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怎样做好人事档案管理工作
人事档案是HR的基础工作，它为员工薪资调整、绩效考核、招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作，我们公司在这方面做得还比较规范，但也存在一些需要完善的地方。
1、公司人事档案包括的内容：
（1） 电子档：员工基本情况表（包括姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等）、培训履历表（入职培训、在职培训）、各次考试成绩表、各次奖惩情况表、各月薪资等。以上电子档均按部门进行分类长期保存。
（2） 纸质档：主要包括：员工入职登记表、各证件（身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证等）复印件、入职体检合格表、原司离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、奖惩通告、培训签到表、培训考试卷、不购买住房公积金申明、试用（实习）总结、转正申请总结、内审员证书、转调岗通知、员工每月工资、工作总结、离职通知书等。
（1） 员工个人信息表（入职前及入职后的变更）：包括姓名、生日、民族、婚否、血型、联系方式（含紧急联络电话）、教育经历、工作经历及证明人和联系方式、项目经历（仅针对开发及技术服务人员）、家庭情况（父母及配偶、子女姓名、生日、联系方式）、资格证书、个人职业发展期望；由员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。
（2） 员工入职审批材料：包括入职申请及审批单（含薪酬福利等，新员工签字确认）、试用期岗位职责及目标计划和培训计划（新员工签字确认）、面试测评量表及面试官评价意见、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）、离职证明（如有）。
（3） 员工转正审批材料：包括个人申请及试用期总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利（新员工需签字确认）。
（4） 员工调岗、调薪、奖惩记录：审批后均由员工签字确认。
（5） 员工培训记录：尤其是公司规章制度、岗位职责及要求、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等），培训后均要有员工本人签字认可。
（6） 劳动合同及保密协议
（7） 其他：包括员工入职后取得的资格证书等
备案（纸质原件+电子版）。
2、公司人事档案规范及措施：
（1） 制定制度：公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。
（2） 专人管理：HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。
（3） 具体措施举例：由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理；人事档案保存期限为员工离职后2年，如经提醒本人后仍不前来书面说明将档案转到具体机构的将按审批程序予以销毁；任何人不得泄露任何员工的人事档案，否则按严重违反公司管理规定处理。
（4） 一点建议：公司人事档案管理制度的制定我认为需要参考档案法、劳动合同法等法律法规，适当结合公司发展阶段的实际，并结合单位性质（比如国有企业肯定要比较重视，民营企业就相对粗略管理）给予管理，并在管理过程中总结经验教训及时加以完善，做到“内外检查有据”。
二、管理制度和操作流程：
1、人事档案管理基本要点：
保密管理：人事档案为公司机密，公司由人力资源部同事专人负责管理，无关人员不得查阅。
动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况变更，例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更，员工档案就应该实时更新，否则就失去员工档案的意义，没法给公司工作提供价值。
2、人事档案管理主要规定：
（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。
（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。
（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。
（4）出具证明材料：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、婚育证明等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款、买房、报销费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查是否合适，再给予盖章、使用。
（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。
（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。 相应管理表格有：人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单……
人事档案包含了员工的基本个人信息，管理工作不容忽视。
3、公司人事管理风险性评估：
（1） 暂无风险：公司属外资企业，而且成立刚一年多，在公司没有任何指示情况下，HR部门建立健全了员工人事档案管理，目前只供部分领导查阅某些员工基本情况（如学历、工作经历）之用，还未出现因员工离职而提出将其人事档案转出的情况。
（2） 相应措施：在人事档案管理过程中，我们做到“三关”，一是把关档案专人管理关，对其胜任、性格等把好关，并时时了解其思想状况；二是把关保存关，公司提供了较好的档案柜及档案保管室；三是把关制度关，公司规定凡是违反人事档案管理制度造成一定损失或影响，将按严重违反公司管理规定处理。做到以上“三关”当然还不够，需要HR部门领导时时检查、跟踪并予以及时处理。
（3） 居安思危：虽然公司有相对比较完备的管理制度，而且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求，简单举例如下：
A：离职后进入事业单位。如果员工考取公务员或被事业、国企、机关单位录用，将对其人事档案提出及时转出要求，如果保管不善将引起纠纷甚至诉讼，所以对档案专管人员及档案室做出了较高要求。 B：仍需补充员工资料。如部分员工经过自学获得的有关证照没有及时予以进行催交。
C：管理仍待加强。如部分领导未经过审批便私自拿取钥匙取某人的人事档案偶有发生。
人事档案就是员工所作所为的“痕迹”，如果“不全、不细”，就失去了档案的作用，所以，其管理的“严谨性、严肃性”就可想而知。
员工人事档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档
案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
第二条 员工档案建立范围
凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司
