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文件名称：档案管理制度 发文部门：集团行政部
收文部门：皇城里文化产业集团各部门、所属公司 发文日期：2015年5月30日 文件有效期：长期有效
档案管理制度
一、总则
1.1 为加强档案管理，为规范集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特
制定本制度，确保集团档案的完整性、准确性和系统性。提供符合集团需求和保证管理体系有效运行的证据，保障集团的业务发展。 1.2 档案的范围
1.2.1集团内部经营形成的各种资料。
1.2.2外部政府机关、行业部门形成的与集团经营或行业有关的公文、通知、批复等资
料。
1.2.3集团直属部门、子公司备案形成的与经营有关的资料。 二、 职责
2.1 档案的管理部门
档案管理由文秘档案保密部管理，其中行政部为上级部门。 2.2 档案管理部门的职责
2.2.1负责统一组织编制、修订、完善集团的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、
管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
2.2.2负责收集、整理、保管集团直属部门及各子公司备案的人事行政和业务类档案。 2.2.3负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立集团档案电子目录。 三、 档案的分类 3.1按内容进行分类
具体各级的分类按各部门档案的具体内容 3.2按保存形式分类
3.2.1纸质形式
3.2.2电子档案：包括各种电子表格、电子文当、扫描方式等形式。
3.3按保密性分类
3.3.1保密档案：处于保密等级限指定人员知晓，一旦泄密会对集团安全、发展造成极
其严重的后果的资料。
3.3.1.1外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；
3.3.1.2集团各子公司招投标书，有关经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等； 3.3.1.3合同，技术协议； 3.3.1.4集团制度汇编原件；
3.3.2一般档案：除以上外，其他均为一般档案。 四、档案的管理
集团直属部门及子公司各部门档案由部门主管进行管理并重视档案的分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理细则。 4.1 档案资料的归档时间
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档
4.1.1即时归档
4.2.1.1集团规定的密级文件；
4.2.1.2重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； 4.2.1.3合同、协议书等正本及过程资料；
4.2.1.4集团干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； 4.2.1.5其他认为需要即时归档的资料。 4.1.2定期归档
4.2.2.1集团直属部门及子公司各部门应在次月3日前整理归档上月文件，编制
档案清单交文秘档案保密部；
4.2.2.1集团直属部门及子公司每年3月29日—3月31日归档上年度文件与资料，
并移交集团文秘档案保密部；
4.2 归档范围
4.2.1集团对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
4.2.2集团收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决
定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； 4.2.3本集团与其他单位来往的文书及权益文书等； 4.2.4集团领导的批示、指示等；
4.2.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议
简报、会议记录等；
4.2.6反映集团内部主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
4.2.7集团直属部门及子公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； 4.2.8本集团与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 4.2.9本集团内部发布的各类广告、宣传材料；
4.2.10本集团的历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 4.2.11外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资
料；
4.2.12财务档案资料； 4.2.13各种实物档案；
4.2.14其他具有利用和保存价值的文件资料。 4.3 档案移交要求
4.3.1集团直属部门及子公司各部门主管负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资
料进行收集，并编制部门类别《文件（合同）管理记录目录》。
4.3.2结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前、请示在后；正件在前，
附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前、依据在后。
4.3.3集团档案分类和分类编号由文秘档案保密部统一集中管理，编号规则见档案管理
规定。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。
4.3.4一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件
存档，经办部门根据实际需要留存复印件或影印本，如因业务处理，原稿须经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，文秘档案保密部以影印本归档。
4.5借阅说明
4.5.1借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 4.5.2借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸
调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
4.7销毁说明
销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章，一并存档永久保存。 五、档案保管
5.1纸质或实物档案的保管
5.1.1档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火
器材。
5.1.2档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅。 5.1.3严防毁坏损失、散失和泄密。 5.2 电子档案的保管
5.2.1档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。 5.2.2电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设置密码，注意防泄。 5.2.3电子文件应定期备份，防病毒等安全措施。 5.2.4备份磁介质应注意防磁。
档案管理制度
第一章 总 则
第一条 目的
为了加强公司各部门档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，对2010年12月13日下发的《档案管理制度》进行修订。
第二条 适用范围
本制度适用于河南新大新材料股份有限公司各部门。
第三条 职责
3.1 信息部负责本管理办法的宣传、贯彻、监督、执行、修订。
3.2 公司各部门负责人应重视本部门文件的资料与管理，明确资料管理员，协助档案室完成归档整理工作。
第二章 制度内容
第四条 归档范围
