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北京中林资产评估公司
业务档案管理制度
制定日期：二零一二年五月
修订日期：二零一三年三月
目 录
第一章 总 则 .................................................................................................................................. 2
第二章 分工及责任人................................................................................................................... 3
第三章 业务档案的编制与管理 ................................................................................................... 4
第四章 业务档案的保管................................................................................................................. 7
第五章 业务档案的借阅（复印） ............................................................................................... 8
第六章 业务档案的销毁............................................................................................................... 9
第七章 其他业务档案管理......................................................................................................... 10
第八章 附则 .................................................................................................................................. 10
附件一 资产评估业务档案分类、归档内容 ............................................................................. 11
附件二 项目档案归档指南......................................................................................................... 17
第一章 总 则
第一条 为了规范本单位的利益和合法权益，规范业务档案的管理，确保业务档案的安全、完整和利用。根据《中华人民共和国档案法》、《中国资产评估准则》、北京注册会计师协会“关于印发《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》的通知”，结合本单位实际情况特制定本制度，明确业务档案的归档范围、归档形式、保管期限、借阅、销毁、鉴定、保密复制以及其他档案管理工作中的重要事项。
第二条 本制度适用于本单位办理资产评估业务形成的业务档案。本单位办理其他业务形成的业务档案，可参照本制度管理。
第三条 业务档案是指资产评估师及其执业人员在执行业务过程中形成的，反映评估程序实施情况、支持评估结论的工作记录和相关资料。本单位的业务档案是评估证据的载体，是出具评估报告的主要依据。本单位的业务档案是考查业务工作的依据，是本单位全面质量管理工作的重要组成部分。
第四条 业务档案包括纸质文档、电子文档或者其他介质形式的文档。
第五条 业务档案的所有权属于本单位。
第二章 分工及责任人
第六条 本单位由主任评估师负责业务档案的组织管理工作，由各业务部门负责评估业务档案的收集、分类、立卷、整理、编目、装订和归档移交工作，设两名档案管理人员全面负责本单位业务档案的档案接收、登记、保管、利用、鉴定、销毁等档案管理工作。
第七条 项目档案管理工作，涉及项目经理、业务助理、档案管理人员三个岗位的人员，其岗位分工及责任如下：
1、项目经理负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责，是本项目档案质量的直接责任人，由其负责起草项目中评估说明等技术性文档，同时指导和审核业务助理填写各类工作底稿。
2、业务助理在项目经理指导下，负责对评估项目实施过程中形成的管理类、操作类工作底稿进行填写、归类、整理、装订等归档工作，并负责在项目结束后的规定时间内，将项目签转单、档案移交表交档案管理人员。
3、档案管理人员负责对各项目组交来的评估项目档案（含工作底稿）的归档、登记、保存等工作，并负责项目档案的日常整理、统计、借阅等工作。另外，档案管理人员在项目经理的配合下，负责对已完成项目相关业务数据的统计与报出工作，以及构成项目管
理的业务约定书编号、评估报告号等的管理与领用工作。
第八条 档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，负责业务档案管理的本单位领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人要在移交表上签章。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。
第三章 业务档案的编制与管理
第九条 评估项目完成后，由业务助理在项目经理的指导下，完成项目档案的编制工作。同时，项目经理负责对编制的项目档案进行审核，对其整体的完整性、合理性负责。
第十条 自出具报告日起90日内，项目组人员完成纸质项目工作底稿的编制工作，并整理、编页、装订后，移交档案管理人员。移交时，双方需对档案资料各项进行核对，并填写《业务档案交接单》。电子类档案资料，项目经理每6个月进行归档更新一次，于第6个月的30日交管理人员拷贝归档。
第十一条 针对同一基准日，不同评估目的，委托资产范围重叠的评估业务，出具两个或多个评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应类型的业务档案。
第十二条 针对同一个项目同一个业务约定书，出具两个或多个编号评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相