员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。
第二章 员工档案种类及运用
第三条 个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求【人事档案管理】
均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。
第四条 员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的
补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。
第五条 公司员工内部档案收集的内容：
1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本（或暂住证）复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料
3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。
4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。
第三章 员工档案收集程序和归档标准
第六条 收集办法：
1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。
2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
第七条 归档标准：
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、
真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。
2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。
第四章 员工档案的借阅
第八条 员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。
第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。
第十条 员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。
第十一条 查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。
第五章 档案的转接
第十二条 员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。
第十三条 员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。
第六章 员工档案的存档期限及销毁要求
第十四条 对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年（一般员工）—10年（中高层管理人员）后酌情销毁。
第十五条 对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。
第十六条 员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。
第十七条 员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。
第七章 员工档案管理人员的职责
1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。
2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。
3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。
4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。
第十八条 本办法自印发之日起执行。
行政人事部
2013年1月5日
人事档案管理制度
1. 目的
将企业人事档案管理工作制度化，规范化
维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
2. 适用范围
适合公司总部及全国各办事处及分支机构
3. 人事档案分类
员工人事档案分为以下四大类：
3.1 入职档案
3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级
证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
3.2 培训档案
新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。
3.3 职位档案
职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
3.4 薪酬考核档案
试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
3.5 其他档案
个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、
其他补充协议。
4. 人事档案的归档
归档的程序如下：
首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案。
5. 人事档案的核查核对
检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：
突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
6. 人事档案的转递
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：
取出应转走的档案。
在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。
按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式
人事档案的利用有多种方式：
7.1 查阅
设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
7.2 借出使用
相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
7.3 出具证明材料
一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。
8. 人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的 重要保证
8.1 查阅手续
查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
8.2 外借手续
首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
8.3 出具证明材料的手续
