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公司内部文件行文格式规范
本规范适用于公司内部上行文、下行文以及日常文件，原则上必须按照本规范发文，如因其他事宜有特殊要求时，可据内容适当修改。望公司全体员工照此执行
一、 题目:黑体2号加粗 居中：副标题：楷体三号号加粗居中，标题之间空一
行 二、 正文：四号、宋体，题目与正文空一行。
三、 正文行距1.5倍，每一自然段首行要空两字符，在正文中不随意空行
四、 正文中的序数顺序：一、 （一） 1. （1） 注：“一”后使用顿号，“1”
后使用圆点，（一） （1）后不加标点。
五、 日期，一般正文下空2行插入，要求年月日全，使用阿拉伯数字，并且右
空4个字符，部门在日期上，同时居右。
六、 当正好另一页只有日期等落款时，需空一行在写
七、 页面必须使用公司特定页眉页脚
八、 盖章必须骑年盖月
前 言
目前，公文的写作的格式和规范主要依据2000年8月24日国务院以国发【2000】23号文件发布的《国家行政机关公处理办法》，办法中对公文格式和规范都做了详细明确的要求，规范的格式前面已做了单独培训和了解。
根据公司及各煤矿在实际工作中的应用，所有行文都按照规范的正式格式（即红头文）目前尚没有必要，尤其是各煤矿在撰写通知、报告、请示、会议纪要时一直都未使用红头文件格式。
随着公司的不断发展，管理要求也不断提高，但是，从目前各矿的行文情况来看，存在行文格式版式各异、错字、别字普遍、主送、抄送不明确、文种错用等不规范等现象，为了使各煤矿、各部门撰写公文时格式统一规范，在《国家行政机关公处理办法》规定的基础上，公司行政部编写了在日常工作中应用比较多的公文格式内部使用模板，现统一印发并要求如下（仅限内部使用）。
行政部 2010年10月
会 议 纪 要
×××××××
时间： 年
月 日 地点： ×××××××
出席人员：×××，×××
，×××，×××。 议题：×××××× 主持人： ×××
记录人： ×××
×××××××××××××××××××××××××××
一、××××××
1.×××××××××××××××××××××××××× 2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×× 煤 矿 会 议 纪 要
×××××××
时间： 年 月
日 地点： ×××××××
出席人员：×××，×××
，×××，×××。 议题：×××××× 主持人： ××× 记录人：
×××
×××××××××××××××××××××××××××
一、××××××
1.×××××××××××××××××××××××××× 2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二、××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
1.
×××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
特此通知
附件:1.
××××××
×××：
×××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××【公司内部行文格式,】
×××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××
1.×××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
×××煤矿
二O一O年十月十九日
德阳上谋软件系统公司专用文件 类别:内部文件
文件编号:2013/4/1/001
上谋系统网站： 地址：德阳市东山北巷104号 联系电话:0838-2274518 页码: 1
公司行文规范及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。
一、纸型、纸质
复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）, 厚度定量60—80g/㎡。
二、封面
文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求
（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。
（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。
（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。
（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一），第三层“1、”，第四”
层“（1），第五层“1）”。 ”
（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。
（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印
在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
五、页面设置
上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。
六、装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。
七、分类与编号
（一）文件分类
公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理
制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。
（二）简化编号名称
由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
（三）细化编号内容
仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。
编制方法：HZYZF-HR-2014-001(公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部）；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2015-001。便于管理保存。
（五）各部门名称为
设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：【公司内部行文格式,】
SC
工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD
所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。
八、行文管理主要内容
外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。
（一）内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。
（二）发文处理程序
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：
1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；
2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；
3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；
4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。 审核签发流程：
