件改变；
4.4.1.2 工艺流程改变；
4.4.1.3 工艺文件发现错误。
4.4.2 工艺文件更改要求：
4.4.2.1 工艺文件更改后，更改项目应加入更改履历表中；
4.4.2.2 在更改某一工艺文件时，与其相关的辅助性文件必须同时更改，以保证更改后的
文件正确、统一；
4.4.2.3 由于设备、工艺装备或材料等问题需要临时更改工艺时，由技术部下达临时工艺
并明确规定使用范围和期限；
4.4.3.4 换发新的工艺文件时，旧工艺文件必须回收并予以作废标识，严禁新旧两种文件
混用。
本文来源：http://www.gbppp.com/jy/369697/
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