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青岛求实职业技术学院档案工作概要
一、学校概况和档案室基本情况
我院始建于1992年，是经山东省人民政府批准、国家教育部备案的全日制普通高等院校。学院坐落在风景秀丽、经济发达的国际化海滨城市----青岛，毗邻胶州湾畔，依山傍海，环境优美。学院总占地1200余亩，教职工1100余人，现有各类在校生15000余人，二期扩建工程竣工后可容纳在校生30000余人。学院办学十几年来，在省、市级主管部门和社会各界的大力支持下取得了不错的成绩。现已形成以本、专科学历教育为主，非学历教育为辅的多学科、多层次、多规格的办学模式。
我院档案室成立于2006年11月15日，隶属党政办公室，实行科级建制。学院档案室接受青岛市档案局的指导、监督与检查。档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的信息中心。
二、领导重视，档案工作网络体系逐步形成
1、我院档案室保存了建校以来党群、行政、教学、科研、财会、出版、基建、外事、设备仪器、声像十大门类的档案，共计7647卷，纸质照片档案近百张，电子档案（2006—2012）学院文件等。现有档案用房约220平方米，其中库房160平方米。
2、建立健全了档案工作管理体系。
学院相继成立了档案工作领导小组，由院长（董事长）担任小组长，领导学院档案工作。
目前档案室有专职档案工作人员2名，皆具有本科以上学历。其中中级职称1人，助理1人。
学校档案工作实行部门归档制度，现有归档单位28个，兼职档案员28人。每个部门都有分管档案领导，并配备了兼职档案员，使档案管理工作实现了规范化、制度化、网络化。
三、领导把档案工作列为学院工作的议事议程【档案与档案工作概述】
学院领导十分重视档案工作,把档案工作列入议事日程,并在学院的年度计划和五年规划中,提出学院档案工作的总体目标。在领导办公会议上强调学院档案工作的重要性，要求档案管理部门要依法治档，确保学院档案工作的制度化、规范化、科学化，在日常经费上予以保证，同时把档案工作作为年度部门与个人考核的重要内容。院直各部门把档案工作列入规章制度，并有明确要求，把档案工作的质量列入绩效考核。党政办公室作为学院档案室的直接管理部门，每年的制度汇编都对档案工作提出明确要求，要求各部门将档案工
作列入本部门工作职责，并把档案的收集、整理、鉴别、立卷和归档工作纳入各行政部门和教学部门的日常工作。
我院在科研、教学、基建工程、设备购买的重大活动中，实行了与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。例如：在学院组织的教学水平自评评估中，领导同时把档案工作列为重要的评估项目。档案工作不合要求者学院实行问责制，并要求在规定的时间内整改好。在评估结束后，将评估结果和在评估中所产生的档案材料由院档案室统一立卷归档。
对于档案工作和其他部门工作出现了不协调的时候，董事长以档案工作无小事，积极帮助解决。如：在档案室人员的配备过程中，排出了一些不和谐因素，较好的协调了部之间的关系，为档案室配备了合适的管理人才。
四、落实执行档案法律法规，制定我院各项档案管理规章制度 认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，宣传、普及、落实《高等学校档案管理办法》统一思想，思想统一是做好档案工作的基本保证。制定了学院的档案管理办法、档案管理规章制度、各类档案的管理办法、归档范围及立卷规范等7个文件、9项规章制度（见《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》）。基本保证了学院档案工作的正常运转，保证了各立卷单位的材料的完整、系统，在规定的时间内基本完成各类档案的立卷归档。
