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公司标准行文规定
一、目的
为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。 二、范围
本规定适用于公司对内、对外公文的管理。 三、职责
1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；
2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核； 4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。 四、发文分类
公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；
公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。
1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；
2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；
3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问； 4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；
5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况； 6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；
8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；
9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；
10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；
11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定； 五、发文格式
1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；
2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；
3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符； 4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体； 5、页眉页脚：
对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；
对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”；页脚同对内行文；
6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；
7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称； 六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：
文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工
可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；
涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。
对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；
文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位
工作进展调整办理时间；
发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：可信[20XX]XX号（字
体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times New Roman体，5号）各部门频布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；
2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；
3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。 七、发文管理
1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。 ↓
保管
2、文件编制、审核、批准流程：
制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人力资源部发布； 通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人力资源部发放；
会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人力资源部存。
3、公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式； 4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政人力资源部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；
5、公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁； 八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进行初步定级；
2、公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。
附1 部门文件格式：
1、销售管理文件：KX-XS-001 2、客服管理文件：KX-KF-001 3、技术管理文件：KX-JS-001 4、物流管理文件：KX-WL-001 5、财务管理文件：KX-CW-001 6、行政人力资源管理文件：KX-XR-001 7、电子商务管理文件：KX-DS-001 附2 行文流转表格： 1、发文登记表 2、收文登记表 3、文件签阅表
4、文件销毁审批表 5、文件格式
发文登记表
收文登记表【制度下发文件范文】
文件销毁审批表
文件格式：
关于××××的请示/报告
正文
妥否，请批示。
年 月 日 主送： 抄送：
北京中农可信公司文件
****字【２０**】**号 密级： 签发：
关于*****的通知/决定
正文
公司 年 月 日
主题词： 抄送：
会议纪要
会议时间： 年 月 日 会议地点： 会议主持： 会议记录： 与会人员： 会议主题： 内容简要：
会议主持人签字：
秘密
湖北星瀚企业管理有限公司文件
星企字[2015]31号
关于制定下发《行政公文使用规范》的通知
集团各部门、各子公司：
为进一步规范公司行政公文拟定和处理，强化各部门、子公司公文处理工作的科学化、制度化，有利于公司更好的实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政令畅通，确保各项工作落实。根据公司实际情况，经集团公司研究决定制定本规范。
望集团各部门、子公司接此通知后，组织相关人员学习，掌握公文的基本格式和快速写作方法，提高日常公文的写作能力。
特此通知！
附件：《行政公文使用规范》
湖北星瀚企业管理有限公司
二〇一五年九月二十八日
主题词：下发 制度 通知 主送：综合办公室、财务部、融资部（汉口典当）、物业发展部、武汉城成（振林）置
业有限公司、武汉市橄榄绿商贸有限公司、湖北星瀚传媒有限责任公司、武汉新橄出租车有限责任公司
湖北星瀚企业综合办公室 2015年9月28日印发 （共印8份）
行政公文使用规范
第一章 总则
一、为了适应公司工作实际需要，推进公文处理工作科学化、制度化，制定本规范。
二、本条例适用于集团各部门、子公司公文处理工作。
三、公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
四、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
五、集团各部门、子公司应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，指定专人负责公文处理工作。
第二章、公文的种类
一、公文可分为上行文、下行文和平行文三类；
上行文：指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。 平行文：同级或是不相隶属的的机关单位之间的行文。
下行文：指上级领导机关单位对所属下级机关单位的行文。
二、公文的具体归类：
1、上行文：
报告、请示、议案
2、下行文：
决定、决议、通知、通告、通报、指示、批复、意见、会议纪要
3、平行文:
函
第三章、公文种类的涵义
一、报告：向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议；
二、请示：向上级机关请求指示或批准；
三、议案：向上级机关提请审议事项；
四、决定：对重要事项或重大行动做出安排；
五、决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；
六、通知：要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；
七、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；
八、通报：表彰先进，批评、处罚错误，传达重要情况；
九、指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；
十、批复：答复请示事项；
十一、意见：用于对重要问题提出见解和处理方法；
十二、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行；
十三、函：不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问、请求和答复问题。
第四章、公文的格式
公文格式主要由眉首、正文和版记三部分构成。一般由标题、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关（报送机关）、附注等部分级成。
一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类。
二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。
三、涉及到秘密公文的应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，公文的保密等级标于文件的右上方第一行（3号黑体字）。
四、公文的紧急程度分为特急件、加急件和平级急三个等级，标于文件的左上方第一行（3号黑体字）。
五、请示一般只写主送机关，如需同时送其他上级机关，就用抄报形式。
六、以红头文件形式公文和对外公文一律加盖公章。
七、正文落款处用大写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。
八、版记主题词用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。
九、打印用纸：A4型纸；用于张贴的公文型纸可视情况而定
十、装订要求：多页公文应于左侧两钉平订。
十一、排版规格：每页22行，28字/行，三号仿宋体。
十二、附 件: 正文下空一行，左空两字，三号仿宋，如有序号，后加阿拉伯数字如：附件：1.×××× ， 附件名称后不加标点。
注：公司内部之间使用公文正文部分统一为四号仿宋字体，对外行文一律为三号仿宋字体。
第五章 行文规则
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
一、向上级机关行文，应当遵循以下规则：
1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
2、向上级主管单位请示、报告重大事项，应当经本级负责人同意并签发。
3、请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
4、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄报另一个上级机关。
5、不符合行文规则的上报公文，上级机关可退回下级呈报机关。
二、 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2、集团各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。
3、涉及多个单位（部门）职权范围内的事务，若相互之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
4、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
5、下行文经主管领导审核同意后可印制下发，公文眉头无需签发人栏（平行文亦同）。
第六章 公文拟制与管理
一、公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
1、公文文稿签发前，应当先填写《公文签批单》（见下表）由发文单位办公室进行审核，发文单位负责人签发。
2、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
3、文种正确，格式规范。
4、公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
5、发文单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
6、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
二、公文的收、发文办理和整理归档
1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
4、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
5、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
6、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
公司下发制度文件明细
1、冲锋宣言
2、处罚词
3、收银员制度
4、收银员岗位职责
5、培训概述
6、公司各门店一月工作概述
7、总店所有岗位工作流程
8、公司所有制度
管理制度发放登记（年）
文件管理制度
1.目的
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