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×××××管理有限公司
纸质公文格式
综合管理部
二○○四年九月二十日编制
说明：本纸质公文格式样本共8页，按照国家标准GB/T9704－1999并结
合公司实际情况制定。
特 急
×××××管理有限公司文件
物业××字„2004‟××号 签发人：×××
关于×××××的通知(批复、函)
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
—1—
公司B密★一年 特 急
×××××管理有限公司文件
签发人：××× 物业××字„2004‟××号 ×××
关于×××的请示
××公司：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
—1—
×××××××××××××××××××××。
附件：1、××××× 2、×××××
二○○三年×月×日
（联系人：×××，电话：××）
—2—
××××××××××××××。
附件：1、××××××××
2、××××××××
二○○三年×月×日
主题词： ×× ×× 抄报： 抄送：
贵焦司〔2013〕19号 (3号仿宋)
关于××××××××的通知
(标题：2号方正小标宋简体)
(空一行)
各职能部门、各区域(矿)：
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（印章顶端上距正文一行之内）×××××××××
- 1 -
×××××××××××××××××××。
附件：⒈××××××××××××××××〔下空1行，左空2字〕
×××××
⒉××××××××××××××××××
(空二行)
日〔右空4字〕
〔抄送单位、印制单位、印发日期：4号仿宋,左右各空1字〕【公司文件格式模板,】
报：董事会
送：执行董事，总经理，副总经理，总工程师，总经理助理。 综合管理部 2013年10月20日印发
〔印制份数：5号宋体〕共印××份
- 2 -
贵焦司〔2013〕19号 签发人：(3号楷体)
关于××××××××的请示
贵州省能源局：
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
- 3 -
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（印章顶端上距正文一行之内）××××××××××××××××××××××××××××。
附件：⒈××××××××××××××××〔下空1行，左空2字〕
×××××
⒉××××××××××××××××××
日〔右空4字〕
联系人、联系电话在成文日期下空1行，居左空2字〕
(联系人：××× 电话：0851-××××××)
〔此行标注仅用于请示件 3号仿宋〕
〔抄送单位、印制单位、印发日期：4号仿宋,左右各空1字〕
贵州省XXXX有限责任公司 2013年10月20日印发
〔印制份数：5号宋体〕共印××份
- 4 -
〔2013〕第××次
综合管理部 2013年××月××日
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。【公司文件格式模板,】
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××
- 5 -
公司文件格式规范
说明书
二零一五年*月
关于公司制度文件格式的说明
——请各部门根据模板修改相应格式
公司的标准字体为宋体，A4格式打印，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：
第一条 封皮
第二条
第三条 第四条
第五条
第六条
第七条
第八条 封皮格式见文件封皮。封皮字体大小：根据字数多少，以页面布局美观协调为依据设置。
文件标题
各种文件中，文件标题均使用宋体二号字，加粗；副标题用宋体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。
文件名称由“文件适用范围”＋“文件使用事项”＋“文件种类”构成。
目录
若制度汇编页数较多需标明目录，目录另起页，名称用三号黑体，顶部居中；一级标题用
3号宋体，
二级标题用小4号宋体
正文字体
各级标题均用阿拉伯数字（1.，1.1，1.1.1）区别。一级标题为宋体四号字，加粗，二级标题为宋体小四号字，加粗，三级标题为宋体小四号字，不加粗，正文为宋体，五号字不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用宋体小四号字，不加粗。
行距、段落间距
文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。 缩进
段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进。
页面设置
页边距：窄边。 页眉页脚
页眉为靠左 “公司LG ”，靠右 “XXXX管理文件JRJ—ZJB—150801(编号格式见本规定附录)”或“XXXX部XX（根据需要分类，如会议等）文件”，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号;无论对内对外文件。 页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
