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文件分类标准管理规程SMP
一、目 的：明确公司所有文件的分类管理办法，使文件的管理规范有序，方便查阅。
二、适用范围：适用于公司现行的所有文件。 三、责 任 者：综合管理部。 四、管理办法：
１ 公司文件从文件、机构与人员、厂房和设施、设备、物料、卫生、生产、检验、
销售、验证等十个系统对文件进行分类，每个系统又分为管理标准和记录表格。
1.1 机构与人员管理文件系统又可分为行政管理制度和岗位职责两类。其中行政管理制度分为：人事管理制度、工作（劳动）纪律管理制度、财经管理制度、安全消防管理制度、文明卫生管理制度；岗位职责（责任制）系指：从总经理到科员的各级行管干部的工作职责（责任制）。
1.2 生产和质量管理文件系统包括标准类和记录（凭证）类。其中标准类分为：管理标准、技术标准、操作标准三部分；记录（凭证）类分为：生产管理记录、质量管理记录、质量检验记。
1.2.1 技术标准文件是由国家与地方、行业与企业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求，包括：产品工艺规程、原料、辅料、包装材料、工艺用水、中间体、成品质量标准和检验操作规程。
1.2.2 管理标准文件是指企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、标准、办法等书面要求，包括：生产管理、质量管理、卫生管理、验证管理、人员培训、文件管理、辅助部门管理、紧急情况处理。
1.2.3 工作标准文件是指以全体工作人员为对象，对工作范围、职责、权限以及工作成绩考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。包括：工作指令、岗位责任制、岗位操作法、各项工作标准操作规程。
1.2.4 记录（凭证）是反映实际生产和质量控制活动中执行标准情况的实施结果。其中记录包括： 生产操作记录、质控质检记录、报表、台帐等。凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、 卡、牌等，如产品合格证。
2 该文件自总经理批准之日起，公司的文件分类管理一律按上述办法执行。
3 公司文件分类管理系统图。
销售 验证 质量
记录表格 公司文件管理系统图
质量
质量检验标准
销售 验证 文件 机构和与人员 厂房和设施 设备 物料 卫生 生产
销售管理标准验证管理标准 验证操作标准 文件记录表格 厂房和设施记录表格 设备管理记录表格 物料台账 物料管理记录 卫生管理记录表格 生产管理记录表格 生产操作记录表格 质量管理监督记录 质量检验管理记录 质量检验记录 销售记录
验证管理记录表格 验证操作记录表格
原辅料、中间品、成品检验记录 原辅料、中间品、成品检验报告书 包装材料检验记录 包装材料检验报告
生产
管
理标准
物料 设备 厂房和设施 文件 文件标准 机构标准 人员标准 厂房标准 设施标准 设备管理标准 生产设备维护保养规程 生产设备操作规程 检验仪器维护保养规程 物料管理标准 环境卫生管理标准
卫生
区域卫生管理标准
工具、设备卫生管理标准 人员、服装卫生管理标准 生产管理标准 生产操作标准 生产工艺规程
质量管理标准
检验程序管理通用方法操作管理 检验仪器操作规程
滴定液与培养基的配制操作规程 原辅料、中间品、成品检验规程 包装材料检验规程
玻璃仪器操作规程
企业标准文件管理规程
一、目 的：规定本企业标准文件起草、修订、编写、审查、批准、发布、撤销、印刷、复制及保管的原则，制定程序和步骤。
二、适用范围：本制度适用于本企业管理标准和工作标准的文件管理。
三、责 任 者：公司各部门负责人及文件起草、修订、编写、审批、印制、保管者。
四、内 容：
1、文件起草的基本要求
1.1 文件起草应贯彻执行国家有关政策、法令和法规，并与同级有关标准相互协调，下级标准不得与上级标准相抵触。
1.2 文件的文字表述应准确、简明、通俗易懂，逻辑严谨，不应有含糊不清文字。
1.3 文件应具有可检查性，尽量做到定量化。
1.4 要充分吸收和运用国内外先进管理经验和工作经验，并结合本企业实际情况，把行之有效 的管理方法和工作方法纳入标准文件。
1.5 标准文件格式要符合GB/T1.1-1993的规定。
2、标准文件起草程序
2.1 根据标准化工作计划，要求明确制订标准文件的目的和适用范围，确定标准
文件的名称和起草人。
2.2 带基础性的标准文件或涉及面广的重大标准文件，由公司综合管理部组织有关部门共同起草；管理标准由各主管职能部门负责起草；工作标准由有关部门负责组织起草。
2.3 编写标准文件草案。
2.4 将标准文件草案送到标准文件的执行部门、监督部门、有关业务部门及有关人员征求意见。
2.5 标准文件起草部门汇总各方面的意见，进行修改，形成送审稿，并提出贯彻行的措施、建议。
3、标准文件的审核
文件制定后，由技术副总审核。
4、标准文件批准
经审核通过的标准文件，由公司综合管理部进行规范性审定，确认合格后，上报总经理审批。
5、标准文件的发布
标准文件经审批后，由公司综合管理部统一编号、发布实施。
6、标准文件的复审
企业标准文件实施五年后，必须由原标准起草单位进行一次复审，确定该标准是修订、撤销还是继续使用，必要时可以提前复审。
7、标准文件的修订
7.1 经复审确定为需修订的标准文件，应按本制度的程序进行。
7.2 如对电脑储存的标准文件进行修改或删除，应经有关领导批准或相关
部门审核确认后，方可修改或删除。
8、标准文件的撤销
经复审确定为撤销的标准文件，由公司综合管理部下文撤销并统一收缴，凡已撤销的标准文件不得在现场出现。
9、标准文件的印刷和复制
9.1 凡新订和修订的标准文件经审批后，由公司综合管理部按本规定统一
印刷；
9.2 标准文件应与印刷单位签定协议以防标准外泄。印刷文件应与审批文
件一致。
9.3 标准文件的复制，需使用部门提出申请，经公司综合管理部同意后方可进行，复制本应清楚，易读，不可造成因复制工艺而引起的错误。
10、标准文件的保管
10.1 标准文件由公司综合管理部统一编号，分级保管。其中，存档两份由综合管理部保管，其余按编号发放并造册，由标准文件使用部门管理。公司综合管理部，每年将对各级保管的标准文件进 行一次清理，各级保管责任人不得造成标准文件的损坏和遗失。
10.2 凡用电脑储存的标准文件，应以软盘或光盘复制的方法备份保存。各份软盘或光盘应有专人保管，未经许可不得对软盘进行修改和删除的操作。
秘密等级：■普通 □保密 □机密 □绝密
广州懿橙创想有限公司企业标准
YO-WS-S01-001（版本/次：A/1）
体系文件编写规范
编制/日期：
审核/日期：
批准/日期：
2015-12-01发布 2015-12-01实施
发布范围
文件修订记录
目 录
