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5、建立档案管理制度
包括5 个制度：1、 立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。2、 档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。3、 档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4 、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。5、 机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。
立卷归档制度
为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。
一、归档范围
凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：
1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；
2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；
3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；
4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。
二、归档时间
1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；
2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；
3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；
4、档案室须在次年六月底前完成本单位上年度文件资料的立卷归档工作。
三、归档要求
1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；
2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；
3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；
4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；
5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。
四、档案整理
档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：
1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单一、类型鲜明、年度不混、保管期限准确；
2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。
3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；
4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。
五、阅档要求
1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；
2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；
3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；
4、外单位人员不得擅自进入档案室；
5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。
机关档案人员岗位责任制
1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律
法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。 2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。
3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。
4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。
5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。
6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。
档案保管制度
1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。
2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。
3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。
4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。
5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。
6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。
档案保密制度
1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。
2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。
3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。
4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。
5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。
6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。
档案利用制度
1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。
2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。
3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。
4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料
5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。
6、做好利用登记和利用效果登记。
档案统计制度
1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。
2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。
3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。
4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。
档案移交制度
1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上年度应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。
2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。
3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。
4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。
5、凡在机关档案向档案馆移交前移出档案的，必须经分管领导审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。
1. 目的
规范公司建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。 2. 适用范围
本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。 3. 术语与定义
3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等； 3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷；
3.3 归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送经整理立卷的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成并经过整理立卷的工程文件、资料及时送行政管理部的过程；
3.4 移交：工程竣工验收后，公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。 4. 职责 4.1 行政管理部
4.1.1 负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作； 4.1.2 负责建立公司工程档案的分类、检索及调用体系；
4.1.3 指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档；
4.1.4 协助开发管理部完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作；
4.2 项目工程部
4.2.1 负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密；
4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料；
4.2.3 负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收； 4.2.4 负责按照工程档案相关规定和要求移交； 4.3 工程管理部
4.3.1 负责收集和整理从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档；
4.3.2 负责监督和检查项目工程部对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密等工作； 4.4 开发管理部
4.4.1 负责收集和汇总整理各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档； 4.4.2 负责收集和整理各工程立项文件并立卷、保密、归档； 4.5设计管理部
4.5.1 负责收集和汇总整理各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档； 4.6 成本管理中心
4.6.1 负责收集和汇总整理工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密；
4.6.2 负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分散招投标采购文件的组卷归档和保密工作；
4.6.3 负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。 5. 工作内容
5.1 工程档案管理体系的建立
5.1.1 建立工程档案管理的组织体系； 5.1.2 各职能部门应制定内部档案管理制度；
5.1.3 公司由一名领导分管档案管理工作，并根据实际情况设置专职或兼职档案工作人员； 5.1.4 行政管理部统一制定工程档案的编目，设定系列编号、指导各部门按该体系分类编目，并制定工程档案归档计划；
5.1.5 各职能部门须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员 按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。
5.2 工程档案的收集、整理
5.2.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间；
5.2.2 各职能部门专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别；
5.2.3 各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹；
5.2.4 各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件；
5.2.5 各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次整理，以保证预立卷文件、资料的完整。
5.3 工程档案的立卷、归档
5.3.1 案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式； 5.3.2 各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交项目工程部归档；
5.3.3 工程管理部须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任务后向项目工程部提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件；
5.3.4 在工程竣工后，工程管理部须督促项目工程部组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在7天内完成对项目竣工档案的整理、核实、确认、立卷、归档等工作；
5.3.5 各职能部门必须要求勘察、配套、材料设备供应、施工、监理等单位完成其工作任务或阶段性任务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、资料，并组织各专业技术人员、管理人员和专（兼）职档案员在30天内完成核实、确认、立卷、归档工作； 5.3.6 各职能部门宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备使用，对电子版文件做好备份工作。
5.3.7 开发管理部应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。 5.4 工程档案的移交、保管
5.4.1 移交工程档案应编制清单目录，并符合下列规定： a. 工程档案必须规范完整、准确、系统； b. 工程档案必须符合归档的质量要求；
c. 工程档案必须与清单目录保持一致； d. 工程档案必须有交接、签字、盖章。
5.4.2 项目工程部须根据建设当地档案管理机构和竣工验收意见及时对工程档案进行整改，并根据建设当地工程档案移交时限规定移交；
5.4.3 工程管理部须在竣工验收并对工程档案文件整改完成后及时向物业管理部门移交相关工程档案；
5.4.4 工程管理部须在完成大产证的办理或在移交物业管理部门的同时向集团行政管理部移交工程档案；
5.4.5 行政管理部和物业管理部门须对移交的工程文件、资料进行鉴别，剔除无历史保存价值的文件、资料，确保不遗漏关键性的文件、资料；
5.4.6 工程档案资料移交前的保管工作由各职能部门、项目工程部承担；
5.4.7 行政管理部须按照集团制定档案相关管理办法和《建设工程文件归档整理规范》的要求保管工程档案资料。 5.5 工程档案的安全、保密
5.5.1 公司各职能部门以及企业员工对工程档案的安全和保密工作都有不可推卸的义务和责任；
5.5.2 凡属密级的工程档案，应由公司行政管理部统一保管；
5.5.3 对泄露工程档案机密的，应按有关规定视情予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
5.6 工程档案的查阅、利用、销毁
5.6.1 行政管理部部应制定工程档案检索体系，并指导各职能部门及项目工程部制定相应的文档检索系统方便工程档案的查阅和利用；
5.6.2 行政管理部应制定工程档案查阅利用制度，各职能部门和项目工程部应按制度查阅或利用工程档案；
5.6.3 行政管理部须定期对工程档案逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见；
5.6.4 需销毁的档案必须编制销毁清册，经部门领导和公司领导鉴定批准后，由行政管理部具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。
第1篇：企业档案管理规定
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条
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