档案管理工作的意见和建议 通过几年来公司在工程设计、资料利用、查找原始图纸方面的实践与反馈，档案的重要性越来越来被各级领导所承认，档案工作越来越深入地渗透到公司经营的方方面面，但由于多年来各种因素的影响，档案工作还没有完全得到重视，针对公司要对档案工作进行达标，要求各项工作规范化、制度化，虽然经过我们认真核对，查漏补缺，但还是有一些不足，存在一些问题，需要解决。
一、存在主要问题 1、对档案工作的重视程度不够。
相对于公司经营这个主战场，档案管理比较容易被忽视。对考察项目领导及主要业务部门工作政绩的指标来说，档案工作是软指标，无关轻重，不像生产经营指标，各级领导不敢不重视。对档案工作认识不高主要表现在：一是档案工作在领导心中地位不高，档案意识薄弱，监督力度不强。二是对档案工作人、财、物投入不够，虽然能把档案工作列入年度工作计划，也配有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为单位工作有效机制来抓的方面还存在缺限。三是风场离公司较远，从事档案管理人员的得不到应有工作便利，隶属关系混乱。档案工作往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。
2、档案保管条件差。
一是档案室面积偏小、容量已超饱和，不符合《档案建筑设计规范》。二是档案室的功能单一，除档案录入、保管与借用，再无其他功能，根本谈不上多功能，如进行档案信息资源开发利用，档案编研等，因为不具备这种条件。
三是档案库房设施设备简陋。没有配备了简易的温湿度计、消防器材、防光窗帘等。铁皮柜装具占地面积大，密集柜的安装还没有计划，也没有场地，现代化设施设备配备落后，达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定差距。
3、档案人员（兼职档案员）业务素质相对薄弱。
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。多数项目没有按档案要求配备兼职档案人员，即使有，也是一岗兼多职，没有时间和精力从事档案管理、收集和编排工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。档案不按时立卷归档和借用未及时移交等情况时有发生。其次，兼职档案管理人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，给档案工作发展造成了许多制约因素。不同程度地影响了档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为公司服务功能的发挥。
二、对策及建议
1、要提高认识加强领导，争取领导重视
要明确分管领导和工作职责，建立以分管领导为组长，各风场负责人和专(兼)职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，各风场专设信息员一名。并将此项工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作
列入本单位年度考核范围，为档案发展创造一个良好的内部环境。解决好档案人员的实际问题，理顺档案管理隶属关系，便于管理，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定的发展。
2、要建立建全管理机制
建立健全《档案管理员的职责》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案整理制度》、《档案登记制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案检查工作制度》、《档案管理工作程序》、《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。
3、要强化档案宣传培训
利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制；要结合新时期公司档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使懂得档案工作的人员多起来、从事档案工作的人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进档案工作效率的提高。
4、要做好收集管理工作
作为档案人员要注重平时档案收集工作，了解有关本单位档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有档案立卷
归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。面对新时代档案工作机遇与挑战，我们要进一步解放思想，与时俱进，不断开拓创新，促进档案工作新发展、新创造，提高档案利用率，更好地为单位领导服务，为基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务。 5、要加强基础设施投入
公司档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，按照档案达标条款要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室小、杂、乱问题，配备必要的设施，做到档案室统一整齐规范。
总之，档案工作是一项让人看不起眼，但工作繁琐而冗杂的工作，需要投入大量的人力、物力和财力。在实际工作当中，还存在部分制度执行不好、科技档案、会计档案、声像档案资料欠缺等这样那样的问题，需要我们档案人员的不懈努力，才能让档案按要求达到B级标准，更好地服务于公司。
档案管理员工作内容
案室职责 1、负责做好处各类档案资料的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、安全保护等工作 2、负责对处属单位、部门专兼职档案工作人员进行业务监督、指导和培训加强档案干部队伍建设 3、制定和组织实施档案工作的各项规章制度并对各基层档案工作进行检查、评比 4、及时了解处行文、办文情况及工程开展进度指导业务部门立卷、归档工作 5、参加处生产调度会议、办公会议、有关鉴定会和工程竣工验收、设备开箱验收等工作及时收集归档材料 6、负责档案信息资源的开发与利用工作。编制档案各类检索工具建立档案检索体系编写或配合有关部门编写各种档案参考资料全面、综合开发档案信息 7、做好计算机、光盘辅助管理档案工作利用计算机技术、多媒体技术、网络技术实现档案的数字化、信息化和网络化现代管理。
档案室主任岗位职责 一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规根据档案管理法规和上级对档案工作的要求结合实际制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。 二、做好档案工作人员的思想政治工作加强作风建设强化服务意识提高工作效率和工作质量。 三、负责按划定对查 借阅档案申请进行审批。 四、负责健全专兼职档案员队伍定期组织业务培训和总结评比工作。 五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作实现档案管理的划范化和标准化。 六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行组织对外业务交流加强理论研究不断改进档案管理工作。 七、购置档案管理设备、装具改善工作条件提高计算机辅助管理水平提高档案利用率。 八、负责组织档案的鉴定与销毁。 九、经常了解档案管理情况针对存在问题提出整改意见。负责向主管领导汇报工作。 十、完成领导交办的其他工作。