在院长的领导下，档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、以《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》等法律法规，结合学院实际，早在2007年1月编写了《青岛求实职业技术学院档案管理工作指南》，本指南收集了档案管理的法律法规，学院的档案管理制度以及学院各类档案立卷及管理办法，对我院的档案工作起到了规范、指导作用。2009年3月根据“27号令”精神重新修订了《档案管理工作指南》，同时增添了电子文件归档管理办法、实物类档案管理办法等一系列档案工作规章制度，进一步明确了各分院、处、科、室分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管【档案与档案工作概述】
理，基本形成学院档案工作有法可依、部门归档有章可循、档案工作依法开展的新局面。
五、积极贯彻《高等学校档案管理办法》，认真做好各类档案的立卷
我院的档案是根据《高等学校档案实体分类法》中所规定的类目进行分类，档号用年度号+一级类目+二级类目+案卷号组成。对案卷质量的要求，严格按《高等学校档案工作规范》的规定进行。遵循文件形成的规律，保持彼此之间的有机联系；对专题性、成套性档案（教学、科研、基建、设备、出版）按阶段、结构等分别组卷。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号。卷内文件目录、备考表填写规范清晰。卷内文件整齐，无金属装订物。案卷封面填写规范，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。学院每个部门的归档率与准确率能达到95%以上，对不能及时归档的部门采取一切措施进行督促、电话催交、甚至上门收交。档案工作做到耐心、细心，细节决定成败。由于良好的工作态度，保障了我院档案工作的正常运转，使档案的准确率、归档率在稳定中提高。
六、规范管理，档案管理基础日趋完善
档案是学院的宝贵财富，档案设备配备是档案保管的必备物质条件。自2006年档案室成立后，设立了专门的档案室，面积达80平米，并配齐专门的较好的档案橱15组，档案装具符合国家有关要求。2010年山东省教育厅档案局进行档案检查，学院又筹划在图书馆六楼设立档案室（面积约220平方米），将办公室、阅览室、库房相分离，又新购进档案橱20组。同时学院为档案室配备了《南大之星》档案管理软件，对数字档案馆的建设及档案自动化管理有着十分重要的意义。同时还配备微机两台，打印、扫描、复印的一体机一台。并并加强注重档案室的防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等设施的管理要求。
做好档案库房的安全保卫工作，将所藏的的档案特别是密级档案要严加防范，不得抄写，更不能复印。谨防闲杂人进入库房，杜绝档案的不安全因素，确保档案的安全，做到万无一失，不留安全隐患。
七、档案的开发和利用
1、高校档案是学校各项活动真实的历史纪录，是学校的宝贵财富，具有任何文献都无法取代的凭证。在《高等学校档案管理办法》
的第32条：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。在我院的档案管理办法中有明确规定：档案室是学校出具档案证明的唯一机构。在档案的利用服务中谆谆遵循了这一点。与时俱进，开拓创新，重视室藏档案的开发利用工作，紧紧围绕学校工作重点，积极为教学、科研及管理工作服务；为师生员工及校友出具学历、成绩证明等提供了可靠的凭证和依据。
2、档案室是学院的信息源中心，档案源十分丰富，它包括了党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等11个大类。为使档案室的本源信息活起来，动起来，使“死”档案变成“活信息”，我们注重档案的开发、利用，编制了各类档案案卷目录、简单的检索工具。
