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公司档案资料管理办法
（试行）
一、目的
为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档
1．归档要求
归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好
的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，
禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，
封面书写标题及编号，无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归
档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定
保密级别和限制查阅使用范围。
2．归档时间
工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。
3．归档程序和手续
各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。
4．归档责任部门
公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。
各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。
技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。
5．归档范围
工程类（见附件二）
研发类（见附件三）
产品生产类（见附件四）
管理类（见附件五）
其他类
6．管理文件和资料的归档
凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。
公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证
借阅人员能使用更新后的有效版本。
7．技术文件和资料的归档
（1） 凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、
各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
（2） 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。
（3） 档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。
五．档案和资料的保管
1. 各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。
2. 管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。
3. 档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。
(1) 健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。
(2) 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。
(3) 档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。
(4) 室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。
(5) 工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。
六、档案资料的使用
1. 公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。
2. 查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。
3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。
5. 凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。
七、文件和资料的更改、销毁
1. 已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。
2. 技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。
3. 文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。
4. 对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。
5. 对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员
会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。
八、其他
本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。
附件一：有关表格、清单样本
1. 《受控文件和资料清单》
2. 《档案移交（接收）登记》
3. 《文件和资料更改通知单》
4. 《文件和资料更改登记表》
5. 《设计变更补充通知单》
6. 《技术文件和资料处置表》
7. 《终止执行文件和资料目录》
8. 《申请销毁文件和资料目录》
9. 《图纸资料存档清单》
10. 《文件资料借阅申请单》
11. 《文件资料借阅单》
附件二：工程项目资料归档范围
1. 设计任务书、初步设计、设计变更通知书
2. 合同书及附件、协议、会议纪要
3. 系统原理图、施工图
4. 软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告
5. 系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书
6. 调试过程中的原始记录
7. 竣工图
8. 用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录
9. 项目鉴定、获奖证书、用户感谢信
注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件
附件三：研发项目资料归档范围
档案管理制度（拟定）
第一条 总则
公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的
要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。【拟定公司档案管理制度】
1、凡公司各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考
利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司行政部提交备份，从而保证公司行政部作为公司档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、公司行政部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分
子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第二条 公司档案范围
适用于公司在各种活动中形成的全部档案资料，其中以基建工程
和经营管理档案为主体，包括：单位设立、组织机构、财务管理、计划统计、科学技术等具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
⒈ 公司法规性文件。包括由公司发行的各种标准、规章制度等。 ⒉ 公司文书性资料。包括公司股东会、董事会、监事会形成的
文件和公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面的文件以及政府批文、项目批文、合同等。
⒊ 财务管理资料。包括各类统计报表、招投标产生的文件材料、公司经济责任制考核形成的资料、资金借贷、也往来方面的文件资料等（含合同、银企联系函件等），公司系统内的资产重组、兼并、收购等形成的资料等。
4. 劳资人力资源资料。包括公司下属各个部门的人力资源开发
规划、人事任免、聘任形成的文字材料、职能部门岗位规范、人力资源调整、人力资源管理、员工工资审核记录的相关资料等。
5. 公司资质性资料。包括法人营业许可证、土地许可证、开发
资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类牌匾和荣誉证书、达标证书以及公司相关印章等。
6. 公司计划性文件资料。包括公司总体的计划和规划、开发计
划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
7. 公司重大决议。包括总经理办公会议及其相关行政会议等形
成的文件和会议材料、会议记录等。
8. 公司技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
9. 公司各类声像制品资料。包括公司及其下属部门在其经营活
动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料。如照片、录音、录像、影片等。【拟定公司档案管理制度】
10. 电子性文件。包括公司有关的电子版资料、文件等。
11. 其他题赠性资料。包括上级领导、名人、友人、协作单位提
供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
注意：业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责
立卷归档，每月的20号之前将当月的存档目录报给公司行政部备案。
第三条 档案管理机制
公司及各部门、员工有保护档案的义务。
1. 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专人主管或分管公司主体档案工作。
2. 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上
由本部门负责立卷和归档，并定期向公司行政部移交保管。
3. 公司设专用档案室，配备必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全，暂不具备档案案安全保管条件时，要委托行政部代为保管。
第四条 档案的管理程序
（一） 档案的收集管理：
公司行政部是档案综合管理部门，负责公司文件材料的收发、收
集和归档管理。负责对各部门、各分公司档案管理的协调工作。 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。会议文件由会议主办部门收集。最终送交行政部统一归档。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的
各种附件一律不准抽存)。结案后及时转交(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
公司行政部设档案室和档案员（可兼职），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷。各系统和部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一报送行政部归档管理。
（二） 档案的归档要求：
证件类编号方法：
据公司实际情况，将档案分为证件与文件两大类。
①证件由字母ZJ表示与文件类相区别。
②证件的原件、复印件分别以英文的第一个字母表示，如原件用
字母YJ表示、复印件用字母FJ表示。
③最后为证件的顺序号，原件例：ZJ－YJ－001,复印件例：ZJ-
-FJ—001
文件类进行再次分类：
①一级分类：按照各部门性质进行分类，以各部门的名称来代表。 ②二级分类：（按照文件类型划分）
一级类目：公司所有资质，法规等有关文件（用字母A表示）。 A1：公司章程、账号、授权书、许可证、其他资质等。
A2：合同、协议。
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：公司下发的重要事项、表彰决定、各种通报、规章制度等。 B2：各个部门需要及时归档的相关文件（行政部、人事部、财务
部等）
B3：请示、批复、报告、意见、通知、信函、会议纪要。
三级类目：各类相关技术图纸等（用字母C表示）。
四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示）如照片、软盘及
其他声像资料等。
（三） 档案的立卷要求：
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，统一立卷，不得分开。
卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序
第1篇：企业档案管理规定
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和
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