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1. 目的：保障公司各类工作文件的规范、统一，保证公司管理文件的有效性。
2．范围：适用于本公司各类管理、质量、技术类文件、资料。
3．定义：指本公司行政人事、业务、生产、技术管理各体系文件，包括各类规章制度、方案、报告、计划、总结、图纸、管理手册、程序文件、作业指导书、记录、报表、质量计划、等等，以及外来文件（行业标准、产品说明书、顾客提供的图纸等）。文件介质分为纸质、电子档、音频、视频、光盘、硬盘等。
4．职责
4.1 人事行政部负责公司级文件的归口管理。
4.2 公司级行政人事管理类规章制度，由人事行政部负责制订，总经办批准。
4.3 各部门相关程序文件、技术文件、各类标准、制度、记录表格等，由本部门 负责制订和管理。
4.4 各岗位工作文件，由本岗位人员完成和保管，主管人员检查。
5．作业内容
5.1 制订：公司级文件，由总经办指定专人编写；各部门文件，由本部门负责编 写。所有文件，均应具体实在，具有可操作性；所有文件，均应符合国家法律法 规，不得有任何违法违规字句。
5.2 会审：文件编写后，应经讨论审核并通过。公司级文件草案，应由各部门负 责人开会审核，或单独阅读审核，审核人应表达明确的意见，并签名确认。部门 级文件，应在本部门内开会讨论审核通过，呈公司相关领导审批。
5.3 批准：公司级文件，由总经理审核批准，签名，并加盖公司公章，颁布执行； 部门级文件，由副总经理或人事行政经理审核后批准，签名，颁布执行。
5.4 发行：经批准发行之文件，均应按本制度之规定，由人事行政部门统一编号 颁布发行。受控文件在封面或第一页必须盖有“受控文件”印章，并有文件编号、 版本、修改状态、页码、发放号等标志。非受控文件在封面或第一页上盖上“非 受控文件”的印章，或不盖印章。
5.5 修订：对已经颁布发行正在生效的各级各类文件的修订，如需修订，由原制 订单位在修改记录栏中写明以下内容：修改理由、修改页次、主要修改内容、版 本版次，修改日期、修改部门、修改部门负责人等，公司级文件，由总经理核准
后重新颁布发行；部门级文件，由副总经理核准后重新颁布执行。
5.6 废止：文件内容过时、违法或是文件质量过低，需要废止的，应由最相关部 门提出申请，人事行政部进行审核，并经总经办批准。废止的文件，文件编号不 变，版本版次不可重复使用，文件封面上盖作废文件印章，并知会相关单位废止。
5.7 分发：公司级文件，应分发到各部门，供各部门学习和使用，并由各部门负 责保管。部门级文件，应分发到相关岗位工作人员，由部门统一保管。文件分发 时，收文人应在《文件分发记录表》上签收。
5.8 领用与借用：因工作需要，经部门经理同意，办好文件领用或借阅手续，可申请领用或借用相关文件，用后归还。因业务需要，需将正式文件交客户或供应商时，须盖仅供参考章，且不回收。
5.9 回收：当文件已修订或废止时，人事行政部应依据分发记录，统一回收废止的文件。员工离职，应交回领用或借用的所有文件。
5.10 销毁：已回收的旧版本文件，废止文件，超过保存期限之表单及记录等各种文件，经人事行政部经理核准，应及时办理销毁手续。
5.11 保存：凡有效期内文件，均应有专人妥善保管。因管理经验积累的需要， 过期文件、作废文件，也可由人事行政部进行标识后妥善保存一套完整文件。
5.12 非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，不 得代替受控文件的有效版本使用，不作回收。
5.13 管理类文件编号规定：
公司级：公司代号——文件顺序号；
部门级：公司代号——部门代号——文件顺序号。
文件自然顺序号（001-099），应从小到大，顺序编写，不能断号也不能重号。有关编号规则定义如下：
5.14 通知与通报：发文单位汉字简称—年月与顺序号，如总字第201205012号，即表示总经办2012年5月第12号通知或通报。
5.15会议记录/纪要：如H-20120109-001,H表示会议记录/纪要，20120109，表示2012年1月9日，001为会议纪要/记录的流水号。
5.16质量管理体系文件，按质量体系通行要求执行。
5.17 文字字体、间隔规定：字体：标题文件名用三号黑体，正文用小 四号宋体。行距：1.5倍，上下边距2.5㎝,左右边距3.17㎝。
5.18 页眉页脚：页眉处有公司形象徽标，注明文件名称、文件编号、版本版次、页码页次。
5.19 文件版本/版次规定：文件首次拟定版本为A/0，第一次修改版次为A/1；第四次修改版本改为B；余以此类推。
5.20 电脑文件分类：各部门应制定本部门工作文件夹统一分类标准，员工的 电脑文件，应按标准进行分类，保存在相应的文件夹中，文件的标题应按统一要 求命名。
5.21 电脑工作文件的保存：电脑工作文件，凡客户资料、各种数据记录、相关 文字制度、方案、报表，以及正在编写的工作内容等，应随时保存，确保文件的 安全性。
5.22 各岗位电脑工作文件，应根据工作需要，按要求上报主管，或发送给与本 岗位工作存在上下游工作关系的岗位和部门，任何人不得擅自发送给非本工作上 下游关系的人员，更不得发送给外公司人员，如正常的业务需要，与客户进行业 务沟通和确认，应提供必须的相关内容，并做好保密工作，不得有意或无意泄露。
5.23 凡发送给上司或其它存在上下游工作关系的岗位、部门的工作文件，均应 是经本人检查后的格式正确、内容准确、版面美观的正式版本，不得将草稿或内 容或格式不正确的文件当作工作文件发送给上司，或发送给相关工作人员。
5.24涉及商务秘密、技术秘密、生产秘密、质量秘密、管理秘密的相关文字、 数据、方案、图纸、报表等文件，未经公司授权，任何人不得发送或泄露，否则 按《员工奖惩制度》进行处分，情节严重的依法予以追究责任。
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5.25每季度或年度，部门负责人应对本部门各岗位的电脑文件进行备份，统一 保存在移动硬盘或专门电脑之中。
5.26 各岗位员工在工作调动或离职时，必须作好完整、准确的电脑文件资料工 作交接。
6．0 本制度从二○一二年七月一日开始实施。
7．0 本制度解释权归管理部。
拟制人：鲁漫
审核人：_____________
批准人：_____________
汕头市永嘉发实业有限公司 二○一二年六月十日 日期：2012年6月10日 日期：_______________ 日期：_______________
红头文件管理制度
（2014年修订版）
一、 总则
(一) 为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。
(二) 红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。
(三) 综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四) 红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
二、 公司红头文件使用范围和红头文件代号【文件管理的规章制度】
(一) 规定。
红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。
(二) 决定、决议。
红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
(三) 通知、通报。
红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
(四) 请示、报告。
红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。
(五) 批复。
红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。
(六) 联系函。
红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。
(七) 会议纪要。
红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。
(八) 任免。
红头文件代号为“任”。用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。