3、积极开展档案的编研工作。我们利用档案材料，编写了青岛求实职业技术学院(2000-2008)年大事记。征集、收集、采集校史材料，为编写我院校史做好充分准备。并且能积极参入学术研究，所撰写论文《加强我院的档案管理工作》在本院院报发表。【档案与档案工作概述】
4、开展多种档案服务形式，为教学、科研和学院的管理工作服务。比如：电话咨询、查、借、阅。有求必应，用户至上。尤其在学院网站开通了档案室的栏目，更有效的提供了档案为学院服务的重要场所，使档案室的信息更加有效地传递。同时，也注意到档案的保密性，对开放的档案和不开放的档案要根据有关档案法律法规，由鉴定小组严格界定，对不同用户的不同需要设立不同的权限，确保档案的安全。
八、加强我院的档案信息化建设
《高等学校档案管理办法》指出，高校档案管理机构要“组织实施档案信息化建设和电子文档归档工作”，并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”这为高等学校工作适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，提高服务水平提供了有力保障。我院把档案信息化建设纳入学院信息化建设总体规划，与办公自动化同步发展，从人力、物力、财力给与大力支持。我们认真贯彻执行《全国档案信息化建设实施纲要》，制定了《青岛求实学院档案信息化建设实施方案》，把档案信息化建设作为档案业务基础工作抓紧抓好。按照国家有关电子文件归档与管理，制定我院电子文件归档的管理办法和归档范围，认真做好我院在办公自动化过程中形成的电子文件归档与管理工作。在学院网站建立了档案室专项内容，及时宣传档案工作的信息、动态，满足师生通过网络快速获取信息、利用档案的需求，为学院的教学、科研、管理
提供服务。
九、加快档案数字化建设
我院领导非常重视档案信息化建设，把档案信息化建设当做我院信息化建设的重要组成部分，2010年学院为档案室购买了《南大之星》档案管理软件，现已安装、调试，投入使用。《南大之星》档案管理软件，将为我院的数字档案馆的建设将起着巨大的作用，它将加快我院的档案数字化建设步伐。
在过去的几年里，档案遵循文档一体化，纸质档案和电子文件同时归档，随着档案管理软件的使用，我们将遵循档案数字化规划，充分利用发挥好档案管理软件的功能，做好合理的自定义开发，建好档案数据库，逐步实现馆（室）藏档案数字化。并处理好现代化管理和常规管理的关系，做好不同载体档案的规范化、标准化，为学院的教学、科研、管理工作提供优质服务。
十、今后的努力方向：
1、进一步强化档案意识。积极组织有关人员学习国家和省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《档案法》、教育部“27号令”精神，增强做好档案工作的责任感和紧迫感，坚持以法治档，不断增强全校教职员工的档案意识。
2、搞好档案的编研和信息开发利用工作，采取积极可行的措施，拓宽档案服务新领域；。
3、加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导。
4、深化档案人才队伍建设；积极推进档案信息化建设，加快档案数字档案馆（室）的建设。
我们建校时间相对较短，档案室成立已有7年，我们的档案数量还不够多，我们将继续建立健全各种规章制度、各类档案的管理办法、立卷规范，促进档案工作再上新台阶，更好地为学院建设发展服务。
2015年上半年档案管理工作总结 时光飞逝，转眼间，2015年上半年已过去，承蒙领导对我的信任，我肩负着本公司档案管理员回顾这半年来的工作历程，有艰辛，也有收获。结合工作实际情况，现将个人半年工作总结如下：
一、 半年工作情况汇报：
（一）主动出击，克服困难
