【www.gbppp.com--时尚知识】
论档案信息化建设
摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。 关键词：档案信息化建设 问题 重点
Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction. At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard; The records management personnel knowledge structure "the aging", the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient; Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;
Question and so on data protection existence risk. Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction
Key word: The file information construction the question the key
档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。
人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。
一、档案信息化及档案信息化建设的内涵
什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。
档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。
二、当前档案信息化建设中存在的问题
档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。
在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：
1、缺乏统一标准和规范。
目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。
具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。
老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。
还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远， 认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。
3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。
许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，
4、数据保护存在风险
目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。
三、档案信息化建设的重点
（一）、档案管理人员的素质建设
档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。
1、提高档案管理人员的业务素质[2]
业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：
①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识
和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。
②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。
③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。
④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。
２、提高档案管理人员的思想素质
①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。
②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。
③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。
④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。
（二）、档案信息标准规范化建设
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。
实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！
①档案信息著录的规范化
档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。 目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。【档案信息化建设思路】
②档案信息存储的规范化
目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。
③档案信息管理软件开发技术的规范化
档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。
注释：
[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。
[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期
[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期
论档案管理的信息化建设
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。
1.档案管理信息化建设的重要意义
随着现代信息技术的广泛应用，档案的利用范围也越来越广，档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系，实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享，满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托，挖掘档案信息的浩瀚资源，利用档案信息的网上公开，可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件，从而提高档案服务的便捷性和及时性。
2.档案管理信息化建设工作中存在的问题
2.1缺乏统一的标准体系
我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步，而标准制定工作直至90年代末才刚开始，并且制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性，导致工作流于形式，信息资源分散孤立，采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，造成了极大的人力、物力的浪费。