专职档案员岗位职责 一、认真学习宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律法规努力实现档案管理的规范化和标准化。 二、督促检查指导各部门做好文件材料的形成、积累整理、立卷归档工作。检查验收归档文件材料是否完整、准确、系统是否符合质量要求。办好交接手续。 三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。做到库房管理科学案卷排列整齐、主次分明、标志明确。 四、积极开发档案信息资源编制检索工具和参考资料办理利用档案事宜主动热情地做好服务。 五、认真做好档案库房管理和安全防护工作对库房进行安全防护检查防止事故发生。对损坏变质的档案材料要及时采取措施进行修补和复制。 六、认真做好档案统计工作及档案鉴定销毁的基础工作。对过期档案提出存、毁处理意见。 七、坚守工作岗位。严格执行档案管理的各项规章制度。遵守保密制度和保密纪律确保档案安全。 八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。 九、认真学习档案业务知识钻研档案理论负责对兼职档案员进行业务培训积极参与档案协作组学会活动进行工作经验和学术交流。 十、完成领导交办的其他工作。
附件一：
档案整理工作流程及要求
一、 收集
了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。【档案管理和业务】
二、 鉴定
对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。
三、 分类
根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。
四、 组卷
组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
五、案卷及卷内文件的排列
1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列；
2、竣工图按专业、图号排列；
3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
六、卷内文件页号的编写
1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。
2、页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。
七、加盖档号章与档号的编写
档号章盖在每件材料的右上角空白处。档号由三部分组成：项目代号+分类代号+案卷流水号，如：中国铁建〃国际城（ZGTJ〃GJC）+部门标准简称（如ZHB）+案卷流水号。
八、卷内目录的编制（卷内目录式样见图A.3）
文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件利用，按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录的内容包括以下内容：
1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。
2、文件编号，填写文件文号或图样的图号。不能简写。没有文号或图号的文件，此栏不填写。
3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。填写的责任者应是全称或标准简称。
4、文件题名，填写标题的全称，不能简写。
5、日期，填写文件形成日期，格式为八位数，如“20110712”。
6、页数，页数的填写有几页填几页。
7、备注，可填写该份文件的密级，如无密级则不填写。
九、档案盒
档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒，其规格为：310㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部门根据需要统一规格相同的档案盒.
十、案卷封面和案卷脊背的编制（案卷封面、案卷脊背式样见图A.1、A.2）
1、拟写案卷题名，即案卷标题，由三部分组成：①项目的名称或代字、代号；②项目的专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。
2、立卷单位：填写档案的形成单位。
3、起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。具体的方法是通过查阅卷内目录，找到最早的一个时间，即为起日期；找到最晚的一个时间，即为止日期。
4、保管期限：保管期限根据《文件材料归档范围和保管期限表》的规定划分，保管期限有永久、长期、短期（文书类有永久、30年、10年）三类。
5、密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。
6、档号：把编写好的档号填在案卷封面上。
十一、填写案卷目录（案卷目录式样见图A.4）
案卷目录项目有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注6项，根据档案盒和卷内目录内容逐一填写，装订成册，以便查阅。
十二、上架。档案整理完毕后，根据盒号顺序依次放入档案密集架，便于查找利用。
图A.1 案卷封面式样
一、 指导思想
档案管理工作是档案提供利用的前提， 档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，为加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我公司档案资源，更好地为公司生产销售等发展服务，现按照安徽省档案管理标准的要求，结合我公司的工作实际，特制订实施方案如下：
一、成立档案整理工作领导小组，制定档案的分类方案，保管期限表和归档范围。
二、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。
三、按照不同类别及其相互关系，进行合理的排列归类。
四、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作，有序地为档案的提供利用工作服务。
本文来源：http://www.gbppp.com/jy/354423/
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