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瑞普(天津)生物药业有限公司
Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.
公司文件管理制度
1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号 6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。
6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。 6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。 6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。
例：一.
（一） 1、 （1） 2、 （1）„„
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。 7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和
英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表； 8.发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 对外发文：
拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 9.附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办； 9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发； 9.3本制度自下发之日起生效。 9.4附相关支持性文件。 9.4.1文件页面格式 9.4.2文件阅办单 9.4.3公文拟稿纸 9.4.4标题格式
签发：
二零一零年一月十五日
模板一
瑞普(天津)生物药业有限公司
Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.
公司文件资料管理制度
瑞普津 管字（XXXX年）XXX号
签发：
主题词： 报送： 发送： 抄送：
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）
编写 吴金林
一、档案整理几个概念
(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围
（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。
2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
5）以“件”为单位档案整理的适应范围：
（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。
二、档案分类、档号编制
（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
（二）档案的分类和大类设置办法
1、大类的设置
原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
2、各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。
2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。
此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。
以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。
以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。
此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
4）年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。
此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。
3、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。（种类有基建、设备、科研等）
4、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。类别有凭证、账薄、报表、其他。
5、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种
6、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
1、全宗号的编制
全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
2、目录号编制。
填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。
2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3）目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。
3、案卷（件）号、页号
1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两
个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号。 2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷（件）内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷（件）内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。
页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。
我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。 整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。
三、档案整理的质量要求：
（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。
1）归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；
2）收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；
3）文电合一；
4）底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；
5）有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；
公司档案管理制度
为规范公司文档资料管理，加强文档资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文档资料，为公司各项工作提供便利，提高公司文档的实用性和有效性，结合公司的实际情况，制定本管理办法。
公司文档范围确定为：文书文档、电子文档、声像文档
技术部、市场部、办公室、财务室项目负责人完成的各种文档，除个人备份外，要主动交办公室存档备份，并填写文件交割清单，交接人双方签字确认（财务室除外），如因不履行文档交割存档制度造成的重要文件丢失，公司要实施问责。
文书文档分为：基础文档、技术文档、市场文档、项目发展文档
一、主要存档范围：
（一）基础文档：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会形成的文件材料；
3.公司管理制度、流程；
4.财务、会计及其管理方面的文件材料；
5.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
6.教育培训方面的文件材料；
7.公司资质
8.知识产权、商标保护文件
9.奖励决定、媒体宣传文件
（二）技术文档：
1.设计文件；工艺文件；
2.技术研发资料、调研资料、技术图纸、技术文档、技术合作合同等；
3.合作单位资质、产品检测报告等证明材料；
4.产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；
5.仪器仪表、机器设备方面的文件材料；
6.施工日志、检测数据、不同施工阶段垃圾样品及照片、工艺视频资料。
7．各种总结报告；
8.对外技术合作文件
（三）市场文档
1.市场营销方面的文件材料包含PPT等；
2、技术设计服务方案
3.市场信息、调研情报方面的材料；
4.技术宣传方案
（四）项目发展文档
1.区、市、国家对口单位的项目咨询、明细文件
2.上报项目呈文稿件
3.项目跟踪以及立项文件
4.各项政策、规定、法律、法规等文件。
二、文书文档管理办法：
公司办公室在主管副总的领导下，具体负责文书文档管理、协调。
（一）负责公司文件和有关资料的收集、汇总、整理、分类、保管、保护、统计等工作，贯彻执行公司各项规章制度，严格做好文件资料保密工作；
（二）. 协助做好公司各种宣传活动的开展工作，收集整理展览会资料、广告彩页、装订成册；
（三）. 公司内部产品图纸、工艺文件、技术数据、质量保证体系文件及更改单的正本存档、建档、保管；
（五）. 管理公司重要资质证件,收集建档外部文件；
（六）. 管理公司非技术资料、公司文件、公司制度的归档，公司员工人事档案的保存；
（七）.公司培训、教育文档，负责公司宣传网站内容的定期更新；
（八）. 对其他部门文件、资料工作进行监督、指导和检查，组织业务学习与培训，发挥文件资料的信息源作用；
（九）．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
