【www.gbppp.com--行业知识】
XXXX有限公司
资质证照管理办法
1、目的
1.1为适应建筑行业特点以及市场竞争需要，在遵守《建筑企业资质管理规定》等相关法律、法规下使用资质，实现XXXX有限公司（以下简称“XXXX公司”或“公司”）的证照管理规范化、制度化、合理化，从而确保证照在经营活动中安全、有效、合法的使用，促进公司经营管理工作。
1.2鼓励员工立足公司和个人发展积极取得、提升相关从业资质，打造高素质员工队伍，进而使各岗位任职人员的从业资质满足国家法律法规及公司运行要求，确保公司的各项工作正常有序开展。
2、范围
本规定适用于与公司签订劳动合同关系的全体正式员工。
3、原则
3.1及时性原则：证照办理、注册（转入、转出）、年检、再教育等均应在规定时限内及时处理，保证公司证照、员工资质能够正常、高效、合理使用。
3.2合理储备原则：公司员工资质数量应按照行业政策要求，进行合理储备，满足业务发展需求，确保公司各项业务的顺利开展。
3.3统一管理原则：与公司经营相关的证照都应由公司专人统一保管，规范管理，提高运行效率，保证证照充分使用，适应公司生产经营。
3.4激励性原则：公司鼓励员工积极参加资质证书考试，促进公司人才培养，提高公司实力。
4、证照种类
本办法所指证照包括企业证照、员工资质证书，具体为：
4.1企业证照：指根据国家法律法规要求，公司从事经营活动所必须的证件、资质证书及相关附件等。
1）建筑行业资格证照：企业营业执照、建筑企业资质证、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、取费规费证、土地证、房产证等。
2）建筑行业数字证书：合同备案加密锁、起重机加密锁、三类人员加密锁。
3）建筑行业证照配套的印章、信息卡等。
4）行业荣誉证书：外部机构出具的荣誉证书、牌匾、文件等。
4.2 员工资质证书：因公司所处建筑行业特点的需要，纳入公司统一管理的建筑行业人员资格证书及相关附件。
1）员工建筑类资质证书：注册建造师、造价师、九大员岗位培训合格证、安全考核合格证、特种作业人员证等。
2）员工证书配套的印章、信息卡等。
5、管理职责
5.1 行政部
公司证照管理的牵头部门，负责公司证照管理的统筹组织；公司证照统一保管；建立证照信息台帐，对公司人员从业资质情况统一登记《资质证照登记名册表》（附件A），并不定期公布证照的使用情况；负责证照有效性维护，注册、延期、年检、继续教育，维护《资质证照注册名册表》（附件B）；负责监督检查公司证照在各业务单元的使用情况；负责公司证照使用、借用的规范管理；负责员工取证的组织工作。
5.2 财务管理部
负责《税务登记证》等其他财务相关证书的管理；负责证书管理相关费用的财务管理。
5.3各部门
配合行政部，提供在资质管理中需要的相应资料。在相关法律、法规允许的范围下掌握市场行情动态，及时收集信息，为公司工程投标、工程建设、成本管控等工作提供资质证书使用的依据。
5.4 证书持有人
按照国家相关规定及公司岗位任职要求，持证上岗；按公司要求及时办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。
6、管理流程
6.1 企业资质证照年检、升级、变更、有效期延续
按照主管部门相关规定，行政部定期检查证书信息，在规定时间范围内及时办理年检、变更、有效期延续等事宜。
6.2 员工资质证书取得、注册
6.2.1获取
1）行政部不定期收集、发布各类证书报考信息，并根据公司经营需要，有计划地组织员工报考、获取资质证书。对不具备岗位要求的员工限期取得相应资格证书。
2）因经营需要，公司统一组织员工报考、获取资质证书，报考人员由各部门推荐，行政部审核，分管领导批准后统一报考。
3）由公司统一组织报考获取资质证书的相关费用由公司承担。各项报名费、考务费、培训费等费用由报考人员先行支付，考试通过且证书注册在公司后，由公司按每证一次全额报销产生的报名费用、考试费用和注册、年审、继续教育等费用。
同时，员工与公司签订服务协议，原则在公司注册年限不少于3年。
4）为避免无效率的取证报考，对报考同类证书同专业的相关费用仅报销一次。
5）公司鼓励员工获取资质证书，员工自行报考获取证书的，公司可协助办理报名用印、证明等相关材料，费用自理。
6）证书取得后，证书原件及相关附件应由公司统一保管，员工个人可保留证书复印件，复印件盖章标识“再次复印无效”。
6.2.2 注册
根据公司发展和业务需要，公司为员工办理证书初始注册、延续注册、变更注册、增项注册、注销注册等事宜。证书注册办理过程应坚持严格审批、宽进严出。
具体办理程序如下：