三、 红头文件分类编号和红头文件编码
(一) 公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号 。
1. 以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；
2. 以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；
3. 以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；
4. 以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；
5. 以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；
6. 以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；
(二) 公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三) 字母释义。
A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；
【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；
C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。
DD：为月份，如“01”；
EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。
四、 红头文件内容
(一) 红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。
(二) 密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三) 紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四) 红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五) 发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六) 公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表
公司的整体意志。
(七) 红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八) 红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
(九) 发文机构（部门）必须注明全称。
(十) 多页红头文件应标明页码。
(十一)
(十二) 红头文件须经盖章方为有效。 红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。
五、 红头文件排版格式
(一) 红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二) 纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三) 字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字； 红头文件名称，黑体黑色小二号字； 红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字； 红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。
(四) 行间距1.5倍、字符间距标准。
六、 收文
(一) 所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。
(二) 收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三) 收文的管理 。
1. 红头文件的签收 。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。
2. 红头文件的编号保管。 综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。
3. 本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。
七、 发文
(一) 发文办理程序。
1. 董事会发文：
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案 。
一、 文书档案归档制度
1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。
2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。
3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。
6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
二、 专职档案工作人员岗位责任制
1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。
2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。
3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。
4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。
三、兼职档案工作人员岗位责任制
1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。
2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。
3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。
4. 严格执行各项档案管理制度。
5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。
四、部门立卷制度
1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。
2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。
3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。
五、档案保管制度
1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。
3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。
4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。
5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。
5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
八、 其他
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切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。本文是一篇办公室员工规章制度，接下来让我们一起看看吧！
第一章 总则一、 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章 职责范围一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下
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