1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿；
2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿；
3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；
4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；
5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；
6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。
7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发；
8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签
1.0目的：为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.0适用范围：公司各部门 3.0内容：
3.1公司文件格式要求：
3.1.1文件版头：方正姚体小一号字居中（红色字体） 3.1.2文件字号：黑体小四号字居中 3.1.3文件正标题：黑体三号字居中 3.1.4文件正文：宋体小四号字
3.1.5发文单位/发文时间：宋体小四号字加粗 3.1.6主题词/呈/发：宋体小四号字 3.1.7行间距：1.5倍（未定义文档网格） 3.1.8页边距：上下各为2.5㎝,左右各为2.5㎝
3.1.9公司简称：在文件正文内可简称“胜成达胜成达商贸有限公司” 3.1.10公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。 3.2公司文件编号要求 3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。 3.2.2部门代码说明：
3.2.2.1一级部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政中心:SCDXZ、招商部:SCDZS、企划中心:SCDQH 、销售部SCDWG、财务部SCDCW、人事部SCDRS.商超部：SCDSC
3.2.3发文字号的种类及使用规定
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发集团的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件1）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司 文件编号：胜成达商贸管发[2015] X号
3.2.3.2以行政中心名义在本公司内所发的通知、通报等文号（见附件2）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司行政部 文件编号：胜成达商贸行政 [2015] X号
3.2.3.3公司内部各部门之间工作联系的文号。（见附件3）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司**部 文件编号：SCDZM部门代码[2015] X号
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司XX部门 文件编号：SCDXX部门代码[2015] X号 3.2.3.5公司会议纪要的文号。（见附件5）
落款名称：成都胜成达商贸有限公司 文件编号：SXDSMHYJ[2015] X号
4.0附则：本规范从发文之日起执行，由行政中心负责解释。
5.0表格： 5.1公司发文模板 5.2行政部发文模板 5.3内部衔接函模板 5.4内部请示模板 5.5会议纪要模板 (此页无正文)
成都胜成达商贸有限公司
呈：总经办： 发：公司各部门 抄送：人事行政中心
成都胜成达商贸有限公司文件
胜成达发[2015] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
成都胜成达商贸有限公司 二零一五年X月X日
主题词： 呈： 发： 抄送：
成都胜成达商贸有限公司文件
胜成达发[2015] X号 机密程度：
文件正标题
正文：
成都胜成达商贸有限公司
行政部
二零一五年X月X日
主题词： 呈： 发：
公司内部公文格式标准规范（试行）
1.目的
为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
2.适用范围
总公司及子公司各部门
3.内容
3.1公司文件格式要求：
3.1.1红头文格式
3.1.1.1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅
3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中
3.1.1.4主送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.6附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐
3.1.1.8日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”
3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色
3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗
3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文，下压日期
3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管
3.1.2规章制度文格式
3.1.2.1文件标题：
各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗
3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗
3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字
3.1.2.4主题词/呈/发：宋体小四号字
3.1.2.5行间距：1.5倍（未定义文档网格）
3.1.2.6页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝
3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”
3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称
3.1.2.9公司文件机密程度说明（详见附件1）
3.1.3请示文格式
3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中
3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字
3.1.3.3落款/日期为四号宋体字
3.2公司文件编号要求
3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入；序号编虚位（即1编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。
3.2.2部门代码说明：
部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部
HQ。
3.2.3发文字号的种类及使用规定：
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）