1）证书持有人提出申请，填写《资质证书注册审批表》（附件C），由所属部门经理审核，公司分管领导审批。
2）行政部依据《资质证书注册审批表》（附件C）审批意见办理注册相关事宜。
3）公司各部门和员工有义务提供办理过程中的相关资料和信息。
6.3 证照的领用管理
6.3.1领用
1）公司各部门在遵守《建筑业企业资质管理规定》等相关法律、法规下，积极参与公司经营范围内的各项活动过程中，因项目招投标、备案以及其他经营活动等需使用证照时，必须严格填写《资质证照使用审批表》（附件D），履行领用手续。
2）证照使用中途需更换使用的证照时，需重新履行领用手续。
3）行政部负责分类筛选、处理、跟踪各类资质信息，避免证书使用过程中出现一证多
用等情况发生，不利于公司业务开展。
4）所有证照只能用于与公司经营有关的活动，不能用于与公司经营活动无关的用途。
5）因证照使用不当所造成的后果，由领用部门承担相应责任。
6.3.2临时使用程序如下：
1）用于招投标等使用期1个月以内的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理签字和行政部部门经理签字。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。
2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。【公司证照管理规定】
6.3.3长期使用程序如下：
1）用于项目工程办理施工许可证等使用期限超过1个月的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理审核，报公司分管领导审批。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。
2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。
6.3.4外单位若因业务往来需使用公司相关的资质证照，使用程序如下：
1）需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信，以上资料加盖公章。
2）填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限、经办人签字、所属单位领导签字审核，报XXXX公司分管领导审批。
6.3.5 证照复印件使用应当确认相关证件的有效性。证照复印件申请程序如下：
1）经办人在行政部填写《资质证照复印申请表》（附件E），注明复印原因、工程项目名称（全称）、复印证照名称、复印时间、经办人签字、部门经理签字同意。
2）复印件由行政部加盖“再次复印无效”标识。因各部门对证照复印件使用不当所造成的后果，由该部门承担。
3）外单位若因业务往来需要而使用公司相关的资质证照，需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信等证明材料，所有材料需加盖该单位公章。由公司业务对口部门经理审核，分管领导审批后办理领用手续。
6.3.6 证照的维护
使用部门应妥善保管好领用的证照，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。证照管理员对归还的证照要仔细检查，如有丢失、污损影响到证照的使用，由造成丢失、破损的部门或个人承担全部证照补办和损失费用。
6.3.7证照使用结束，经办人应及时交回证照。
6.3.8 未经同意不得将证照转借给第三方使用，如经查实擅自外借给第三者使用的，将追究证照私自使用、证照管理不当的责任，并承担相应损失。
6.4 终止劳动关系后人员证书原件管理
6.4.1员工与公司终止劳动合同，若取证注册在公司的时间不满3年，应扣除公司为其承担的资质培训取证等管理费用（包括证书领用当年产生的报名费用、考试费用和注册、继续教育等管理费用）、一次性取证奖励费用。证照月补贴费用可不扣除。【公司证照管理规定】
6.4.2 与公司终止劳动合同的员工在行政部领取并填写《资质证书注册审批表》（附件
C），将领取证书的名称、注册时间、注册编号、有效期等详细信息，领取证书原因列明并提交本部门经理签字、行政部经理签字、公司分管领导签字、公司总经理签字审批同意后方可领取证书及配套的印章、信息卡等原件。另如需网上转出的证件，需先行网上转出，按政府主管部门审批流程办理相关事宜。
6.4.4 员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时未按本办法规定流程领取本人资质证书原件的，资质证书原件由行政部统一保存，不再对其证书组织复训，证件超过有效期后自动作废。