2.2重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在
档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，这种重设施建设轻信息资源建设的错误，导致信息化的应用成果不明显。
3.加快档案管理信息化建设的建议
3.1加快档案信息标准规范化建设步伐
所谓档案信息化的标准规范主要是指：管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”，又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面，档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题，须从政府和国家层面入手，协调和解决与之相关的问题。另一方面，与传统的档案工作相比，档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化，因此自上而下更加需要统筹规划，以便最终达成高度的信息共享。
XX市委办公室：
根据市委办《关于要求上报20XX年工作总结和20XX年工作思路的通知》要求，局（馆）对照20XX年度工作计划和任务完成情况进行了回顾总结，并初步谋划了明年档案工作思路。现报告如下：
一、20XX年度工作情况
20XX年度，我局坚持以科学发展观为指导，认真贯彻党十七届六中全会、七中全会、十八大以及省、市全会、党代会精神，按照省、市档案工作部署，全面落实“两创”总战略，继续以“全省领先、全国一流”为目标，“比树强创”，深入实施“两个推进”发展战略，不断加强信息化基础建设、档案资源建设和人才队伍建设，创新机制，提高档案工作为经济、为社会、为民生服务的能力。
（一）深入开展档案登记备份，档案安全监管水平有新提升
今年，是实施档案登记备份“六年行动计划”的关键一年，局（馆）以加强档案安全监管为主线，明确了深化完善、巩固提高的工作思路，深入开展档案登记备份工作，加强规范化管理，全面保障档案的完整、规范与安全。
1、按规范化要求建成了档案登记备份中心。投资338、8万元，建设我市档案登记备份中心，完成了“档案与电子文件登记备份系统项目”建设，搭建了基于登记备份专网和政务外网两个网段的登记备份平台，开发了“档案与电子文件登记备份软件”及打包工具，在两个网段分别配置主机系统、存储系统及安全保障设备，通过在线登记离线备份和在线登记备份两种方式实现对登记备份数据的有效管理；制定了《XX市档案局（馆）计算机中心管理制度》、《XX市档案局信息网络安全管理制度》、《XX市档案局（馆）信息安全应急预案（试行）》、《XX市档案与电子文件突发事故与灾害应急预案》、《档案信息数据库管理办法》等10余个制度进行安全管理。同时按省局要求在机房划定了相对独立的登记备份区域，配备了登记备份数据检测区和恢复区及相应设备。《登记备份机房建设研究和实践》顺利结题。在内部机构设置上，2016年6月，XX市机构编制委员会正式批准市档案局（馆）增设电子文件与档案登记处，并增加人员编制4名和中层职数1名，今年人员已充实到位，专门从事我市档案登记备份工作，并成立登记备份领导小组，下设办公室，协助负责登记备份工作。今年还积极开展创建省规范化档案登记备份中心工作，并已于11月21日通过了省专家认定组的考核认定。
2、建立档案电子文件登记备份安全保障和应急管理机制。建立安全管理、利用审批、鉴定销毁、保密管理、应急处置等制度，加强对本地档案电子文件的安全监管。制定了《2016年XX市档案电子文件应急演练工作方案》，召开应急演练协调会，于5月18日与市经济技术开发区进行业务系统恢复及业务数据恢复等应急演练，进一步增强了档案安全意识和应急处置能力。在全市范围内组织开展了档案安全大检查，对档案安全情况进行了评估，6月份，局（馆）在11个县（市、区）开展了2016年平安建设模拟考核打分，要求按月上报打分表，及时掌握、督促工作进展。按“省备市、市备县”的容灾备份要求，对全市11个县（市、区）重要档案数据进行了容灾备份，将馆内2、72T的数字化加工数据向省档案局作了异地备份；按国家局异地备份要求，积极开展馆际合作，与长春市档案局相互建立了异地备份基地，市辖11个县（市、区）也在各地建立了各自的异地备份基地，有计划地推进全市档案灾备工作，逐步构建档案安全防控网络。
3、组织开展重点民生领域档案登记备份工作。制订20XX年度涉民领域电子业务数据登记备份名册及方案，并逐步实施指导、监督，8月份，组织召开35家重点涉民单位的重要档案业务数据登记备份专题工作会议，加大指导力度，确保各单位登记备份数据完整、质量可靠、程序规范。除定期对民政、社保、工商等重点民生领域立档单位档案数字化成果、电子公文和电子业务数据进行脱机登记备份外，还开展了对市民政局、住房公积金管理中心和公共资源交易中心等3家单位的在线登记备份，今年还实现了市直单位联网在线登记备份。今年新增市环保局行政处罚在线监控业务数据、市房管局房地产市场信息业务数据、市卫生局就诊卡互认互通系统业务数据、市气象局自动站业务数据、市安监局行政处罚业务数据、市公路管理处行政许可业务数据、市质监局业务数据等备份数据以及对XX市中西医结合医院的病历档案进行了登记备份，今年共完成22家重要涉民领域单位电子业务数据登记备份工作，备份光盘107张，移动硬盘4个，容量1270、45GB。全市11个县（市、区）基本完成重点涉民领域电子业务数据登记备份，为逐步实现联网在线登记备份搭建了基础平台。
4、组织开展重点建设项目和民营企业档案登记备份工作。根据省发改委公布的省级重点建设项目名单，及时组织报送《浙江省重点建设项目档案管理登记表》，从中筛选建立2016年度重点建设项目档案登记备份名单，并逐步实施指导、监督与检查，确保重点建设项目档案登记备份工作的正常开展。根据XX实际情况，局（馆）继续对正泰、德力西、康奈三家民营企业知识产权、品牌建设、行政管理、产品经营等档案进行增量登记备份，切实加强民营企业档案登记备份数据接收、管理、维护等工作的指导，深化和扩大档案部门“双服务”活动成果，使档案工作更好地服务于我市民营企业转型升级。全年对9家重点建设项目（3家因工程延期而推迟登记备份）。
5、组织开展政府直属部门重要传统档案登记备份和馆藏档案数字化加工工作。制订并下发了《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》，认真做好政府直属单位重要传统档案数字化和登记备份工作，确保数据完整、质量可靠、程序规范，目前已全部完成市直单位2016年度重要传统档案数字化和登记备份工作目标任务，共备份重要档案数据398、93GB，光盘163张，移动硬盘1个。继续开展馆藏档案数字化加工，第一阶段馆藏档案数字化加工超额完成，顺利通过验收，基本完成第二阶段馆藏档案文件级条目加工40万条、档案数字化200万页的加工任务，实现数据挂接，为群众提供方便快捷的档案利用服务。将档案登记备份工作列入了市直属单位档案工作目标责任制考核内容，规范了市直单位档案与电子文件登记备份工作。今年5月底，组织召开了2016年度市级部门单位档案工作目标责任制考核暨数字档案室建设现场会，年度目标考核责任制和数字档案室建设工作得到了进一步部署和落实。
（二）大力推进档案文化建设，档案文化影响力有新提升
按照“档案文化建设内涵不断丰富，体系更为完善，品牌影响不断提升，
本文来源：http://www.gbppp.com/ss/333600/
推荐访问:公交信息化建设思路 医院信息化建设思路