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行政办公用品管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为适应单位管理的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度所指办公物品为单位日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、5墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章 办公用品分类
第三条 行政办公物品的分类
行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产（办公固定资产和办公低值资产统称办公资产）、办公用品。
1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。
2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具
及办公设备。
3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。
第三章 行政办公物品的管理职责
第四条 办公室的主要职责：办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：
1、供应商选择及管理：
2、组织各部门行政物品管理程序监控；
3、年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行：
4、行政办公物品的分配、调拨、维修和报废；
5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。
第五条 部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行单位的资产管理制度；部长负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部室内的办公设备等资产。
第六条 资产使用人的主要职责：应该爱护单位财产，合理使用办公设备，由人力资源总部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为
破坏，由使用人自行付费维修，并报送办公室进行维修登记。
第四章 行政办公物品采购
第七条 办公用品采购
1、办公室每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入单位全面预算，报单位财务部列入每月全单位资金计划。
2、办公室持相关票根据单位相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预算执行台帐。
3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由办公室主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。
第八条 办公类服务采购
办公类服务采购指单位各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。
1、单位办公室办公室进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。
2、单位各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在单位办公室公布服务供应商范围内选择。
第九条 办公资产采购
1、办公资产采购计划
办公资产使用部门编制《年度办公资产采购计划》并纳年度预算和经营计划，经主管领导审批通过后提交办公室汇总。
办公室汇总各部门《年度办公资产采购计划》后编制单位年度采购计划，提交单位领导审批，审批通过后由办公室执行采购计划。
2、办公资产临时采购报批
各部门临时需要购置办公资产时，填写《资产购买申请单》（见附件二），经单位领导审批通过并签字后，提交办公室实施采购。
3、实施采购
办公室进行货比三家的方法进行询价后，连同资产申请表和询价后的采购报价单上报单位领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。
4、验收
办公室汇同使用部门根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，办公室和使用部门各自登记办公资产台帐，填制固定资产卡片。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《资产购买申请表》和购物明细复印件由办公室统一保管。
第五章 办公物品的管理
第十条 办公用品配发
1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。
2、办公用品每月第一周领用配发。办公室负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。
3、办公用品原则每月一次领清，不得另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请。单价超过100元以上的办公文具由办公室主管主任审批。配发后办公室登记台帐，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。
4、员工在单位内部调动，其使用的办公用品可以带走。 第十一条 办公资产的管理
1、资产调拨
部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》（见附件三）。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—办公室确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。
2、资产报废
由部门负责人填写《资产报废申请单》（见附件四），报
办公用品采购岗位职责
1. 为合理控制办公用品费用支出，加强管理，保证质量，节省开支，降低成本。
2. 采购所涉及的办公用品包括：
1）、办公家具，如桌椅、文件柜等；
2）、办公设备和办公用具，如计算机、打印机、打孔器等；
3）、日常办公用品、耗材，如笔、打印纸、墨盒等；
4）、其它。
3. 采购办法
1）日常办公用品、耗材等实行定点采购制度。按照“产品质优价廉，供货商信誉好、售后佳”的标准，根据供应商报价，向价位较低的供应商采购。
2）单价超过100元的办公用品实行审批采购制度。 采购由总部派人组成，原则上不少于两人。采购申请获得批准后，由采购员按“产品质优价廉，供货商信誉好、售后佳”的标准，货比三家后采购。
4. 采购审批程序
1、总价值100元以下的申购人填写《办公用品购置计划表》—部门主任办公室主任审核————部门经理审批—办公室统一购买
2、总价值超过100元小于500元的申购人填写《办公用品采购申请审批表》——部门经理审批 ——分管副总经理批准——办公室统一购买
3、总价值超过500元的申购人填写《办公用品采购申请审批表》—
—部门经理审批——分管副总经理审核——总经理批准——办公室统一购买
5. 办公用品的验收、入库办公用品采购回后，由办公室验收，验收合格后填写入库单将办公用品入库。属于固定资产的，由财务部登记造册。