落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：湘泰科字[2012] X号
3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。（详见《工作联络制度》）
3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）
落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：TGQS-部门代码[2012] X号
3.2.3.5公司会议纪要的文号。（详见《会议管理制度》）
4.附则
本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。【公司内部行文格式,】
湖南泰谷生物科技股份有限公司
2013.1.1
5.附件
附件1：公司文件机密等级说明
附件2：公司发文模板
附件3：管理制度发文模板
附件4：内部请示模板
附件1：
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：
依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；
公司内部发文（上行文）制度
第一条 为做好公司内部公文处理工作，统一公司各部和下级的上行文的规则，使之规范化、制度化、科学化，结合我公司实际，特制订本制度。
第二条 公司各部和下级在对上行文时，要深入实际、认真负责，提高公文的质量。
第三条 行政部是公司公文处理的管理机构，并负责指导各部和下级的公文处理工作，公司各部和下级不得以公司名义对外发文。
第四条 各部和下级对内上行文时，须经部门负责人批示同意并签字；对上行文（请示、报告、意见等）不得直接报送公司总经理个人，必须呈送至公司行政部，经行政部统一收文并登记之后由行政部部长报送总经理；下级一般不得越级请示，请示文应一文一事，确定一个主送单位。一般工作报告中不得夹带请示事项，但可以提出建议。
第五条 行文应确有需要，注重实效，坚持少而精的原则。
第六条 下级在对上行文时，要采用公司统一的文件格式：
1.加红头的文件，题头“沈派清真餐饮连锁有限责任公司内部文件”为红色小标宋体，并与发文字号空两行；
2.发文字号“沈（）字××号”为三号仿宋加黑，括号内为各店名称的简称字（如：昌、北、十、红），顺序号从当年各店发的第一号开始计算，并与红色隔离线空一行；
3.文件标题如“关于××的请示”等都为二号小标宋体加黑，并与主送单位空一行；
4.主送单位“总公司”为三号仿宋；
5.正文为三号仿宋；如有附件，附件与正文空一行，也为三号仿宋；
6.落款要有主管负责人审批签字，成文日期不得用阿拉伯数字。
7.下方的隔离线下，为印发单位，左边为××店，左空一字，四号仿宋，右边印发日期可用阿拉伯数字表示，右空一字。
附：下级对上行文规格模板：
沈（×）字【2010】××号
. 关于××××××××的请示（报告或意见）
总公司：
沈派西域老回民
××店：（经理签字）
二O一O年×月×日
××店 2010年×月×日印发
内刊编辑准则
一、创刊目的
公司内刊可以向全体员工传递有关公司经营活动的全部信息和情报，通过宣传和介绍公司经营理念、战略方针、文化价值等，方便员工对公司的了解，方便员工之间的沟通，提高员工的士气。
二、编辑方针
1.向全体员工传达有关公司经营的战略意图，宣传经营方针和措施，以便公司全体员工团结一致、齐心协力。按照公司高层的指引方向统一行动。
2.反映公司各级员工的生活、工作状态及意见，以便使下情上达，让公司高层领导及时、全面了解员工的状况与心态。
三、题材来源
1．国内外新闻焦点。
2.餐饮行业信息。内刊编辑收集与餐饮行业密切相关的各种题材的信息，通过组稿、约稿、采访与撰写，充实版面内容。
3.现场采集。对公司重大活动和会议进行现场采访、跟踪报道，采集第一手资料。
4.员工投稿。鼓励员工积极投稿，稿件内容可包括员工的工作感受、生活感想、对公司发展的个人看法等。
第七条公文大致分为十二种十三类：
一、命令：依法颁布、重大行政措施、奖惩、撤销；
二、决定：重大事项或行动作出安排；
三、指示：上级对下级布臵工作、阐明原则；
四、议案：各级人民政府向同级提出议案；
五、公告： 向国内外发布重大或法定事项；
通告：向一定范围内公布应遵守或周知的事项；
六、通知：批转下级、转发上级或不相隶属的通知；发布规章制度；任免干部；传达下级机关办理或周知的事项；
七、通报：批评落后、表彰先进、传达重要精神或情况；
八、报告：下级对上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问；
九、请示（申请）：下级对上级请求答复、批准指示；
十、批复：上级答复下级的请求事项；
十一、函：不相隶属机关之间商洽合作、答复或询问；向有关主管部门请求批准答复；
十二、会议纪要：记载传达会议精神和议定事项。
第八条 各店在处理店面内部事务，需要向店内发文时采用下行文格式，根据实际情况，文种主要有：决定、通知、通报、会议纪要等。
一、决定：适用范围为对店面重大事项或行动做出的安排。
二、通知：适用范围为发布店内规章制度、任免基层员工、传达下级应周知的事项。
三、通报：适用范围为批评落后，表彰先进，传达重要情况。
四、会议纪要：记在传达会议精神和议定事项。
第九条 各店在对下行文时，要采用公司统一的文件格式：
一、加红头的文件，题头“沈派清真餐饮连锁有限责任公司××店内部文件”为红色小标宋体，发文字号与之下空两行；
二、发文字号“沈×字××号”为三号仿宋加黑，括号内为各店名称的简称字（如：昌、北、红、宴、配），顺序号从当年各店发的第一号开始计算，并与红色隔离线空一行；
三、文件标题如“关于××的通知”等都为二号小标宋体加黑，并与主送单位空一行；
四、主送单位“××店全体员工”为三号仿宋；
五、正文为三号仿宋；如有附件，附件与正文空一行，也为三号仿宋；
六、落款要有主管负责人审批签字，成文日期不得用阿拉伯数字。
七、主题词：是一种检索标记，是最能反映文章主题的词组，3-5个，不超过7个，“主题词”三个字顶格书写，黑体三号，词组三号仿宋，每个主题词中间空一格，不加标点。
八、下方的隔离线下，为印发单位，左边为××店，左空一字，四号仿宋，右边印发日期可用阿拉伯数字表示，右空一字。
第十条 各店对上行文时，主要以请示和报告为主。
一、请示（申请）：对上级请求答复、批准指示。
二、报告：对上级汇报工作、反映情况、提出建议等。
第十一条 公司对各店及各部下发的文件除决定、通知、通报、会议纪要之外，还有批复，即对各店及各部请求事项的答复。
会议纪要与会议记录
会议记录：是会议发言的原始记录，基本上要做到有言必录，属于记载性的文字资料、没有固定格式。
会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项，是对会议成果的如实记录和集中整理，是在会议记录的基础上整理而成的。会议纪要是行政公文，有固定格式。
作用：沟通情况、统一认识、布置工作和记载凭证
要求：1.把握会议要点、主题 2.综合提炼会议结论 3.格式规范，结构清楚。
关于员工集体活动安全的规定
为了加强员工集体活动的安全性和实效性，杜绝各类安全事故的发生，现做如下规定：
一、各店在组织各种大型集体活动之前，必须认真填写《员工集体活动报批表》，明确活动的目的、意义、主题、项目、内容、流程、时间、地点、经费等，经各级领导审批后方可实施。
二、要有计划的对活动的注意事项、安全规定、纪律要求进行讲解和宣传；要做好详细的分工安排。
三、活动前要对场地环境设施、安全隐患进行实地考察检验。
四、活动前须根据活动项目及内容检查参与人员的身体条件、衣着装备、意外保险等措施是否到位。
本文来源：http://www.gbppp.com/jy/477976/
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