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各单位（部门）常用文件行文格式模板
一、各单位（部门）红头文件模板
1、文件格式要求:
(1)文件头:宋体加粗红色字体，字体大小根据单位（部门）名称字数的多少介于40-60号字体之间，同时根据字体缩放调整至同一行内
(2)发文字号:宋体小三号字体（注：序号前不加“第”，也不加“0”）
(3)正文标题:黑体小二号字体，由事由和文种两部分组成
(4)正文:宋体四号字，行距为固体值23
(5)落款、日期: 宋体四号字体
(6)板记（文尾部分）：黑体四号字体
2、文件模板（注：①文中“□”代表空格；②文中蓝色虚线框为页面示意图，下同）
劲牌公司××（部门）文件
[200×]×号
关于对××的通知
（空一行）
××、××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（空一行）
附件：1、（附件名称后不加任何标点符号）
2、
（日期右空两格，落款居日期中间）×××××× 二〇〇×年×月×日□□
主题词：××（文件内容类别）××（内容关键词）××（文种） ————————————————————————————— 抄 报：×××××（上级领导和部门）
抄 送：×××××（平级单位（部门），多个单位（部门）用空格） ————————————————————————————— 劲牌公司××××部门 200×年×月×日印发
二、各单位（部门）请示模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(4)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
关于×××的请示
（一文一事，并且一对一进行请示）
××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（请示理由、请示事项）
××××××（请示结语，如“是否妥当，请批示”、“妥否（当否、可否），请指示（请复示）”）
××××××
二〇〇×年×月×日□□
三、各单位（部门）会议纪要（备忘）模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
XX（部门）会议纪要（备忘）
[2008]X号
□□第一部分：（会议指导思想、主持单位、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、主要领导人在会上的活动、会议的基本议程、会议的中心议题、主要收获以及对会议总的评价等内容。）
□□第二部分：（会议正文写会议精神。包括会议对工作情况的分析、会议研究的问题、讨论的意见、会议做出的决定、提出的任务、要求、措施等。常在段落与层次之首冠以“会议认为”、“与会者认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议指出”、“会议决定”等习惯语作为提挈语，以引出会议的主要精神。）
□□第三部分：（结尾部分或写会议的要求、希望和号召，或写会议遗留的尚待解决的问题，或交待会议其它有关事项。此部分可根据具体会议内容省略。）
□□参会人员：
□□记 录：
二○○×年×月×日□□
四、各单位（部门）通报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件名:黑体小二号字体
(3)文件号:宋体四号字体
(4)正文: 宋体四号字体，行距为固体值23
(5)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
关于对××的通报
[2008]X号【公司文件发文格式,】
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文）
×××（居日期中间）
二○○×年×月×日□□
五、各单位（部门）月度工作简报模板
1、文件格式要求:
(1)页眉：宋体五号字体
(2)文件头:华文中宋加粗黑色字体（字体大小以占满整行为准，最大不超过46）
(3)文件号:宋体四号加粗红色字体
(4)正文标题:黑体小三号字体，居中
(5)正文:宋体四号字体，行距为固体值23
(6)结尾: 宋体四号字体
2、文件模板
××部门文件
×××（部门）×月工作简报
[2008]×号
第一部分 ×月份工作完成情况
第二部分 ×月份重点工作目标
二○○×年×月×日□□
河源和兴水泥有限公司文件 和兴（2013）号（times new roman，居中）
标题（宋体二号，加粗，居中） 称谓：（仿宋四号，加粗，顶格） 正文（仿宋四号）
附注（仿宋四号）
日期（中文格式，仿宋四号）
主题词：
抄送：
河源和兴水泥有限公司人事行政部 年 月 日印发
批准： 审核： 编制： 文件印X份
1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.0适用范围：商管公司各部门 3.0内容：
3.1公司文件格式要求：
3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体） 3.1.2文件字号：黑体小四号字居中 3.1.3文件正标题：黑体三号字居中 3.1.4文件正文：宋体小四号字
3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗 3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字 3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格） 3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝ 3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“商管公司” 3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明：
3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政中心XZ、招商中心ZS、企划中心 QH 、物管中心WG、财务中心CW、运营中心YY.