1 目的 ..................................................................................................................................................................................... 4
2 适用范围 ............................................................................................................................................................................. 4
3 定义与术语 ......................................................................................................................................................................... 4
4 职责 ..................................................................................................................................................................................... 4
5 工作内容 ............................................................................................................................................................................. 4
5.1 文件制订的基本原则 ..................................................................................................................................................... 4
5.2 文件制定要求 ................................................................................................................................................................. 4
5.3 正文内容制订说明 ......................................................................................................................................................... 5
5.4 文件类别及编码规则 ..................................................................................................................................................... 6
5.6 文件版次 ....................................................................................................................................................................... 10
5.7 表格/模板制订要求 ...................................................................................................................................................... 10
6 补充说明 ........................................................................................................................................................................... 10
7 相关文件 ........................................................................................................................................................................... 10
8 表格使用指引 ................................................................................................................................................................... 10
1 目的
本规范规定了体系文件编写的一般要求，以保证管理体系文件编写的规范性及统一性。 2 适用范围【文件管理规范或标准】
本规范适用于体系文件的编制。
3 定义与术语
体系文件：在本规范中特指手册、程序、企业标准/制度、表格和模板等文件。
5 工作内容
5.1 文件制订的基本原则
1) 符合性：应符合标准和有关规定的要求。
2) 可操作性：应符合本公司的实际情况。具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好。
3) 协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。
4) 准确性：文件描述应职责分明，语气肯定（避免使用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）。
5.2 文件制定要求
5.2.1 第一页：封面，主要包括：
1)公司最新版 LOGO；
2)文件信息，包括文件类别、名称、编号、版次等；
