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档案管理制度（暂行）
一、目的：为了规范公司案管理，使公司对档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据国家《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《甘肃省（归档文件整理规则）实施细则》，并结合公司的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围：公司及所属各部门档案管理 三、管理部门：综合管理部 四、职责：
（一）负责公司档案的保管、定期检查和日常管理工作。 （二）负责档案借阅的登记工作，保证公司档案准确、安全、完整。
（三）负责定期整理各种档案资料，装订成册、统一编号、统一保管。
（三）负责重要文件、资料的电子扫描工作，形成电子档案保存。 （四）负责对公司档案的管理进行不定期的检查工作。 （五）落实公司档案保密制度，对档案的安全、完整负责。 （六）负责公司档案的存放工作，应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不允许随便堆放，保证公司档案完整无损。
五、内容：，
（一）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、财务资料、人事行政档案、科学技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文、企业文化等行政资料，设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。
凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的
文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。
（二）部门档案：由各部门经理指派本部门兼职档案管理员，负责本部门的日常档案管理工作，具体要求参照本制度。 （三）档案分类：
1、档案分类应统一名称，名称应简明扼要，充分表示档案内容性质，并有一定范畴，不能笼统含糊（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件（含受控文件）；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务（供销）合同两种； （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等； （7）人力资源类：员工信息档案及相关制度； （8）工商档案类；
（9）工程类：工程图纸、工程竣工资料等； （10）财务档案类。 （四）归档时间：
1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作后一周内移交综合管理部进行归档保管。
2、会计档案：由财务部门立卷归档保管。 3、人事档案：由人事部门立卷归档保管。 4、技术档案：由技术部门立卷归档保管。
5、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由生产部或技术质量部收集整理。设备投入使用后7天之内移交综合管理部归档保管。
6、声像档案：在每项工作活动完毕后7天之内整理移交综合管理部部保管。
7、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交综合管理部部保管。 （五）归档：
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的在请示跨年度会议文件会议开始年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列： （1）收交时公文处理用纸在前，收文在后；
（2）内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（六）档案编号：
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、全宗号：档案馆/室给立档部门编制的代号。档案室如没有全
宗号可暂时不填。
3、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。
4、保管期限：归档文件保管期限的填写为临时文件、短期文件、长期文件、永久文件。
5、件号：归档文件的排列顺序号，以年度为界，每年必须从01 编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
6、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理员工作。
（七）归档要求：
1、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。
2、归档的文件材料一般一式二份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。
3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
4、各部门将文件材料和案卷向综合管理部移交时，应编制《档案移交登记表》一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。
5、档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《档案存档记录》。
六、声像档案管理
1、声像档案是公司活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。声像档案一般由录像带、摄像带、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
2、 声像档案资料的收集范围：
(1)人力资源类：各类课程，影像资料，编号、分类存档，户外拓展课程影像资料；
（2）企业文化类：公司开展的各种活动影像记录；交投摄影稿、各种展会，竞赛的影像资料留存。
3、声像资料收集时间：
（1）声像档案资料应在形成后一个月内随其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
（2）档案管理员应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。 4、声像资料收集要求：
（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的将追究管理人员责任；
（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。 5、声像档案资料的征集：
（1）综合管理部有责任随时征集重要声像资料；
（2）在征集的声像资料中，凡涉及国家和公司保密事件的，应向公司总经理报送目录。 6、声像档案的整理：
（1）声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
（2）声像档案的整理由摄录人员负责，人力资源信息员协助。 7、分类、编号：
附件1：
文书档案归档标准
1主要工作依据
1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000
1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)
1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)
1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009
2管理职责