3.2.2.2二级部门代码：以中心代码+本部拼音开头一个字母，共三个字母的缩写来表示：
运营中心：客服部Y YK、电影院YYD、自营区YYZ 物管中心：物业部WGW、保安部WGB
3.2.3发文字号的种类及使用规定
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件1）
落款名称：商业经营管理有限公司 文件编号：商管发[2007] X号
3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）
落款名称：商业经营管理有限公司行政中心 文件编号：商管行发[2007] X号
3.2.3.3公司内部各部门之间工作联系的文号。（见附件3）
落款名称：商业经营管理有限公司**中心 文件编号：SGLX-部门代码[2007] X号
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：商业经营管理有限公司XX中心 文件编号：SGQS-部门代码[2007] X号 3.2.3.5公司会议纪要的文号。（见附件5）
落款名称：商业经营管理有限公司 文件编号：SGHJ [2007] X号
4.0附则：本规范从发文之日起执行，由行政中心负责解释。
5.0表格： 5.1公司发文模板 5.2行政部发文模板 5.3内部衔接函模板 5.4内部请示模板 5.5会议纪要模板
(此页无正文)
经营管理有限公司
呈：集团董事长、张总 发：商管公司各部门 抄送：集团人事行政中心
XXX商业经营管理有限公司文件
商管发[2007] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
商业经营管理有限公司 二零零七年X月X日【公司文件发文格式,】
主题词： 呈： 发： 抄送：
商业经营管理有限公司文件
商管行发[2007] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
商业经营管理有限公司 行政中心
二零零七年X月X日
主题词： 呈： 发：
1、各单位（部门）红头文件模板文件格式要求:
(1)文件头:宋体加粗红色字体，字体大小根据单位（部门）名称字数的多少介于40-60号字体之间，同时根据字体缩放调整至同一行内
(2)发文字号:宋体小三号字体（注：序号前不加“第”，也不加“0”）
(3)正文标题:黑体小二号字体，由事由和文种两部分组成
(4)正文:宋体四号字，行距为固体值23
(5)落款、日期: 宋体四号字体
(6)板记（文尾部分）：黑体四号字体
(7) 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1 mm； 订口（左白边）为：28mm±1 mm； 版心尺寸为：156mm×225 mm（不含页码）
2、文件模板（注：①文中“□”代表空格；②文中蓝色虚线框为页面示意图，下同）
劲牌公司××（部门）文件
[200×]×号
关于对××的通知
（空一行）
××、××：
□□××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
（空一行）
附件：1、（附件名称后不加任何标点符号）
2、
（日期右空两格，落款居日期中间）×××××× 二〇〇×年×月×日□□
————————————————————————————— 抄 报：×××××（上级领导和部门）
抄 送：×××××（平级单位（部门），多个单位（部门）用空格） ————————————————————————————— 劲牌公司××××部门 200×年×月×日印发
公司文件格式及文件操作细则
一、目的和适用范围
1. 目的
为减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2. 适用范围
文件管理内容主要包括：公司上报下发的各种文件、资料和与工作有关的相关资料。
二．管理职责
按照分工的原则，各部门各类文件由各部门自行管理。 三．文件的审批
各部门文件由部门主管签字、直属上级领导逐级审批。 四．文件发放
公司下发的文件，由文件起草部门协商确定发放范围，经上级领导审批后，由部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。文件的发放范围不得随意更改，增发时须按原发放程序办理。 五．文件管理
文件的印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录；并及时交有关领导及有关人员传阅。 流程：文件→文件夹→杂志匣→文件柜
1、 按事由用文件夹对文件进行分类；按照一件事一个文件套
的原则，每个人准备若干个文件夹；
2、 按类别或内容将使用中的文件整理到文件夹；可以用文件
夹的颜色对文件类别进行区分，专用的文件夹分门别类的存放（做好标签登记），或以颜色区分做到一目了然（如：红色表示紧急文件夹„„）。
3、 文件夹收集到轻便杂志匣中；把文件夹整齐地摆放在轻便
杂志匣里并立于桌面上；
4、 责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文
件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；
5、 由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应该备
有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。 6、 使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有
化。
六、电子文档
电子档文件的管理建立单独的档案文件夹不同类别的文件放在相应的文件夹里（如：在公文文件夹里分别建立通知、函、行政命令文件夹、再按照文件的时间建立文件夹做到所有的文件一目了然
1、通过分类、标引、组合，使电子文件存储处于一种有序状态。 2、对电子文件要定期、及时的进行备份。以避免由于技术故障
导致的文件丢失。
3、对重要文件做好电子文件的保密工作，即准确设定电子文件的访问权限。 七．文件损坏/丢失
文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员提出更换/补发；
1. 丢失文件，文件管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的文件号；
2. 损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件号不变，不再重新登记。
八．文件的作废
作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。 对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。作废的文件如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。可参照以下的方法进行： 1. 按文件进行废弃； 2. 按文件夹进行废弃； 3. 按项目进行废弃； 4. 按颜色进行废弃。
九．文件的领取及保存
1. 领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
2. 对文件进行分类可分为保存型文件和保管型文件。 3. 保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。
4. 永久保存的文件资料，可以使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等，节约成本 。
十．记录保管
1. 一般文件，在文件作废后仍需保存1年。 2. 重要文件在文件作废后仍需保存2年。
操 作 步 骤
一、文件分类
常用文件可分为：公文类、资料类、表格类、„„ 公文类：