今年3月中旬根据公司需求，我接管档案工作，在此之前，我对档案和档案管理工作的了解几乎为零。为了不辜负领导的信任和能够尽快胜任这项工作，我开始学习公司档案管理制度，“三纳入，四参加”以及国家10号令等相关制度。在前任档案管理人员离职之前学会了对档案进行简单收集，归类、编号、保存等。同时接到要求上报2014年档案事业统计年报的通知。之前，公司从未做过档案年报的统计，加上公司没有专业的档案管理人员，这使年报统计工作增加了难度。为了能按时上交标准的档案工作统计年报，在领导的帮助下我通过电话等方式上级公司档案管理人员取
得联系，并进行档案专业知识的咨询。之后我又通过网络对全国档案事业统计年报信息管理系统进行学习，经过不断的咨询、学习和摸索，最终在规定的时间内完成了2014年档案年报上报工作。
（二）脚踏实地，认真做好本职工作：
俗话说：“点点滴滴，造就不凡”。半年来的工作实践使我体会到， 做好任何一项工作，都需要付出辛勤的劳动汗水。尽管档案工作比较枯燥，但我努力从每一件事情上进行经验总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量，在干好工作的同时弄清自己所具备的职责和应尽的责任。摆正位臵，严格遵守职责。从小事做起，克服各种困难，脚踏实地工作。在标准化档案整理情况方面：按照国家档案法和公司相关档案制度统一要求，将2015年上半年级之前各部门上交的材料进行分类、编号、归档装盒。为了使档案资料能够方便、快捷、准确的借阅，我建立了电子目录，做到了电子、纸质同步。对于在借阅的档案督促其按时回收，并对还回资料及时归档，同时做好借阅登记表。不怕繁琐，以确保工作的准确性和连续性。及时为各部门提供良好的资料服务。
（三）加强自身学习，努力提高工作业务水平：
因为档案管理并非我所学专业，因此工作之余我更注重加强专业知识的学习。5月中旬根据公司安排，我到北京参加了由国资委办公厅主办，中国人民大学承办的为期3天的“中央企业档案技能竞赛培训会”。并通过考试取得培训结业证书。通过此次培训，我深刻地认识到档案所具有的价值和意义，更明白了档案工作的重要性，也了解到了国家对档案工作的重视。同时也系统地了解和学习了中央企业档案管理体制、工作规定、对标管理情况，建设项目档案管理及验收要求，企业档案工作的发展趋势，企业档案管理理论、业务、技术及法规标准。随着工作的不断深入，我越来越深刻地认识到相对于专业知识的欠缺，我更缺乏的是档案的工作经验。因此在学习专业知识的同时，我便开始对自己的工作进行总结。尽管如此，在开展工作的过程中还是遇到不少困难，和难以攻克的难题。7月中旬，在领导的安排下，我到其他氧化铝分公司进行档案学习。学习期间，我凡事认真观察、勤于思考、不懂便问、事后多做总结和记录。通过一个多月的学习，我了解了档案工作开展基本流程；熟悉了档案管理相关制度、规范、规程和标准；掌握了合同、招投标文件、文书、竣工资料，设备资料等档案的分类、收集、整理、立卷及后期的存放和管理技巧；了解紫光系统的运用及数字化档案数据的录入和输出，熟悉数字化档案管理系统，了解各子项存在的价值、意义以及档案录入注意事项；了解档案
工作中存在的困难和弊端。也正确的认识到了档案人员的工作职责，即监督和指导档案归口部门兼职档案人员对档案进行预立卷，准确、完整收集和保管公司档案。而并非收集所有的材料，自己进行分类。这是不科学也是不合理的，不仅增加了工作量，还有可能会因为不了解材料的专业性而导致分类错误，影响档案归档的精确性，造成不必要的损失。
同时我也认识到了做好档案管理工作，除了要有专业档案管理知识，丰富的经验，好的工作方法之外，更重要的是需要有一个完善、合理的档案管理机制。因此我结合国家相关档案法规和公司实际情况，编制了《务川氧化铝分公司合同、招投标档案归档规范》、《务川氧化铝分公司设备档案规范标准》、《务川氧化铝分公司文书档案归档规范》等制度初稿。 二、工作中存在的问题与困难：
因公司档案室太小，随着档案材料的不断增加，档案存放空间严重不足，现有的档案柜也已不够存放公司现有档案，更达不到档案管理工作标准化要求。这也导致了公司档案没办法按时完整、准确的收集；加之档案管理工作的必要配套设施也不齐全，比如档案室没有配备存放档案的必的密集架、专门的档案管理系统、图纸扫描器等，导致档案管理数字化管理没办法进行。使档案资料的价值得不到充分的发挥和利
