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集团行政物资采购管理流程制度
为加强集团及所属各企业行政采购的管理，保证行政采购活动的透明，降低采购成本，使得行政采购物资的性价比达到最优，适用于金玛集团及其所属各企业的行政采购管理，特制定本制度。
注：本制度所指行政采购物资主要指除了生产用原材料和机器设备以外（包括配套部分）物资以及适宜通过招标采购的物资，不包括外包的工程项目物资采购。
一、需求部门根据本部门业务需要提出物资采购申请，详细列明需求原因、对采购物资规格型号的具体要求、预计价格、物资到位时间及物资使用后对公司效益的影响等内容，经本部门主管领导签字确认后，提交行政部门领导。
二、行政领导对需求部门提交的物资采购申请进行初步审核，主要审核物资采购的必要性，预计价格的合理性及对公司整体和长远效益的影响，以及是否适宜通过招标方式采购，如果无异义，签字确认，对单笔价值超过10000元大额物资采购还需提交公司总经理审核签字，然后转回交行政管理部。
三、行政管理部接到经相关领导签字后的物资采购申请单后与需求部门经办人一起首先寻找供应商，需求部门把我司要求告知对方，主要包括反映供应商实力的简介、采购物资型号规格、数量、交货期要求、服务要求、付款方式等，并明确对方回复时间，供应商需要在约定的时间内提供以下资料：
1、 对我方要求的回复，必须做出书面回复；
2、营业执照传真件；
3、 税务登记证传真件；
4、 其他相关资料。
四、行政管理部和需求部门一起重点审核以下内容：
1、营业执照和税务登记证的年检情况及其他能证明该供应商合格的文件资料；必要时可以要求审核原件；
2、采购物资的规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交期和售后服务等；
3、根据需要可以去供应商处实地考察也可以把供应商请到公司来了解情况；
4、根据每批采购物资情况确定各考核指标所占比重，根据审核结果确定合格供应商，合格供应商数原则上不得低于3家；
5、根据每批采购物资情况确定是否需要需求部门领导和财务总监参加考评；
五、由业务需求部门编写审核结果报告并经所有参与审核的人员签字后上报行政与财务领导，由财务总监从合格供应商中确定最终质、价均优的供货单位，并签字确认，对金额超过RMB10,000元的采购事项，还需提交公司总经理签字批准。将经过批准的招标结果报告交财务管理部。
六、行政部通知业务需求部门和供应商确定合同内容，并审核合同的内容与招标结果是否相符，无疑义后告知需求部门通知供应商将盖章后的合同送到公司，需求部门填写《合同盖章审批单》连同合同一起交财务领导审批，审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章，需求部门复印两份，两份复件分别存档于行政部和需求部门，并将原件交财务管理部。
七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单，报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单（如果需要安装验收），经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核，财务管理部审核报销单和付款申请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致，如果一致在报销单和付款申请单上签字，并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。
八、财务总监审核签字后，由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。
九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代行，需要财务总监或公司总经理签字的文件，一律通过行政管理部代为请示办理。
本制度最终解释权归集团行政部
固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资
采购、保管及发放管理条例
第一条 为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制订本条例。
第二条 采购直接归属总经理，采购最高审批权由总经理履行。 第三条 易耗品仓管直接归属总经理，由总经理授权行政部负责人监督和履行相关程序及领用审批权限。
采 购
（一）内部管理 1、采购范围
计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资由采购计划统一购置。
固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。领用此类一律要登记《个人资产卡》，入离职须交接。
低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，或价值虽低，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的，例如：生产部门所涉及到的维修用的机器配件、工具、量具、材料、劳保用品等。