3)文件编制、审核及审批人员；
4)文件发布及实施生效日期。
5.2.2 第二页：文件修订记录及发布范围。
5.2.3 第三页：文件目录。【文件管理规范或标准】
5.2.4 其他各页：正文及附件，正文内容一般包括：
1)目的
2)适用范围；
3)职责；
4)定义（需要时）；
5)工作程序或内容；
6)相关文件；
7)表格使用指引；
8)附件/附录（需要时）。
5.2.5 页眉，包括以下内容：
1)文件名称；
2)文件编号；
3)版次；
4)页码。
注：封面页眉包括公司最新版 LOGO，不包括页码。
5.2.6 公司名称及文件类别。
5.3 正文内容制订说明
5.3.1 目的
说明程序所控制的活动及控制目的。
5.3.2 适用范围
范围用于明确该文件所适用的有关部门、人员、活动或产品。如：本程序适用于„„。
5.3.3 职责
规定负责实施该制度或与之相关的部门及岗位及其责任和权限。
5.3.4 定义与术语
给出文件中相关术语的定义。
5.3.5 工作程序或工作规范
通常，工作程序或内容一章包含但不限于以下内容：
1)流程图；
2)流程说明
A.按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节；
B.规定应做的事情（What）；
C.明确每一活动的实施者（Who）；
D.规定活动的时间（When）；
1 目的
规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。 2 范围
本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等内容做出规定。适用于所有管理标准的编写。 3 职责
3.1 各部门负责人负责组织本部门的文件起草和修定。
3.2质量手册、程序文件、管理制度和技术文件由总经理组织各相关负责人评审； 3.3所有文件由总经理批准后才能正式投入实施； 4 管理文件编写的总要求
管理文件编写时应符合管理“三化”的总要求，即按标准化、程序化、格式化地进行公司各项管理活动文件化，并形成文件化的管理体系。
4.1标准化：即是将公司的各项管理活动进行归纳和提炼，形成若干中心管理过程，并对这些过程进行定性的描述，规定其若干控制环节和总要求。“标准”即是指“过程”应达到的“水平”。 4.2程序化：是对标准化后产生的各项过程按照5W1H的原则通过规定一定的程序和规范实现其要求，从而使公司的各项管理作业有章可循的过程。
程序化的过程也是实现规范化、格式化的过程。规范化即要求对某一具体控制环节的工作必须规定如何去做，对一些关键重要步骤，必须制订详细的作业指导书，使具体的工作规范化。
4.3格式化：是指流程图化和表格化。流程图化是指将各控制程序尽量以流程图的形式说明控制过程及要求；表格化即对各种工作记录与流程尽量以表格的形式来规定和表达。
“格式”是“程序”的一种体现，格式化即指管理作业按流程图控制、按表格流动。 5 文件编号办法
5.1文件采用以下方式进行分类编号：
a a / b b c c--d d d d
说明：a a ----- GB：质量手册； GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技术规范 b b ----- 管理职能块代码，见表1；
c c ----- 文件顺序号：管理程序为01-99号；管理制度和技术规范为001－999号; dddd--- 文件编制年份。
例如： GZ/QM001-2006：指公司2006年发布的质量管理制度第001号。 表1：管理职能代码
编制: 时间: 批准: 时间:
6 文件的名称、结构及内容编写要求 6．1管理标准
各管理标准均以相应管理过程名称来命名。文件内容及编写要求应符合《附录A 管理标准编写格式和要求》。 6．2 程序文件
6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式来命名，其中“××××”代表相应的控制或管理内容/活动。 6．2．2 程序文件按《附录B 程序文件编写规定》执行。 6．3 支持性文件
6．3．1支持性文件一般以“××××管理制度”、“ ××××规定”、“ ××××实施细则”等方式来命名。
6．3．2技术规范和工艺操作等其它支持性文件参照《附录B 程序文件编写规定》执行。 6．4 工作记录表
6．4．1工作记录是管理体系文件的一部分，并以样表的形式附在文件后，以便随该标准同时受控。表头设计一般应包括“长沙XX有限公司”标识及表格名称。
6．4．2各部门如需使用有关表格时，应严格按样表规定的格式和内容要求填写，但不拘泥于表格及其各单元格具体大小。
6．6．3表格一般采用A4纸设计，页面设置为：上边界：20mm、下边界：20mm、左边界：20mm、右边界：20mm（竖）。 7 正文的层次、编辑要求及页面设置 7．1 正文编辑时层次划分按表2规定。 表2
7．2 正文采用宋体，字体大小一般采用五号（必要时可采用更小号）。
7．3 正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均为0磅；正文页面分一栏:栏宽46字符，间距2字符。 7．4正文中图/表的编排
7．4．1当文中附图表时，应在正文中明确说明何处引用，图表的编号从阿拉伯数字1开始，与正文章节号无关，只有一幅图也应标明。例如：“图1 采购控制流程”。 编制: 时间: 2006-9-21 批准: 时间: 7．4．2图/表的标题应放在图/表的左上角。
7．5页眉设置
所有管理标准均应设置页眉，页眉的设置按表3，文件未尾书写编制人、时间，审批人、时间，批准人、时间。 7．6 页面设置
7.6.1张贴文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：20mm，右边界：20mm，并按A4纸页面横排。
7.6.2装订文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：25mm，右边界：15mm，并按A4纸页面横排。 8 附加说明
本标准由质量部起草，并负责解释和归口管理。表3 说明：
页眉两边竖靠左、右页面边界；“文件名称”为二~三号宋体并加粗；页眉其余文字为五号宋体；
编制: 时间: 批准: 时间:
附录A 管理标准编写格式和要求 1 目的
[描述该管理过程控制的目的。] 2 范围
[描述该管理过程的主要控制环节、内容及该过程控制所适用的场合。] 3职责
[描述控制该过程所涉及的各部门/岗位的职责。] 4 原则
[描述该管理过程控制的整体指导思想和要求。（注：必要时才予以描述）] 5 要求
[对该管理过程所应控制的中心环节及所应达到的状态进行描述。] 6 相关文件
[该过程所涉及的外来文件、内部管理程序文件、管理制度等的清单。]
[备注：当管理标准中同时包括流程或操作细则描述时，其格式应同时满足附件B的相关要求。]