6. 本职责适用于公司内各部门，各子公司参照执行。
办公用品管理规定
第一章 主题内容与适用范围
为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本规定。
第二章 办公用品的购买
办公用品购买细则
第一条 原则
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。
第二条 办公物品的申购
根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 向行政经理通报，确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。
第三条 采购规定
在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。
办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。
行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。
第四条 验货
所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。
第五条 各部门申请办公用品
办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买办公用品申请表”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第三章 办公用品的分类、领用及报废处理
第六条 办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。
2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。
3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。
第七条 管理和发放：
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门办公用品费用核定及有关规定：
①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应
经行政经理同意。
③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。
④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。
⑤、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。
⑦、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
第八条 报废处理
对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第四章 办公物品的保管
第九条 填写清单
所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。
第十条 保管
必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
第十一条 盘存
办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。 第十二条 印刷品与纸张管理
印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。
第十三条 持有量调查
必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷
xx办公用品管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范xx（以下简称“xx”）办公用品管理，使之即满足工作需要又杜绝铺张浪费，提高利用效率，降低办公经费，结合内控及工作实际情况，特制定本规定。
第二条 本规定明确了办公用品的管理职责、分类、配置标准、计划、采购入库、领用、移交、登记与盘点、报废、考核等事项。
第三条 本规定的办公用品范围为xx在经营活动中集体使用和个人使用的物品。
第二章 管理职责
第四条 办公用品的归口管理部门为综合部，其职责如下：
一． 负责按科学管理及方便办公需求等，及时修订完善办公用品管理制度；
二． 负责制订及完善集体和个人办公用品的配置标准、使用年限或更新周期等；
三． 负责编制年度、月度办公用品的费用预算、采购计划报批；
四． 负责组织入库验收、领用发放；
五． 负责建立办公用品管理台帐、对集体和个人办公用品的登记建卡、落实保管人、组织交接、组织盘点等日常管理；
六． 负责建立办公用品的外委维修的管理工作；
七． 负责组织办公用品的报废鉴定及废品处理、残值回收等；
八． 按办公用品的具体管理保管要求明确岗位职责和工作标准。
第五条 各部门负责人的职责如下：
一． 负责将部门集体使用的办公用品确定专人保管，督促保管人做好所管理的办公用品的保管、养护等工作；
二． 负责部门集体和个人办公用品需求计划的审核，组织配发用品的质量验收工作；
三． 负责组织部门人员配合归口部门组织的办公用品登记建卡、盘点、报废鉴定等工作。
第六条 办公用品保管人的职责如下：
一． 验收配发的办公用品质量及维修后的办公用品质量，确保办公用品满足有关规定；
二． 保管、使用好配发的办公用品，及时提出维修计划及按期进行维护保养，延长耐用物品的使用寿命；
三． 保管、使用好指定管理的集体办公用品，或指导相关人员按操作规定进行使用，及时提出维修计划按期进行维护保养，延长耐用物品的使用寿命及为办公提供方便；
四． 负责提出办公用品需求计划、领用申请、报废申请。
五． 配合办公用品建立台帐、建卡、盘点、报废鉴定等工作。
第三章 分类及配置标准
第七条 办公用品分类：
一． 按资产属性分：固定资产和低值易耗品。固定资产是指单件用品使用年限、价值达到资产管理限额应纳入固定资产管理的；低值易耗品是指达不到固定资产管理的其他用品；
二． 按耗用特性分：耐用消耗品和常用消耗品。耐用消耗品包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机、计算器、文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几、笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、美工刀、插线板、印台、图板、黑板、U盘等；常用消耗品包括：水笔、笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长尾夹、记号笔、电池、白板笔等。
第八条 办公用品配置标准：
一． 办公用品配置原则是严格执行上级有关规定，结合生产和经营实际合理配置公用和个人办公用品，避免闲置和浪费。
二． 办公用品配置标准是满足生产和经营及个人办公的基本需要，根据部门、岗位的需要配置相应的办公用品，具体配置标准见附件。
第四章 计划、采购、入库、领用
第九条 办公用品计划：
一． 办公用品的计划分年度需求计划，月度需求计划。
二． 各部门结合实际情况在分解综合预算前提出年度需求计划，报归口部门汇总审核，经批准后的计划费用纳入办公费预算。
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