办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、文具等。 2、购买
（1）各部门在每月最后5个工作日内，按本部门下月需求填写《材料物资月计划申购表》，办公室在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。
（2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写《材料物资入库单》。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。
4、购置管理
（1）定期报表管理：易耗品仓库仓管每月填写《材料物资出库汇总表》，统计出月度材料物资总耗费数。
（2）供应商信息：采购定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。
（二）外部管理：供应商管理
1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理。
2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容： （1）供应商的基本情况表 （2）定期报价资料。 （3）定期考察记录。 （4）合作、服务记录。
3、供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。
4、定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。
5、询价 ：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。
保管及发放
（一）、保管
（1）仓管负责对材料物资的验收、入库、保管、与发放。
（2）、仓管对材料物资严格执行验收入库制度程序，首先审查是否属于计划购置范围内的物品，不属于范围内的应附有“新增材料物资计划申请审批表”；对凭感观不能检验的物品需由专业人员或使用部门检验验收签字确认后，准予办理入库；保管员以及验收检验人员对入库后的材料物资的质量负责。
（3）、符合要求的材料物资，保管员要及时办理验收入库手续，并根据要求填写“材料物资入库单”一式二联，一联自存，据此登记在库材料物资明细账，一联由采购员随发票到财务报账。验收时可以由保管员，或者使用人及专业人员共同验收。 （二） 材料物资的出库流程：
（1）、材料物资的出库，领用材料物资必须遵循公司制定的配备标准以及使用期限标准等，并且执行以旧换新制度；对有专门指定使用部门的材
料物资，由使用部门负责人按本规定办理出库手续，并负责废品回收管理等相关工作。
（2）、由领用人填写“材料物资领用单”，一式二联，经相关领导签字批准后，仓管签字后留存单据，并根据“领用单”按物资的类别品名登记减少材料物资出库明细。一份由月底随“材料物资出库汇总表”交财务。 （3）、材料物资在库账目要写明材料物资的类别、品名、存放位置等。 （4）、材料物资的领用分为两种情况进行处理，一种为新增领用，第二种为“以旧换新”领用。由仓管根据配备标准，使用年限标准等规定，来判断和确认各部门新增材料物资的情况。属于新增的，只须持“材料物资领用单”经相关领导签字批准后直接到仓库领取；属于“以旧换新”领取的，既要持“材料物资领用单”，也要持旧材料物资以及旧材料物资的“报废单”，同时到仓库办理领取材料物资的手续。
（5）、仓管员根据“以旧换新”制度收回的废旧材料物资，仓管员要建立旧材料物资登记汇总，如果本企业其它地方可以再次利用的，不用再办理入库或领用的正式手续，但必须填写领用单，并加注明为“再利用”，并由保管员建立备查簿。对确实没有使用价值或继续放置的必要，由仓管员提出申请，经行政部确认后，可以按废旧物资销售或报废处理。 （6）、物品发放及使用。应本着节约和爱护的原则，杜绝浪费，对消耗量的大的物品要严格控制，对一般消耗品要爱护使用。
（7）、月底最后3个工作日内做好月报表工作。材料物资一律暂停发放。 （8）、仓管员每月最后2个工作日内向财务和行政部报送“材料物资汇总表”。
（9）、仓管员必须贯彻执行管理规定，对不坚持原则，工作马虎给企业造成损失的，不但按其原值赔偿，并按公司制度处理，严重的调离岗位。
（三）材料物资报废环节：
对在用材料物资发生报废或者不能继续使用的，部门使用人或负责人应主动提出报废申请，并将报废材料物资交仓管员，仓管须做报废确认。确认后填制“材料物资报废单”一式二联，经行政部负责人签字批准、确认后，安排统一报废。“材料物资报废单”一份财务部作材料物资报废的账务处理，另一份为仓管员备查作为领用新的材料物资的依据。
（四）材料物资月库存盘点。
盘点成员：财务部、行政部、仓管员。 盘点时间：月底前三个工作日内。
使用过程的管理
（1） 各部门要安排专人专管材料物资的领用，做好领用登记，月底统计，
并做分析表，并交行政部一份。
（2） 各部门负责人要确保账账相符。每月须统计出本部门耗用的数量，以
及余存的数量。
（3） 负责人要做好旧材料物资的收集及保管。 （4） 坚持“以旧换新”原则。节约使用，杜绝浪费。
第四条 本条例由行政部负责解释和组织修订。 第五条 本条例自发文之日起执行。
用品实业有限公司
2010-09-03
附件1：材料物资申购流程图
材料物资申购流程图
行政部采购管理制度
第一章 总 则
