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电子文档管理规定
第一章 总 则
第一条 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
第三条 本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。
第四条 本办法适用于本公司范围内的所有部门。
第二章 电子文件管理体系
第一条 经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
第二条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文
件，同步归档保存。
第三条 一般电子文件的分类：
1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子
文件；4．影像及多媒体音像数据；
第三章 电子文件的收集与保存
第一条 电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。
第二条 对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。
第三条 电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。
第四条 电子文件稿本代码：
M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；
第五条 文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类，部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。
第六条 成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。
例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号） 例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。
第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。
汉语拼音代码 汉字代码名称
第八条 各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。
第四章 电子文件的归档
第一条 发至经理部备案的电子文件由公司经理部
集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向经理部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。
第二条 存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。
第三条 特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第四条 相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，
第五条 归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，经理部进行永久保存。
第五章 归档电子文件的移交
第一条 对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。
第二条 接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核
实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
第三条 检验结果分别由移交部门、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》
第四条 档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。
第五条 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保
管部门自存，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》
第六章 电子的邮件管理
第一条、 电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电
子邮件账号转借给他人使用。
第二条、 电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称
标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命
令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议
纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划
书等。
第三条、 发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：
1 公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。 2 秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部
门主管对资料的安全性负责。
文档管理规定
1 目的
为规范和加强公司管理制度制定、收、发文件的管理，及时处理公司各类应长期保存文档，准确便捷地查找相关信息，特制定本规定。 2 适用范围
本规定适用于公司级管理制度的制定、修订以及公司工作中形成的各类应存档文件资料的管理。 3 职能职责
3.1 综合管理部是公司文档的归口管理机构。负责各种公司级管理制度、内部重要发文、外来文件的编号、传递、分类、存档、保管。
3.2 各部门对本部门所形成的各类文档和部门内部文件规定进行管理负责。
3.3 管理人员应对自己所形成的文档资料的准确性、完整性、归档的及时性负责，对所利用的文档负保护及保密责任。 4 文档编号
4.1 管理制度编号规则
公司所有的管理制度，按照编号规则统一编号。本文中管理制度是指公司级别的行政、人事、后勤以及财务管理制度。
4.2公司发文编号规则
所有需要综合管理部存档的公司发文，由综合管理部统一编号、输出、流转、存档。
4.3公司收文编号规则
所有需要综合管理部存档的公司收文，由综合管理部统一编号、传递、存档。
4.4所有的管理制度使用统一的封面，正文统一使用小四号宋体，行间距1.5倍，左、右页边距均为2.5cm，上页边距分别为3cm，页眉为1cm，下页边距为2cm，页脚为1cm。 5 文档分类
以下文档需要由综合管理部统一存档管理
5.1 公司级别的管理制度，包含各种行政、人事、后勤、财务类制度。 5.2 公司发文
5.2.1向上级单位、主管部门、地方政府、咨询机构等提交的各种正式文件。 5.2.2公司内部重要决定、通知、人事任免书。
5.2.3公司发布在办公平台及网站上的文件，保留电子版。
5.2.4发给顾客的文件，与投标、报价、合同有关的文件由工程租赁部统一管理。 5.3公司收文
5.3.1上级机关来文，主要指相关主管部门和地方行政主管部门来文。 5.3.2顾客来文、来函，与投标、合同有关的文件由工程租赁部统一管理。
6 文档管理要求
6.1各种需要存档的文档资料无论是电子版还是纸质文件都需要根据不同的类别单独存放，同时建立文件目录，及时更新电子版目录，并定期更换纸质文件夹中的目录，保证目录与存放文件相对应。
6.2 所有的公司级管理制度，经由审核、审批后由综合管理部发放到各部门，并由各部门签收，形成《文件发放记录》与原件一起装订保存。
6.3 公司发文经由审核、审批后由综合管理部统一编号、输出、发放，并由接收单位签收，形成《发文登记表》与原件一起保存。
6.4 综合管理部收到外来文件后，需要存档的在《外来文件登记表》上予以登记，然后根据收文内容将复印件传递给相关部门或人员处理。原件综合管理部留存。
6.5归档文件目录，保留电子版和纸板两种形式的文件目录，随时更新电子目录，保持目录的齐全、准确、真实、无漏项，定期打印纸质目录，保持存档文件与目录一致。 7 文件借阅
7.1公司各部门因工作需要借阅综合管理部存档的相关文件时，应填写《文件借阅登记表》，并在使用完毕后及时归还。
7.2各部门借出的文档资料在使用完后及时归还综合管理部，不得转借。使用过程中必须注意保护不得损坏、遗失。 8相关记录