（十）．文档分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类（企业管理文件、人事、体系文件、技术类文件、外来标准、国际标准、国标、行业标准等）外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。建立的档案目录、编号方法。
（十一）．公司存档文件调阅权限由副总经理以上领导掌握，部门需要调阅文件时要经副总经理批准。
（十二）．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时设法补救，超过一天的借阅应填写文件交割清单签字确认。
（十三）．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引、目录资料；4）提供相关的电子文档。
（十四）、公司技术部文档包括工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字材料要做到分类清楚、日清日结，及时录入微机存电子档。每周主动交由办公室存档。
三、技术资料归档管理办法
公司的仪器设备档案是公司重要的技术储备，为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用，规范公司仪器设备资料的归档管理工作，结合公司实际，特制定本规范。
（一）、仪器设备资料归档范围
1、作为公司固定资产的仪器设备，凡价值在500元以上的购置计划、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。
2、价值在5000元以上的仪器设备，还应包括《仪器设备验收报告》，价值在10万元以上的仪器设备(包括大精设备和进口设备)，还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。
3、有关设备管理文件，未生效的合同、协议书，仪器设备广告宣传品、说明书等资料。
4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有：
①大精设备和进口设备的使用记录；
②保养记录、故障维修记录；如需要将出具周期检测证书。
5、仪器设备报损、报失、报废的有关申报、审批文件。
6、固定资产设备在异动、调剂、报损、报失和报废等设备处置方面应予归档的资料有：
①报废、报损、报失的仪器设备，必须将处置申请报告、《报废报告单》、《资产处置申请表》、资产价值凭证(固资卡片)归档。
②调拨和异动的仪器设备，必须将调拨报告、批复、《设备异动报告单》归档。
（二）、仪器设备资料归档步骤
1、固定资产到货后，设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点，做好验收登记工作。
2、设备采购责任人，必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记，移交清楚设备资料收集、移交手续。
3、档案员对收集的设备资料，应按要求分类登记、整理，作好保管或移交工作。
4、价值10万元以上的贵重设备，归档资料整理完毕后及时存档。
（三）、仪器设备资料归档要求
1、各设备接收部门，在办理设备出入库手续时，必须首先完备资料归档手续。
2、设备运行、维修、处置资料，应在第一时间归档。
3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作，设备占有使用部门，必须将应归档的设备资料原始件归档。
4、仪器设备文件材料，必须使用蓝黑墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整，图样要清晰，文面要整洁，不得涂改。
5、对不合归档要求的仪器设备资料，应采取措施及时补齐后，方予办理出入库手续。
6、批量同型号设备技术资料，可只上交其中一套，其余资料随机由使用部门保存。
7、设备技术档案存档交原始件，复印件由使用部门、负责人保存。查阅技
术资料按《公司档案管理办法》的规定执行。
四、电子、声像文档管理办法【文档管理办法】
电子文档是公司办公文档的重要组成部分
1．为防止文件资料的损毁，延长资料的使用寿命，维护资料的安全，及时做好备份更新工作，刻制光盘保存。
2．文档要分类管理，目录加密，每季度进行光盘、硬盘备份。
3．文档电脑要专人专用，密码管理。各部门员工电脑的设置密码统一报由办公室保管。
4．不能私自更改电子文档内容。
文件管理办法
第一章 总则
第一条 为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 按照“严谨、高效、优质”的原则，综合办负责公司文件管理工作。协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密。
第三条 本办法是规范公司行政性文件的管理。主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。
第二章 收文办理
第四条 收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理。【文档管理办法】
第五条 收文登记
1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。
2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。
第六条 拟办。综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示。
第七条 批办。公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理。
第八条 承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。
承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。
第九条 催办、办复、归档。综合办对文件办理应跟踪、催办。承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导，并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。
第三章 发文办理
第十条 发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括：拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。
第十一条 拟稿、核稿。
1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。如需相关部门会签的，应送相关部门负责人
会签。
2、核稿重点是：
⑴是否需要行文。
⑵文稿内容是否符合要求。
⑶文字表达是否清晰。
⑷使用文种是否得当。
3、综合办应对文件体例、格式、行文规则等审核把关。对存在以下情况之一的，实行退文处理：
⑴直送领导个人，领导交办专题事项和紧急突发文件除外。
⑵越级行文。
⑶文件主旨表达不清，错漏文字严重。
⑷未按领导批示行文。
⑸主送或抄报、抄送不当。
⑹文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等。 ⑺不使用规定文件版头。
⑻其它不符合行文规范的问题。
第十二条 审批、签发
1、综合办核稿后由拟稿人呈送公司领导审批、签发。
2、公司分管领导按职责权限审批，呈报总经理审批的应在分管领导签署意见后呈送。重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。
3、签发文件。
⑴公司行政编号文件由总经理签发。
⑵公司行政对外发文必须经公司分管领导审核和总经理审批。【文档管理办法】
第十三条 校对、编号、用印、分发、存档。
1、文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改。
2、以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送综合办复核签字和编号。
3、拟稿人负责校对、打印正式文件和办理加盖印章。正式文件打印份数按存档一份及外发文件数量而定。
4、经综合办编号的文件，拟稿人应将盖章后的正式文件及其电子文档、连同领导修改审定底稿送交综合办，由综合办统一发文后归档。非编号的业务性内部发文，由业务部门发文，并指定专人按规定归档。
第十四条 公司内部下发的人事任免类文件由综合办编号、发文、存档。
第四章 文件的主要种类和行文规则
第十五条 文件的主要种类
1、决议。经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。
2、决定。对重大问题或行动做出安排或决策。
3、规章制度。由公司制定或批准，规定某些事项或职权。
4、通知。传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项。
5、通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
6、请示。向上级请求指示和批准。
7、报告。向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求。
8、批复。答复下级请示事项。
9、函。相互商洽、询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等。
10、会议纪要。记载会议主要精神和议定事项。要求与会单位或人员共同遵守、执行。
第十六条 行文规则
1、在职权范围内行文。
没有公司领导授权，任何部门或个人不得对外行文。部门文件只作为公司内部业务工作布置、请示、报告使用。
2、根据工作关系行文，选择适当文种。
向下属单位制发下行文，如决定、通报、通知、批复等。向上级单位、部门制发上行文，如请示、报告、汇报。平行关系、不相隶属关系的文件往来使用平行文，如函等。
3、确定行文路线。
上下行文一般采用逐级行文，不得越级请示和报告，如特殊原因需越级行文的，必须抄报被越过的单位。重要事项下行文可采用多级行文，同时通报，提高工作效率。
4、确定行文方向主次。
普发性下行文件可以多头行文。上行文或指导性文件通常以一个单位为主要受文者，即一个主送单位。
本文来源：http://www.gbppp.com/jy/370576/
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