为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。
第二章 采购原则
1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。
2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
3.一般日常办公用品及其它消耗用品由财务部和行政后勤人员负责采购。
4.急用、小金额采购可以口头向总经理汇报后先行购买。
5．采购时应尽量要求供应商开具发票，采购金额达500元以上（含500元）一律需出具发票。
第三章 采购程序
一、采购申请
1.公司员工如有需要的办公用品可向行政部申请，行政部依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。
2.紧急采购时，可在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，
以便及时处理。
3.若撤销采购，应立即通知行政后部，以免造成不必要的损失。
二、采购流程
1.采购经办人在“采购申请单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。
2.各采购经办人在采购之前必须把“采购申请单”报总经理审批后，方能进行采购。
第四章 采购经办人职责和行为规范
一、采购经办人职责
1.建立供应商资料与价格记录。
2.询价、比价、议价及定购作业。
3.所购物品的品质、数量异常的处理及交货进度的控制。
4.做好每次的采购记录及对帐工作。
二、采购经办人行为规范
1.采购经办人应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写“采购申请单”。
2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则做出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。
北京嘉吉信通达科技有限公司
2014年2月10日
行政采购管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 目的
根据公司财务管理制度，参照集团相关办法，结合郑州华南城实际情况，规范行政采购管理，控制采购成本，提供优质高效的采购服务。
第二条 适用范围
本办法适用于郑州华南城行政采购工作。
第三条 权责
1、公司行政办公室负责本制度的制定、修改、解释、废止等工作。
2、公司总经理负责本制度的制定、修改、废止等的核准。
第四条 实施日期
本制度自颁布签发之日起开始实施。
第二章 物品采购
第一条 申购与领用
1、需求部门提出采购申请，经权限领导批准后由行政办公室负责采购。
2、物品采购到位，相关部门验收入库后，仓管员通知申购部门办理领用。
3、申购流程：
第二条 常用物品采购
1、常用办公用品（附表一）、办公耗材、台式办公配套电脑（附表二）、工程、劳保用品（附表三）列入常用物品采购，归属行政计划内采购物品。
2、常用物品采购由行政部根据各部门使用情况及需求申报，结合仓库月度盘点库存提报月度申购计划。
3、根据公司使用需求，常用物品采购品种的增减，由行政部在月度申购计划中上报并注明。
4、建立常用物品采购供应商及价格标准体系并报公司领导审核，一经确认，则申购计划按该价格执行（采购物品若出现供应商供货价格波动时，按就低不就高采购原则执行）。
5、采购人员应随时掌握价格异动，按季或半年对供应商进行考评，更新价格。
第三条 其它物品采购
1、其它物品的采购由需求部门提出采购申请。
2、申购部门对申购物品有明确要求的，需在申购单中注明，如品牌、规格、型号等，也可提供样品供采购人员询价。
3、办公设备、电器设备等对技术含量要求高的物品采购，需有专业部门相关技术人员参与。
4、采购人员严格执行询议价程序，总价在500元以上的物品采购必须有3家以上的供应商报价，在综合权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行评估，并与供应商进一步确定优惠价格报相关领导审批确认，按需签订合同或协议。
5、临时性应急购买物品在经领导口头同意后，可先行采购，后补申购程序。
6、采购的物品或项目必须与申购单要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申购部门调整。
第三章 供应商管理
第一条 供应商开发
1、通过市场走访、客户推荐、专业媒体等途径搜集供应商信息；
2、从搜集的供应商信息中筛选待选择供应商；
3、对待选择供应商采取资信调查、考察、上门了解的方式进一步确认供应商资质；
4、符合要求供应商进入待建档供应商名单。
第二条 供应商建档
1、采购员负责对符合要求供应商进行建档；
2、供应商应具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，具备积极的合作态度；
3、供应商应具有良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；
4、由供应商填
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