6.4.5 若员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时，资质证书所用于办理公司的业务事项未完结，如工程尚未竣工等情况，证书原件暂无法转出、领取。该员工证书需待具体业务完结后，履行相关手续，办理证书转出和领取。证书使用期间，公司按照月补贴标准给予该员工相应补偿。
6.4.6 凡转给员工本人的证书原件，需由证书持有人本人在证书复印件上注明：本人已与XXXX有限公司解除或终止劳动关系，XXXX年X月X日，并签上本人姓名。复印件由公司行政部存档。
6.5 违规使用证照的处罚
6.5.1 未按规定时间和要求上报相关资料，造成资质证申办、变更、注销和年检不能办理的和不按规定时间送交员工资质证书的，处以责任部门经理500元/本处罚，处以直接责任人200元/本罚款。
6.5.2 证照保管部门和个人，未经批准擅自借出资质证照的和未经批准转借资质证照
公司证照管理流程与工作细化 （一）公司证照管理流程
(二)证照管理制度
附表1：
附表2：
关于规范公司经营证照及有效文本管理的通知【公司证照管理规定】
各有关部门：
为了加强公司经营证照及有效文本的规范管理，方便相关人员查阅和借用，经总经办会议讨论决定，对公司的经营证照及有效文本的管理进行以下分工：
一、与销售有关的有效文本（销售合同原件、销售订单的原件、收货确认书的原件） 业务员每月月底将当月与销售有关的有效文本整理后统一移交各所属办事处，办事处指定专人审核档案的完整性并与业务员办理交接手续，附交接清单和有效文本于次月5日前寄至财务部雷利春，由雷利春根据每月的销售合同流程进行核对，查漏补缺，对业务员遗失或没有落实的有效文本，每件扣50元（当月在业务员工资中扣除）。 二、与采购有关的有效文本（采购合同原件、采购订单原件）
采购部指定专人保管当月的采购合同，并于次月5日前将原件移交至财务部陶永高，由陶永高负责核查移交资料的完整性。
三、技术中心的合同文本及技术资料（委外开发合同、产学研合同、技术文档等）
由技术中心文秘曾琳宏保管，对外签订合同时需经法务专员审核后盖章，法务专员应作审核记录。
四、除销售合同、采购合同以外的其他合同原件
合同签订时由部门负责人出具审批意见，并经法务专员审核后盖章，一份交战略发展部法务专员保管。
五、公司的经营证照（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、自营进出口的相关证照） 由战略发展部李芽保管。
六、公司的知识产权证书（专利证书、软件著作权证书） 由战略发展部李芽保管。 七、企业信用等级证书 由战略发展部李芽保管。
八、公司的荣誉证书（政府下达的文件或颁发的证书） 由战略发展部吴高超保管。 九、公司的产品证书
商标证书、产品认证证书、各种管理体系认证证书、各种会员证书、战略合作证书等及展厅相关证书、铜牌由市场部保管。
保管要求：1、各部门按照统一的移交表办理移交手续。（附件1《资料移交登记表》）
2、各保管人都应当对保管范围内的文本编制目录清单，方便查找。 3、借用部门按照统一的借用表做好借用登记。（附件2《资料借用登记表》） 4、所有文件的移交或借用记录都应当保存。 5、所有文件建议扫描后存档，方便使用。
5、之前的有效文本根据上述分工在2011年5月10日前完成移交。
本规定于2011年5月1日开始执行，由总经办负责最终解释。
杭州华银视讯科技有限公司
2011年4月28日
附件1《资料移交登记表》
资料移交登记表
附件2《资料借用登记表》
资料借用登记表
公司证照及重要管理办法（试行）
1 目的
为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。
2. 范围
1）营业执照、组织机构代码证、税务登记证、贷款证、行业资质证书、房产证、商标注册证书等证照原件及其申办原始资料；
2）所有资信类文件，如行业标准、验资报告、审计报告、评估报告等；
3）重要文件，如服务项目合同书、投资项目合同书、租户合同书等；
4）总经理指定要求专管的文件资料；
5）公司其他应重点保存的资料。
3 .职责:
4.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业标准等由公司办公室设专人负责保管。
4.2 贷款证、验资报告、合同书等由公司财务部设专人负责保管。
4.3 办公室负责相关证照的申办、变更、年审和延期等，财务部配合。