第九条 图表
图表大小可根据需要设定，图表标题需用宋体，五号字体不加粗，图表内容中，标题栏需用宋体，小四号字体，加粗，加入标准淡绿色底纹，其它文字内容用宋体，五号字体，图表的说明注解文字则用宋体，小五号字体，不加粗。
第十条 落款
文件底部若需要落款，签名和日期请使用宋体小四号字，加粗。
附录 部门文件编号格式：
1、行政管理文件JRJ—XZ—150101、 2、人事管理文件JRJ—RS—150101、 3、财务管理文件JRJ—CW—150101、 4、销售管理文件JRJ—XS—150101、 5、技术研发文件JRJ—YF—150101、 6、市场管理文件JRJ—SC—150101、 7、运维管理文件JRJ—YW—150101、 8、风控管理文件JRJ—FK—150101，
9、总经办管理文件JRJ—JZB—150101，依此类推。
*****科技股份有限公司
2015年**月***日
标题示例（宋体二号，加粗）
——对外文件格式说明（宋体四号，不加粗）
1一级标题（宋体四号，加粗）
1.1二级标题（宋体小四，加粗） 1.1.1三级标题（宋体小四，不加粗）
正文（宋体小四，不加粗）前言部分用简明扼要的文学写出调查报告撰写的依据，报告的研究目的或是主旨，调查的范围、时间、地点、进度安排及所采用的调查方式、方法。
除此之外，也可在前言里极简要地列出一个报告的内容摘要，以使读者迅速、明确地了解调查报告的全貌。
2主体部分（宋体四号，加粗）
2.1情况说明（宋体小四，加粗）
该部分是对调查结果的描述与解释说明。
对情况的介绍要详尽而准确，以为结论和对策提供依据。
2.2分析信息、提出结论（宋体小四，加粗）
该部分通过对资料的分析研究，得出针对调查目的的结论（如现实存在的问题、需求等），或者预测市场未来的发展、变化趋势。
说明：宋体小五号，不加粗
该部分为了条理清楚，可分为若干条叙述，或列出小标题。
********有限公司
2015年**月**日
集团文件格式规定
1 目的：统一集团文件格式，提高文件审批效率。
2 范围：适用于集团文件管理过程。
3 职责：
3.1 行政管理部：负责本文件的拟制、修改与监督执行；
3.2 全体员工：按照文件的规定执行。
4 具体内容：
4.1 集团红头文件的规定：
4.1.1 文件首页按照实际的红头文件纸张大小，进行排版设计；
4.1.2 文件号到行政管理部申请；
4.1.3 文件名离红色反线空2行，文件名2号宋体字；
4.1.4 正文离文件名空一行
4.1.5 除首页外的其他页，用普通的A4纸进行正常排版打印；
4.1.6 正文用3号仿宋字，每页22行，每行28个字；
4.1.7 正文中的小标题或者另外起行的段落，都要采用首行缩进2字符的规格；
4.1.8 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
4.1.9 成文日期：
4.1.9.1 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；
4.1.9.2 文件在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。
4.1.9.3 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
4.1.9.4 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
4.1.10 版记：最后一页的最下面，用双线，双线上面注明：“主题词：××”字样，双线中间注明：“XX集团有限公司”字样及“×年×月×日印发”字样；
4.1.10.1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
4.1.10.2 印发机关和印发日期
位于主题词之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
4.1.10.3 版记中的反线
版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。
4.1.10.4版记的位置
版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
4.1.11 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
4.1.12特殊情况说明
当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4.2 文档格式的基本要求；
4.2.1文件名的规定：电子文档(包括word文档及excel表格) 的文件名要按统一格式命名：（日期）＋（文档名）＋（－作者名） 如：13.1.4XX文档格式规定－李宝石、13.1.8人力资源部本周工作总结及下周工作计划－王洁净等，让接收文档的人在没有打开文档的时候已经能大体了解有关文档的一些基本情况，也有利于接收人处理、分类存档。
4.2.2 文件紧急程度的标识
需要36小时(指文件到达总裁办的时间)内给予批复的文件，在文件首页右上角标识为“紧急”字样，需要72小时内给予批复的文件，在文件首页右上角标识为“急”，除此之外标识为“一般”，各种标识都需要表明文件上报日期及文件反馈的最晚日期。格式如下：
4.3 word文档的规定：
4.3.1 所有的word