2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。
2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。
3归档要求
3.1归档原则
3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。
3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。
3.1.3电子签署文件：凡是在OA系统中设置电子签署功能的，文件签发人和领导批示必须用电子手签笔签署，不应采用输入法或自动生成姓名，否则必须补签。
3.1.4通过OA系统网上流转的、保管期限为永久或定期30年的文件，归档时应将电子文件打印成纸质一同归档;保管期限为定期10年的文件，允许以电子文件形式归档保存，对纸质文件不做要求。
3.1.5无电子文件的纸质文件，一般应扫描制成电子文件。
3.1.6对机密性文件，其电子文件应脱机保管，不宜挂接电子文件。
3.2归档时间
3.2.1由文书部门归档的现行文件，如通过OA系统完成逻辑归档的(通过接口归入档案管理系统)，应采用电子文件即时归档，纸质文件定期(按季度或按年度)归档相结合的办法，一般应在第二年3月底前完成上一年文件的移交归档。
3.2.2各部门在各项工作中形成的其它(含零星)文件，应按年度归档，或随时归档。
3.2.3跨年度的计划、总结、会议等，原则上归入形成年度。
3.2.4职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
3.2.5单位机构变动和职工调动、离岗时留存在部门或个人手中的文件材料应在机构变动完成后和职工办理调动离岗手续
时及时归档。
3.3归档份数
归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。
3.4质量要求
3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。
3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。
3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。
3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。
3.5移交程序
3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交
目录(见图1)，在规定时间内移交档案部门归档。
3.5.2档案部门在接收文件后，应对移交文件的完整、齐全以及有效性进行核对与检查，发现问题及时纠错、补缺。
3.5.2.1核查移交文件与移交目录是否对应。
3.5.2.2检查文件质量是否符合归档质量要求(参照3.4)
3.5.3档案部门检查核对无误后，双方办理签字手续，各留存一份以备查考。
4整理
4.1整理原则，归档文件应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4.2整理方法
4.2.1装订
4.2.1.1归档文件应按“件”装订。一般以每份文件为一件，装订时正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后;正文与附件为一件，正文在前，附件在后;原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后;转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后;报表、名册、图册等一册(本)为一件;同一年度形成的来文与复文及两份以上的请示同一份批复的(包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等)可为一件，复文在前，来文在后;跨年度形成的可各为一件，各为一件的来文与复文应分别在备注中标明复文与来文的文号并建立互见关系，收文处理单与收文为一件，收文处理单在前，收文在后;发文处理单与发文为一件，发文在
前，发文处理单在后。
4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。
4.2.2分类
文件分类，统一采用:年度-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理110、经营管理210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。
4.2.3排列
归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.
4.2.4编制档号
4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限。
--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。
--年度，文件形成的年度，以四位数标注公元纪年，如2013。
1.目的
为加强我院文书档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为我院的科研、经营管理服务，结合我院实际，制定本管理办法。
2.适用范围
本制度适用于我院各研究所、中心和职能部门及白银有色建筑设计院、地质矿产研究所。
3.术语、定义
本制度所指文书档案是反映我院主要职能活动，在从事各类管理活动中，形成的具有查考利用价值的文件材料，以及能反映本院真实历史面貌的文字、图表、声像及其他方式、载体的文件材料。
4.职责
4.1 我院文书档案由院信息情报中心统一管理，信息情报中心下设文书档案室。
4.2 文书档案室
4.2.1 收集、整理、保管、鉴定和统计本院文书档案。办理档案借阅,开展档案利用工作，不断提高归档质量和服务水平。
4.2.2 督促、检查和业务指导院各单位（部门）文书档案管理工作。
4.2.3 学习和推广利用档案工作中的先进经验，不断改进、提高档案管理水平。
4.3各部、所（院）、中心领导要把文书档案管理工作纳入领导工作
议事日程，设置兼职档案管理人员，负责归档和本单位档案管理工作。
5.文书材料应归档范围、要求及时限
5.1 文书档案应归档范围
5.1.1 应归档的上级文件
5.1.1.1 国家部委、省、市党政机关针对本院的业务文件和本院需要贯彻执行的文件。
5.1.1.2 上级主管部门党政机关发来需要贯彻执行的文件。
5.1.1.3 上级行业主管部门发来需要贯彻执行的文件。
5.1.2 应归档的本院文件材料
5.1.2.1 本院以党委或行政名义发布的批示、决定、规定、通知、通报、意见、计划、总结、报告、请示与批复等形成的文件（含电子版）。
5.1.2.2 本院召开的党委会、院长办公会、院务会、职代会以及各种专业性会议形成的文件材料（含电子版），包括工作报告、会议总结、记录、纪要、决议、决定、经验材料等形成的文件材料。
5.1.2.3 本院形成的管理工作条例、规章制度等（含电子版）。
5.1.2.4 重要的群众来信及领导批示处理情况等材料。
5.1.3 其他同级单位发来需要办理，有考查利用价值的文件。
5.1.4 反映院各种活动的图片、照片、报纸及电子文件，以及其他对我院有查考价值的资料，如文件汇编、书籍、杂志等。
5.2 事务性、临时性的没有查考利用价值的文件材料不归档。
5.3 文书材料的收集要求与归档时限
5.3.1 院党政综合管理部负责有关院文件材料的收集、整理与归档的初始工作，院各部、所（院）、中心通过业务渠道收到的外来非技术类文件材料应及时送交到党政综合管理部，由党政综合管理部办理文件的签
收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等
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