附录B 〈程序文件〉的编写格式和要求 1 目的
[描述实施本制度的目的。] [注：可选节，建议一般不采用。] 2 范围
[描述本制度描述的主要内容及适用的场合。] 3 定义
[描述本程序中涉及到的并需特别说明的术语和名词。] [注：必要时采用。] 4 职责
[描述由哪些部门/岗位人员实施此程序及其权责、接口和相互关系。]
[备注：可选节，当文件涉及程序性内容及不同组织/岗位分工时应对职责划分进行说明。] 5 要求
[描述实施本制度的工作流程、操作细节等。]
[本节中若涉及描述工作流程的内容时应注意以下几点：
a 在每一控制环节，明确输入和输出内容，其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施。
b 明确每个环节控制的各项因素，包括由谁做，什么时间做，什么场合（地点）做，做什么，做到什么程度、怎么做，即遵循5W1H原则和满足规范化要求，必要时应制订具体的作业指导书，作为程序文件的支持性文件；适当时也可以编制附录，作为程序文件的一部分。
c 程序描述一般以流程图为主线的方式来表达，必要时在流程图中采用注解的形式对某一过程进行说明。
对用流程图的方式无法表达清楚的内容，也可直接在正文中用文字描述。 流程图的编制应满足下列要求：
流程图应明确规定管理事项的运行空间及先后顺序；
流程图的流线应按管理事项运行的方向流动，一般从左到右，自上而下； 流程图的图形符号按《附录C 流程图表示方法》规定。
d 程序描述的内容应符合相应要素管理标准的规定，同时满足程序化、格式化的要求。] 6 相关文件
[描述本程序所引用的文件及其支持性文件。]
[注：可选节，当有引用文件或支持性文件时必须采用。]
第1篇：文件管理制度标准版
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文：请示，报告，计划，总结；
3、2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；
3、3平行文：信函，会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；
4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。
4、9日期：
4、9、1一般应写发文日期；
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期；
4、9、3重要的文件写签发的日期；
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8、1文号编码规则
8、2《文件编号使用登记表》
8、3《对外发文登记表》
8、4《对内发文登记表》
8、5《收文登记表》
8、6《文件处理单》
8、7《传阅单》
8、8《用印登记表》
8、9对外发文格式
8、10对内发文格式
8、11报告总结格式
8、12会议纪要格式
8、13会议记录格式
9、修订及实施
9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
9、2本规定修订权在公司。
9、3本规定从二零零四年五月一日实行。
第2篇：电子技术文件管理制度一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
六、责任追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。
第3篇：机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
（一）机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
（二）按领导签批的范围进行传阅。
（三）需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
（四）归档，交上级部门。
二、传阅
（一）传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
（二）机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
（三）对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密
（一）机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
（二）对于机要文件，要单独存放，严加保管。
（三）借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
（四）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
（五）涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档
（一）传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
（二）凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
（三）干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
（四）机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
第4篇：办公室管理制度第一章总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。
第三章工作规范
一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章办公室事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
（一）文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
（二）文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理（
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写《发文簿》（需要时）→张贴→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁
（三）档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公
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