4.4 办公室和财务部要保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。
4.5 严格交接转移手续。
4. 证照资料的查阅、借用、复印
4.1经部门主管领导批准后，可对以上证照、文件资料进行查阅，但合同书、验资报告需经总经理或主管副总同意方可查阅。
4.2 如因工作需要借用相关证照，经办人须填写《证照借用申请表》，经相关领导批复后持表办理借用手续。如遇特殊情况，可电话请示同意后办理借用手续。
4.3 经总经理、主管副总同意后可对相关证照复印，包括提供现成的复印件，需在复印件上注明用处。
5 :违规责任
5.1 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由证照保管人员承担补办费用及相关责任；
5.2 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任；
5.3 如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由证照管理员自行承担。
7.支持性文件与质量记录:
6 支持性文件
6.1 《证照借用申请表》
重要证照管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强**地产有限公司（以下简称“公司”）各类重要证照的管理，严肃公司管理流程，规范重要证照的保管和使用，控制经营风险，特制订本制度。
第二章 列入管理的重要证照
第二条 列入公司管理的重要证照主要包括公司基础证照、行业资质类证照、财务类证照、资产权益类证照四大类。
第三条 公司基础证照主要包括： （一）公司工商营业执照正、副本；
（二）公司组织机构代码证正、副本、信息卡； （三）公司印章管理信息卡。 第四条 行业资质类证照主要包括： （一）经营金融业务许可证； （二）经营外汇业务许可证； （三）经营证券业务许可证； （四）房地产开发资质证书； （五）物业管理资质证书；
（六）其他特许经营行业的资质证书。 第五条 财务类证照主要包括：
（一）税务登记证（国、地税）正、副本，代交税款证书； （二）银行开户许可证、银行帐户管理卡；
（三）贷款使用证正、副本、贷款卡。 第六条 资产权益类证照主要包括： （一）房、地产证；
（二）上海、深圳证券交易所股东代码卡； （三）股权证书。
第七条 公司认为有必要列为重要证照管理范围的其他证照。
第三章 管理部门及人员
第八条 公司及所属企业的基础证照由公司综合管理部负责统一登记保管。
第九条 行业资质类证照、资产权益类证照由公司综合管理部负责登记保管；财务类证照由公司财务部负责登记保管。
第十条 重要证照必须存放于保险柜内，由相关部门负责人掌握保险柜的密码和钥匙。重要证照在未使用的情况下不得放于他处。
第十一条 保管重要证照的部门负责人协调并督办相关部门做好各项证照的年检工作。
第十二条 重要证照发生意外毁损或丢失，保管人应立即向公司领导报告，并迅速采取相应的补救措施。
第四章 重要证照使用规定
第十三条 使用公司重要证照复印件，须经所属部门负责人审批同意后，由公司综合管理部机要文秘专员在复印件上加盖“本复印件仅限用于办理 ，有效期自 年 月 日至年 月 日”印章，并由使用人如实填写后方可提供。
第十四条 借用公司重要证照原件，须经所属部门负责人、主管领导审批同意报公司总经理签批后方可借用。借用人使用完公司证照后应及时归还证照保管人。
第十五条 公司重要证照的借用期限原则上不得超过一周，如需超过时限应在审批手续上注明。
第十六条 公司综合管理部机要文秘专员必须对重要证照复印件和原件的使用（借用）情况详细登记，登记内容包括但不限于日期、使用（借用）人、用途、审批、归还时间等（详见附件）。
第五章 重要证照停用
第十七条 公司重要证照无法年检或即将停用、失效的，证照保管人应立即向公司主管领导汇报。
第六章 附 则
第十八条 本制度由公司总办会授权综合管理部负责解释。 第十九条 本规定自颁布之日起执行。
证照借用审批表
编号： 号
注：1、审批表的编号由北大资源武汉地产有限公司综合管理部统一填写。 2、按证照借用审批权限，经有权签字人审批后，即可借用。 3、此表复印有效。
公司证照管理制度
第一条 加强公司证照的管理，制定本制度。
第二条 司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件。
第三条 公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、土地证、及其它证件。