单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
9. 人事档案保密规定及保存期限
9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂
改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工
离职之日起3年后方可销毁。
员工跨部门流动管理规定
1. 目的
1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机
会。【人事档案管理】
1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规
定。
2. 适用范围
公司所有胜任工作的员工。
3. 员工个人提出调动申请的条件
3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部
门应创造条件，支持员工的调动。原则上，部门经理不得限制员工流动。
3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源
部提出申请
3.3 在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。
3.4 申请流程
3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请
表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。
4. 公司业务需要
提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。
4.1 对于公司级业务需要，如内部招聘大区外派人员、公司投资的合资企业的人员派出或对
新成立的部门的人员支持等，资格条件由牵头部门事先与人力资源部共同协商制订。 用人部门需首先以部门文件的形式向人力资源部提出用人申请，并可以从对公司业务负责的角度提出候选人，但不允许直接和其他部门的员工面谈。
人力资源部审核申请并报总裁室审批同意后，和部门共同组织在公司内部进行公开招聘。
4.2 对于到岗半年以内的新员工，由于招聘时相互之间了解不充分，导致业务需要和员工本
人能力不匹配，部门和员工协商一致后，可以部门文件的形式向人力资源部提出调整员工岗位的申请。
5. 工作交接手续
5.1 同意录用：根据以上要求和流程，员工被新部门录用后，人力资源部将结果通知本人和
调出部门，原部门从接到人力资源部通知之日起开始安排工作、相关文件资料、财、物等的交接。
5.2 交接时间：调动员工应主动配合原部门进行各项工作的交接，原部门安排交接的期限一
般为30天。特殊情况下最长可延至2个月。
5.3 相关手续：交接完毕后，调动者需要到行政部及信息部分别办理固定资产调拨手续、电
子邮箱和通讯信息等的变更手续。
5.4 报到：调动者将全部手续办理完毕的“跨部门调动申请表”交到人力资源部后，到新部
门报到。
5.5 特别注意：在上述流程办理期间，员工必须继续做好本职工作；对该员工的日常管理及
考核等仍原部门。待人力资源部将员工到新部门报到的信息通过邮件通知员工本人、原部门和新部门后，调动方完成。
6. 违规流动的处罚
人力资源部接受来自于各方面对不规范流动的投诉，对于不遵守上述规定流程，给其他部门工作造成不利影响的行为，一经发现，必严肃处理。
6.1 对于调动申请未经原部门和人力资源部批准即自行确定接收部门的员工本人，将取消其
调动资格。
6.2 对于员工的调动申请未被批准即承诺其他部门的员工调入的部门负责人，将予以通报，
追究其干部管理的责任。
6.3 对于不办理交接手续自行到新部门上班的员工，在原部门的脱岗时间按旷工处理。
7. 内部岗位调整
员工在部门内部的岗位调整由部门根据业务的需要来确认，部门需将完成的“部门内部岗位调动申请表”交到人力资源备案。岗位调整时间以将表交到人力资源部的时间为准。
员工辞职管理规定及流程
1. 目的
规范员工的辞职管理，使之符合国家的法律法规以及公司的规章制度。
2. 名词解释
辞职：员工本人提出与公司解除或终止劳动关系的行为。
3. 适用范围
全体员工
4. 办理流程
4.1 员工申请
有辞职意向的员工须提前30天提交辞职申请（试用期的员工须提前3天）；与公司签署了服务协议的员工，按公司规定履行。
4.2 上机审批
4.2.1 直接上级在收到员工辞职申请的5个工作日内与员工进行沟通，部门经理在收到上级
意见的5个工作日内与员工进行沟通。
4.2.2 时间要求：签批的日期必须在员工离职日期的前5天，同意离职的日期最长不嫩超过
员工提出辞职申请日期后的30天。
4.2.3 延期说明：若确因工作需要员工的离职日期需超过30天的，须与员工协商一致后，
填写员工的离职日期，并说明延迟原因。
4.2.4 审计：若因工作需要需对离职员工进行审计的，部门经理可向审计部提出审计需求，
并按“干部离任审计办法”办理审计手续后，再按本规定办理离职手续，若审计未结束，员工须推迟相应离职日期。
4.3 员工确认
员工在收到部门经理审批通过的辞职申请后，核准确认相关信息；员工的辞职申请获得批准后，需按公司要求在离职前办理工作交接及离职手续；员工的直接上级配合员工进行工作交接，并保证工作交接的效果。
4.4 人力资源面谈
4.4.1 在部门经理签批通过员工的辞职申请后，人力资源部需主动与员工取得联系，核准员
工的离职信息（特别是服务协议部门），并进行离职面谈。
4.4.2 时间要求：人力资源部须于员工离职前面谈完毕，并在员工辞职申请表上签字；负责
面谈的人力资源部工作人员在面谈完毕后5个工作日内须填写面谈记录表。
4.4.3 职责划分：员工离职由所在系统/分区的人力资源专岗负责离职面谈，经理离职由系统
/区域总部的人力资源总监负责离职面谈，总监级（含）以上干部离职由人力资源部负责干部管理的总监进行离职面谈。
4.5 员工离职手续办理
员工于离职日期前3个工作日，凭辞职申请表到人力资源部/分区人力资源专岗处领取“员工离职手续办理单”，开始办理离职手续。离职手续须在员工离职之日办理完毕，离职手续包括但不限于以下方面：
4.5.1 由直接上级确认工作交接是否完成。
4.5.2 归还公司物品（包括固定资产、借用物品、部门资产等）。
4.5.3 结算财务（包括借款、报销等）。
4.5.4 履行相关协议，服务期限未满的员工，须按协议约定向公司交纳违约金：签订了“应
届毕业生接收协议”且服务期未满，因公司办理解决户口、两地分居等原因而签订的服务协议未到期限，公司出资外派培训、出国等原因而签订的服务协议未到期限。
4.5.5 办理人事相关手续：办理档案/户口的转移，办理相关证件的转移或清理，交还IC卡，
办理解除劳动关系等手续。
4.6 员工的离职手续未能按规定办理的处理方法
4.6.1 直接上级代办：如员工在离职日期后2个工作日内仍没有办理完离职手续，由离职员
工的直接上级代为办理。公司有权追究员工未按规定办理离职手续而给公司带来损失的责任。
4.6.2 代办“员工离职手续办理单”的期限和流程：
4.6.2.1 没有未结清的项目，务必在该员工离职后10个工作日内办理完毕。
4.6.2.2 有资产和物品的项目未结清，按照以下流程办理：
部门追缴：员工所在部门在员工离职后10个工作日内追缴。如追缴未果，报人力资源部核减工资。核减后的损失在1000元（含）以下，由本部门自行承担；超过1000元由本部门提交情况报告给行政后勤部保卫处继续追缴，并抄送人力资源部备案。