1、请示类(下对上)：
A、地区:店铺对公司 B、地区:各部门对公司 C、公司对总公司 2、通知类(上对下)：
A、总公司对各部门 B、销售部门对店铺 C、店长对店员
3、函( 平级部门或对外单位)
A、平级:公司各部门对各部门 B、对外:本公司对其它事业单位 4、行政命令
A、晋升考试通过后管理层人员的任命 B、调动 C、人事任命 5、非正式公文类
A、晋升提报名单 B、市调报告
公文格式
件）
3、收发方式 二、目视管理 三、建立文件目录
2、非（正式）公文型式
提案、市调报告、公文附件不需签审，内容应全面周全以便领导阅览。 1、传真：（需用传真发送的文件：请示详见公文范本 ） 此格式主要针对需要用传真发送的文件，如不需传真发送直接；用电子文件扫描发送电子档则直接用原文本格式； 2、复印件、电子档案
以不同的颜色标识区分文件夹的类别、做到一目了然（如：发文文件或文件夹红色表示紧急文件1天之内签发、黄色为较急的文件2天之内签发、绿色为一般文件五天之内签发）
1、建立文件目录：（在每个文件夹的第一页建立文件目录方便查找文
四、文件要求：（具体要求见公文范本）
1、文件的编号：如：FG-HR-070801编号依次表示FG-CW、HR-各部门
代码（人资部）、130601-一三年六月第一次发文文件各部门代码，其后以此类推。文件顺序号：01，02，03„„以此类推。如进入下一个月份则文件顺序号从01开始编起，如130801。便于管理保存。
总公司各部门缩写
公司:FG、财务部门：CW、人事部门：HR、销售部门：XS、商贸物流部门：WL、 综合部门：ZH„„ 店铺分类：（如）XX店 文件保密等级： 1) 绝密：
极端秘密的文件，处于最高秘密级别的文件（信息等），“绝密”是最重要的公司秘密，泄密会使公司的安全和利益遭受特别严重的损害；授权副总级以上（含副总）查看。 2) 机密：
“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重的损害；授权经理级、主管级、店长级以上（含店长级）
1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.0适用范围：公司各部门 3.0内容：
3.1公司文件格式要求：
3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体） 3.1.2文件字号：黑体小四号字居中 3.1.3文件正标题：黑体三号字居中 3.1.4文件正文：宋体小四号字
3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗 3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字 3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格） 3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝
3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“胜成达胜成达商贸有限公司” 3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明：
3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政中心:SCDXZ、招商部:SCDZS、企划中心:SCDQH 、销售部SCDWG、财务部SCDCW、人事部SCDRS.商超部：SCDSC
3.2.3发文字号的种类及使用规定
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件1）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司 文件编号：胜成达商贸管发[2015] X号
3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司行政部 文件编号：胜成达商贸行政 [2015] X号
3.2.3.3公司内部各部门之间工作联系的文号。（见附件3）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司**部 文件编号：SCDZM部门代码[2015] X号
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司XX部门 文件编号：SCDXX部门代码[2015] X号 3.2.3.5公司会议纪要的文号。（见附件5）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司 文件编号：SXDSMHYJ[2015] X号
4.0附则：本规范从发文之日起执行，由行政中心负责解释。
5.0表格： 5.1公司发文模板 5.2行政部发文模板 5.3内部衔接函模板 5.4内部请示模板 5.5会议纪要模板 (此页无正文)
成都胜成达商贸有限公司
呈：总经办： 发：公司各部门 抄送：人事行政中心
成都胜成达商贸有限公司文件
胜成达发[2015] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
成都胜成达商贸有限公司 二零一五年X月X日
主题词： 呈： 发： 抄送：
成都胜成达商贸有限公司文件
胜成达发[2015] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
成都胜成达商贸有限公司
行政部
二零一五年X月X日
主题词： 呈： 发：
贵焦司〔2013〕19号 (3号仿宋)
关于××××××××的通知
(标题：2号方正小标宋简体)
(空一行)
各职能部门、各区域(矿)：
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（印章顶端上距正文一行之内）×××××××××
- 1 -
×××××××××××××××××××。
附件：⒈××××××××××××××××〔下空1行，左空2字〕
×××××
⒉××××××××××××××××××
(空二行)
日〔右空4字〕
〔抄送单位、印制单位、印发日期：4号仿宋,左右各空1字〕
报：董事会
送：执行董事，总经理，副总经理，总工程师，总经理助理。 综合管理部 2013年10月20日印发
〔印制份数：5号宋体〕共印××份
- 2 -
贵焦司〔2013〕19号 签发人：(3号楷体)
关于××××××××的请示
贵州省能源局：
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
- 3 -
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（印章顶端上距正文一行之内）××××××××××××××××××××××××××××。
附件：⒈××××××××××××××××〔下空1行，左空2字〕
×××××
⒉××××××××××××××××××
日〔右空4字〕
联系人、联系电话在成文日期下空1行，居左空2字〕
(联系人：××× 电话：0851-××××××)
〔此行标注仅用于请示件 3号仿宋〕
〔抄送单位、印制单位、印发日期：4号仿宋,左右各空1字〕
贵州省XXXX有限责任公司 2013年10月20日印发
〔印制份数：5号宋体〕共印××份
- 4 -
〔2013〕第××次
综合管理部 2013年××月××日
〔正文：3号仿宋〕
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××
- 5 -
本文来源：http://www.gbppp.com/fw/478121/
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