第四条 公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。
第五条 总公司办公室是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案；经营场所悬挂有关证照的检查。在办理证照过程中有关科室根据职责承办部分事项和全部事项。
第六条 证照的管理
一、 公司证照的管理范围：公司的法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证。
二、 公司证照的管理内容：证照的保管、登记、备案、归档和根据公司经营变化需加强管理的其它内容。
第七条 证照管理的具体要求
一、 证照在申报、注册、年检办理完毕后，其相关文件和材料一律交由办公室妥善保管，按发证机关的要求在经营地点的显著部位正照上墙，副本、副证入柜。
二、 如需使用证照必须经主管领导或办公室主任同意批准，说明使用范围和使用时间，办理外出携带手续后，方可携带外出。
三、 公司证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借。
四、 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。
五、 不许擅自使用公司的证照进行各种担保。
六、 企业证照交办公室保管，管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括：企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、组织机构代码证号、使用期限等。
第八条 证照的备案
一、 经有关部门核准后的证照每年均需到公司办公室进行备案。（连续使用的证照除外）
二、 备案内容：法人营业执照、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、企业资质证书、企业荣誉认证及相关的认证手续、特种行业经营许可证和对外租赁场地、房屋、设备的协议书。
三、 凡备案内容涉及到的企业证照，各单位均需将复印1份报公司办公室备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。
第九条 证照的归档
一、 各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整，自申报到各种相关手续办完的资料都要归入档案。
二、 归档的证照要复印全套资料随法人执照、营业执照一并归档。
重庆市合川区港九汽车维修有限公司
公司证照管理规定
为规范公司证照的管理，明确证照管理权限和使用，保证公司正常的经营管理活动的开展，特制定本规定。
一、证照管理范围
证照是指经政府职能部门核发给公司/分公司的证明企业合法经营的有效证件。包括：法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、行业资质证、房产证、土地证及其它证件。
二、管理权责
（一）总公司办公室为证照管理的职能部门，负责公司各种证照的申报，以及对分公司证照管理的监督与检查。
（二）分公司负责办理分公司各类证照申报、登记、变更、年检、注销、保管与备案。
三、管理要求
（一）证照领用保管须填写《证照登记备案表》，经公司负责人授权同意后，移交给保管人保管。
（二）分公司证照申报、注册、变更需报公司审批同意后方可办理。分公司证照在申报、注册、年检办理完毕后，将其相关文件和材料做好备份，并至办公室备案。
（二）如需使用证照，须填写《证照借用申请表》经公司负责人/分公司负责人批准，说明借用事由和使用时间后方可外借。
（三）未经批准，任何人不得随意翻动、复印、外借公司/分公司证照。
（四）如遇证照遗失，须立即向公司办公室汇报，并登报声明作废，及时办理证照的补办手续，相应费用由当事人承担，并处罚款。
（五）证照保管人发生变动的，必须当天做好移交工作，新的保管人须经公司负责人授权同意，否则不得随意转交给他人保管。
（六）不得擅自使用公司/分公司的证照进行各种担保，不得与印章一同保管，不准利用证照从事违法活动，发现有用证照从事违法、违规活动者将给予当事人以经济处罚，并收缴全部非法所得。造成严重后果者，按照有关程序追究当事人刑事责任。
附：1、《证照登记备案表》
2、《证照借用申请表》
证照登记备案表
注：本表作为证照的备案表，在证照办理后由分公司填写，报总公司备案（附分公司证照扫描件）。
证照借用申请表
本文来源：http://www.gbppp.com/sh/462269/
推荐访问:公司证照管理办法 公司证照管理表格