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财务档案管理制度
第一章 总则
第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。
第二条 为了加强公司财务档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财务档案管理办法》，结合公司的具体情况，特制定本办法。
第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。
第二章 会计档案
第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
第五条 会计档案和范围
会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
（一）会计凭证
会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
（二） 会计账簿、
会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。
（三）会计报表
会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。
（四） 其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。
第三章 会计档案的装订和保管
第六条 会计档案的整理立卷 会计年度终了后，对会计资料进行整理立 卷。会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
（一） 分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
（二） 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
（三） 管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第七条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。
第八条 会计凭证装订前的准备工作：
(一) 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
(二) 按凭证汇总日期归集（加按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
(三) 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
(四) 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
(五) 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。
第九条 会计凭证装订时的要求：
(一) 装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。
(二) 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
(三) 装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
第十条 会计凭证装订后的注意事项：
(一) 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
(二) 在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
第十一条 会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：
(一) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。
(二) 活页账簿装订要求。
1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。
2 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章
3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。 第十二条 账簿装订后的其也要求。
1 会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。 2 会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。
3 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。
4 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
第十三条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。
(一) 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订；
(二) 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；
(三) 按保管期限编制卷号。
第十四条 会计档案的保管
当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：
(一) 开列清册，填写交接清单；
(二) 在账簿使用日期栏填写移交日期；
(三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第十五条 会计档案的保管要求。
（1） 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。
（2） 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
（3） 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。
（4） 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；
（5） 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
第四章 会计档案的借阅
第十六条 会计档案的借阅
(一) 会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。
（二） 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。
（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
第五章 会计档案的保管
第十七条 会计档案的保管期限。 各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。
（一） 凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。
（二） 定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
（三）档案保管期限
⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年
⑵银行存款余额调节表和银行对账单 5年
⑶日记账 15年 其中：现金和银行存款日记账 25年
⑷明细账、总账、辅助账 15年
⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年
⑹主要财务指标报表（包括文字分析） 3年
⑺月、季度会计报表（包括文字分析） 5年
⑻年度会计报表（包括文字分析） 永久
⑼会计档案保管清册及销毁清册永久
⑽主要财务会计文件、合同、协议 永久
第六章 会计档案的销毁
第十八条 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。
第十九条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
第二十条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
财务档案管理操作规范
总体要求：
一、财务档案的内容及分类
二、会计凭证的管理
三、账册的打印装订及存档
四、档案归档管理
五、电子档案的管理
六、档案室的管理
七、档案的保密制度
八、档案的借阅
九、档案的移交及销毁
档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。
为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。
一、财务档案的内容及分类
1、凭证类。主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；
2、账簿类。主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。 3、报告类。主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；
4、银行资料； 5、税务资料； 6、各类合同； 7、财务人事档案； 8、公司制度文件；
9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。
二、凭证的管理：
1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。 2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。
三、账册的打印装订及存档
1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。 2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。 3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。
4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号
5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。 6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。
7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”。
8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。
四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求
1.1
归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性，必须真实准
1.2归档分类及顺序，参照总部的《财务档案归档目录》，详见附件。 1.3归档时，各种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等全部写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。
1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封，详见附件，要求统一标准，严格执行。要求按照标准顺序进行摆放。
1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输是否填写完整，相关签字是否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。
1.6财务人员在接收到各类会计档案后，必须在当天进行登记归档。
2、各类档案的归档要求举例
2.1每类档案要求资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准，以《纳税申报资料档案》为例，所需档案资料说明如下：
1）封皮；
2）目录（若资料较多）； 3）纳税申报表；
4）各税种税款计算清单（若有）；
5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件； 6）付款审批单、纳税ＯＡ审批（若有）复印件。 2.2装订要求
2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订。
2.2.2按月或按次整理时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上公司LOGO。
2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”。
2.2.4此类档案日常进行整理，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。 2.2.5图片
3、各类档案的存档方式
根据财务档案的零散程度以及查阅频度，可采用不同的存档方式： 3.1订本式。零散度高、查阅频度低的文档，通常采用订本式存档，防止散失。适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。
3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档，通常采用活页式存档，装入、取出方便。适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等。
3.3盒装式。零散度低、查询频度低的文档，通常采用盒装式存档。适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等。
3.4袋装式。零散度低、查询频度高的文档，通常采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。
4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类
4.2 合同接收前的审查
1）使用集团规定的文本，是否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，是否经过相关审批；
2）审查公司法律顾问出具的书面意见。
3）经办人按合同审批意见完善合同文本，确保拟签文本同审批文本内容一致；
4）合同文本（含附件）超过两页（含两页）的，必须“骑缝”盖章，确保每页均有印痕；
财务会计档案管理制度
一、目的
根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。
二、适用范围：
本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。
三、管理职责
财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
四、会计档案范围
包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。
五、会计档案的管理
1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；
2）、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；
3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
2、会计凭证的装订
会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：
1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
2）、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；