文档的标题用加粗宋体、小二号字、居中的格式；
4.3.2 所有的文档的副标题用宋体、小四号字、右对齐的格式；
4.3.3 除了制度外，所有文档的副标题的下面要注明部门/单位名称及作者名字，部门/单位名称与作者名字之间要空2格，用宋体、小四号字、右对齐格式；
4.3.4 所有文档的正文用宋体、五号字的格式；内容少的时候，可考虑用小四号字；
4.3.5 正文中的小标题或者另外起行的段落，都要采用首行缩进2字符的规格；ISO9001的文件除外，都是按照左对齐方式；
4.3.6 正文中需要考虑层级时，按照一(一)1(1)a的标识进行使用；
4.3.7 正文中有需要强调的文字、语言用加粗黑体字；
4.3.8 所有文档的行间距，没有特殊情况设为1.5倍行间距；
4.3.9 所有文档正文完后，要空出3-4行(如果因空出3-4行，就形成新的1页的情况除外)，右空4-6个字的格式，利用计算机的自动时间设置，注明写作时间，例如：二〇〇五年四月四日；ISO9001的文件除外；
4.3.10 页脚必须设置成：第几页，共几页的格式。
4.4 excel表格的规定：
4.4.1 除ISO9001文件规定的表格外，其余所有excel表格的标题用16号字，加粗宋体、居中的格式;
4.4.2 表中内容用宋体、10号字，请用打印预览功能检查打印表格是否居中；
4.4.3 行高及列宽根据表格内容及纸张大小设计，原则是美观大方；
4.4.4 表格使用的线条就用计算机默认的即可，特殊需要，另行设置；
4.4.5 表中有需要注明的事项，在表下面的表框外，用10号字注明；
4.4.6 表格的最下面一行内容是， “制表人/日期”、“审核人/日期” “审批人/日期”三个要素，根据表格的性质，可能用到其中的1-3个要素。
4.5 属于制度方面的文档按照ISO9001格式写作，正文均用宋体、5号字，参照本制度；
4.6 已有规定的文档的写作格式按已规定格式写作。
附件：ISO9001文档格式 1 目的：
2 范围：
3 职责：
4 具体内容：
4.1
4.1.1
4.1.1.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3。。。。。。。。。。 5 引用文件
6 记录表格
6.1
6.2。。。。。。
各单位（部门）常用文件行文格式模板
一、各单位（部门）红头文件模板
1、文件格式要求:
(1)文件头:宋体加粗红色字体，字体大小根据单位（部门）名称字数的多少介于40-60号字体之间，同时根据字体缩放调整至同一行内
(2)发文字号:宋体小三号字体（注：序号前不加“第”，也不加“0”）
(3)正文标题:黑体小二号字体，由事由和文种两部分组成
(4)正文:宋体四号字，行距为固体值23
(5)落款、日期: 宋体四号字体
(6)板记（文尾部分）：黑体四号字体
2、文件模板（注：①文中“□”代表空格；②文中蓝色虚线框为页面示意图，下同）
劲牌公司××（部门）文件
[200×]×号
关于对××的通知
（空一行）
××、××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（空一行）
附件：1、（附件名称后不加任何标点符号）
2、
（日期右空两格，落款居日期中间）×××××× 二〇〇×年×月×日□□
主题词：××（文件内容类别）××（内容关键词）××（文种） ————————————————————————————— 抄 报：×××××（上级领导和部门）
抄 送：×××××（平级单位（部门），多个单位（部门）用空格） ————————————————————————————— 劲牌公司××××部门 200×年×月×日印发
二、各单位（部门）请示模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(4)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
关于×××的请示
（一文一事，并且一对一进行请示）
××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（请示理由、请示事项）【公司文件格式模板,】
××××××（请示结语，如“是否妥当，请批示”、“妥否（当否、可否），请指示（请复示）”）
××××××
二〇〇×年×月×日□□
三、各单位（部门）会议纪要（备忘）模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
XX（部门）会议纪要（备忘）
[2008]X号
□□第一部分：（会议指导思想、主持单位、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、主要领导人在会上的活动、会议的基本议程、会议的中心议题、主要收获以及对会议总的评价等内容。）
□□第二部分：（会议正文写会议精神。包括会议对工作情况的分析、会议研究的问题、讨论的意见、会议做出的决定、提出的任务、要求、措施等。常在段落与层次之首冠以“会议认为”、“与会者认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定”等习惯语作为提挈语，以引出会议的主要精神。）
□□第三部分：（结尾部分或写会议的要求、希望和号召，或写会议遗留的尚待解决的问题，或交待会议其它有关事项。此部分可根据具体会议内容省略。）
□□参会人员：
□□记 录：