9本文件修改记录表
文件规范化管理制度
一、 目的：为使公司的文件处理工作规范化、制度化、科学化，提
高文件处理工作的效率和质量，方便文件的有效归档，特制定本制度。
二、 适用范围：公司所有对内与对外文件。
三、 公文种类：
（一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。
（二）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
（三）通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门
和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。
（四）通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。
（五）报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上
级领导或单位的询问，用“报告”。
（六）请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。
（七）批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。
（八）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
（九）函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。
（十）会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事【文档管理规范】
项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
（十一）制度/标准/规定：规定工作标准、工作内容及考核的依据。
四、行文格式：
（一）标题：ｘｘ制度、规定、标准，字体为黑体小二号、加粗、居
中；关于ｘｘ的通知或通报、请示、报告等，标题写在指定的格式内，字体与正文一致；
（二）公司所有制度必须编号：发文的文件编号为三号字、宋体、居
中排布；
（三）正文：一律用四号仿宋体字（表格中的文字可用12号字）；
（四）纸型：正式文件一律用A4纸；
（五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅；
（六）页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm；
（七）公司名、成文日期：在文件最后一行加二个回车的位置，成文
日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二O一一年x月x日，四号仿宋体字；
（八）页末依次写明审批人、审核人、起草人（无审核人的可直接写
审批人）；
（九）抄送单位：四号仿宋体（抄送单位指除主送单位，需要执行或
知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）；
（十）抄报单位：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导）；
（十一）页码：两页以上（包括两页）在页脚居中的位置标识页码“第
X 页共X 页”，五号宋体；
（十二）打印要求：双面印刷，如发现浪费，对责任人负激励10元/
次;
（十三）附件：打印成另外一页，“附件：”两字在正文上空一行，左
空两字的位置，三号仿宋体标识。附件在发文正文中一定要备注附件名称。
五、文件编号要求：
（一）内部便签编号：现行的《永通能源动力集团有限公司内部业务
便签》文件编号不规范，为了不出现文件的遗漏，现要求所有内部便签进行文件编号（编号时不分文种），格式如下：
董事办：YOTTA-B-便-201X-001号
行政部：YOTTA-ADM-便-201X-001号
人力资源部：YOTTA-HR-便-201X-001号
财务部：YOTTA-FN-便-201X-001号
各部门只要属于内部业务便签编制的文件，不分文种，统一按对应部门文件编号格式往下编。
（二）各部门编制的规定、标准、制度编号要求与内部便签编号不同
之处在于除掉“便”这个字，即“XX 部：YOTTA -（X）-201X-001号”，例如：行政部为——YOTTA-ADM-2011-001【文档管理规范】
请注意：各部门编制的制度、规定文件签发后除了用电子邮件通知各部门外，同时必须印发各部门，特别是要报备行政部行政文员备档，以便日后工作的监督与实施。
（三）外部文件编号要求：YOTTA-（外）-201X-001号
（四）编号说明：YOTTA-（X）-201X-001号，YOTTA—企业代码、（X）
—部门简称、201X —发文年限，001号—发文流水号（以年为单位）。
六、文件制作原则：
（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；
（二）观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词
规范，标点准确，篇幅力求简短；
（三）使用国家法定计量单位；
（四）文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称；
（五）所有文件必须有明确的标题；
（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为
“1”，第四层为“（1）”；
（七）为大力精简文件，维护行政公文的严肃性和权威性，凡是可发
可不发的文件坚决不发；可以便函答复的问题，不制发正式公文 ；
（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位或领导。需要
同时送其他单位或领导的，应当用抄报形式，但是不得抄送其下级单位；
七、发文管理
（一）所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式，
制度按照红头文件制作，其它用公司内部便签发文；
（二）公司各部门在职权范围内，部门间商洽工作、咨询和答复问题事
项以函的形式用《永通能源动力集团有限公司内部业务便签》行文；公司内各部门除董事办外，一般不得以“永通能源动力集团有限公司”名义对外正式行文；
（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；
（四）发文的内容应目的明确、简练、思路清晰，不允许出现错字、
漏字、多字现象；
（五）发文必须有发文登记，且记录要详细，清晰，有可追溯性；各
部门可根据本部门实际自行设定适合的、简易发文登记表；
（六）发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签
字或盖章的文件采用电子版形式，将要发文的文件共享的同时，告知相关部门查看，并记录告知对象、时间；
（七）重要文件必须是直接相关人签收，或部门的第一负责人签收外，
其他任何人不得代签；其它文件，本部门人员可以代签收；
（八）收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作，造成严
重后果视损失程度进行赔偿，必要时移交司法机关处理；
（九）修改和签批文件，一律使用黑色水性笔；
（十）签发后的公文，未经签发人同意不得擅自改动。向外发出的文
件在盖章用印时，要由副总经理进行复核。
八、归档管理
（一）所有规定、标准、补充规定一律用制度模板下发，并及时汇总
或修订到本部门制度中。
（二）各部门必须有专人归档管理，每月30日统一交行政部行政文
员处汇编。
（三）所有打印文件必须分类型按月份归类存档，做到每月一清。
九、各部门文件管理员
备注：以上文件不含促销费用类文件。
项目文档管理规范
项目文档管理规范
金蝶建筑与房地产事业部
实施管理部
目 录