行政后勤部保卫处追缴：部门协助行政后勤部保卫处在提交情况报告后20个工作日内追缴，追缴回来后由本部门将“员工离职手续办理单”办理完毕。如未追缴回来，部门会同行政后勤部保卫处提交追缴报告给法务部、审计部和未结清项目相关的部门，并抄送人力资源部备案。
会签处理意见：部门召集法务部、审计部和未结清项目相关部门组成鉴定小组，根据行政后勤部保卫处的报告，在10个工作日内会签处理意见。如核减工资后的损失在5000元（含）以下，本部门按照处理意见办理；如核减工作后的损失在5000元以上的需报送本部门和主管财务的副总裁共同审批，本部门按照审批意见办理。
4.6.3 如离职员工涉及资产和物品等未结清项目，由于部门未能及时按照上述时间要求和规
定开展相关资产拖欠追缴等原因而发生的相关费用及责任，由离职员工所在部门承担。给公司带来损失的按核定金额由总经理指定的相关责任人承担。
5. 各部门相关职责
5.1 离职员工所在部门
负责与员工进行沟通。
负责离职员工工作交接，物品清理工作。
负责离职员工因工作原因而发生的借用、贷款、借款等事宜的清账工作。
会同相关部门处理离职员工未归还财务的问题。
负责代办员工离职手续。
5.2 部门人力资源相关人员
负责员工离职面谈工作。
人事档案管理岗位职责
1、负责保管公司人事档案管理工作；
2、负责收集、鉴别和整理人事档案有关材料；
3、负责办理人事档案查阅、借阅和转递；
4、负责做好人事档案的安全、保密、保护工作；
5、负责办理其它有关事项；
6、完成领导交待办的其它工作。
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司
人事档案管理办法
2013年9月
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司
人事档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了更好的管理员工人事档案，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 员工人事档案是公司、人力资源部等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作业绩以及工作变动等情况的有关材料。是客观的、历史地、全面地考察和了解员工的重要依据。
第三条 人事档案必须按照相关法律、规定，做好员工人事档案的管理工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的制度和法规，确保人事档案的安全与完整。
第四条 本办法适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事档案管理工作。
第二章 机构和职责
第五条 员工人事档案管理工作在人力资源部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受公司上级组织、人力资源部门的监督、检查与指导。
第六条 公司应专设档案室进行统一管理。
第七条 员工解除劳动合同、辞职、自动离职、除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司档案室暂时代为管理。
第八条 档案管理人员工作要求和职责
（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。
（二）热爱本职工作，忠于职守，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。
（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。
（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好公司员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。
（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。
（六）根据员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等项工作。
（七）办理其他相关事宜。
第三章 人事档案的管理内容
第九条 员工人事档案的内容和分类：
第一类 入职手续：员工入职审批表、员工履行表、承诺书、劳
动合同、个人身份证复印件、学历复印件、员工入职体检表、报到证（应届大学生）等有关材料；
第二类 学籍档案：国家教委认可的学历、学位及学习成绩、毕业生登记表、学习期间个人鉴定表、报考院校志愿表、参加学校创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文材料等，包括相关培训结业内容以及荣誉证书复印件等有关材料；
第三类 党组织关系材料：参加共青团、中国共产党及民主党派的材料，一般包括入团入党申请书、思想汇报、发展为入党积极分子考察登记表、入党培训结业证书、政审材料、个人自传、转正申请书、入党志愿书、党内外群众座谈意见、具备党员条件的公示材料、评先奖优材料以及加入民主党派的有关材料；
第四类 员工工作档案：进入公司前原单位工作档案，包括原单位入职登记表、转正鉴定表、定岗定级表等有关材料；进入公司后的转正鉴定表、调薪表、岗位变动审批表、工资、保险福利待遇、参加公司组织的培训学习后形成的培训鉴定表等有关材料；
第五类 专业技术职称、职业资格、执业资格评审材料：包括职称（初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称）证件的复印件和评审材料；职业资格（五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师）证件的复印件和评审材料；执业资格证件的复印件及评审材料等有关材料；
第六类 入伍档案：包括应征入伍材料、复员退伍材料、转业等其他有关材料
第七类 奖励和处分材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等有关材料；
第八类 录用、任免、聘用、升职、降职、退（离）休、辞职、各种代表会代表登记表等有关材料；
第九类 可供组织参考的材料：评残材料、法院审判的离婚判决
书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及有关材料；
第十类 其他与人事档案相关的材料。
第四章 档案的整理
第十条 整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序， 目录清楚， 达到每卷档案完整、 真实、条理、实用的要求。
第十一条 每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。
第十二条 档案材料编号和目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：
（一）每卷档案编号采用“年份+入职次序”的形式，按照同一时间进入公司的员工姓氏升序进行排列（排名不分
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