用，导致部分档案管理工作没办法推进和开展；另外，公司现在处于工程前期阶段，没有完善的档案管理体制，各部门没有固定、统一的档案管理人员。大家没有形成一个良好的档案意识，对档案工作也没有正确的认识，导致档案工作各环节没办法规范开展。例如：档案移交环节，大家认为只要把本部门形成的文件、材料列上一个清单交到档案室，档案移交工作就完成了。他们并不知道他们交上来的东西仅仅是材料不叫档案 。这种不规范无疑加大了档案工作的推进难度，也间接影响了档案收集的准确性和完整性。
三、今后工作努力方向：
结合公司现阶段情况，我对今后工作做如下打算：首先，与领导进行沟通，告知档案管理工作中存在的问题和困难，希望在领导的重视和帮助下，进一步建立健全公司档案工作管理体制，完善相关档案管理制度；其次，要求各部门选定至少一名相对稳定的档案兼职人员，并对其进行档案意识和档案技能的培训，与其共同学习共同进步，不断提高自己档案专业知识和工作业务水平；最后，尽量克服档案工作中存在的困难，利用好现有条件加强档案的收集、整理、保管工作，确保档案收集齐全、档案存放有序、档案资料完整，为公司更好的档案利用提供服务，也为公司的档案验收打好基础，做好准备。
对档案和档案工作的认识和体会 光阴荏苒，转眼间，从事档案工作已有5个春秋，从最初的感受，工作着、寂寞着、美丽着，到漫步于档案征程，我与档案结伴，渐渐地我对档案工作的认识也有了一个由浅至深的过程。随着时间的推进，我倍加感受到，档案离我们很近，它就在我们的身边。在“国际档案日”来临之际，全世界档案工作者互勉共进，共创美好未来，不想用太多的言语畅谈所感所思，只想通过切身的工作实际，谈点对档案和档案工作的认识和体会。 奥地利著名作家弗兰茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切归档！”这句话揭示了一切事物的终极状态。我也觉得，所有的喧嚣经过岁月的冲刷和时间的磨蚀，都将归于沉寂，即使最辉煌、最神圣的东西，都将被简化成一种最纯粹的物质形态，被浓缩成最简单的存在形式，这就是——档案。纵观档案的各种形态，有综合性档案，有专业性档案，离我们近的，有家庭档案、健康档案、荣誉档案、婚姻档案、房地产档案、金融档案、旅游档案等等，档案与我们的生活息息相关，档案始终相随。 如果你问我对档案管理工作最大的体会是什么？我目前的回答是十个字：繁杂、细致、重要、责任、坦然。每年每月每天做着：档案收集、鉴别、装订、整理、录入、编目、查阅、借用等工作，每页档案上都留下了我们的指纹，记录了我们默默无闻的工作过程，也见证了企业逐步发展壮大的历程。曾经有人问我：你每天在办公室里忙忙碌碌地在干什么？我的工作，若不了解大部分你还真看不到，只有用心做过，切身体会过才能发现其中的意义。自从接触档案管理工作，我始终怀着淡定平和的心态，保持着满腔的工作热情，尽管清苦、寂寞，但依然坦然面对，乐在其中。曾经听某位领导人说过：“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们是要负历史责任的”。由于社会上大多数人对档案及档案工作的不了解，便容易产生一些片面和狭隘的看法，做档案工作除了要加强自身业务能力和素质的提高，还要想方设法做好档案工作的宣传，努力提高全民的档案意识，让更多的人走进它，了解它，让档案工作有越走越好的勇气，有越走越光明的前程。 我热爱我的这份工作。回想刚入职的时候，“档案”一词并不让我怦然心动、激情燃烧，看着一摞摞不会说话的纸堆，心里的确发怵过。