1. 目的 ......................................................................................................................................... 2 2. 范围 ......................................................................................................................................... 2 3. 文档发布标准 ......................................................................................................................... 2 4. 文档变更标准 ......................................................................................................................... 3 5. 文档归档标准 ......................................................................................................................... 4 6. 项目文档范围 ......................................................................................................................... 5 7. 文档审计标准 ......................................................................................................................... 6 附件 .............................................................................................................. 错误！未定义书签。
1. 目的
在项目生命周期中会形成很多文档资料，包括工作文档和技术文档。这些文档资料是未来进行系统维护、升级和提供运维服务所必须的，是项目管理中非常重要的一部分工作。为加强项目过程中的风险控制，维护金蝶公司利益，特制订本规范对项目各类文档进行规范管理。
从法律角度来看，项目生命周期中产出的文档代表了金蝶公司作为服务提供方按照合同约定完成交付义务的标志，具有重要的证据作用；同时也代表了客户方对金蝶公司提供的服务的接受和确认。
2. 范围
此规范适用于组织内所有项目的文档管理活动，并且各公司设置了相应的项目管理办公室（PMO）管理项目，各公司可依据自身的实际情况进行修改选用。
3. 文档发布标准
为了规范项目文档的格式、结构、范围和填写标准等，金蝶房地产实施管理部参考公司开发方法论和实施方法论，整理了项目各阶段需要提交的文档名称和模板，通过评审后进行发布，所有在建项目均须使用标准模板。【文档管理规范】
流程说明：
（1） 项目管理专员参考公司实施方法论和开发方法论制定文档模板； （2） PMO对文档进行评审，部门经理对文档进行会审； （3） 审核通过后，项目管理专员通过OA和邮件发布。
注：PMO为项目管理办公室，文档模板见实施工具包中，参考选用。
4. 文档变更标准
在文档使用过程中，如果发现文档模板或提交方式等有问题，可以提交变更需求，由PMO进行评审，评审通过后，由PMO修改并进行发布应用。
流程说明：
（1） 顾问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核； （2） 部门经理汇总后提交PMO评审；
（3） 项目管理专员根据需求修改标准模板，并发布应用。
5. 文档归档标准
一般而言，项目生命周期中的重要文档都需客户方项目经理签字并加盖公章。但考虑到文档重要性不同以及实际情况的复杂性，不同性质文档的确认标准也有所不同。需要客户签字或盖章确认的各项目成果、文档和文件一律采取书面形式提交PMO，不得通过口头、电子邮件等其他形式。纸质文档提交的同时，需要提交版本一致的电子档（在盖章审批的时候作为附件提交即可），以供PMO进行项目配置管理。
流程说明：
（1） 项目经理将经客户项目经理签字盖章的项目文档原件提交部门经理； （2） 部门经理审查确认后，将文档（原件）提交PMO； （3） PMO盖章后，留一份存档，同时更新文档服务器（VSS）； （4） PMO将经公司盖章的文档返回给项目经理。
6. 项目文档范围
实施类项目周期主要包含项目规划、蓝图设计、系统建设、系统切换和持续支持五个阶段，开发类项目周期主要包含规划、设计、编码、上线和验收五个阶段，各个阶段的工作任务不同，所涉及和需要提交的文档也有所不同。 实施类文档清单：
第1篇：文件管理制度标准版
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文：请示，报告，计划，总结；
3、2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3、3平行文：信函，会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
4、9日期：
4、9、1一般应写发文日期；
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期；
4、9、3重要的文件写签发的日期；
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8、1文号编码规则
8、2《文件编号使用登记表》
8、3《对外发文登记表》
8、4《对内发文登记表》
8、5《收文登记表》
8、6《文件处理单》
8、7《传阅单》
8、8《用印登记表》
8、9对外发文格式
8、10对内发文格式
8、11报告总结格式
8、12会议纪要格式
8、13会议记录格式
9、修订及实施
9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
9、2本规定修订权在公司。
9、3本规定从二零零四年五月一日实行。
第2篇：电子技术文件管理制度一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
六、责任追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。
第3篇：机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
（二）按领导签批的范围进行传阅。
（三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
（四）归档，交上级部门。
二、传阅
（一）传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
（二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
（三）对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
（一）机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
（二）对于机要文件，要单独存放，严加保管。
（三）借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
（四）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
（五）涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
（一）传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
（二）凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
（三）干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
（四）机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
第4篇：办公室管理制度第一章总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一）文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二）文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理（
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性
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