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员工档案存档方法
一、公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况。
以下资料纳入公司人事档案范围内：
1、应聘简历及面试评价表
2、身份证、学历证书、户口本复印件
3、入职登记表
4、员工转正工作总结、考核表
5、劳动合同
6、岗位变动记录
7、薪资调整记录
8、奖惩记录
9、保险缴纳记录
10、与公司签订的其它合同、协议
11、其它有必要纳入档案的资料
12、辞职申请、培训档案单独管理，不纳入员工档案范围内。
二、档案建立及维护：行政人事管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工登记表并放入档案，原登记表继续保存。员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便查询。辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管。【职工档案保存几年】
三、档案查询权限：员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，行政人事经理因工作需要可以查阅员工档案，
本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经行政人事经理同意后方可查询员工档案。
四、本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案。
职工档案整理要求及说明
根据档案管理有关规定，档案托管单位在向人力事务中心移交档案之前，应按照以下要求整理托管档案目录。
一、目录格式：
企 业 职 工 档 案 目 录
职工姓名：张三
二、目录整理说明及要求：每卷档案必须具有详细的档案材料目录，目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写（最好使用电子打印）。
1、按照类别及生成材料时间排列顺序逐份逐项地进行填写； 2、“职工姓名”为该档案的所属职工姓名；
3、根据工作需要“类件号”填写档案材料顺序序号即可（阿拉伯数字）；
4、“题名”即为档案材料题目（标题名）,无题目的材料应拟定题目．题目过长，可适当简化．拟定题目或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；
5、“责任者”为归档文件形成单位或个人，即文件的署名者（当时与该职工建立劳动关系单位） ；
6、“日期”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。采用8位阿拉伯数字表示，如1999年6月2日应标识为“19990602”； 7、“页数”为该件材料的总页数。
8、书面目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用贺珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。如有条件单位最好使用电子打印目录。 9、移交档案单位整理人在目录填写核对无误后，须在目录文字内容下方另起一行处填写整理时间及整理人签字，并加盖单位公章
10、整理完毕后将目录放入职工档案袋。
11、根据实际移交档案数量，对应填写《单位托管职工档案花名册及变更表》（一式两份），并签字盖章。
12、将职工档案附带《单位托管职工档案花名册及变更表》（一式两份），移交至人力事务中心进行托管。
填表说明：
1．困难类别：请填写“低保户”、“低保边缘户”或“意外致困户”。
2．政治面貌：请填写“中共党员”、“共青团员”、“群众”、“民主党派”或“其他”。
3．身份证号：必须是15位或18位。
4．健康状况：请填写“良好”、“癌症”、“心血管病”、“脑血管病”、“尿毒症”、“精神病”、
“肝病”、“血液病”、“糖尿病”、“肿瘤病”、“腰颈椎病”、“高血压病”、“肺病”、“一般疾病”、“残疾”。
5．身份：请填写“在岗”、“下（待）岗”、“失（无）业”、“退休”、“离休”、“病休”、“内
退”或“农民工”。
6．劳模类别：请填写“非劳模”、“全国劳模”、“省部级劳模”、“地市级劳模”、或“其他”。
7．住房类型：请填写“承租单位公房”、“政府廉租房”、“自购房”、“无房”、“租房”或“其
他”。
8．住房面积：请填写“20以下”“20至50”、“50至70”或“70以上”。
9．所属行业：请填写“农、林、牧、渔业”、“金融保险业”、“社会服务业”、“教育”、“科
技”、“文化”、“体育”、“宗教”、“医疗卫生”、“军队”、“国家机关”、“纺织系统”、“冶金系统”、“煤炭系统”、“机电系统”、“电子仪表”、“化工系统”、“国防系统”、“城建系统”、“精工系统”、“财贸系统”、“医药系统”还是“其他”。
10．户口类型：请填写“非农业”、“农业”或“农转居”。
11．单位性质：请填写“国有机关/事业单位”、“国有企业”、“集体企业”、“民营/私营/个体
企业”、“与港澳台合资/合作”、“中外合资/合作”或“其他”。【职工档案保存几年】
12．企业状况：请填写“亏损企业”、“改制企业”、 “关闭破产企业”、“正常”或“其他”。
13．是否单亲：请填写“是”或“否”。
14．是否进入医保：请填写“是”或“否”。
15．家庭成员关系中，关系请填写“父亲”、“母亲”、“丈夫”、“妻子”、“儿子”、“女儿”或
“其他”，政治面貌、身份证号、健康状况参见前文所述，身份请填写“劳模”、“在岗”、“下（待）岗”、“失（无）业”、“退休”、“病休”、“内退”、“农民工”、“研究生”、“大学生”、“中职中技”、“高中”、“初中”、 “小学”或“幼儿”。
16．是否有一定自救能力：请填写“是”或“否”。
17．是否为零就业家庭:：请填写“是”或“否”。
18．致困主要原因：请填写“本人大病”、“供养直系亲属大病”、“意外灾害”、“子女上学”、
“残疾”、“收入低无法维持基本生活”、“下岗失业”、“其他”中的一项或多项，最多不超过3项。
郑州市嵘昌煤业有限公司 职工档案登记台账【职工档案保存几年】
企业档案归档范围
（一）党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等群团方面形成的文件材料。
（二）行政管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，公司资质，企业领导班子构成及变更，企业内部机构及变更，企业领导班子的活动，综合性行政事务，文秘、机要、信访工作，法律事务，纪检监察，公证，审计，职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利，住房管理，公安保卫，外事等方面工作形成的文件材料。
（三）经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
（四）生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全，消防工作，交通管理，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。
（五）产品生产或业务开发工作形成的文件材料：包括产品的市场调研、立项论证、设计，产品的工艺、工装、试制、加工制造，产品的销售与售后服务，产品的鉴定、评优、质量事故分析、处理以及业务项目的研发与形成、经营、保障与监督等方面的文件材料。
（六）科学技术研究工作形成的文件材料：包括科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用等方面的文件材料。
（七）基本建设和技术改造工作形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
（八）设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析与处理等方面的文件材料。
（九）会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计帐簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
（十）职工个人管理形成的文件材料：包括干部职工、离退休人员、死亡人员的履历、鉴定考核、专业技术职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇、培训与岗位技能评定等方面的文件材料。
（十一）其他对国家、社会和企业由保存价值的各种载体的文件材料。
公司档案管理制度
第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，负责各部门档案资料的使用管理。
2、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
第三条 归档制度
1属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
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2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司分管副总经批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4须经公司总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条 本制度从二O 一七年二月三日起执行。
年困难职工档案
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