各部门办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的资料，均属归档范围：
4.1 党群工作文件
指与党务有关的文件及群众团体如工会、共青团、职代会等在工作中形成的各种文件。
4.2 行政管理文件
指企业行政事务、人事管理、职工教育、培训、劳保福利、安全保卫、法律事务、后勤、审计、处理纠纷、外事活动等方面的文件。
4.3 经营管理文件
4.3.1 经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件，市场信息和预测，商标及用户反映等文件。
4.3.2 各种合同、协议文件。
4.3.3 生产供应、经营销售、成本、企业改造等方面的统计报表及用户台帐等。
4.4 生产技术管理文件
4.4.1 生产管理：生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见，劳动工资等。
4.4.2 质量管理：质检报告、质量事故分析、获奖证书等。
4.4.3 标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。
4.4.4 工业卫生和环境保护方面形成的文件。
4.5 企业产权文件
4.5.1 有关部门或单位关于公司的建立和产权界定的批准文件。
4.5.2 股权证明和清产核资工作中形成的各种文件资料。
4.5.3 企业资产产权变动中形成的各种文件资料。
4.6 产品文件
4.6.1 产品设计：产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书等。
4.6.2 产品制造工艺：技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。
4.6.3 产品检测和管理过程中形成的文件，名、优、特产品及获奖产品的有关文件。
4.7 科学技术研究文件
4.7.1 新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。
4.7.2 技术改造和革新文件、图纸。
4.7.3 中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。
4.7.4 经审定发表的学术论文或著作。
4.8 基本建设工程文件
指工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸及房地产有关的文件。
4.9 设备仪器文件
4.9.1 购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。
4.9.2 自制设备仪器的设计图纸、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。
4.9.3 设备台帐。
4.10 会计核算文件
4.10.1 会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款等
4.10.2 会计帐簿：日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、移交清单、涉外帐簿等。
4.10.3 会计报表：财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表等。
4.11 声像档案文件
指公司各部门或个人在企业活动中形成的对企业有保存价值的录音、录像、照片、影片等文件。
第五条 归档时间
5.1 文书档案的归档在次年四月底前完成，其中合同文本除本部门自行保管一份复印件外，原件应当每月月初交至公司档案室存档。
5.2 科技档案资料的归档在单位工程、整体工程竣工后，新装设备、机组投产后两个月内归档；周期长的可分阶段、单项归档。
5.3 会计档案资料的归档按照《会计档案管理办法》执行。
5.4 荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
5.5 声像档案在每次活动结束后整理归档。
5.6 外出考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束后五天内交由档案室归档。
5.7 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
5.8 公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
5.9 每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的
全部文件材料移交档案室归档。
第六条 归档要求
6.1 应归档的文件、材料应由档案室收集齐全。
6.2 正文与底稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
6.3 归档文件材料注意：检查是否已加盖公章，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
6.4 归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。（特别情况处理，如无原件）
6.5 凡是记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有参考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。
6.6 归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
6.7 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成顺序排列好。
6.8 档案制度规定该归档的档案，相关部门未交档案室归档的，要追究部门领导及相关人员责任。
6.9 文件材料归档时，移交部门应编制文件归档移交目录清单一式两份，与档案管理员共同核对无误后，在目录清单上签字，双方各存一份备查。
第七条 密级划分及确定 7.1 公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。
7.2 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括：
7.2.1 公司股东会、董事会、监事会形成的会议记录；
7.2.2 公司工商资料、可研报告、勘探报告、项目方案、地质资料等。
7.3 机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的档案资料，主要包括：
7.3.1 会计凭证、帐簿、财务报表及其它应当保存的会计核算专业资料；
7.3.2 公司大事记；
7.3.3 生产运营过程中形成的所有合同、协议。
7.4 秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的档案资料，主要包括：
7.4.1 公司在全年工作中形成的文件、材料、总结；
7.4.2 单价在２０万元以上的设备仪器档案；
7.4.3 公司范围内工程项目图纸、预、决算报告等。
7.4.4 企业发展过程当中所形成的声像档案；
7.4.5 获得的地市级以上政府部门颁发的奖状、奖杯、锦旗、荣誉证书等实物性档案（成员企业为县级以上）。
7.5 普通是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料，主要包括：
7.5.1 获得的除第7.4.5条以外的荣誉实物；
7.5.2 公司下属各单位在全年工作中形成的设备管理、设备配置、工作安排等方面的文件。
7.6 各部门在生成相应档案时，由其负责人依据上述第7.2条、第7.3条、第7.4条和第7.5条各密级所包括的范围确定注明各类文件资料的密级划分和保密期限的意见，当按规定归档时由档案室管理员根据负责人的意见在档案的指定位置加盖相应密级印章。
第八条 档案的借阅
8.1 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案，需经本部门领导批准，并填写《档
第1篇：个人档案管理制度
一、目的
更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》
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