今天，当我做着和前辈们一样的工作，从我手中装订成册的档案卷宗也越来越多，发现档案工作原来是一个单位管理工作的基础，它是展示成就、总结经验、最可靠、最宝贵的原始材料，不管是规范实用的文书档案，还是科学严谨的科技档案，亦或是生动形象的照片档案，或者是真实直观的声像档案，从档案收集到档案整理、档案鉴定、档案保护、档案数字化、档案信息的编研和利用等，每一个工作环节都是一门科学，都包含着深远的意义。档案工作的前瞻性、真实性、追溯性等特点也充分说明了档案事业的价值所向和与时俱进。书中说，孔子是我国档案文献编纂的开创者，他在整理档案文献中寄托他的政治理想，寻找“修身、齐家、治国、平天下”的途径，他把编研工作融入到个人的情趣与爱好中，无以割舍。当得知，我最喜爱的央视主持人崔永元放弃他如日中天的电视事业，即将走进宁静高校的一隅，投身到潜心研究口述历史的事业中时，我感慨万分，由衷钦佩，至此，我对档案工作有了一份更加特殊的情感。 我崇敬我的这份工作。且不说，规范有序的企业档案为维护本单位历史的真实与全貌，为方便利用做出贡献的事实。试想，在市场经济飞速发展，社会物欲膨胀，各种矛盾利益错综复杂的今天，拥有保存完整、珍贵无缺的档案，您可能就会免受伤害，少走弯路，获得真谛。档案是人类传承优秀文化、借鉴历史、寻求发展的重要依据，档案是对过去工作和历史情况的记录，是历史的真凭实证，是第一手的参考材料，它是我们工作的查考依据，是生产建设的参考资料，是加强管理的必要手段，是科学研究的可靠资源，是宣传教育的生动素材。小小档案，大大贡献，几页薄薄的纸片，能为您实现自己的希望，能为您证明苦苦追寻的答案，也能为您省去成千上万的损失。档案工作功在当代、利在千秋！ 档案工作给我一种创造的力量。不少人说档案工作是枯燥的平凡的，却不知再平凡的工作也需要有人沉下心去做。在我们眼里，档案工作也是最能出成果的工作。当你把一页页原本零散的纸张理成整齐的一叠，通过穿针引线装订成案卷，再给它穿上整洁的外套时，那就像一个裁缝把一块布料做成了一件衣服一样。当经
过加工再给它封皮印章，一本完整的档案出炉的时候，感觉就像拥有了一项发明创造那样让人开心。当原本空空的密集架渐渐地丰富起来，最终排列成整齐的一行时，那时候看着它们，俨然自己是一位将军在检阅队伍，一种荣耀感油然而生。当把厚厚一叠汇编资料编好目录印刷成册，抚摸着光滑的书皮，一种满足感实在无法形容。因为相信只要尽心尽力，任何工作都会变得充满活力、富有生机。 档案工作给我一种别样的满足。人们都说档案工作是“冷门”职业,浪费青春,得少失多,但每当有人怀着期盼而来，抱着希望而归时，我觉得这不仅仅是一份职业，同样也是一份快乐。当我看到查档者焦急而来,满意而归时他们感激的微笑和话语，当我知道这些的档案资料为个人为企业排忧解难，做为真凭实据减少企业损失，为技术攻坚、项目改造、安全生产提供准确翔实的依据时，我的内心又觉得无比的自豪和满足。记得一次，华东电力设计院的几位专家来我厂为一项技术改造做评估报告，在对项目实地勘察后，临走前需要带回一些相关图纸和文字资料做为报告的参考和依据，而那天是星期天，我在家里临时接到电话说要立即赶到办公室，给他们提供查档，我赶忙乘车来到档案室，一边接待他们递上热茶，一边根据他们的要求抓紧时间查找档案，从库房内搬出近20盒档案，帮助他们一张张一页页的翻看，最终选定40张图纸，专家门说想把复印件带走，因为是星期天办公场所无人上班，我带着他们来到城里一家复印店，和店员说明情况帮助他们完成了图纸的复印，并且把图纸装好。临走时，他们一再感谢，充满微笑的说：“没想到这么年轻的孙工，办事效率挺高，人还这么热情，下次来还要找你哦”。我知道我的努力得到了他们的认可，档案的价值得到了体现，我们档案人受到了尊重。 随着时代的进步和社会的发展，档案工作的涉及面越来越广，现代化的要求也越来越高，人们对档案工作的期望会越来越高，我们的责任也会越来越重。都说一个人可以用一天的时间喜欢上一样东西，但是要用一辈子的时间去忘掉它，虽说我不是用一天时间喜欢上档案工作的，但是我用一辈子的时间都忘不了这份特殊的工作。
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