3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；
4）、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全；
5）、记账凭证上有关人员的印章是否齐全；
6)、会计凭证装订时的要求：
a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
7)、会计凭证装订后的注意事项:
a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
3、会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：
1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；
2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：
a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；
b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；
4)、账簿装订后的其他要求:
a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；
b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；
c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
4、会计档案的移交归档
1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，
编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；【财务档案管理制度】
2）、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
5、会计档案的保管
1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；
2）、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；
3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；
4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
5)、使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
6、会计档案的借阅
1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；
2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度；
3)、借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；
4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽
换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
7、会计档案的销毁
保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：
1）、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；
2）、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；
3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；
4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。
六、本制度解释权归本公司财务部。
财务档案管理制度
1 财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计帐簿、报表和打印输出的书面形式的会计帐簿、报表等。它包括会计档案和财务文书档案。
1.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1.1.1 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。
1.1.2 会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐
簿，其他会计帐簿。
1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附
表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。
1.1.4 各类税务资料；
1.1.5 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的
会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计
档案销毁清册。
1.2 财务文书档案包括：
1.2.1 对外签订的各类合同和协议。
1.2.2 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件；
1.2.3 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、
预算、决议和规定；
1.2.4各类公司注册、变更及注销资料；
1.2.5与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表； 2 会计档案的整理
2.1 会计凭证的整理
当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。在指定的档案柜内摆放整齐。
2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。季度终了后，将季度财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。
2.3 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年1月31日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本帐一起收档保管。
2.4 财务文书档案的整理：
各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放；在本会计年度结束后，应于次月初10日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。
2.5 每月20日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的备份工作；
3 财务档案的保管
3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级管理的原则。
3.2 财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。
3.2.1 管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的
内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。
3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心
相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末20日前报送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。（计划预算报告及考核指标表仅上报电子版）
3.2.3 管理员于每年1月31日内将已装订好的上年帐册、财务报告在
登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。
3.2.4 管理员于每年元月31日内将已装订好的上年财务文书档案在
登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。
3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公
司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。
3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计
档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丢失、毁损情况。如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。
3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有
负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。交接过程必须清楚，填制交接清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。
3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的右上角。
3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。
3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，
应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。
3.6 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。
3.8 设立“会计档案查阅／借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。
3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向计划财务中心报告，并及时采取补救措施。具体保管要求如下：【财务档案管理制度】
3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，
周围应备有适应的防火器材；
3.9.2 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；
3.9.3 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以
防虫蛀；
3.9.4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，
以利查阅，并防止潮湿；
3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失
和泄密；
3.9.6 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施；
3.9.7 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复
制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
3.10 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。
3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管（如保险柜）。该套软盘同样做出编号和内容登记。
3.12 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、
定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
4 财务档案的查阅
4.1 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》。
4.2 查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务部负责人批准。
4.3 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅／借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。财务档案原则上不得带出各公司计划财务部。
5 财务档案的借阅
5.1 财务档案原则上不外借。如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅／借阅记录”，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案借出。集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办理借阅，并办理登记手续。非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。
5.2 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准；档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。
5.3 财务档案借阅期不超过三天。如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅／借阅记录”，经借阅部门经理和各公司计划财务部门经理签字批准后方可续借。
5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人10元的档案占用罚金，扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。
5.5 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误后方可归档。
5.6 如会计档案遗失，由借阅人负责查找。如在确认档案遗失后一个月
会计档案管理制度
第一章 会计工作交接
第一条 会计人员工作调动或者离职，必须将本人所经管的会计工作在调离或者离职
前全部交给接管人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。
公司撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制移交决算。未移交前，会计人员不得离职。
第二条 会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，财务部门负责
人、会计主管人员或者公司负责人必须指定有关人员接替或者代理，并办理交接手续。
临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人员办理交接手续。
移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经公司负责人批准，可由移交人员委托他人代办移交，但委托人对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
第三条 会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：
（一） 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；
（二） 尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加签经办人员
名
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