二○○×年×月×日□□
四、各单位（部门）通报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
关于对××的通报
[2008]X号
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）
×××（居日期中间）
二○○×年×月×日□□
五、各单位（部门）月度工作简报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件头:华文中宋加粗黑色字体（字体大小以占满整行为准，最大不超过46）
(3)文件号:宋体四号加粗红色字体
(4)正文标题:黑体小三号字体，居中
(5)正文:宋体四号字体，行距为固体值23
(6)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
×××（部门）×月工作简报
[2008]×号
第一部分 ×月份工作完成情况
第二部分 ×月份重点工作目标
二○○×年×月×日□□
1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.0适用范围：商管公司各部门 3.0内容：
3.1公司文件格式要求：
3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体） 3.1.2文件字号：黑体小四号字居中 3.1.3文件正标题：黑体三号字居中 3.1.4文件正文：宋体小四号字
3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗 3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字 3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格） 3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝ 3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“商管公司” 3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明：
3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政中心XZ、招商中心ZS、企划中心 QH 、物管中心WG、财务中心CW、运营中心YY.
3.2.2.2二级部门代码：以中心代码+本部拼音开头一个字母，共三个字母的缩写来表示：
运营中心：客服部Y YK、电影院YYD、自营区YYZ 物管中心：物业部WGW、保安部WGB
3.2.3发文字号的种类及使用规定
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件1）
落款名称：商业经营管理有限公司 文件编号：商管发[2007] X号
3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）
落款名称：商业经营管理有限公司行政中心 文件编号：商管行发[2007] X号
3.2.3.3公司内部各部门之间工作联系的文号。（见附件3）
落款名称：商业经营管理有限公司**中心 文件编号：SGLX-部门代码[2007] X号
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：商业经营管理有限公司XX中心 文件编号：SGQS-部门代码[2007] X号 3.2.3.5公司会议纪要的文号。（见附件5）
落款名称：商业经营管理有限公司 文件编号：SGHJ [2007] X号
4.0附则：本规范从发文之日起执行，由行政中心负责解释。
5.0表格： 5.1公司发文模板 5.2行政部发文模板 5.3内部衔接函模板 5.4内部请示模板 5.5会议纪要模板
(此页无正文)
经营管理有限公司
呈：集团董事长、张总 发：商管公司各部门 抄送：集团人事行政中心
XXX商业经营管理有限公司文件
商管发[2007] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
商业经营管理有限公司 二零零七年X月X日
主题词： 呈： 发： 抄送：
商业经营管理有限公司文件
商管行发[2007] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
商业经营管理有限公司 行政中心
二零零七年X月X日
主题词： 呈： 发：
文件制式要求
公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准：
一、封面
标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。
二、 标题
各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。
三、LOGO
均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。
本文来源：http://www.gbppp.com/fw/478123/
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