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公司办公资料归档管理规定
第一章 总 则
为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理，加强文件资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文件资料，保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二章 归档范围
本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营生产中产生并具有保存价值的文件， 其中包括文件、资料、图纸、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围：
研发部：研发图纸、技术标准、工艺文件、测试记录、软盘等 销售部：客户档案及资料、使用的推广平台账号、协议、合同等 财务部：财务表报等
采购部：供应商客户资料、合同、协议等
行政人事部：人事表报、合同、协议等
其他部门：重要的数据、表报、账号、密码、合同、图纸等
第三章 归档管理权限
核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备，归档归口部门及要求如下：
（一）绝密资料由总经理另行安排人员保管。
（二）一般性机密文件需要归档保管的由公司行政人事部暂为保管。
（三）文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则，由公司各部门主管或者设部门兼职人员负责各项归档资料的收集与管理，按规定归档时间统一再备份给相关归档人员。
（四）公司应设立资料室或单独的归档资料管理文件柜，每个月由
行政人事做归档工作的跟进、清查，发现欠缺的必须及时追查，防止重要文件归档出行遗漏。
（五）保密文件、保密资料必须在办公室内传阅，不得擅自扩大传阅范围，不得将保密文件和资料带出办公室。
第四章 执行要求
未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将被扣除当月的绩效工资，有下列行为之一，给公司造成损失，据情节轻重，给予50～500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁账号、密码、客户信息、技术数据等；
（二）擅自向外界提供客户数据、研发技术图纸等；
（三）涂改、伪造信息数据、技术参数等；
（四）部门重要的需归档文件、合同、资料未及时上报归档或管理不善的；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。
第五章 其 它
（一）员工调离公司时，不得将资料带走，其业务部门会同行政人事部将其客户资料接收、整理、归档。
（二）重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管，出现随意放置、丢弃的予以通报批评或处罚；重要协议、合同需传真、复印的需有行政人事部专门人员核查或代为处理。
电子科技有限公司 二零一五年六月九日
公司文件资料管理制度
第一章 总则
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二章 文件签发管理
一、 发文规范程序及要求 1、文件拟制的责任划分
（1）总经理办公室：负责撰写总经理交办的各类文件。
（2）行政部：负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。 （3）各部门：负责撰写本部室规章制度及相关材料。 2、文件的审批程序
（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。
（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。
（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。 3、文件的签发权限
（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。 （2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。
（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。 4、文件的印制程序
1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。 2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。 3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。 5、文件的分发及传阅
（1）文件的分发程序:
a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。
b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。
c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。 （2）文件的传阅
a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。 b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。 二、收文规范程序及要求 1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由 行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。
先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。 3、承办落实。
承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:
1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。
2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司XXX信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第—个字母, XXX为编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: XXX-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如: 将 2014年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: XXX-1-2014-001-A 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项《文档》由行政部负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》
一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。 4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式两份供申请部门、公司留存。
第四章 附则
一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员
公司文件资料归档管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一
般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如: 将 2010年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-2010-001-A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管; 人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文
档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
韶关市新江控股资产营运管理有限公司
年 月 日
公司文件档案管理制度
1 产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3 正文
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1 上级来文
（1） 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；
（2） 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1） 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
（2） 公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3） 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；
（4） 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
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